Załącznik nr 1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ) 1. Termin realizacji Wszystkie zadania przedmiotu zamówienia zostaną zrealizowane do 20 grudnia 2014 r. 2. Cele zamówienia W celu realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do osiągnięcia kluczowych wskaźników, w tym: 2.1. liczba zrealizowanych równoległych transmisji internetowych w pierwszym dniu konferencji: 4; 2.2. liczba zarejestrowanych równoległych ścieżek prelekcji w drugim dniu konferencji: 4; 2.3. liczba użytkowników oglądających w Internecie wszystkie transmisje online 1 - minimum 20 000 Unikalnych Użytkowników, (minimum jest większe o ile Wykonawca zaproponował większą liczbę w Ofercie), przy czym liczba użytkowników oglądających pojedynczą transmisje 2 nie może być mniejsza niż 3 000 Unikalnych Użytkowników; 2.4. liczba zrealizowanych materiałów multimedialnych: 31 (minimum jest większe o ile Wykonawca zaproponował większą liczbę w Ofercie). 3. Przedmiot zamówienia Wykonawca zrealizuje 7 kluczowych zadań: 3.1. Zadanie 1: opracuje dokument zawierający szczegółowy opis realizacji zamówienia, zgodnie z p.4.1.sopz; 3.2. Zadanie 2: zrealizuje 4 równoległe transmisje on-line pierwszego dnia konferencji ICT SUMMIT na żywo na: portalu web.gov.pl, portalu/portalach wskazanych w ofercie, zgodnie z p.4.2. SOPZ oraz osiągnie wymagane zasięgi określone w Ofercie; 3.3. Zadanie 3: zarejestruje 4 równoległe ścieżki prelekcji w drugim dniu konferencji, zgodnie z p.4.3. SOPZ 3.4. Zadanie 4: zrealizuje postprodukcję wytransmitowanego i zarejestrowanego materiału, zgodnie z p.4.4.sopz; 3.5. Zadanie 5: zrealizuje materiały multimedialne związane z konferencją ICT SUMMIT, zgodnie z p.4.5.sopz; 3.6. Zadanie 6: dostarczy wersje finalne wszystkich zrealizowanych w ramach zamówienia materiałów, zgodnie z p.4.6.sopz; 3.7. Zadanie 7: uzyska akceptację Zmawiającego na wszystkie zrealizowane w ramach zamówienia materiały, zgodnie z p.4.7.sopz. 4. Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy 4.1. Zadanie 1 w ramach zadania Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu do akceptacji dokument zawierający szczegółowy opis koncepcji realizacji zamówienia, w tym co najmniej: 4.1.1. Wykonawca zorganizuje spotkanie analityczne z Zamawiającym, w siedzibie Zamawiającego. Na spotkaniu omówiona zostanie koncepcja realizacji wszystkich zadań objętych zamówieniem. 4.1.2. Na podstawie koncepcji zawartej w Ofercie oraz informacji i wskazówek uzyskanych od Zamawiającego podczas spotkania analitycznego, Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu dokument zawierający szczegółowy opis koncepcji realizacji zamówienia. 1 W czasie trwania transmisji 2 J.w. Strona 1 z 7
