REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH DO 14 0000 EURO W MIEJSKIM ZAKŁADZIE GOSPODARKI MIESZKANIOWEJ W PILE.
Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania w Miejskim Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pile zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. 2. Udzielanie zamówień powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych wydatków oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 3. Podstawą rozpoczęcia przygotowania postępowania jest wniosek złożony przez kierownika działu, dla którego ma być przeprowadzone postępowanie. Podpisywanie umów 2 1. Umowy w sprawach zamówień publicznych pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej, 2. Do podpisywania umów o zamówienie publiczne uprawniony jest Dyrektor Miejskiego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pile, bądź osoby przez niego upoważnione, 3. Wszystkie wzory umów powinny posiadać akceptację radcy prawnego. 4. Umowy w Miejskim Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pile sporządzane są w 3 egzemplarzach: - jeden egzemplarz umowy przechowywany jest u pracownika ds. zamówień publicznych - jeden egzemplarz umowy przekazywany jest do działu merytorycznego - jeden egzemplarz umowy otrzymuje wykonawca. 5. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywa się zgodnie z zapisami w umowie, a nadzór nad jej realizacją prowadzi kierownik działu, który wnioskował o wszczęcie postępowania. Planowanie zamówień publicznych 3 1. Kierownicy poszczególnych działów oraz ADM nr 1 i 2 zobowiązani są do ustalania terminów zgłaszania i realizacji zamówień publicznych w sposób gwarantujący sprawne przeprowadzenie postępowania. Ustalając termin należy uwzględnić ewentualność unieważnienia postępowania i konieczność ogłoszenia nowego. 2. W przypadkach nadzwyczajnych, awaryjnych realizacja zamówienia może nastąpić niezależnie od planu. 3. Udzielenie zamówienia nie ujętego w planie zamówień jest możliwe jedynie po potwierdzeniu przez głównego księgowego lub kierownika działu finansowo księgowego dysponowania środkami.
Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 4 1. Pracownik ds. zamówień publicznych przygotowuje postępowanie na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania sporządzonego przez Kierownika działu, dla którego ma być przeprowadzone postępowanie. Wniosek powinien zawierać: - określenie przedmiotu zamówienia oraz wielkość lub zakres zamówienia, - wartość szacunkową przedmiotu zamówienia, - kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia - wymagania stawiane wykonawcom dot. spraw technicznych, wiarygodności finansowej - wysokość wadium (jeżeli zamawiający podejmuje decyzję o jego wniesieniu) - projekt umowy. Komisja Przetargowa 5 1. Dyrektor Miejskiego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pile powołuje Komisję Przetargową w celu przeprowadzenia postępowania. 2. Komisja Przetargowa jest zespołem każdorazowo powoływanym do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. 3. Komisja Przetargowa składa się minimum z 3 osób. W składzie: przewodniczący, członek, sekretarz. 4. Komisja Przetargowa proponuje Dyrektorowi MZGM rozstrzygnięcie postępowania. 5. W skład Komisji Przetargowej zawsze wchodzi pracownik ds. zamówień publicznych, któremu zostały powierzone obowiązki związane ze stosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa regulamin pracy komisji. Zasady udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane o wartości szacunkowej do 11 000 euro. 6 1. Realizacja zamówień na roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza w skali roku budżetowego wyrażonej w złotych równowartości kwoty 11 000 euro następuje na podstawie wniosku o udzielenie zamówienia oraz notatki służbowej, w której należy podać: - nazwę przedmiotu zamówienia, - wysokość wynagrodzenia, - termin realizacji zamówienia, - termin płatności 2. Podpisaną przez kierownika działu technicznego i wykonawcę notatkę akceptuje Dyrektor MZGM w Pile.
3. W celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty cenowej na realizację roboty budowlanej należy przeprowadzić rozeznanie rynku, poprzez przekazanie wykonawcom kosztorysów ofertowych. 4. Wykonawcy każdorazowo potwierdzają otrzymanie kosztorysu ofertowego. 5. Pracownik ds. zamówień publicznych do każdego postępowania sporządza protokół Zasady udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane o wartości szacunkowej od 11 000 do 14 000 euro. 7 1. Zamówienia na roboty budowlane o wartości szacunkowej od 11 000 do 14 000 euro realizowane są w formie przetargu. 2. Kierownik działu merytorycznego przygotowuje plan remontów na dany rok budżetowy i przekazuje do pracownika zamówień publicznych. 3. Kierownik działu technicznego wraz z zatwierdzonym przez Dyrektora wnioskiem przekazuje pracownikowi ds. zamówień publicznych wzór umowy, kosztorys inwestorski, kosztorys ofertowy, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót oraz inne niezbędne dokumenty umożliwiające prawidłowe przeprowadzenie postępowanie. 4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z niezbędnymi załącznikami oraz ogłoszenie o przetargu na roboty budowlane o wartości szacunkowej od 11 000 do 14 000 euro publikowane są na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz stronie internetowej zamawiającego 5. Zamawiający wyznacza termin składania ofert na powyższe ogłoszenie nie krótszy niż 7 dni. 6. Po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert, wyznaczona Komisja Przetargowa dokonuje otwarcia ofert. 7. Członkowie Komisji Przetargowej wykonują czynności określone w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej. Zapoznają się z ofertami, oceniają je, dokonują wyboru najkorzystniejszej oferty. 8. Wyniki przetargu publikowane są na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz stronie internetowej zamawiającego, 9. W terminie do 7 dni od daty opublikowania ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie podpisana umowa z wybranym wykonawcą. 10. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywa się zgodnie z zapisami umowy, a nadzór nad jej realizacją prowadzi kierownik działu technicznego 11. Pracownik ds. zamówień publicznych sporządza Dokumentację podstawowych czynności dot. wyboru najkorzystniejszej oferty w formie przetargu.
