PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI W GOSPODARSTWIE ROLNYM

Podobne dokumenty
Jak uporządkować dokumenty w gospodarstwie rolnym?

Zakres informacji/ dokumentów wymaganych dla działania Ułatwianie startu młodym rolnikom

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ PRODUKCYJNĄ W GOSPODARSTWACH ROLNYCH BADANIA I ANALIZA

Wymagane dokumenty do kredytu hipotecznego Dokumenty osobowe Druki bankowe wniosek wraz z załącznikami Obywatel polski dowód osobisty drugi dokument

ZESTAWIENIE DOKUMENTACJI DO WNIOSKU O POŻYCZKĘ/KREDYT

OŚWIADCZENIE o sytuacji rodzinnej, materialnej i finansowej F- 062/1 NACZELNIK URZĘDU SKARBOWEGO W WODZISŁAWIU ŚLĄSKIM

Formularz weryfikacyjny*

Liczba godzin szkolenia. Planowane środki dydaktyczne godzina (45 min)

Dokumenty do AKTU NOTARIALNEGO

LISTA DOKUMENTÓW NIEZBĘDNYCH DO UBIEGANIA SIĘ O KREDYTMIESZKANIOWY KREDYT KOSNOLIDACYJNY POŻYCZKĘ HIPOTECZNĄ

1. Numer Identyfikacji Podatkowej podatnika 3. Numer dokumentu 4. Status OŚWIADCZENIE O STANIE MAJĄTKOWYM

OŚWIADCZENIE O SYTUACJI MATERIALNEJ. Imię i nazwisko... Adres zamieszkania...

Warszawa, dnia 3 sierpnia 2018 r. Poz. 1483

Dokumenty identyfikacyjne i o charakterze informacyjnym 1

WNIOSEK O PRZYZNANIE POMOCY NA ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ NA RZECZ MŁODYCH ROLNIKÓW (PREMIE DLA MŁODYCH ROLNIKÓW) PROW

SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU. Spis dokumentów niezbędnych do podpisania umowy pośrednictwa w sprzedaży

Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata

LISTA NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW DO UBIEGANIA SIĘ O KREDYT MÓJ DOM

Warunki przyznania pomocy finansowej w ramach poddziałania Wsparcie na przystępowanie do systemów jakości objętego PROW

WNIOSEK KREDYTOWY. Dane osoby upoważnionej do kontaktów z Bankiem: Imię i nazwisko, numer telefonu:

Zestawienie wymaganych dokumentów w procesie udzielania kredytu hipotecznego Człuchów, grudzień 2013 r.

KRYTERIA I ZASADY DOTYCZĄCE ORGANIZACJI STAŻY OBOWIĄZUJĄCE W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W KAZIMIERZY WIELKIEJ

WNIOSEK O POMOC FINANSOWĄ NA DZIAŁANIE WSPIERANIE GOSPODARSTW NISKOTOWAROWYCH

Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w zakresie działania Ułatwianie startu młodym rolnikom

Warszawa, dnia 17 października 2014 r. Poz. 1410

Wsparcie na przystępowanie do systemów jakości

kredyt w rachunku bieżącym kredyt obrotowy kredyt rewolwingowy kredyt inwestycyjny inny WNIOSEK KREDYTOWY I. PODSTAWOWE INFORMACJE O TRANSAKCJI:

Wykaz dokumentów wymaganych od Wspólnot Mieszkaniowych

Oś 3 / oś 4 LEADER Różnicowanie w kierunku działalności nierolniczej

Warszawa, dnia 29 maja 2015 r. Poz. 742 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI 1) z dnia 29 kwietnia 2015 r.

Dokumenty wymagane do uzyskania kredytu gotówkowego przez Internet Kredyt na zaświadczenie

Wytyczne dotyczące sprzedaży SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU. Spis dokumentów niezbędnych do podpisania umowy pośrednictwa w sprzedaży

WNIOSEK O POLSKĄ EMERYTURĘ RENTĘ Z TYTUŁU NIEZDOLNOŚCI DO PRACY *

WNIOSEK o udzielenie kredytu w rachunku bieżącym / obrotowego / inwestycyjnego/ rewolwingowego / pomostowego / deweloperskiego / konsolidacyjnego/*

Wykaz dokumentów, które należy dołączyć do wniosku o płatność

Załącznik 1. Opis danych finansowych jednostek samorządu terytorialnego

RESTRUKTURYZACJA MAŁYCH GOSPODARSTW

Załącznik nr 1 do Regulaminu promocji kredytów hipotecznych DOM Z KORZYŚCIĄ BIS

Ułatwianie startu młodym rolnikom PROW

USTAWA z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej 1

warunków uzyskania wsparcia oraz trybu aplikowania o pomoc dla młodych rolników.

