Specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia

WO-3422-4/11 Zał. Nr 1 do SIWZ Specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa wraz z wdroŝeniem systemu do kompleksowej obsługi ewidencyjno-księgowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych a takŝe prowadzenia procesów związanych z gospodarowaniem materiałami eksploatacyjnymi oraz dostawa kolektora danych i materiałów eksploatacyjnych do sprzętu drukującego. I. Wymagania dotyczące Wykonawcy 1. oprogramowanie powinno być stworzone przez Wykonawcę, 2. licencja na oprogramowanie ma być udzielona na czas nieoznaczony, 3. wsparcie techniczne ma być udzielone minimum na dwa lata, 4. w ramach wsparcia technicznego ma być zapewnione prawo do aktualizacji, 5. Wykonawca zapewnia aktualizację oprogramowania w przypadku zmiany obowiązującego prawa, 6. dostarczenie i zainstalowanie na sprzęcie uŝytkowanym przez Zamawiającego oprogramowania zapisanego na nośniku danych; wydanie pełnej dokumentacji uŝytkownika w języku polskim, 7. oferowane oprogramowanie będzie skonfigurowane na serwerze i stacjach roboczych wskazanych przez Zamawiającego (licencja udzielona na dwa stanowiska), 8. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi szkolenie dla pięciu uŝytkowników oprogramowania oraz dla dwóch administratorów systemu, 9. szkolenia dla pięciu uŝytkowników oprogramowania oraz dla dwóch administratorów systemu będą odbywały się w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Turku wg poniŝszej tabeli: Tabela Lp. Moduł Liczba godzin 1 Ewidencja środków trwałych, wartości 10 godzin zegarowych niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych, przeprowadzenie inwentaryzacji 5 osób 2 Prowadzenie procesów związanych z 5 godzin zegarowych gospodarowaniem materiałami eksploatacyjnymi- 5 osób 3 Administrator systemu 2 osoby 5 godzin zegarowych 1

Liczby godzin podane w tabeli są wartościami minimalnymi. Liczba godzin szkolenia nie moŝe być większa niŝ 5 godzin zegarowych dziennie na kaŝdy moduł. 10. okres wdraŝania systemu powinien zakończyć się w ciągu 60 dni od podpisania umowy, potwierdzony protokołem odbioru, 11. Wykonawca powinien posiadać 2 udokumentowane referencje potwierdzające wdroŝenie oferowanego systemu dla administracji publicznej, o wartości min. 30 000 zł brutto kaŝda odpowiadająca swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. Wykonawca musi udokumentować poszczególne dostawy (zrealizowane w okresie od 01.08.2008r. do dnia 31.07.2011r) listem referencyjnym potwierdzającym, Ŝe te dostawy wykonane zostały naleŝycie. II. Wymogi techniczne systemu 1. oprogramowanie powinno pracować jako aplikacja sieciowa w architekturze klientserwer, zainstalowane na wskazanym przez Zamawiającego serwerze, 2. oprogramowanie powinno być oparte o motor bazy danych MSDE/MSSQL Server, Zamawiający posiada licencje na oprogramowanie Microsoft SQL Server Standard Edition 2008 Government Open oraz Microsoft SQL CAL 2008 Government OPEN Level user CAL, 3. oprogramowanie powinno współpracować z mobilnymi kolektorami danych, zaproponowanymi przez Wykonawcę, 4. oprogramowanie powinno współpracować z drukarką kodów kreskowych posiadaną przez Zamawiającego tj InterMec EasyCoder PC4, 5. oprogramowanie powinno pracować pod kontrolą systemów operacyjnych: MS Windows 2000, MS Windows XP Professional, MS Windows Server 2003 lub nowszego, 6. moŝliwość buforowania procesów w systemie, tj. umoŝliwienie wydrukowania dokumentu i jego zatwierdzenie w systemie przez uŝytkownika o odpowiednio zdefiniowanych uprawnieniach, 7. identyfikacja sprzętu IT w tym szczegółowa identyfikacja elementów sprzętowych. III. Wymogi funkcjonalne systemu 1. Zintegrowany system musi na dzień składania ofert być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: a) ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 2

b) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), c) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), d) ustawą z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm), e) rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz.1622), f) ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397), 2. W ramach funkcji administracyjnych system powinien posiadać: a) edytowalne słowniki b) logowanie wszystkich operacji w systemie kto, co i kiedy c) nadawanie uprawnień poprzez tworzenie grupy uprawnień, przypisywanie specyficznych uprawnień do poszczególnych funkcji, takich jak wyświetlanie raportów, drukowanie dokumentów czy wprowadzanie nowych pozycji, IV. Wymogi funkcjonalne modułu do zarządzania środkami trwałymi, pozostałymi środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi 1. System powinien umoŝliwiać realizację następujących procesów związanych z ewidencją oraz zarządzaniem środkami trwałymi (ST) i pozostałymi środkami trwałymi : a) przyjęcie środka trwałego / pozostałego środka trwałego, b) moŝliwość przyjmowania do ewidencji środków trwałych wieloskładnikowych, c) moŝliwość opisu składników danego środka trwałego w oddzielnym oknie, d) moŝliwość modyfikacji informacji o środkach trwałych (edycja). 2. System powinien umoŝliwiać wprowadzenie podstawowych informacji o środku trwałym, pozostałym środku trwałym w tym: 1) nazwę środka trwałego, pozostałego środka trwałego, 2) określenie typu środka trwałego ( ST / wartości niematerialne i prawne), 3

3) określenie grupy klasyfikacji środków trwałych, 4) nadawanie w sposób automatyczny lub ręczny numerów inwentarzowych dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych, 5) konfiguracje formatu numeru inwentarzowego, 6) dodatkowe pola umoŝliwiające określenie dowolnej liczby własnych informacji dla kaŝdego przedmiotu np. dla zestawu komputerowego mogą być takie wartości jak: - typ procesora, prędkość procesora, wielkość dysku, wielkość ram, etc.- ilość cech nie powinna być ograniczona, 7) określenie lokalizacji środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 8) wykonanie zmiany osoby odpowiedzialnej, 9) określenie numeru fabrycznego środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 10) określenie daty zakupu środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 11) określenie numeru dokumentu zakupu środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 12) określenie nazwy dostawcy i jego adresu, 13) określenie daty gwarancji (początek - koniec), 14) określenie źródła finansowania środka trwałego/pozostałego środka trwałego, 15) określenie statusu środka trwałego / pozostałego środka trwałego i moŝliwość jego zmiany: a) nowy b) przekazany c) serwis d) sprzedany e) wypoŝyczony f) zlikwidowany 16) czynności likwidacji środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 17) czynności sprzedaŝy środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 18) czynności nieodpłatnego przekazania środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 19) czynności wypoŝyczenia środka trwałego / pozostałego środka trwałego, 20) czynności ulepszenia środka trwałego, 21) czynności zmiany miejsca uŝytkowania, 22) wydanie do serwisu, 23) zwrotu ( z wypoŝyczenia lub serwisu), 24) datę przyjęcia do ewidencji. 4

3. System powinien umoŝliwiać znakowanie środków trwałych, składników oraz pozostałych środków trwałych przy uŝyciu etykiety zawierającej przynajmniej następujące dane: 1) kod kreskowy, 2) numer ewidencyjny (numer zakodowany w kodzie kreskowym), unikalny numer dla kaŝdego ze znakowanych elementów majątku, 3) numer inwentarzowy, 4) nazwę środka trwałego/pozostałego środka trwałego, Dodatkowo dla składników wieloskładnikowych środków trwałych etykieta powinna w kodzie kreskowym zawierać odpowiedni wyróŝnik składnika. Kod kreskowy musi pozwalać na elektroniczną identyfikację (np. za pomocą czytnika kodów kreskowych) środka trwałego oraz pozostałego środka trwałego podczas spisu z natury. Kod kreskowy musi być w formacie dającym moŝliwość kodowania zarówno znaków alfanumerycznych jak i znaków specjalnych. Powinien teŝ posiadać odpowiedni stosunek ilości kodowanej informacji do wielkości kodu kreskowego. System powinien umoŝliwiać konfigurację wydruku etykiet oraz wydruk etykiet pojedynczo i hurtowo. 4. System powinien umoŝliwiać prowadzenie amortyzacji bilansowej i podatkowej środków trwałych w sposób następujący: 1) określenie wartości początkowej środka trwałego, od której będzie naliczana amortyzacja, 2) określenie daty przyjęcia do uŝytkowania środka trwałego (od następnego miesiąca od tej daty będzie naliczane umorzenie dla danego środka trwałego), 3) określenie wartości aktualnej środka trwałego (po dokonaniu odpisów amortyzacyjnych), 4) moŝliwość wyboru okresu naliczania amortyzacji : a) miesięcznie b) rocznie 5) określenie modelu amortyzacji: a) liniowa b) degresywna c) jednorazowa d) indywidualna (liniowa) e) nie podlega 6) określenie stawek amortyzacji (zakres moŝliwych wartości jest określony obowiązującymi przepisami), 7) moŝliwość tworzenia planu amortyzacji środków trwałych. 5