4.1.3. Szczegółowy opis koncepcji realizacji zamówienia nie może prowadzić do zmiany Oferty. 4.1.4. Dokument, o którym mowa powyżej będzie zawierał co najmniej: 4.1.4.1. założenia kampanii promocyjnej i informacyjnej zgodnej z ofertą Wykonawcy, której wynikiem będzie osiągnięcie minimum wartości wszystkich kluczowych wskaźników określonych w p.2.sopz. 4.1.4.2. propozycję elementów do wykorzystania w realizowanych materiałach: 4.1.4.2.1. animowany wzór intra, 4.1.4.2.2. animowany wzór outra, 4.1.4.2.3. plansza zapowiadająca transmisję, 4.1.4.2.4. plansza informująca o przerwie w transmisji, 4.1.4.2.5. plansza informująca o zakończeniu transmisji, 4.1.4.2.6. belka informacyjna, 4.1.4.2.7. podkład dźwiękowy co najmniej dla intra i outra, 4.1.4.3. kod playera/playerów, umożliwiający przeprowadzenie próbnej emisji. 4.1.5. Dokument zostanie dostarczony Zamawiającemu drogą poczty elektronicznej, w formacie uzgodnionym z Zamawiającym. 4.1.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo wielokrotnego wniesienia uwag do przesłanego dokumentu i przekazania ich Wykonawcy. 4.1.7. W terminie 2 dni roboczych po otrzymaniu uwag, Wykonawca skoryguje dokument zgodnie z wniesionymi uwagami Zamawiającego i powtórnie przekaże go do akceptacji Zamawiającemu. 4.1.8. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego wszystkich elementów wchodzących w skład dokumentu, Wykonawca przystąpi do realizacji pozostałych zadań wchodzących w zakres zamówienia. 4.2. Zadanie 2 w ramach zadania Wykonawca zrealizuje transmisje on-line na żywo oraz osiągnie wymagane zasięgi, w tym co najmniej: 4.2.1. Na podstawie materiałów informacyjnych otrzymanych od Zamawiającego przygotuje informacje prasowe, które wykorzysta do realizacji działań promocyjnych realizowanych na portalu/portalach wskazanych w ofercie i innych miejscach uzgodnionych wspólnie przez Wykonawcę i Zamawiającego w trakcie realizacji zamówienia. 4.2.2. Wykonawca przedstawi przygotowane informacje prasowe do akceptacji Zamawiającego 4.2.3. Po Zaakceptowaniu przez Zamawiającego końcowej formy i treści materiałów prasowych, o których mowa w p.4.2.2.sopz, Wykonawca przeprowadzi działania informacyjno-promocyjne, których wynikiem będzie osiągnięcie minimum wartości wszystkich kluczowych wskaźników określonych w p.2.sopz, 4.2.4. Przeprowadzi transmisję 4 równoległych ścieżek pierwszego dnia konferencji ICT SUMMIT organizowanej przez Zamawiającego w Warszawie. 4.2.5. Planowany termin organizacji konferencji: 3-4 grudzień 2014 r. 4.2.6. Planowany harmonogram konferencji dostępny jest na stronie internetowej: http://ict.web.gov.pl/#schedule. 4.2.7. Zapewnieni możliwości jednoczesnego, niezakłóconego korzystania z każdej transmisji dla minimum 3000 użytkowników portalu web.gov.pl oraz użytkowników korzystających z każdej transmisji na portalu/portalach przedstawionych w Ofercie, przez zakładaną w Ofercie liczbę Unikalnych Użytkowników. Strona 2 z 7
4.2.8. Zapewnieni odpowiednią jakość każdej transmisji, tak aby spełniała co najmniej wymagania: 4.2.8.1. brak usterek audio i wideo, 4.2.8.2. zrównoważony poziom dźwięku, 4.2.8.3. brak szumów, 4.2.8.4. wizualizacja zgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w umowie, 4.2.8.5. format obrazu 16:9, 4.2.8.6. bitrate obrazu, co najmniej 400 kb/s, 4.2.8.7. dźwięk stereo, bitrate co najmniej 96 kb/s, 4.2.8.8. player umożliwiający implementację na portalu web.gov.pl, spełniający co najmniej wymagania: 4.2.8.8.1. automatyczne dostosowanie wymiarów do szablonów stron portalu web.gov.pl, 4.2.8.8.2. możliwość regulacji poziomu dźwięku, 4.2.8.8.3. możliwość odtwarzania w trybie pełnoekranowym, 