Wykaz dokumentów identyfikujących Klienta i określających jego status prawny

Umorzenie zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę

WNIOSEK O POLSKĄ EMERYTURĘ RENTĘ Z TYTUŁU NIEZDOLNOŚCI DO PRACY

Zasady wypełniania Wniosku o przyznanie płatności z tytułu realizacji programów rolnośrodowiskowych i poprawy dobrostanu zwierząt

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI. z dnia r.

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI 1) z dnia 12 maja 2010 r. w sprawie nabywania uprawnień inspektora rolnictwa ekologicznego

NALEŻY WYKORZYSTAĆ CZĘŚĆ C OŚWIADCZENIA

WSPARCIE NA PRZYSTĘPOWANIE DO SYSTEMÓW JAKOŚCI ŻYWNOŚCI

1. Osoba fizyczna prowadząca działalność jednoosobowo: a) kopie dwóch dokumentów stwierdzających tożsamość Klienta (dowód

PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH NA LATA UŁATWIANIE STARTU MŁODYM ROLNIKOM 1

K A R T A I N F O R M A C Y J N A. Określenie zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodu z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych

USTAWA z dnia 18 grudnia 2003 r.

Płatność uzupełniająca do powierzchni roślin przeznaczonych na paszę, uprawianych na trwałych użytkach zielonych (płatność zwierzęca)

LISTA NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW PRZY UBIEGANIU SIĘ O KREDYT MIESZKANIE DLA MŁODYCH

SYSTEMY JAKOŚCI PRODUKTÓW ROLNYCH

Lista dokumentów finansowych z podziałem na źródło dochodów:

DOKUMENTOWANIE ŹRÓDEŁ DOCHODÓW

WNIOSKODAWCA/ KREDYTOBIORCA/ PORĘCZYCIEL I

II. INFORMACJA O MAJĄTKU GOSPODARSTWA stan na dzień..

Regulamin. Wojewódzkiego Konkursu na Najlepsze Gospodarstwo Ekologiczne w 2019 r. w kategorii: ekologia-środowisko i ekologiczne gospodarstwo towarowe

Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

Zmiany merytoryczne Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich L.p. Działanie Tekst przed zmianą Tekst docelowy

Premie dla młodych rolników tys. zł można otrzymać

W sprawach udzielenia umorzenia, odroczenia bądź rozłożenia na raty zapłaty podatku należy złożyć następujące dokumenty.

OŚWIADCZENIE O SYTUACJI RODZINNEJ, MATERIALNEJ I FINANSOWEJ. I. Oświadczenie o osobach pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i o dochodach.

Załącznik nr 2. do umowy przyznania pomocy nr

WNIOSEK o zawarcie umowy o organizację stażu. 1. Nazwa organizatora stażu :..

... Wnioskodawca. Nr ewidencyjny wniosku. Data wpływu. Wypełnia Urząd Miejski w Radomiu Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa

W N I O S E K o udzielenie kredytu preferencyjnego na zakup gruntów rolnych*,na utworzenie *lub urządzenie gospodarstwa rolnego*

WARMIŃSKO-MAZURSKI OŚRODEK DORADZTWA ROLNICZEGO W OLSZTYNIE

Wykaz dokumentów, które należy dołączyć do wniosku o płatność

Artur Banach. Restrukturyzacja małych gospodarstw

Formularz weryfikacyjny*

Powiatowy Urząd Pracy w Biłgoraju Wniosek o zawarcie umowy o zorganizowanie stażu w ramach bonu stażowego dla osób bezrobotnych do 30 roku życia

OGÓLNE ZASADY EWIDENCJI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW W GOSPODARSTWIE ROLNYM WEDŁUG SYSTEMU FADN. Dr inż. Zofia Kmiecik-Kiszka

WYKAZ PRZEDMIOTÓW OPŁATY SKARBOWEJ, STAWKI TEJ OPŁATY ORAZ ZWOLNIENIA. 84 zł. 11 zł. 50 zł. 39 zł. 22 zł. 22 zł. 37 zł. 107 zł.

KRYTERIA I ZASADY DOTYCZĄCE ORGANIZACJI STAŻY OBOWIĄZUJĄCE W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W KAZIMIERZY WIELKIEJ

DOKUMENTOWANIE ŹRÓDEŁ DOCHODÓW

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA TABEL W PEŁNYM PLANIE PROJEKTU DZIAŁANIE INWESTYCJE W GOSPODARSTWACH ROLNYCH SEKTOROWEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO

INFORMACJA FINANSOWA DLA ROLNIKÓW NIE PRZEDSTAWIAJĄCYCH BIZNESPLANU DLA KREDYTÓW/ZAANGAŻOWAŃ POWYŻEJ 200 TYS. ZŁ

Osoby fizyczne, osoby prawne, wspólnicy spółek cywilnych, spółki osobowe prawa handlowego, które:

Proponowane formy zabezpieczenia spłaty należności w przypadku wypowiedzenia umowy

Dokumenty niezbędne do sprzedaży nieruchomości i podpisania aktu notarialnego:

Terminy przechowywania dokumentacji rachunkowej Podstawowe okresy przechowywania dokumentów określone w ustawie o rachunkowości

OŚWIADCZENIE O STANIE MAJĄTKOWYM PRZEDSIĘBIORCY - dla potrzeb wymiaru podatków. 1. Data sporządzenia.. 2. Nazwa firmy NIP.