Zasady udzielania zamówień na dostawy/usługi o wartości szacunkowej do 11 000 euro. 8 1. Na dostawy i usługi, których wartość nie przekracza kwoty 11 000 euro - nie ma obowiązku pisemnego dokumentowania wyboru wykonawcy 2. Na dostawy i usługi o wartości powyżej 11 000 do 14 000 euro należy przeprowadzić postępowanie w formie przetargu lub zapytania ofertowego, w wyniku, którego zostanie zawarta umowa. 3. Podstawą rozpoczęcia przygotowania postępowania jest wniosek złożony przez kierownika działu merytorycznego, dla którego ma być przeprowadzone postępowanie. Zasady przeprowadzanie postępowania na dostawy i usługi w formie przetargu 9 1. Pracownik ds. zamówień publicznych przygotowuje siwz na podstawie wniosku zaakceptowanego przez Dyrektora przekazanego przez kierownika działu wnioskującego o wszczęcie postępowania. 2. Kierownik działu, dla którego ma być przeprowadzone postępowanie wraz z zatwierdzonym przez Dyrektora wnioskiem przekazuje pracownikowi ds. zamówień publicznych wzór umowy oraz inne niezbędne dokumenty umożliwiające prawidłowe przeprowadzenie postępowanie. 3. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z niezbędnymi załącznikami oraz ogłoszenie o przetargu na dostawy/usługi od 11 000 do 14 000 euro publikowane są na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz stronie internetowej zamawiającego. 4. Zamawiający wyznacza termin składania ofert na powyższe ogłoszenie nie krótszy niż 7 dni. 5. Po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert, wyznaczona Komisja Przetargowa dokonuje otwarcia ofert. 6. Członkowie Komisji Przetargowej wykonują czynności określone w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej. Zapoznają się z ofertami, oceniają je, dokonują wyboru najkorzystniejszej oferty. 7. Wyniki przetargu publikowane są na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz stronie internetowej zamawiającego. 8. W terminie do 7 dni od daty opublikowania ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie podpisana umowa z wybranym wykonawcą. 9. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywa się zgodnie z zapisami umowy, a nadzór nad jej realizacją prowadzi kierownik działu merytorycznego. 10. Pracownik ds. zamówień publicznych sporządza Dokumentację podstawowych czynności dot. wyboru najkorzystniejszej oferty w formie przetargu.
Zasady przeprowadzania postępowania na dostawy/usługi w formie zapytania ofertowego. 10 1. Pracownik ds. zamówień publicznych przygotowuje zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na podstawie wniosku przekazanego przez kierownika działu wnioskującego o wszczęcie postępowania, który akceptuje Dyrektor MZGM 2. Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej wraz z niezbędnymi załącznikami należy przekazać minimum 5 wykonawcom. 3. Zamawiający wyznacza termin składania ofert nie krótszy niż 7 dni. 4. Po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert, wyznaczona Komisja Przetargowa dokonuje otwarcia ofert. 5. Członkowie Komisji Przetargowej wykonują czynności określone w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej. Zapoznają się z ofertami, oceniają je, dokonują wyboru najkorzystniejszej oferty. 6. Należy posiadać co najmniej dwie oferty celem potwierdzenia osiągania najlepszych efektów przy najniższych nakładach. 7. W terminie do 7 dni od daty opublikowania ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie podpisana umowa z wybranym wykonawcą. 8. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywa się zgodnie z zapisami umowy, a nadzór nad jej realizacją prowadzi kierownik działu merytorycznego. 9. Pracownik ds. zamówień publicznych sporządza Dokumentację podstawowych czynności dot. wyboru najkorzystniejszej oferty w trybie zapytania ofertowego Wykaz załączników Integralną częścią Regulamin jest: 1. Załącznik nr 1 Regulamin pracy komisji przetargowej 2. załącznik nr 2 Wzór zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowej 3. załącznik nr 3 Rejestr wydatków do 14 000 euro 4. załącznik nr 4 Rejestr umów do 14 000 euro 5. załącznik nr 5 Wniosek o udzielenie zamówienia 6. załącznik nr 6 Protokół zamówienia publicznego 7. załącznik nr 7 Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej w formie zapytania ofertowego 8. załącznik nr 8 Propozycja cenowa (usługi/dostawy) 9. załącznik nr 9 Dokumentacja podstawowych czynności postępowania przeprowadzonego w formie zapytania ofertowego 10. załącznik nr 10 Ewidencja pobranych kosztorysów ofertowych 11. załącznik nr 11 Oferta cenowa (roboty budowlane/usługi/dostawy) przetarg 12. załącznik nr 12 Dokumentacja podstawowych czynności postępowania przeprowadzonego w formie przetargu. 11