Załącznik do zaproszenia do składania ofert na Specjalistyczne oprogramowanie branżowe. Opis wymagań i specyfikacja oprogramowania branżowego do przychodni specjalistycznej. 1. Przedmiotem zamówienia jest oprogramowanie do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medyczne w Przychodni Specjalistycznej, zwane dalej Bazą 1. Baza ma być stworzona zgodnie ze wszystkimi wymogami stawianymi przez przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji medycznej. 2. Baza umożliwia podłączenie urządzeń medycznych i archiwizowanie wszystkich danych i wyników badań z tych urządzeń. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się do podłączenia i skonfigurowania działania w Bazie wszystkich urządzeń wskazanych przez Zamawiającego. 3. W skład bazy wchodzą moduły: Rejestracja, Poradnia Okulistyczna, Zabiegowy Okulistyczny, Pracownia Laserowa, Diagnostyka Okulistyczna, Poradnia Kardiologiczna, Pracownia Diagnostyki Kardiologicznej, Pracownia Densytometrii, Poradnia Reumatologiczna, Poradnia Leczenia Osteoporozy, Poradnia Neurologiczna, Poradnia Rehabilitacyjna, Poradnia Wad Postawy, Gabinet Fizjoterapii, Gabinet Zabiegowy, Pracownia USG, Salon Optyczny 4. Baza ma możliwość integracji z programem Subiekt GT, prowadzenia statystyk sprzedaży w oparciu o bazę pacjentów. 5. Szczegółowe uzgodnienia dotyczące działania poszczególnych modułów znajdują się w załączniku nr 1 do niniejszej uspecyfikacji. Zmiana uzgodnień jest możliwa za zgodą obu stron. Zmiany załącznika mogą mieć postać pisemną lub być uzgodnione drogą elektroniczną przez email. 6. Wszelkie prawa autorskie do Bazy, łącznie z rozwiązaniami graficznymi stają się własnością Zamawiającego. 7. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się przez 12 miesięcy do sprawowania opieki serwisowej nad Bazą w ramach gwarancji. Po okresie 12 miesięcy Przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do sprawowania opieki nad Bazą odpłatnie. 8. Funkcjonalność poszczególnych elementów Bazy zostanie uzgodniona z Zamawiającym. ostateczną decyzję o sposobie działania podejmuje Zamawiający. Przyjmujący Zamówienie zobowiązany jest do spełnienia wymagań Zamawiającego. 8. Przyjmujący Zamówienie oświadcza, że tworzona Baza jest produktem całkowicie nowym i nadaje się do wykorzystania bez naruszania praw osób trzecich. 2. [Analiza przedwdrożeniowa] 1. Przyjmujący Zamówienie, przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego analizę przedwdrożeniową w zakresie: a. Infrastruktury technicznej Zamawiającego, b. Analizy procesów występującej w organizacji Zamawiającego, c. Potrzeb Zamawiającego w zakresie funkcjonalności oprogramowania, d. Możliwości podłączenia do oprogramowania urządzeń medycznych Zamawiającego, e. Migracji danych z poprzednich systemów informatycznych Zamawiającego 3. [Wdrożenie] 1. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się do wdrożenia oprogramowania Bazy. 2. Do koordynacji prac Zamawiający wyznaczy jedną lub dwie osoby będące przedstawicielem Zamawiającego w trakcie trwania wdrożenia. 4. Zamawiający zleca prace wdrożeniowe zgodnie z ustaleniami zawartymi w analizie przedwdrożeniowej. a. Prace w zakresie przygotowania funkcjonalności programów do potrzeb Zamawiającego, w tym: i. Wykonanie interfejsu wizyt medycznych, 1