KARTA INFORMACYJNA NR KI/KD/2 REJESTRACJA NOWEGO POJAZDU SPROWADZONEGO Z ZAGRANICY

Zakupy na raty z Alior Bank

Warszawa, dnia 15 marca 2012 r. Poz. 282 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI 1) z dnia 14 marca 2012 r.

WYKAZ DOKUMENTÓW NIEZBĘDNYCH PRZY SKŁADANIU WNIOSKU KREDYTOWEGO

WNIOSEK O UDZIELENIE KREDYTU MIESZKANIOWEGO

KARTA INFORMACYJNA NR KI/KD/2 REJESTRACJA NOWEGO POJAZDU SPROWADZONEGO Z ZAGRANICY

POWIATOWY URZĄD PRACY. w Trzebnicy

INFORMACJE OGÓLNE. 2. Imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania organizatora: Forma prawna organizatora Rodzaj działalności

Wykaz dokumentów identyfikujących Klienta i określających jego status prawny

Rejestr zbiorów danych Świętokrzyskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Modliszewicach Nazwa zbioru danych

SPIS TREŚCI. Ustawa Kodeks cywilny (Wyciąg) z dnia 23 kwietnia 1964 r...9

Transkrypt:

WARMIŃSKO-MAZURSKI OŚRODEK DORADZTWA ROLNICZEGO W OLSZTYNIE PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI W GOSPODARSTWIE ROLNYM Olsztyn, 2015 r.

Warmińsko-Mazurski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Olsztynie Grażyna Kuczyńska Porządkowanie dokumentacji w gospodarstwie rolnym Olsztyn, 2015 r.

Warmińsko-Mazurski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Olsztynie ul. Jagiellońska 91, 10-356 Olsztyn, tel./fax (89) 535 76 84, 526 44 39 e-mail: sekretariat@w-modr.pl, www.w-modr.pl W-MODR Oddział w Olecku ul. Kolejowa 31, 19-400 Olecko tel. (87) 520 30 31, 520 30 32, fax (87) 520 22 17 e-mail: olecko.sekretariat@w-modr.pl Dyrektor W-MODR mgr inż. Zygmunt Kiersz p.o. Zastępcy Dyrektora W-MODR mgr Małgorzata Micińska-Wąsik Zastępca Dyrektora W-MODR mgr inż. Zdzisław Kamiński Druk: Warmińsko-Mazurski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Olsztynie ul. Jagiellońska 91, 10-356 Olsztyn tel./fax. 89 526 44 39, 89 535 76 84 e-mail: redakcja@w-modr.pl, www.w-modr.pl Nakład: 150 egz. Wydanie I

Wstęp zarządzanie gospodarstwem rolnym to zadanie wymagające specjalistycznej wiedzy oraz umiejętności typowych dla biznesmenów z każdej branży. Planowanie i wyznaczanie celów, sprzedaż produktów, obsługa klientów i dbanie o finanse, to codzienne zadania osób trudniących się rolnictwem. W prowadzeniu działalności rolniczej bez wątpienia pomaga właściwie prowadzona dokumentacja. zarządzanie dokumentacją ogólną i produkcyjną w gospodarstwach rolnych jest problemem. Jest on w szczególności zauważalny wśród małych gospodarstw indywidualnych, które nie zawsze radzą sobie z tematem wypełniania określonych dokumentów, ich rejestracji, archiwizacji, a czasami także z koniecznością projektowania formularzy pod utrzymywanie odpowiednich zapisów. sytuacja jest trudniejsza wówczas, gdy pojawia się konieczność rozliczania się z dofinansowań przyznawanych przez ue. W praktyce można skorzystać z pomocy doradców w ośrodkach doradztwa, lecz i w takich przypadkach również niezbędna jest obszerna dokumentacja. coraz wyższe wymagania wynikające z prowadzenia gospodarstwa, standaryzacji produkcji, związane są z koniecznością utrzymywania właściwej dokumentacji, która jest regulowana prawem krajowym, europejskim czy systemami zapewnienia bezpieczeństwa żywności. Właściciel przedsiębiorstwa rolnego ma względem prawa obowiązek prowadzenia dokumentacji - w niektórych obszarach bardzo szczegółowej. Jak rolnicy odnajdują się w tej sytuacji? Jak prowadzą dokumentację i czy jest to dla nich uzasadnione? co jest przyczyną utrzymywania dokumentacji? W jakiej formie i w jakiej liczbie dokumenty są utrzymywane? - na takie pytania starano się zebrać odpowiedzi w przeprowadzonych w 2014 roku, przez katedrę zarządzania Produkcją i logistyki Politechniki Łódzkiej, badaniach na grupie 30 gospodarstw rolnych. zastosowano metodę wywiadu bezpośredniego, w wyniku którego wypełniano kwestionariusz ankietowy. uczestniczące w badaniu podmioty, jako podstawowy zakres swojej działalności, podały produkcję mleka krowiego. Powierzchnia wszystkich z badanych gospodarstw rolnych mieściła się w przedziale 5-15 ha. W podsumowaniu badań stwierdzono, że problematyka zarządzania dokumentacją w gospodarstwach rolnych jest tematem raczkującym, chociaż 93% ankietowanych, dostrzega konieczność prowadzenia dokumentacji. Jednakże sama świadomość konieczności prowadzenia dokumentacji, nie gwarantuje poprawy. Jak się okazało, największym problemem jest prowadzenie oraz archiwizacja posiadanych dokumentów w wersji elektronicznej. najwięcej ankietowanych osób przechowuje prowadzoną dokumentację w segregatorach w formie papierowej, tylko dwóch z ankietowanych przechowuje 60% dokumentów w postaci elektronicznej, co wynika z faktu braku odpowiednich narzędzi i umiejętności posługiwania się edytorami tekstu i/lub arkuszami kalkulacyjnymi. najwięcej ankietowanych stwierdziło, że 80% prowadzonej przez nich dokumentacji wynika 4 W-modr w olsztynie 2015 r.