4.2.8.8.4. możliwość automatycznego uruchomienia transmisji (Zamawiający będzie miał możliwość konfiguracji kodu playera w celu aktywacji/dezaktywacji autostartu playera) 4.2.8.8.5. prawidłowe działanie w systemach operacyjnych wykorzystywanych przez użytkowników portalu: 3, 4.2.8.8.6. uruchomienie playera musi nastąpić przy wykorzystaniu standardowych komponentów dostępnych w najczęściej używanych, przez użytkowników portalu web.gov.pl, przeglądarkach internetowych 4, bez konieczności instalowania i/lub uruchamiania dodatkowych komponentów. 4.2.8.8.7. możliwość przełączania pomiędzy równoległymi transmisjami bez konieczności przeładowywania strony, na której zaimplementowany jest player, 4.2.8.8.8. możliwość wyboru języka każdej transmisji (o ile Zamawiający zapewni tłumaczenie symultaniczne) bez konieczności przeładowywania strony, na której zaimplementowany jest player. 4.2.9. Wykonawca wraz playerami uruchomionymi na portalu/portalach wskazanych w ofercie ma obowiązek zaimplementować kod Google Analytics otrzymany od Zamawiającego umożliwiający weryfikację wskaźników oglądalności opublikowanych materiałów. 4.2.10. Wykonawca zapewni i zainstaluje urządzenia, okablowanie oraz inne wymagane elementy do przeprowadzenia każdej transmisji, w tym co najmniej: 4.2.10.1. kamery - wraz z operatorami (co najmniej 1 kamera - widok ogólny i na publiczność oraz co najmniej 1 kamera - zbliżenia na prelegentów). 4.2.10.2. mikrofony bezprzewodowe (krawatowe i/lub standardowe (młotki) dla prowadzącego i prelegentów oraz na salę w celu zadawania pytań przez publiczność), 4.2.10.3. sprzęt umożliwiający realizację transmisji za pomocą co najmniej 3 źródeł: 2 kamer oraz 1 urządzenia np. komputer (wyświetlanie prezentacji lub innych materiałów audio-video), 4.2.10.4. mikser audio, wraz z realizatorem dźwięku, umożliwiający regulację parametrów dźwięku na każdym kanale mikrofonu. 3 Windows, Android, Macintosh, Linux, ios - wg. Raportu Google Analytics dla web.gov.pl za okres 01.01.2014-01.06.2014 r. 4 Firefox, Chrome, Internet Explorer, Opera, Safari - wg. Raportu Google Analytics dla web.gov.pl za okres 01.01.2014-01.06.2014 r. Strona 3 z 7
4.2.11. Wykonawca, jako awaryjne zabezpieczenie każdej transmisji, będzie dysponował rozwiązaniem umożliwiającym prawidłową jej realizację. Wykonawca w razie potrzeby zapewni: 4.2.11.1. serwer streamingowy, 4.2.11.2. łącze do przeprowadzenia transmisji, 4.2.11.3. oświetlenie umożliwiające prawidłową ekspozycję prelegentów 5, 4.2.11.4. system głośników umożliwiający prawidłowe nagłośnienie 6. 4.2.12. Rozwiązanie, o którym mowa w p.4.2.11.sopz, będzie umożliwiało zrealizowanie transmisji zgodnie z parametrami określonymi w p.4.2.8.sopz. 4.2.13. Wykonawca, zarejestruje transmitowany materiał zgodnie z wytycznymi określonymi w p.4.6.3.sopz. 4.3. Zadanie 3 w ramach zadania Wykonawca zarejestruje 4 równoległe ścieżki prelekcji w drugim dniu konferencji, w tym co najmniej: 4.3.1. Zarejestruje 4 równoległych ścieżki prelekcji drugiego dnia konferencji ICT SUMMIT organizowanej przez Zamawiającego. 4.3.2. Planowany harmonogram konferencji dostępny jest na stronie internetowej: http://ict.web.gov.pl/#schedule. 