Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 1 do Umowy Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 3 zadań szkoleniowych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. Poszczególne zadania szkoleniowe odpowiadają Zadaniom 7, 8 i 9 zdefiniowanym we wniosku o dofinansowanie projektu Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku (dalej Projekt ). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. I. Informacje ogólne: 1.1 Miejsce prowadzenia szkoleń: sale szkoleniowe Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz i ewentualnie inne sale szkoleniowe wskazane przez Zamawiającego w mieście Grudziądz. 1.2. Zajęcia będą odbywać się w czasie pracy Urzędu, w wymiarze 8 godzin lekcyjnych (po 45 min) dziennie, w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8.30 do 15.30 dla wyodrębnionych grup szkoleniowych według szczegółowych zakresów tematycznych zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 2 do Umowy). 1.3. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wyposażoną w projektor multimedialny, ekran oraz flipchart (bez pisaków i bloków papierowych). Do szkoleń komputerowych Zamawiający zapewnia salę wyposażoną w odpowiednią liczbę komputerów. 1.4. Zamawiający zapewnia materiały promocyjne dla uczestników szkoleń w postaci torby, notatnika, pendrive, długopisu z logo Projektu. 1.5. Zamawiający zapewnia oznakowanie sali szkoleniowej zgodnie w z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji http://ip2.mswia.gov.pl/portal/ip2/326/1265/promocja_efs.html. II. Ogólna charakterystyka usług szkoleniowych: Zamówienie dotyczy 3 zadań szkoleniowych zaplanowanych w projekcie: Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku : 2.1 Zadanie 7 - Przeprowadzenie szkoleń dla 40 urzędników na stanowiskach kierowniczych Grupa K1 i K2: a) Uczestnicy: kadra na stanowiskach kierowniczych 2 grupy po ok. 20 osób b) Liczba godzin: 8 dni szkoleń x 8 godzin = 64 h dla każdej grupy
c) Łączna liczba godzin: 2 grupy x 64h =128h d) Termin realizacji szkoleń: sierpień 2011 grudzień 2011 Techniki komunikacji z elementami negocjacji (szkolenie ogólne) 2 dni szkoleniowe dla każdej grupy Zarządzanie czasem pracy i delegowanie zadań (szkolenie ogólne) 2 dni szkoleniowe dla każdej grupy Zarządzanie kadrami i system ocen pracowniczych (szkolenie specjalistyczne) 1 dzień Zamówienia publiczne (szkolenie specjalistyczne) 2 dni szkoleniowe dla każdej grupy Przygotowywanie projektów uchwał JST (szkolenie specjalistyczne) 1 dzień Ogólne ramy tematyczne szkoleń specjalistycznych stanowią Załącznik do SIWZ Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wskazane zagadnienia opracowując programy szczegółowe szkoleń. 2.2. Zadanie 8 - Przeprowadzenie szkoleń dla 115 urzędników przygotowujących decyzje administracyjne Grupy D1, D2, D3, D4, D5, D6, D7,D8: a) Uczestnicy: urzędnicy przygotowujący decyzje administracyjne z Wydziałów: Budownictwa i Planowania Przestrzennego, Finansowego, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Komunikacji, Transportu, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, Spraw Obywatelskich, Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Społecznych 8 grup po ok. 15-20 osób b) Liczba godzin: 8 dni szkoleń x 8 godzin = 64 h dla każdej grupy c) Łączna liczba godzin: 8 grup x 64 h = 512 h d) Termin realizacji szkoleń: wrzesień 2011 styczeń 2012 Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta (szkolenie ogólne) 1 dzień Zarządzanie i organizacja czasu pracy (szkolenie ogólne) 1 dzień szkoleniowy dla każdej grupy Procedury wydawania decyzji administracyjnych (KPA) (szkolenie specjalistyczne) 2 dni szkoleniowe dla każdej grupy Tematy specjalistyczne wg spraw/decyzji danego Wydziału (szkolenie specjalistyczne) 4 dni szkoleniowe dla każdej grupy Ogólne ramy tematyczne szkoleń specjalistycznych stanowią Załącznik do SIWZ Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wskazane zagadnienia opracowując programy szczegółowe szkoleń. 2.3. Zadanie 9 - przeprowadzenie szkoleń dla 82 pracowników według potrzeb stanowiska pracy Grupa S1 a) Uczestnicy: członkowie Grupy Roboczej ds. zarządzania projektowego oraz partnerstwa publiczno-prywatnego 1 grupa 25 osób