z obowiązku jej prowadzenia, wymaganego przepisami prawa. W żadnym z badanych gospodarstw nie zauważono projektów np. formularzy pod zapisy, związanych z własną, uzasadnioną chęcią dokumentowania danego procesu. Przedsiębiorcy rolni są jednymi z pierwszych uczestnikami łańcucha żywnościowego. uczestniczą w realizacji procesów, które z dużą częstotliwością i ogromną wagą wpływają na konsumentów. utrzymywanie w związku z tym właściwej dokumentacji, pozwalającej na prześledzenie historii wytwarzania wyrobów, jest bardzo ważnym aspektem. Proces wytwarzania żywności wymaga zaangażowania wszystkich uczestników łańcucha, którzy prowadząc odpowiednie zapisy, powinni dostarczyć kolejnemu ogniwu odpowiednich informacji o przebiegu pozyskiwania surowca czy produkcji wyrobu gotowego. rola dokumentacji w tym przypadku staje się nieoceniona. Dokumentacja w przedsiębiorstwach rolnych niezależnie od wielkości producenta rolnego, liczba dokumentów produkcyjnych może być znaczna. W polskich gospodarstwach, najczęściej prowadzi się dokumentację dotyczącą: q własności gospodarstwa, q produkcji roślinnej, q produkcji zwierzęcej, q dotacji obszarowych, q rachunkowości, q dokumentów ogólnych dotyczących rodziny, prowadzenia gospodarstwa domowego. Pierwszy rodzaj dokumentów obejmuje między innymi akty notarialne, dane o gruntach, ewidencję areałów, prawo własności gospodarstwa, wypisy z księgi wieczystej, wypisy z rejestru gruntów, mapę gospodarstwa i mapy glebowe, umowy dzierżawy i użyczenia. drugi rodzaj - badanie zawartości makroelementów, wyniki zasobności gleb, coroczne zestawienia nawożenia i użycia środków ochrony roślin, wyniki zbioru roślin rozliczenia potrzebne do analiz ekonomicznych. z innym rodzajem dokumentacji mają do czynienia gospodarstwa ekologiczne. dokumentacja przyrodnicza stanowi aneks do planu działalności rolnośrodowiskowej i obejmuje ogólne dane rolnika i eksperta, zestawienia powierzchni działek, informacje szczegółowe dotyczące konkretnych pakietów, załączniki. do dokumentów dotyczących produkcji zwierzęcej zalicza się dokumentację o oznakowaniu posiadanych sztuk bydła czy raporty o pogłowiu, nadanie numeru siedziby stada, zapisy krycia W-modr w olsztynie 2015 r. 5