5. System powinien umoŝliwiać przeprowadzanie inwentaryzacji całego majątku Powiatowego Urzędu Pracy w Turku przy uŝyciu kolektora danych w sposób automatyczny w zakresie wprowadzania danych, z podziałem na : 1) ze względu na rodzaj majątku: a) środki trwałe b) pozostałe środki trwałe c) wszystko 2) ze względu na przypisanie majątku : a) według osoby odpowiedzialnej b) według lokalizacji c) dla wybranych środków majątku inwentaryzacje uzupełniające 3) określenie statusu inwentaryzacji: a) nowa b) otwarta c) zamknięta d) anulowana 6. Dodatkowo dla środków trwałych wieloskładnikowych system powinien umoŝliwiać wprowadzenie następujących informacji o środku trwałym lub pozostałym środku trwałym: 1) ulepszenie środka trwałego o dodatkowe składniki, 2) odłączenie składników, 3) wykonanie zmiany osoby odpowiedzialnej za majątek, 4) wykonanie zmiany lokalizacji dla składnika, 5) likwidację składnika, 6) sprzedaŝ składnika, 7) nieodpłatne przekazanie składnika, 8) wypoŝyczenie składnika, 9) wydanie składnika do serwisu, 10) zwrot składnika z wypoŝyczenia lub serwisu. 7. Wykonanie procesów o których mowa w pkt 1,2,3,4,5,6 związanych z majątkiem powinno być zakończone wydrukiem odpowiedniego dokumentu, potwierdzającego wykonanie danej czynności : 1) likwidacji całkowitej (dokument LT), 2) likwidacji częściowej, 3) odłączenie składnika środka trwałego, 4) przekazanie nieodpłatne (dokument PT), 6

5) przyjęcie (dokument OT), 6) sprzedaŝ, 7) sprzedaŝ częściowa, 8) ulepszenie, 9) wydanie do serwisu, 10) wypoŝyczenie, 11) zmiana miejsca uŝytkowania, 12) zwrot z serwisu, 13) zwrot z wypoŝyczenia. Jednocześnie program powinien umoŝliwiać ponowne wydrukowanie dokumentu. Wszystkie wymienione wyŝej procesy, dotyczące majątku powinny być zapamiętane w historii elementu majątku, którego dotyczą. 8. System powinien umoŝliwiać generowanie następujących raportów oraz zestawień związanych z ewidencją majątku: 1) raport środków trwałych / pozostałych środków trwałych według osoby odpowiedzialnej, 2) raport środków trwałych / pozostałych środków trwałych według lokalizacji, 3) raport środków trwałych według statusu, 4) raport środków trwałych będących w serwisie, 5) raport środków trwałych wypoŝyczonych, 6) zestawienie środków trwałych/pozostałych środków trwałych z moŝliwością zapisu zestawienia do pliku w formacie MS Excel oraz sortowania i filtrowania według kombinacji warunków dotyczących dowolnych parametrów: a) nr ewidencyjny, b) nr inwentarzowy, c) nr seryjny, d) nazwa środka, e) status środka, f) osoba odpowiedzialna, g) lokalizacja, h) data przyjęcia, i) wartość początkowa / aktualna, j) grupa klasyfikacji środków trwałych, k) nazwa dostawcy, l) rodzaj zakupu. Dla wszystkich wyŝej wymienionych parametrów, w celu wyszukania powinna być moŝliwość podania całości lub jedynie fragmentu tekstu. 7