ii. Wykonanie szablonów dokumentów składających się na dokumentacje medyczną i organizacyjną. b. Prace w zakresie konwersji i przeniesienia (migracji) danych z posiadanego przez Zamawiającego systemu informatycznego do Bazy, c. Prace techniczne w zakresie instalacji Bazy, d. Prace związane z podłączeniem urządzeń medycznych, e. Przeprowadzenie testów poprawności działania Bazy, f. Prace szkoleniowo-konsultacyjne w zakresie posługiwania się Bazą, 5. Szczegółowy zakres prac związanych z wykonaniem prac wdrożeniowych oraz miejsce ich świadczenia zawiera Załącznik Nr 2 do niniejszej umowy oraz raporty z analizy przedwdrożeniowej stanowiące integralną część umowy. 6. Szczegółowy harmonogram prac związanych z wykonaniem prac wdrożeniowych zawiera Załącznik Nr 3 do niniejszej umowy. 7. Zakończenie kolejnych etapów prac wyszczególnionych w pkt.1, potwierdzane będzie podpisaniem przez strony Protokołów Odbioru Etapów Prac / Zakończenia Wdrożenia. Wzór Protokołu Odbioru Etapu Prac / Zakończenia wdrożenia zawiera załącznik nr 4 do umowy. 8. Zamawiający we własnym zakresie, zobowiązuje się udostępnić Przyjmującemu Zamówienie stały zdalny dostęp (poprzez VPN) do bazy danych Bazy, znajdującej się na serwerze Zamawiającego oraz dostęp zdalny do stacji klienckich (za każdorazową zgodą Zamawiającego), na poziomie umożliwiającym wdrożenie. 9. Przyjmujący Zamówienie zastrzega sobie prawo do wydłużenia okresu wdrożenia gdy: a. dostęp, o którym mowa w pkt. 8 nie będzie czasowo możliwy, b. zamawiający dokona zmian planu wdrożenia czy jego zakresu. 4. [Gwarancja] 1. Przyjmujący Zamówienie udziela Zamawiającemu gwarancji jakości wdrożonej Bazy. Okres gwarancji wynosi 1 rok. 2. Gwarancja nie obejmuje błędnego działania Programów powstałego z winy Zamawiającego, a w szczególności spowodowanego: a) Wadliwie działającą infrastrukturą techniczną Zamawiającego, w szczególności: i. Serwera baz danych, ii. Silnika baz danych iii. Systemu archiwizacji danych, iv. Sieci LAN, v. Łącza internetowego, vi. Stacji roboczych, vii. Urządzeń sieciowych wbudowanych w aparaturę medyczną. b) Brakiem dostępu, o którym mowa w 3 pkt 8. c) Awarią lub zmianą konfiguracji urządzeń medycznych podłączonych do Bazy, d) Awarią lub zmianą konfiguracji urządzeń i innych programów peryferyjnych (sterowniki drukarek, drukarki, czytniki kodów kreskowych, itp.), e) Nieuprawnioną zmianą w Bazie, f) Działaniami innych programów komputerowych a w szczególności wirusów komputerowych. 3. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się w ramach gwarancji do usuwania nieprawidłowości w działaniu Bazy. 4. Nieprawidłowości można zgłaszać telefonicznie codziennie. Jeśli zgłoszonego problemu nie uda się naprawić w czasie rozmowy telefonicznej, takie zgłoszenie (pod rygorem nieważności) musi być dokonane przez Zamawiającego wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na aktualny w dniu zgłoszenia adres e-mail lub pisemnie na adres siedziby firmy przyjmującego Zamówienie. 2
5. [Serwis i usługi dodatkowe] 1. Zamawiający zleca Przyjmującemu Zamówienie prace serwisowe dotyczące Bazy i usługi dodatkowe obejmujące: a) konsultacje dotyczące konfiguracji Bazy, b) konsultacje dotyczące optymalizacji zastosowań Bazy w bieżącej pracy, c) tworzenie szablonów dokumentacji medycznej, d) tworzenie raportów w postaci tabel przestawnych w programie Microsoft Excel, które korzystają z danych zgromadzonych w bazie danych Bazy oraz Subiekt GT, e) szkolenia w zakresie obsługi programów, f) usługę hot-line w każdy dzień