i inseminacji, zgłoszenia do inspekcji weterynaryjnej oraz książki leczenia zwierząt, próbki pasz. od stycznia 2006 roku właściciele bydła mają obowiązek prowadzenia księgi rejestracji oraz dołączania dodatkowych kart wsadowych. zapisuje się w nich: numery identyfikacyjne zwierzęcia, płeć i datę urodzenia, rasę, numery identyfikacyjne matki i ojca zwierzęcia, datę przybycia do siedziby stada, adnotacje o przeprowadzonych kontrolach. dotacje obszarowe są najbardziej powszechną i najdogodniejszą formą wsparcia. aby je otrzymywać nie trzeba inwestować żadnego kapitału, lecz prawo rolnika do płatności bezpośrednich jest związane z obowiązkiem spełnienia pewnych wymogów, a co za tym idzie kontrolą administracyjną. rolnik, korzystający z płatności obszarowych w pełnym wymiarze, powinien posiadać lub prowadzić wymaganą rozporządzeniem dokumentację. gospodarstwa, które występowały o dotacje z działań ProW dodatkowo powinny prowadzić, w oddzielnych teczkach, dokumentację dotyczącą tylko tych działań, określoną w stosownych rozporządzeniach. rachunkowość obejmuje księgowość finansową - faktury, przekazy płatnicze, dokumenty o obrotach wewnątrz gospodarstwa (zużycie paliwa, pasz, wody, inne) oraz rachunki kosztów na rzecz wszystkich działów, ale też i dokumentów, i umów ubezpieczeniowych dotyczących członków rodziny, rachunków domowych, opłat stałych. to miejsce będzie służyć do przechowywania wszelkich dokumentów finansowych. tutaj możemy przechowywać dokumenty, gwarancje, rachunki potwierdzające zakup wyposażenia gospodarstwa, domu, przedmiotów osobistych oraz sprzętów niezbędnych w codziennym życiu. dokumenty ogólne, dotyczące rodziny i domu to miejsce przechowywania aktów urodzenia, aktów małżeństwa, dyplomów ukończonych szkół, umów o pracę i świadectw pracy, potwierdzeń odbytych kursów i szkoleń, uzyskanych certyfikatów. Jak uporządkować domowe archiwum? istnieje wiele sposobów na stworzenie domowego archiwum. możemy wykorzystać ogólnie przyjęte metody biurowe lub zdać się na własną pomysłowość. zrezygnujmy z kopert - są nietrwale i nieporęczne. do gromadzenia dokumentów możemy wykorzystać pudła archiwizacyjne (np. kupić je w sklepach papierniczych) lub zwykłe pudełka kartonowe z opisami. na dokumenty wykorzystajmy szufladę w meblach, w której ułożymy opisane, najlepiej kolorowe teczki. najwygodniejszym sposobem i najbardziej przejrzystym jest zbiór segregatorów, każdy opisany na grzbiecie, przeznaczony na jeden typ dokumentów, które wpinamy w przezroczystych koszulkach. ten sposób dokumentowania wymaga trochę przestrzeni na półce czy w szafie. Jeśli 6 W-modr w olsztynie 2015 r.

jesteśmy ograniczeni przestrzennie, można zredukować liczbę segregatorów do niezbędnego minimum, skupiając w nich dokumenty tematycznie pokrewne. ograniczymy się wtedy do haseł głównych: dotacje, majątek i osobiste, ProdukcJa. Jeśli dysponujemy dużą ilością miejsca, można przeznaczyć oddzielne segregatory. nie bójmy się wydatku - segregatory, teczki i koszulki można wykorzystywać, a nawet trzeba, przez parę lat. najpierw poukładajmy wszystko tematycznie. Ważne dokumenty (umowy, akty) warto włożyć pojedynczo, bądź grupkami (rachunki) w przezroczyste koszulki (nie dziurkujemy), a te z kolei umieścić w tematycznych teczkach i segregatorach. Teczki i segregatory każdy segregator przejrzyście opisujemy. 1. SEGREGATOR - WŁASNOŚĆ GOSPODARSTWA q akt własności ziemi - akt notarialny (umowa sprzedaży, umowa darowizny, zniesienia współwłasności, dział spadku, podział majątku wspólnego itp.), odpis z ksiąg wieczystych, postanowienie sądowe, q umowa dzierżawy gospodarstwa rolnego, zawarta w formie pisemnej, q wypis z ewidencji gruntów i budynków, wydany przez starostę Powiatowego, q decyzja podatkowa (nakaz podatkowy), q dokumenty stanowiące podstawę oznaczenia nieruchomości - wyrys z mapy ewidencyjnej, wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków, wypis z rejestru lokali, zaopatrzone w klauzulę właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków (starostwa powiatowe), q wyjaśnienie geodezyjne zmian (położenia, powierzchni, oznaczenia nieruchomości) w przypadku gdy istnieje rozbieżność pomiędzy treścią wypisu z rejestru gruntów a dokumentem stwierdzającym nabycie własności, q polisy ubezpieczeniowe gospodarstwa rolnego, maszyn, budynków, q zezwolenia budowlane i dokumentacja dotycząca zabudowań. 2. SEGREGATOR - DOTACJE OBSZAROWE tu gromadzimy: pismo z nadaniem numeru gospodarstwa, kopie wniosków o przyznanie płatności, pisma z arimr, protokoły z kontroli gospodarstwa, decyzje o przyznaniu płatności. dokumenty potwierdzające spełnianie wymogów wzajemnej zgodności: q zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie stosowania środków ochrony roślin, które zachowuje ważność przez 5 lat, q ewidencję zabiegów wykonywanych przy użyciu środków ochrony roślin, W-modr w olsztynie 2015 r. 7