7) raportów amortyzacji: 8) amortyzacji wykonanych 9) amortyzacji planowanych 10) moŝliwość określenia przedziału czasowego Ŝądanej operacji (raportu), 11) moŝliwość wydruku raportów dla poszczególnych grup klasyfikacji ST. 9. System powinien umoŝliwiać generowanie w sposób automatyczny, stosownie do zakresu i rodzaju inwentaryzacji następujących raportów oraz zestawień związanych z inwentaryzacją majątku: 1) spis z natury, 2) raport nadwyŝek, 3) raport niedoborów, 4) raport środków nieobecnych raport środków wypoŝyczonych lub środków będących w serwisie, które są objęte daną inwentaryzacją. 10. System powinien umoŝliwiać prowadzenie następujących rejestrów/kartotek, związanych z ewidencją oraz zarządzaniem majątkiem: 1) kartoteka środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 2) kartoteka składników środków trwałych, 3) kartoteka środków trwałych o niskiej wartości pozostałych środków trwałych, 4) kartoteka pracowników, 5) kartoteka firm z podziałem na dostawców, odbiorców oraz serwis, 6) rejestr lokalizacji, 7) rejestr klasyfikacji środków trwałych, 8) rejestr typów środków trwałych, 9) rejestr cech. V. Wymogi funkcjonalne modułu do zarządzania materiałami eksploatacyjnymi wydawanymi pracownikom. 1. Oprogramowanie powinno umoŝliwiać realizację procesów związanych z ewidencją oraz zuŝyciem materiałów eksploatacyjnych w tym: 1) przyjęcie materiałów ewidencja ilościowa lub ilościowo-wartościowa, 2) wydawanie materiałów pracownikom podlegających ewidencji ilościowej lub ilościowowartościowej, 2. System powinien umoŝliwiać wprowadzenie podstawowych informacji o materiale w tym takich jak: 8

1) wartość, 2) ilość, 3) data przydatności, 4) nr seryjny, 5) data produkcji, 6) dostawca, 3. System powinien być zintegrowany z modułem środki trwałe i pozostałe środki trwałe w ten sposób, Ŝe pozwala na zdefiniowanie jakie materiały mogą być dopasowane do wydania do danych środków trwałych lub pozostałych środków trwałych. 4. System powinien analizować normy zuŝycia poszczególnych materiałów oraz analizować wykorzystanie budŝetu w poszczególnych lokalizacjach. VI. Wymogi techniczne przenośnego kolektora danych z czytnikiem kodów kreskowych wraz z podstawką komunikacyjną 1. Cechy: 1) System operacyjny Microsoft Windows CE 5.0 2) wbudowany czytnik kodów kreskowych (moŝliwość automatycznej identyfikacji z wykorzystaniem kodów kreskowych) 3) wytrzymała konstrukcja (odporność na kurz oraz upadki z wysokości do 1,5 metra) 2. Parametry funkcjonalne: 1) Pamięć: Flash ROM: 256MB, RAM: 64MB RAM moŝliwość rozszerzenia poprzez karty SD 2) System Operacyjny: Windows CE 5.0 3) Mikroprocesor : 32-bit 4) Klawiatura: Łącznie 25 przycisków (12 przycisków alfa numerycznych, 4 przyciski funkcjonalne, 1 przycisk kierunkowy: (4-ro kierunkowy przycisk nawigacyjny z przyciskiem wyzwalającym laser), 1 przycisk włączania, 5 przycisków narzędziowych, 2 przyciski szybkiego dostępu) 5) Wyświetlacz: 2,4, kolorowy, dotykowy ekran TFT o rozdzielczości 240x320 punktów z podświetleniem 6) Programowanie: Windows CE 5.0, IE 6.0, Inbox, Acive Sync, WLAN narzędzia do zarządzania, aktualizacja oprogramowania poprzez micro SD card 7) Łącza komunikacyjne USB, Bluetooth, W-LAN 9