tygodnia pod aktualny numer telefonu. g) inne prace serwisowe związane z bieżącym wykorzystywaniem Bazy. 2. Serwis może być świadczony przez Przyjmującego Zamówienie w następujący sposób: a) Zdarzenie realizowane w trybie zdalnym - wykonywane zdalnie (dla tego trybu realizacji Zamawiający zobowiązany jest udostępnić zdalne połączenie internetowe oraz dostęp do sieci komputerowej zgodnie z wymaganiami Przyjmującego Zamówienie). b) Zdarzenie realizowane w trybie bezpośrednim w lokalizacjach Zamawiającego. 5. Zgłoszenia problemów i incydentów będą dokonywane przez Zamawiającego w następujący sposób: a) telefonicznie na aktualny w dniu zgłoszenia numer telefonu b) za pośrednictwem poczty elektronicznej na aktualny w dniu zgłoszenia adres wzór zgłoszenia błędu zawarty jest w załączniku nr 5. c) strony dopuszczają możliwość telefonicznego zgłaszania błędu, o ile uda się go naprawić w trakcie trwania rozmowy telefonicznej lub niezwłocznie po jej zakończeniu. 3. Czas i zakres rozwiązywania problemów i incydentów będzie rejestrowany przy użyciu Kart Usługi, przy czym: a) W przypadku incydentów rozwiązywanych w trybie bezpośrednim Karty Usługi będą każdorazowo podpisywane przez przedstawicieli Stron (po jednej kopii dla Przyjmującego Zamówienie i Zamawiającego). b) W przypadku rozwiązania incydentów zdalnie Karty Usługi będą wypełniane przez pracowników Przyjmującego Zamówienie. c) Wzór karty usługi zawarty jest w załączniku nr 5. 4. Czas reakcji na zgłoszone incydenty oraz inne postanowienia dotyczące serwisu, w tym wynagrodzenie, zawiera załącznik nr 5 oraz załącznik nr 6. 5. Usługi serwisu będą świadczone od dnia następnego po dniu podpisania właściwego Protokołu Odbioru zakończenia Wdrożenia. 6. Po zakończeniu wdrożenia, Zamawiający może zlecić Przyjmującemu Zamówienie prace polegające na zmianie funkcjonalności Bazy. a) W takim przypadku obowiązywać będzie procedura zlecenia usługi wg procedury zał. nr 8 oraz formularz zlecenia zmian wg zał. nr 9. b) Wycena prac związanych ze zmianą funkcjonalności Bazy będzie wykonana na bazie stawek zawartych w zał. nr 6. c) Przyjmujący Zamówienie przy wycenie prac może zastosować niższe stawki niż te zawarte w zał. nr 6. d) Zamawiający może zlecić Przyjmującemu Zamówienie wykonanie zmian w programie na zasadzie wyłączności (tzn. modyfikacja będzie używana jedynie przez Zamawiającego) e) Licencjodawca może odmówić wykonania dodatkowych zmian funkcjonalnych, jeśli uzna, że zmiany te negatywnie wpłyną na działanie Programu lub nie są możliwe technicznie do wykonania. 3
6. [Aktualizacja Programów] 1. Zamawiający uzyskuje prawo do otrzymywania najnowszych wersji Programów w okresie obowiązywania licencji rozszerzonej. 2. Przyjmujący Zamówienie w okresie 12 miesięcy, zobowiązuje się do bieżącej i bezpłatnej aktualizacji programów, o ile okaże się to konieczne ze względu na nowe regulacje prawne. W szczególności dotyczy to ogłaszanych przez Ministerstwo Zdrowia kolejnych list leków refundowanych lub zmian organizacyjnych wprowadzanych przez NFZ. Aktualizacja programów może być dokonywana bezpośrednio przez Przyjmującego Zamówienie lub za pośrednictwem firm partnerskich, z którymi Przyjmujący Zamówienie podpisze odpowiednie umowy. Aktualizacja zostanie wprowadzona bezzwłocznie i będzie dostępna dla zamawiającego nie później niż 24 godziny od chwili wejścia w życie nowych regulacji prawnych lecz nie wcześniej niż 14 dni roboczych od podania do opinii publicznej informacji o nowych regulacjach prawnych. 