4.3.3. Wykonawca zapewni i zainstaluje urządzenia, okablowanie oraz inne wymagane elementy do zarejestrowania każdej ścieżki, w tym co najmniej: 4.3.3.1. kamery - wraz z operatorami (co najmniej 1 kamera - widok ogólny i na publiczność oraz co najmniej 1 kamera - zbliżenia na prelegentów). 4.3.3.2. mikrofony bezprzewodowe (co najmniej 4 krawatowe dla prowadzącego i prelegentów oraz co najmniej 2 standardowe (młotki) na salę w celu zadawania pytań przez publiczność), 4.3.3.3. sprzęt umożliwiający rejestrację za pomocą co najmniej 3 źródeł: 2 kamer oraz 1 urządzenia np. komputer (wyświetlanie prezentacji lub innych materiałów audio-video), 4.3.3.4. mikser audio, wraz z realizatorem dźwięku, umożliwiający regulację parametrów dźwięku na każdym kanale mikrofonu. 4.3.4. Wykonawca, jako awaryjne zabezpieczenie każdej ścieżki prelekcji, będzie dysponował rozwiązaniem umożliwiającym prawidłową jej realizację. Wykonawca w razie potrzeby zapewni: 4.3.4.1. oświetlenie umożliwiające prawidłową ekspozycję prelegentów 7, 4.3.4.2. system głośników umożliwiający prawidłowe nagłośnienie 8. 4.3.5. Wykonawca, zarejestruje transmitowany materiał zgodnie z wytycznymi określonymi w p.4.6.3.sopz. 4.4. Zadanie 4 w ramach zadania Wykonawca zrealizuje postprodukcję wytransmitowanego i zarejestrowanego materiału oraz załaduje wersje finalne materiałów na konto YouTube Zamawiającego, co najmniej: 4.4.1. Podzieli wytransmitowany i zarejestrowany materiał na poszczególne prelekcje zgodnie z harmonogramem konferencji, 4.4.2. Dokona obróbki podzielonego materiału tak, aby wersja finalna spełniała co najmniej wymagania: 4.4.2.1. brak usterek audio i wideo, 5 Za prawidłowy wymagany minimalny poziom natężenia oświetlenia przyjmuje się 2000 lx. 6 Wykonawca zapewni co najmniej 2 sztuki głośników/paczek. 7 Za prawidłowy wymagany minimalny poziom natężenia oświetlenia przyjmuje się 2000 lx. 8 Wykonawca zapewni co najmniej 2 sztuki głośników/paczek. Strona 4 z 7
4.4.2.2. zrównoważony poziom dźwięku, 4.4.2.3. brak szumów 4.4.2.4. wizualizacja zgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w umowie, 4.4.3. W terminie 5 dni roboczych po dniu konferencji, Wykonawca załaduje wersje finalną każdego materiału na udostępnione przez Zamawiającego konto YouTube (http://www.youtube.com/user/webgovpl) i opisze materiał zgodnie z zasadą 5W+1H (co, kiedy, gdzie, kto, dlaczego + tytuł prelekcji). 4.4.4. Po załadowaniu i opisaniu wszystkich materiałów Wykonawca poinformuje Zamawiającego, drogą poczty elektronicznej, o zrealizowaniu zadania. 4.5. Zadanie 5 w ramach zadania Wykonawca zrealizuje materiały multimedialne związane z konferencją ICT SUMMIT. 4.5.1. Wykonawca zorganizuje zespół realizatorski, w tym zapewni co najmniej: 4.5.1.1. urządzenia, okablowanie oraz inne wymagane elementy do realizacji zadania. 4.5.1.2. pełną obsługę techniczną niezbędną dla realizacji zadania, tj. co najmniej osoby wskazane w Ofercie: 4.5.1.2.1. kierownika produkcji koordynującego pracę zespołu realizacyjnego, 4.5.1.2.2. dziennikarza przygotowującego reportaże i wywiady (posługującego się biegle językiem angielskim), 4.5.1.2.3. operatorów kamer, 4.5.1.2.4. realizatorów/montażystów, 4.5.1.2.5. grafika/webmastera. 