b) Liczba godzin: 5 dni szkoleń x 8 godzin = 40 h c) Łączna liczba godzin: 1 grupa x 40 h = 40 h d) Termin realizacji szkoleń: sierpień 2011 Tematy specjalistyczne z zakresu zarządzania projektowego i partnerstwa publicznoprywatnego (szkolenie specjalistyczne) 5 dni szkoleniowych, w tym 3 dni szkoleń teoretycznych i 2 dni szkoleń komputerowych Grupy S2, S3, S4 a) Uczestnicy: urzędnicy zajmujący się finansami i księgowością, pracownicy Biura Obsługi Interesantów, Straży Miejskiej ( 3 grupy po ok. 20 osób) b) Liczba godzin: 5 dni szkoleń x 8 godzin = 40 h c) Łączna liczba godzin: 3 grupy x 40 h = 120 h d) Termin realizacji szkoleń: styczeń 2012 luty 2012 Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta (szkolenie ogólne) 1 dzień Zarządzanie i organizacja czasu pracy (szkolenie ogólne) 1 dzień szkoleniowy dla każdej grupy Tematy specjalistyczne wg potrzeb stanowiska pracy danej grupy (szkolenie specjalistyczne) 3 dni szkoleniowe dla każdej grupy Ogólne ramy tematyczne szkoleń specjalistycznych stanowią Załącznik do SIWZ Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wskazane zagadnienia opracowując programy szczegółowe szkoleń. III. Szczegółowa charakterystyka wymagań wobec usług szkoleniowych i cateringu: 3.1 W ramach opracowania i przeprowadzenia szkoleń stacjonarnych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, w ramach projektu pt. Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku (dalej Projekt) - na podstawie rekrutacji uczestników przeprowadzonej w 2011 roku Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić: 3.1.1 Przeprowadzenie szkoleń będących przedmiotem zamówienia zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą oraz zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 2 do Umowy). 3.1.2 Do szkoleń komputerowych instalację programu MS Project w wersji Standard 2007 na komputerach udostępnionych przez Zamawiającego, przeprowadzenie szkolenia w oparciu o zainstalowane oprogramowanie oraz odinstalowanie programu po zakończeniu szkolenia. 3.1.3 Wysoko wykwalifikowaną kadrę wykładowców do prowadzenia szkoleń ogólnych i specjalistycznych, która posiada wykształcenie i doświadczenie zawodowe zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ.
3.1.4 Opracowanie i dostarczenie Zamawiającemu szczegółowego programu szkoleń na każdy dzień szkoleniowy na podstawie wyników zdiagnozowanych luk kompetencyjnych urzędników oraz załączonego zakresu tematyki dla szkoleń specjalistycznych. Diagnoza luk kompetencyjnych jest aktualnie prowadzona w ramach odrębnego zamówienia. Wykonawca otrzyma wersję elektroniczną zdiagnozowanych luk kompetencyjnych urzędników oraz proponowane konspekty szkoleń po podpisaniu umowy. Programy szkoleń Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem cyklu szkoleń dla każdej grupy. 3.1.5 Przygotowanie, wydruk i przekazanie wszystkim uczestnikom szkoleń - zbindowanych lub w inny sposób trwale złączonych materiałów szkoleniowych na każdy temat szkolenia. Materiały o których mowa powyżej powinny składać się z 3 części: - materiały podstawowe - kompendium wiedzy z danego tematu szkoleniowego - materiały ćwiczeniowe - indywidualne i grupowe zadania, studia przypadków - materiały uzupełniające - ustawy, akty wykonawcze, interpretacje, orzecznictwo, zalecenia, wytyczne, itp. (nie dotyczy szkoleń ogólnych i szkolenia komputerowego) Materiały ogółem powinny stanowić nie mniej niż 10 stron w formacie A4 na każdy dzień szkolenia. Powinny zostać przekazane za potwierdzeniem odbioru każdemu uczestnikowi szkolenia oraz dodatkowo muszą zostać dostarczone w wersji elektronicznej i papierowej Zamawiającemu do dokumentacji projektu. Materiały szkoleniowe Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed każdym tematem szkoleniowym. 