3. Parametry optyczne: 1) Źródło światła: Dioda laserowa 650 nm 2) Szybkość odczytu: 100 odczytów na sekundę 3) Szybkość dekodowania: 100 dekodowań na sekundę 4) Rozdzielczość dla PCS=0.9 0.127 mm 5) Minimalna wartość PCS 0.45 4. Odczytywane kody kreskowe: 1) 1D: AN/UPC/EAN (WPC), Chinese Post, Codabar/NW-7, Code 39, Code 93, Code 128, IATA, Industrial 2of5, Interleaved 2of5, ISBN-ISMN-ISSN, Korean Postal Autority code, Matrix 2of5, MSI/Plessey-UK/Plessey, RSS, S-Code, Telepen, Tri-optic, Composite codes 2) 2D: MicroPDF417, PDF417 5. Parametry elektryczne: 1) Zasilanie terminala: Akumulator Li-Ion 1880mAh, 3,7v 2) Czas pracy baterii zasilających: 8 godzin (włączone podświetlenie, 1 skan + połączenie W-LAN co 5 sekund 3) Sposób ładowania akumulatora: za pomocą doku CRD 15 6. Parametry środowiskowe: 1) Dopuszczalne temperatury: pracy: (-10 do 50) C, 2) Przechowywanie: (-20 do 60) C 3) Dopuszczalna wilgotność pracy: (5-85)% (nie skondensowane) 4) Przechowywanie: (5-90)% (nie skondensowane) 5) Odporność na wstrząsy Test upadku z wysokości 1.5m na powierzchnię betonową 6) Odporność na kurz i wilgoć: IP54 7) Normy bezpieczeństwa: JIS-C-6802 Class 2, IEC 60825-1 Class 2, FDA CDRH Class II 7. Parametry fizyczne: 1) CięŜar: 225 g (z akumulatorem) 2) Wymiary: 164 x 57 x 28/24mm VII. Wymogi techniczne dla materiałów eksploatacyjnych do drukarki Intermec EasyCoder PC4 1. Etykiety przeznaczone do oznakowania środków trwałych powinny posiadać minimum dziesięcioletnią trwałość oraz muszą być odporne na działanie czynników zewnętrznych takich jak: woda, środki chemiczne, środki myjące, kurz, nasłonecznienie, temperatura otoczenia, itp. 10

2. W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia Wykonawca dostarczy etykiety oraz taśmę termotransferową do oznakowania 2 000 środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych. VIII W celu potwierdzenia, Ŝe oferowany system odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Zamawiający Ŝąda przedstawienia w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy ul. Komunalna 6, 62-700 Turek funkcjonalności oferowanego oprogramowania wersja demo. IX - Warunki gwarancji 1. Wykonawca udziela na przedmiot zamówienia 24 miesiące gwarancji. 2. Wykonawca zapewnia bezpłatny serwis w okresie trwania gwarancji. 3. Gwarancja na przedmiot zamówienia ma zapewnić poprawne działanie oprogramowania aplikacyjnego i wykonanie przedmiotu umowy. 4. W ramach gwarancji na oprogramowanie aplikacyjne Wykonawca zapewni: a) bezpłatną aktualizację oprogramowania aplikacyjnego stosownie do zmieniających się przepisów prawa, b) bezpłatne udostępnienie nowych, zgodnych technologicznie wersji oprogramowania aplikacyjnego. 5. Wykonawca zapewni moŝliwość uzyskiwania konsultacji telefonicznych w zakresie dostarczonego Systemu, w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00. 6. Do zgłaszania awarii i napotkanych ewentualnych błędów Wykonawca ma obowiązek udostępnić usługę typu helpdesk, w formie: witryny internetowej lub komunikacji telefonicznej, lub elektronicznej (e-mail) 7. W przypadku napotkania przez uŝytkownika na tzw. błąd krytyczny, to jest taki, który uniemoŝliwi działanie oprogramowania aplikacyjnego w zakresie funkcjonalności określonej w niniejszej dokumentacji przetargowej, czas reakcji Wykonawcy, mierzony od otrzymania zgłoszenia do chwili podjęcia czynności naprawczych, wyniesie nie więcej niŝ 1 dzień roboczy, natomiast czas usunięcia ww. awarii wyniesie nie więcej niŝ 3 dni robocze. 11

8. W przypadku napotkania przez uŝytkownika innych błędów lub wad w oprogramowaniu aplikacyjnym, czas reakcji Wykonawcy, mierzony od otrzymania zgłoszenia do chwili podjęcia czynności naprawczych, nie przekroczy 5 dni roboczych, natomiast czas usunięcia awarii nie przekroczy 2 miesięcy. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY Oświadczam, Ŝe przedłoŝona przeze mnie oferta oraz zaoferowany przeze mnie przedmiot zamówienia będzie spełniać wszystkie warunki wskazane w niniejszej specyfikacji technicznej oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia niniejszego postępowania.. miejscowość, data.. podpis Wykonawcy 12