4.5.2. Wykonawca zobowiązany jest do ewidencjonowania kontaktów z osobami występującymi w realizowanych materiałach. 4.5.3. Wykonawca uzyska zgodę na wykorzystanie wizerunku wszystkich osób, które pojawią się w realizowanych materiałach. 4.5.4. Wszystkie materiały, zostaną zrealizowane w wersji anglojęzycznej oraz uzupełnione lektorem lub napisami w wersji polskojęzycznej. 4.5.5. Zgodnie z zaakceptowanym dokumentem zawierającym szczegółowy opis koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca zrealizuje materiały multimedialne związane konferencją ICT SUMMIT, w tym: 4.5.5.1. Reportaż podsumowujący konferencję ICT SUMMIT. 4.5.5.1.1. Materiał będzie podsumowaniem konferencji i powinien zawierać co najmniej: 4.5.5.1.1.1. komentarz lektora, podsumowujący całość wydarzenia, 4.5.5.1.1.2. krótkie wypowiedzi prelegentów oraz uczestników spotkań, 4.5.5.1.1.3. przebitki z wystąpień prelegentów z komentarzem oraz przebitki z przerw (networkingu), 4.5.5.1.2. Ilość materiałów: 1. 4.5.5.1.3. Wersja: anglojęzyczna + polskojęzyczna (lektor lub napisy), 4.5.5.1.4. Długość każdego do: 5 minut 4.5.5.2. Wywiady z uczestnikami konferencji ICT SUMMIT. 4.5.5.2.1. Zamawiający przekaże Wykonawcy wstępną listę osób wraz z tematami wywiadów. 4.5.5.2.2. Wykonawca przygotuje scenariusze wywiadów, które przekaże Zamawiającemu do akceptacji. Strona 5 z 7
4.5.5.2.3. Po zaakceptowaniu scenariuszy przez Zamawiającego Wykonawca przystąpi do realizacji wywiadów. 4.5.5.2.4. Wywiady będą zawierać co najmniej: 4.5.5.2.4.1. wprowadzenie dziennikarza, dialog z osobą udzielająca wywiadu, podsumowanie dziennikarza zgodnie z zaakceptowanym scenariuszem, 4.5.5.2.4.2. przebitki z wystąpienia (jeśli wywiad przeprowadzany jest z prelegentem konferencji). 4.5.5.2.5. Ilość materiałów: co najmniej 30. 4.5.5.2.6. Wersja: anglojęzyczna + polskojęzyczna (lektor lub napisy), 4.5.5.2.7. Długość każdego: do 10 minut 4.5.6. W terminie 5 dni roboczych po dniu konferencji, Wykonawca załaduje wersje finalną każdego materiału na udostępnione przez Zamawiającego konto YouTube (http://www.youtube.com/user/webgovpl) i opisze materiał zgodnie z zasadą 5W+1H (co, kiedy, gdzie, kto, dlaczego + tytuł materiału). 4.5.7. Po załadowaniu i opisaniu wszystkich materiałów, Wykonawca poinformuje Zamawiającego, drogą poczty elektronicznej, o zrealizowaniu zadania. 4.6. Zdanie 6 w ramach zadania Wykonawca dostarczy wersje finalne wszystkich zrealizowanych materiałów do siedziby Zamawiającego, w tym: 4.6.1. Dostarczy Zamawiającemu wersje finalne wszystkich zrealizowanych materiałów, na nośnikach DVD/BD (lub innym uzgodnionym na spotkaniu analitycznym). 4.6.2. Materiały będą opisane przez Wykonawcę: nr kolejny, data nagrania, nazwa nagrania. 4.6.3. Materiał zostanie dostarczony, w dwóch wersjach. 4.6.3.1. wersja pierwsza wersja finalna materiałów z zachowaniem poniższych parametrów: 4.6.3.1.1. ogólne: 4.6.3.1.1.1. HDTV 1920x1080 25p HQ 4.6.3.1.1.2. kontener MP4 4.6.3.1.1.3. spełnione wytyczne serwisu YouTube http://support.google.com/youtube/answer/1722171?hl=pl&ref_ topic=2888648. 