z a a w a n s o w a n y FORMUŁY WARUNKOWE, DZIĘKI KTÓRYM TWÓJ EXCEL ZACZNIE MYŚLEĆ
Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć Krzysztof Chojnacki, Piotr Dynia
Autorzy: Krzysztof Chojnacki, Piotr Dynia Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Weronika Wota Redaktor prowadzący: Rafał Janus Korekta: Zespół Skład i łamanie: Norbert Bogajczyk Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Druk: Miller ISBN: 978-83-269-4454-3 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Spis treści Wstęp... 4 1. Podstawowe informacje o operacjach warunkowych... 5 1.1. Co to są wartości logiczne... 6 1.2. Co to są działania logiczne... 8 2. Operacje warunkowe w funkcjach arkuszowych... 9 2.1. Funkcja JEŻELI... 9 2.2. Funkcja ORAZ... 11 2.3. Funkcja LUB... 13 2.4. Funkcja CZY.BŁĄD... 15 2.5. Funkcja CZY.PUSTA... 16 2.6. Funkcja NIE... 18 2.7. Funkcja CZY.LICZBA... 19 2.8. Funkcja CZY.TEKST... 20 2.9. Funkcja SUMA.JEŻELI... 21 2.10. Funkcja LICZ.JEŻELI... 23 3. Warunki w formułach tablicowych... 25 3.1. Tworzenie warunków w formułach tablicowych... 26 3.2. Formuła tablicowa z warunkami krok po kroku... 28 3.3. Przykłady warunków logicznych w formułach tablicowych... 29 4. Operacje logiczne w formatowaniu warunkowym... 43 4.1. Łączenie wielu warunków formatowania... 43 4.2. Złożone warunki formatowania tworzone z użyciem formuł... 44 4.3. Przykłady warunków logicznych w formatowaniu... 45 5. Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych... 59 5.1. Sumowanie warunkowe... 59 5.2. Automatyczne oznaczanie na billingu prywatnych rozmów pracowników... 62 5.3. Formuły warunkowe dla skrajnych wartości... 64 5.4. Oznaczanie produktów przeterminowanych kolorem i komentarzem... 71 5.5. Najmniejszy zysk i najmniejsza strata... 75 5.6. Podsumowanie warunkowe z zestawień cząstkowych w Excelu... 76 5.7. Posortowana lista z wyróżnionymi grupami danych... 78 5.8. Wyszukiwanie liczb nieparzystych... 80 5.9. Zliczanie wartości występujących jednokrotnie... 82 5.10. Warunkowe podsumowanie wielu kolumn... 83 3
Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć Wstęp Sprawne wykonywanie operacji warunkowych oraz znajomość zasad działań logicznych w Excelu to umiejętności wymagane od każdego, co najmniej średniozaawansowanego użytkownika programu. Praktycznie każda bardziej rozbudowana formuła wyszukująca wykorzystuje bowiem różnego rodzaju testy, sprawdzenia założeń czy porównania z wymaganymi kryteriami. Bez znajomości zagadnień logicznych poczujesz się mocno ograniczony w trakcie codziennych zmagań z arkuszem kalkulacyjnym. Działania warunkowe wykorzystasz przede wszystkim w trakcie stosowania formuł, ale nie tylko. Istnieje wiele narzędzi Excela (często jedynie formatujących dane), które do poprawnego działania wymagają przeprowadzenia jakiegoś testu. Dopiero po sprawdzeniu, czy dana sytuacja zaistniała, wprowadzą odpowiednie zmiany w arkuszu. Często się zdarza, że użytkownicy mają największe problemy ze zrozumieniem, dlaczego dany test został przeprowadzony, co oznacza jego wynik i jak uzależnić od niego dalsze wykonywanie operacji. W sytuacji gdy występuje jeden warunek, sprawa wydaje się prosta. Co jednak zrobić, gdy testów do przeprowadzenia jest kilka i każdy z nich daje inny wynik? W jaki sposób takie informacje połączyć i przekazać Excelowi, od czego będzie zależeć jego dalsze działanie i na których danych ma operować? Prawdopodobnie większość użytkowników Excela spotkała się już z funkcjami, których nazwy zawierają człon JEŻELI (np. JEŻELI, SUMA.JEŻE- LI czy LICZ.JEŻELI). To z nimi najczęściej kojarzone są operacje logiczne w arkuszu. Jednakże nie warto ograniczać się jedynie do przeprowadzenia prostych testów czy podliczeń. Możliwość kombinowania ze sobą wyników stanowiących wartości logiczne stwarza ogromne możliwości budowania elastycznych formuł (bardzo często tablicowych), doskonale dopasowujących się do układu danych w arkuszu kalkulacyjnym. Gdy zrozumiesz zasadę działań logicznych i operacji warunkowych, Twoja praca w Excelu stanie się łatwiejsza. Zaczniesz stosować nieszablonowe rozwiązania, od podstaw zbudujesz własne wielopiętrowe formuły i stworzysz takie reguły formatowania danych, o których nigdy wcześniej nie mogłeś nawet marzyć. 4