q potwierdzenie atestacji opryskiwacza - ważne 3 lata, q ewidencję preparatów biobójczych, q dokument potwierdzający zdanie pustych opakowań po środkach ochrony roślin, nawozach, q dokument obrazujący zwalczanie szkodników, czyszczenie i/lub dezynfekcja magazynów paszowych oraz środka transportu, q rejestr każdej partii paszy przyjmowanej do gospodarstwa i wydawanej z gospodarstwa, stosowania nasion/ziarna modyfikowanego genetycznie, rodzaj i pochodzenie paszy podawanej zwierzętom, q wyników wszelkich analiz próbek pobranych z roślin lub innych próbek pobranych dla celów diagnostycznych, q protokoły z kontroli zwierząt lub produktów pochodzenia zwierzęcego, q księga rejestracji i identyfikacji zwierząt, bieżąco aktualizowana oraz paszporty zwierząt w przypadku bydła, q ewidencja leczenia zwierząt, a w przypadku producentów mleka książeczka zdrowia producenta i wyniki badania wody. Produkty lecznicze weterynaryjne i inne produkty lecznicze podawane zwierzętom oraz daty ich podawania i okresy karencji. Dokumentacja leczenia zwierząt gospodarskich przechowywana jest przez utrzymującego zwierzęta przez 5 lat od daty dokonania ostatniego wpisu, q poświadczenie odbioru padłych zwierząt. 3. SEGREGATOR - PRODUKCJA ROŚLINNA Wysokie wymagania, co do poziomu szczegółowości informacji stawia się przed ekologicznymi producentami rolnymi, którzy mają obowiązek odnotowywać wszelkie zaszłości w systematycznie prowadzonych rejestrach i ewidencjach. Zapisy w nich zawarte muszą w kompletny sposób ilustrować przebieg produkcji roślinnej i zwierzęcej oraz czynności w zakresie składowania, a także wprowadzania produktów na rynek. W tym segregatorze powinny znaleźć swoje miejsce: q dokumenty potwierdzające certyfikację: zgłoszenie do jednostki certyfikującej, protokoły z corocznej certyfikacji, pisma otrzymane z jednostki certyfikującej i dokumenty wymagane przez nią, q rejestr działalności rolnośrodowiskowej i plan rolnośrodowiskowy, q kopie wniosków o przyznanie płatności z tytułu realizacji przedsięwzięć rolnośrodowiskowych i decyzje o przyznaniu płatności, q pisma i protokoły z kontroli. Oprócz tych dokumentów powinno się prowadzić książkę historii pól - wpisywać gatunki, odmiany roślin, wielkość i rodzaje zastosowanego nawożenia, rodzaje wykonywanych upraw, wielkość zebranych plonów, przebieg wegetacji. 8 W-MODR w Olsztynie 2015 r.

4. SEGREGATOR - PRODUKCJA ZWIERZĘCA Dokumentacja dotycząca działalności w zakresie produkcji zwierzęcej: q nadanie numeru siedziby stada, q znaki identyfikacyjne: paszporty bydła, dokumentacja przewozowa (w przypadku owiec i kóz), druki urodzeń, przemieszczeń, padnięć, q księgi rejestracyjne prowadzone przez posiadacza w siedzibie stada odrębnie dla poszczególnych gatunków zwierząt, q zgłoszenie do PIW o spełnieniu wymogów produkcji pasz w gospodarstwie, q zapisy krycia zwierząt i inseminacji, q zaświadczenie o spełnieniu minimalnych wymagań higieny pozyskiwania mleka w oborze, książeczka zdrowia, wyniki badania wody - w przypadku producentów mleka, q rozliczenie kwoty mlecznej wg aktualnie obowiązujących wymogów. 5. SEGREGATOR - RACHUNKOWOŚĆ Każde gospodarstwo, bez względu na wielkość produkcji powinno prowadzić książkę przychodów i rozchodów. Obowiązkowo książki rachunkowości muszą prowadzić rolnicy korzystający z premii dla młodych rolników. Tutaj gromadzi się dowody: q sprzedaży mleka, q sprzedaży żywca, q sprzedaży z produkcji roślinnej, q zakupu środków produkcji i paliwa, wody, q opłat za KRUS, podatków, opłat stałych, q kosztów ubezpieczenia zabudowań, q kosztów ubezpieczenia samochodów, ciągników, innych maszyn, q ubezpieczenia zwierząt i upraw, q kosztów budowy, remontów, modernizacji. 6. SEGREGATOR DOM, RODZINA Tutaj powinny znaleźć się teczki: q dokumenty osobiste - przechowywać dokumenty takie jak: akty urodzenia, akty małżeństwa, umowy osobiste, q kariera zawodowa i edukacja - to miejsce do przechowywania świadectw i dyplomów ukończonych szkół, potwierdzenia odbytych kursów i szkoleń, zaświadczenia i certyfikaty, umowy o pracę i świadectwa pracy, q zdrowie - ułatwia kontrolę nad takimi dokumentami jak: książeczki zdrowia, książki szczepień, wydruki potwierdzające status ubezpieczonego, skierowania lekarskie, wyniki badań, karty informacyjne z pobytów szpitalnych. W-MODR w Olsztynie 2015 r. 9