3. Usługa aktualizacji będzie świadczona automatycznie, przy każdym kolejnym uruchomieniu Programów 4. Zamawiający zobowiązuje się do powiadamiania Przyjmującego Zamówienie o wiadomych sobie planowanych zmianach regulacji prawnych mogących powodować konieczność aktualizacji programów a w szczególności o kolejnych terminach aktualizacji listy leków refundowanych. 5. Zmiany będą dokonywane z uwzględnieniem przepisów prawa i w zakresie, w którym prawo je umożliwia. 4. Przyjmujący Zamówienie zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy oraz nie rozpowszechniania jakichkolwiek informacji, do których będzie miał dostęp w czasie wdrożenia i serwisowania oprogramowania, a które będą jedyną własnością Zamawiającego. 9. [Prawa Autorskie] 1. Kod źródłowy i przyjęte rozwiązania programowe stanowią tajemnicę handlową Przyjmującego Zamówienie i są przedmiotem jego praw autorskich. 2. Przyjmujący Zamówienie po zakończeniu wdrożenia przekazuje prawa autorskie do Bazy Zamawiającemu. 3. W wypadku naruszenia przez Przyjmującego Zamówienie praw autorskich Zamawiającego, po okresie wdrożenia, Zlecający może żądać zapłaty kary umownej w wysokości 100% ceny Bazy, za każde naruszenie praw autorskich, a nadto dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną. Spis modułów: 1. Rejestracja 4 stanowiska 2. Poradnia okulistyczna 2 stanowiska 3. Poradnia kardiologiczna 1 stanowisko 4. Poradnia reumatologiczna 1 stanowisko 5. Poradnia Osteoporozy 6. Poradnia neurologiczna 1 stanowisko 7. Poradnia rehabilitacyjna 1 stanowisko 8. Poradnia wad postawy 1 stanowisko 4
9. Pracownia USG 1 stanowisko 10. Pracownia densytometrii 1 stanowisko 11. Pracownia Diagnostyki Kardiologicznej 1 stanowisko 12. Salon Optyczny 1 stanowiska 13. Dokumentacja zbiorcza przychodni i salonu 14. Recepty na leki 15. Kodowanie świadczeń NFZ 16. Integracja z systemem rozliczeń świadczeń w zakresie rozliczeń z NFZ i eksportu kolejek świadczeniobiorców oczekujących na świadczenie 17. Obsługa SMS 18. Obsługa rejestracji przez stronę internetową Zleceniodawcy 19. Integracja z Subiekt GT Załącznik nr 3 Harmonogram usług wdrożeniowych Etap I 1. Opracowanie powodów wizyt i modułów oraz szablonów dokumentacji medycznej do 31.10.2013 2. Opracowanie procedur rejestracji pacjentów do 31.10.2013 3. Instalacja Bazy na serwerze i stacjach klienckich oraz test poprawności do 31.10.2013 4. Przygotowanie migracji danych z poprzednich systemów informatycznych do 31.10.2013 5. Podłączenie urządzeń peryferyjnych i medycznych oraz testy poprawności działania do 31.10.2013 6. Konsultacje projektów modułów i szablonów z Zamawiającym do 31.10.2013 Etap II 1. Szkolenie kadry zarządzającej 2. Szkolenie do rejestracji 3. Szkolenie specjalistów 4. Zakończenie wdrażania 5
ZAŁĄCZNIK NR 4 PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI do Umowy z dnia oryginał/kopia W dniu. Komisja w składzie: Przedstawiciele Wykonawcy: 1.. 2.. Przedstawiciele Zamawiającego: 1.. 2.. dokonała odbioru usługi w ramach realizacji Umowy z dnia Komisja stwierdza, iż WYKONAWCA: Wypełnił/ nie wypełnił swe zobowiązania związane z realizacją Umowy dla powyższego zakresu Czynności Wykonawcy do bezpłatnego wykonania po etapie wdrożenia do dnia..: Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Podpisy członków Komisji: 6