1. Podstawowe informacje o operacjach warunkowych Aby sprawnie wykonywać operacje warunkowe i działania logiczne w Excelu, trzeba poznać kilka najważniejszych zagadnień. Ta wiedza ułatwi także zrozumienie rozwiązań prezentowanych w dalszej części publikacji. Operacje warunkowe pełnią rolę pomocniczą w stosunku do właściwych działań lub obliczeń w arkuszu, a najczęściej je poprzedzają. Ich zadaniem jest przeprowadzenie testu, czy dana wartość lub wynik spełniają określony warunek, czy też nie. Jeżeli spełniają, wówczas zachodzi pewna operacja, jeśli nie, wykonywane jest inne działanie. Operacje warunkowe zwracają w wyniku wartość logiczną PRAWDA lub FAŁSZ. W arkuszu Excela operacje warunkowe wykonuje się za pomocą równań (formuł). Przykład prostego równania warunkowego: =A1>100 Interpretacja tego działania okaże się prosta. Sprawdzamy, czy wartość w komórce A1 jest większa od 100. Przy tworzeniu warunków należy więc wywołać sytuację, w której porównuje się jedną wartość z inną, a także określa się typ tego porównania. Do tego służą operatory porównawcze. Tabela przedstawia operatory używane w formułach Excela. Tabela 1.1. Operatory logiczne Operator Typ porównania = równy > większy niż < mniejszy niż >= większy lub równy <= mniejszy lub równy <> różny 5
Formuły warunkowe, dzięki którym Twój Excel zacznie myśleć Zwróć uwagę na operatory łączone: większy lub równy (>=) oraz mniejszy lub równy (<=). Wpisuj je zawsze w podanej kolejności. A zatem znak równości wprowadzaj na drugim miejscu. Wprawdzie nowsze wersje Excela potrafią już automatycznie poprawiać i rozpoznawać wpis (=< lub =>), ale w starszych edycjach programu był sygnalizowany błąd. Rysunek 1.1 przedstawia przykładowe równania logiczne wstawione do arkusza. W kolumnach A oraz B znajdują się wartości, które będą porównywane. W kolumnie C widnieje rodzaj równania z określonym typem porównania. Ostatnia rubryka przedstawia wynik zwrócony przez równanie z danego wiersza. Przyjrzyjmy się tym wynikom. W komórce D2 Excel wyświetlił słowo FAŁSZ. Oznacza to, że równanie z komórki C2 jest nieprawdziwe. Liczba 445 nie jest równa wartości 926. W ostatnim wierszu równanie jest prawdziwe, ponieważ liczba 938 jest różna (inna) od 785. Rys. 1.1. Równania logiczne w arkuszu W wierszu 3. zastosowano równanie z łączonym operatorem większy lub równy (>=). W tego typu działaniu tylko jeden warunek musi być spełniony, aby równanie było prawdziwe. Żeby tak się stało, wartość w komórce A3 musi być większa lub równa liczbie w komórce B3. Zwróć uwagę na działania w wierszu 5. Porównywane wartości są takie same i w równaniu tylko warunek równości jest spełniony. Formuła Excela zwróciła zatem słowo PRAWDA. 1.1. Co to są wartości logiczne Zajmijmy się teraz wartościami logicznymi, o których jedynie wspomnieliśmy. Wiemy, że słowa PRAWDA lub FAŁSZ są zwracane jako wyniki formuły z równaniem logicznym, gdzie występuje operator porównawczy. Pierwsze pojawi się wówczas, gdy test logiczny jest spełniony. Jeżeli nie, wówczas wynikiem będzie słowo FAŁSZ. No dobrze, ale co dalej zrobić z otrzymanymi wartościami? 6
Rozdział 1. Podstawowe informacje o operacjach warunkowych Otóż bardzo istotny jest fakt, że w Excelu wartościom logicznym są przyporządkowane liczby: PRAWDA równa jest liczbie 1, FAŁSZ równy jest 0. UWAGA Jest to zasada umowna, wykorzystywana jedynie przy wykonywaniu operacji logicznych. Jeżeli dodasz do siebie, np. za pomocą funkcji SUMA, dwie wartości PRAWDA i 3 wartości FAŁSZ, nie otrzymasz w wyniku liczby 2. Jednakże jeśli dodasz do siebie wartości logiczne za pomocą znaku dodawania (np. PRAWDA+PRAWDA), wówczas w wyniku otrzymasz już liczbę 2. Więcej na ten temat w rozdziale dotyczącym działań logicznych. UWAGA Warto przy tym zaznaczyć, że przyporządkowanie liczb wartościom logicznym ma ogromne znaczenie przy tworzeniu formuł, złożonych warunków i działań tablicowych. Wartości logiczne będą wykorzystywane także przy stosowaniu wbudowanych funkcji arkuszowych Excela. Nie chodzi tutaj jedynie o funkcje logiczne, np. JEŻELI. Wiele innych funkcji (np. informacyjnych) będzie zwracało w wyniku jedną z wartości logicznych. Rysunek 1.2 przedstawia kilka funkcji arkuszowych, które wykorzystują wartości logiczne. Rys. 1.2. Działanie funkcji informacyjnych w arkuszu 7