4.6.3.1.1.4. wizualizacja materiałów zgodnie wymaganiami Zamawiającego określonymi w umowie, 4.6.3.1.2. wideo: 4.6.3.1.2.1. kodek H.264 4.6.3.1.2.2. współczynnik proporcji piksela: 1.0 4.6.3.1.2.3. bitrate wideo minimum 5 Mbps 4.6.3.1.2.4. częstotliwość 25 FPS 4.6.3.1.2.5. proporcja 16:9 4.6.3.1.3. audio: 4.6.3.1.3.1. kodek AAC 4.6.3.1.3.2. dźwięk stereo 4.6.3.1.3.3. częstotliwości próbkowania 48 khz 4.6.3.2. wersja druga - wersja finalna materiałów z zachowaniem parametrów określonych w p.4.6.3.1.1.1-4.6.3.1.1.3.sopz z zastrzeżeniem p.4.6.3.1.1. 4.SOPZ tj. bez oprawy graficznej (plansze informacyjne, belki, logotypy itp.). Strona 6 z 7
4.7. Zadanie 7 w ramach zadania Wykonawca uzyska akceptację Zmawiającego na wszystkie realizowane w ramach zamówienia materiały, w tym: 4.7.1. Zamawiający dokona oceny wszystkich materiałów finalnych nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia poinformowaniu Zamawiającego o zrealizowaniu zadania i zadecyduje o ich zatwierdzeniu albo zgłosi Wykonawcy uwagi. 4.7.2. Informacja o zatwierdzeniu bądź o uwagach zostanie przekazana Wykonawcy drogą poczty elektronicznej. 4.7.3. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braków lub nieprawidłowości w przekazanych materiałach, Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia poprawek zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego oraz przedstawienia ich do ponownej akceptacji Zamawiającego, w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego informacji dot. braków lub nieprawidłowości. 4.7.4. Zamawiający będzie miał możliwość wielokrotnego zgłaszania uwag lub zastrzeżeń zarówno do treści jak i formy przekazywanych materiałów. 4.7.5. Po zatwierdzaniu przez Zamawiającego wszystkich zadań i materiałów wchodzących w zakres zamówienia podstawowego Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego sprawozdanie zrealizowania zamówienia. 5. Zamawiający 5.1. Niezależnie od sprzętu zapewnionego przez Wykonawcę, Zamawiający udostępni Wykonawcy, na potrzeby realizacji tylko i wyłącznie niniejszego zamówienia, następujący sprzęt realizacyjny: L.p. Nazwa elementu Ilość 1 JVC GY-HM150 kamera + torba CBS + 2 akumulatory JVC BNVF823, 2 zasilacz sieciowy, ładowarka AA-VF8, mikrofon kierunkowy z gąbką, pilot do sterowania bezprzewodowego, kabel Component, kabel A/V 2 Kabel HDMI długość 3 m 2 3 Kabel XLR - długość 20m, 2 4 Okablowanie BNC nawijane na bęben, HD-SDI 20 metrów 2 5 Okablowanie elektryczne nawijane na bęben 20 m 2 6 Kostki mikrofonowe z logotypem portalu web.gov.pl 2 5.2. Sprzęt, o którym mowa w p.5.1.sopz, zostanie udostępniony na podstawie pisemnego protokołu. 5.3. Wykonawca pobierze w/w sprzęt z siedziby Zamawiającego w terminie ustalonym z Zamawiającym, a po zrealizowaniu transmisji (w terminie nie późniejszym niż wskazany w Harmonogramie) dostarczy pobrany sprzęt do siedziby Zamawiającego. 5.4. Wykonawca zwróci szczególną uwagę aby nie doszło do uszkodzenia sprzętu podczas jego użytkowania. Wykonawca jest zobowiązany zwrócić sprzęt całkowicie sprawny i nieuszkodzony. 5.5. W przypadku uszkodzenia sprzętu Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu sprzęt o identycznych parametrach. Strona 7 z 7