Jak długo należy przechowywać dokumenty? są takie dokumenty, których nie wolno się pozbywać. niezależnie od tego, ile miejsca zajmują, należy je przechowywać przez całe życie. należą do nich: q akty stanu cywilnego dotyczące wszystkich członków rodziny, akty ślubu, metryki urodzenia i chrztu, świadectwa bierzmowania, orzeczenia o rozwodzie, akt unieważnienia małżeństwa, akty zgonu. q dokumenty szkolne - świadectwa ukończenia szkoły, matury, dyplomy ukończenia studiów: dyplomów, świadectw i zaświadczeń potwierdzających zdobycie kwalifikacji zawodowych, ukończenie kursów specjalistycznych lub językowych. q dokumenty potwierdzające okresy pracy i prowadzenia gospodarstwa rolnego oraz podlegania z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu rolników i opłacenia składek, które wnioskodawca ubiegający się o przyznanie prawa do emerytury rolniczej musi przedłożyć oprócz dokumentów stwierdzających tożsamość. takie dokumenty w zasadzie znajdują się w posiadaniu krus, lecz zdarzają się przypadki, że któryś okres należy udowodnić. q dokumenty zawodowe dla pracujących poza rolnictwem - kapitał początkowy oraz wartość składek, świadectwa pracy z całego okresu zatrudnienia, druki rmua, które obecnie pracodawca przekazuje raz, na koniec roku, razem z Pit. mogą przydać się w przyszłości do udowodnienia stażu potrzebnego do emerytury i obliczania jej wysokości, jeżeli zus nie będzie w posiadaniu stosownych dokumentów do wyliczenia wysokości emerytury. Potwierdzenia okresów zatrudnienia odnotowywano również w książeczce ubezpieczeniowej - jeżeli ktoś ją jeszcze posiada - może się okazać również przydatna. q dokumenty majątkowe - akty notarialne kupna i sprzedaży nieruchomości, akt przydziału mieszkania, umowa najmu, akt darowizny, umowy o rozdzielczości majątkowej. q umowy najmu czy dokumenty niezbędne do stwierdzenia tzw. zasiedzenia nieruchomości przechowujemy nawet trzydzieści lat. Polisy ubezpieczeniowe, testamenty oraz inne dokumenty prawne, takie jak akty zakupu nieruchomości, warto trzymać w szczególnie bezpiecznym miejscu. najlepszym rozwiązaniem jest skrytka bankowa, która gwarantuje niemal stuprocentowe bezpieczeństwo. dokumenty bankowe należy przetrzymywać dotąd, aż roszczenia banku ulegają przedawnieniu. umowy kredytowe wraz z aneksami i dowody spłat kolejnych rat przechowywać do czasu otrzymania z banku zaświadczenia o tym, że nie ma się już zaległości względem niego. samo potwierdzenie spłaty kredytu trzymać jeszcze 10 lat, czyli do osiągnięcia okresu przedawnienia. Potwierdzenia z bankomatów i wydruki z terminali wyrzucić dopiero po otrzymaniu wyciągu z konta i sprawdzeniu, że wszystko się zgadza. Jeżeli mamy kredyt hipoteczny, zbierać trzeba również wszystkie dokumenty dotyczące nieruchomości, która jest 10 W-modr w olsztynie 2015 r.

jego zabezpieczeniem, a więc przy remontach - faktury i umowy z wykonawcą. mogą przydać się, by udowodnić poniesione nakłady i wzrost wartości nieruchomości. książeczki czynszowe, rachunki, faktury za energię, odbiorniki radiowe i telewizyjne i inne potwierdzenia opłat za tzw. świadczenia okresowe trzymać trzy lata, licząc od dnia zapłacenia rachunku. W tym czasie wystawca faktury (zakład energetyczny, gazownia) ma prawo sprawdzić, czy rzeczywiście uregulowano należność. roszczenia o zapłatę ulegają przedawnieniu po trzech latach. Jeśli płatności były realizowane przelewem z konta internetowego, wystarczy wydrukować potwierdzenie. Podobnie jest z płatnościami wobec gminy. nie musimy ich trzymać, ale na wszelki przypadek lepiej jest je mieć, gdy zwrócą się do nas, że zalegamy na przykład z zapłatą podatku. dokumenty rozliczeń z urzędem skarbowym, bez względu na to, czy podatnik jest firmą, czy osobą prywatną, ma obowiązek przechowywać przez 5 pełnych lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie. Paragony, dowody zakupu, karty gwarancyjne warto przechowywać ze względu na reklamacje, naprawy gwarancyjne oraz podczas procedur odszkodowawczych np. z powodu kradzieży, kiedy potrzebne są dowody na wysokość poniesionych strat. do reklamacji mamy prawo w ciągu dwóch lat, chociaż niektórych zakupów dokonujemy na promocyjnych zasadach, a wtedy zakupione produkty mogą być objęte inną gwarancją, najczęściej dłuższą. niepotrzebne dokumenty - wyciągi bankowe z numerem konta, informacje dotyczące zaciągniętych kredytów, korespondencję z firmami telekomunikacyjnymi, wszystkie pisma urzędowe oraz koperty, na których są dane osobowe należy zniszczyć, nie wystarczy podrzeć. najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem jest zastosowanie niszczarki do dokumentów, która tnie papier na drobne elementy, niemożliwe do złożenia w całość. niezawodną domową metodą niszczenia dokumentów jest ich spalenie. Zakończenie gospodarstwo rolne jest przedsiębiorstwem, które powinno posiadać własną dokumentację. niezależnie od wielkości gospodarstwa i wysokości produkcji liczba dokumentów może być znaczna. zapanowanie nad dużą ilością danych i umiejętne ich wykorzystanie w planowaniu rozwoju może stwarzać problemy. specjalnym rozwiązaniem jest zarządzanie dokumentacją, które zapewnia właściwą organizację i identyfikację. zarządzanie można zlecić jako odpłatną usługę firmom zajmującym się tym w swojej działalności. istnieją również specjalne programy komputerowe, które ułatwiają gromadzenie i analizę danych. Wybór zależy od preferencji i predyspozycji osoby prowadzącej gospodarstwo. W-modr w olsztynie 2015 r. 11

Źródła informacji: - Anna Wolszczak - Zarządzanie dokumentacją produkcyjną w gospodarstwach rolnych - badania i analiza - Katedra Zarządzania Produkcją i Logistyki Politechniki Łódzkiej 2014 - Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi - Zasady Wzajemnej Zgodności (cross-compliance) wykaz norm i wymogów obowiązujących od 2015 r. oraz zazielenienie WPR - Warszawa 2014 - Elżbieta Wichrowska - Porządek w dokumentach - Jak prowadzić domowe archiwum - www.kobieta.pl 2013 12 W-MODR w Olsztynie 2015 r.

Adresy Powiatowych Zespołów Doradztwa Rolniczego: Bartoszyce, ul. Hubalczyków 2, tel. (89) 762 22 05 Braniewo, ul. Kościuszki 118, tel. (55) 243 28 46 Działdowo, Lidzbark, ul. Jeleńska 6 lok. 13/2, tel. (23) 696 19 75 Elbląg, ul. Grunwaldzka 2, tel. (55) 235 32 36 Pasłęk, ul. Bankowa 25, tel. (55) 248 55 04 Ełk, ul. Suwalska 84, tel. (87) 621 69 67 Giżycko, ul. Przemysłowa 2, tel. (87) 428 51 99 Gołdap, ul. Wolności 20, tel. (87) 615 19 57 Iława, ul. Lubawska 3, tel. (89) 649 37 73 Lubawa, ul. Gdańska 26, tel. (89) 645 24 22 Kętrzyn, ul. Pocztowa 13, tel. (89) 751 30 93 Lidzbark Warmiński, ul. Krasickiego 1, tel. (89) 767 23 10 Mrągowo, ul. Kormoranów 1, tel. (89) 741 24 51 Nowe Miasto Lubawskie, ul. Jagiellońska 24d, tel. (56) 474 21 88 Nidzica, ul. Słowackiego 17, tel. (89) 625 26 50 Olecko, ul. Kolejowa 31, tel. (87) 520 22 17 Olsztyn Biskupiec, ul. Niepodległości 4A, tel. (89) 715 22 59 Ostróda, ul. Składowa 2, tel. (89) 646 24 24 Morąg, ul. Dworcowa 13, tel. (89) 757 47 61 Pisz, ul. Wojska Polskiego 33, tel. (87) 423 20 33 Szczytno, ul. Kościuszki 1/6, tel. (89) 624 30 59 Węgorzewo, ul. Kraszewskiego 40, tel. (87) 427 12 21

Warmińsko-Mazurski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Olsztynie ul. Jagiellońska 91, 10-356 Olsztyn tel. 89 535 76 84, 89 526 44 39, 89 526 82 29 e-mail: sekretariat@w-modr.pl www.w-modr.pl