3.1.6 Opracowanie i wydruk zaświadczeń potwierdzających udział w cyklu szkoleń w ilości odpowiadającej liczbie uczestników oraz przekazanie ich uczestnikom za potwierdzeniem odbioru każdemu uczestnikowi po zakończeniu udziału w cyklu szkoleń. Wzór zaświadczenia Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 5 dni przed zakończeniem cyklu szkoleń dla każdej grupy. 3.1.7 Zweryfikowanie poziomu wiedzy, tj. stopnia osiągnięcia wskaźnika rezultatu miękkiego w ramach prowadzonych szkoleń. Wskaźnik rezultatu miękkiego został zdefiniowany w projekcie jako: Podniesienie wiedzy i umiejętności w zakresie treści modułów (tematów) szkoleniowych wśród 90% pracowników. Stopień osiągnięcia wskaźnika rezultatu miękkiego powinien zostać zweryfikowany za pomocą przeprowadzenia przez Wykonawcę: a) dwóch testów weryfikujących wiedzę uczestników w każdym temacie szkoleń specjalistycznych, w tym jeden test na początku, a drugi na zakończenie danego tematu szkolenia. Powyższy test Wykonawca jest zobowiązany opracować i wydrukować w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia. Test powinien składać się z ok. 10-15 pytań jednokrotnego wyboru. Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia testów i zagregowania wyników w formie raportu (sprawozdania pisemnego) dla każdego tematu szkoleń. Wzory testów Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w wersji elektronicznej Zamawiającemu do akceptacji nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem każdego tematu szkoleń specjalistycznych.
b) ankiet ewaluacyjnych badających wzrost wiedzy oraz poziom satysfakcji uczestników szkolenia w każdym module (temacie) szkoleń. Zamawiający dostarczy Wykonawcy wersję elektroniczną ankiet nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia, natomiast Wykonawca będzie zobowiązany wydrukować i rozdać ankiety w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia. 3.1.8 Wszystkie dostarczone dokumenty, formularze, materiały, etc. związane z realizacją niniejszego zamówienia muszą być oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji http://ip2.mswia.gov.pl/portal/ip2/326/1265/promocja_efs.html. 3.1.9 Powadzenie dokumentacji realizowanych szkoleń według wzorów przesłanych przez Zamawiającego drogą elektroniczną po podpisaniu umowy. Dokumentacja o której mowa dotyczy w szczególności: 1) list obecności 2) dzienników zajęć 3) programów zajęć 4) ankiet ewaluacyjnych 5) list potwierdzających odbiór: -materiałów szkoleniowych, -skorzystania z cateringu, -wydanych zaświadczeń ukończenia szkoleń. 3.1.10 Zorganizowanie cateringu dla uczestników szkoleń i wykładowców w postaci serwisu kawowego dla potrzeb organizacji dwóch przerw kawowych i jednej przerwy obiadowej według poniższych wymagań: a) serwis kawowy: -sposób podania w miejscu prowadzenia szkoleń, w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem warnika do grzania wody, filiżanek, talerzyków, szklanek, łyżeczek (niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku) i serwetek w liczbie adekwatnej do liczby uczestników szkoleń i wykładowców w danym dniu szkolenia, w tym także: - ciastka (mieszanka deserowa delicje, wafelki, ciastka kruche, itp.): 5 szt. różnych ciastek na osobę; - kawa rozpuszczalna 1 filiżanka 250 ml na osobę - kawa mielona 1 filiżanka 250 ml na osobę - herbata 1 filiżanka 250 ml na osobę - woda mineralna niegazowana/gazowana do wyboru 250 ml na osobę - cukier 4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gr. na osobę - śmietanka do kawy 50 ml na osobę - cytryna do herbaty 1 plasterek na osobę b) przerwa obiadowa:
- sposób podania - obiad będzie serwowany każdego dnia szkolenia dla jego uczestników w sali szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku Menu obiadowe powinno być odrębnie przygotowane na każdy dzień szkoleń danej grupy i powinno składać się przynajmniej z: 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego (w postaci dania mięsnego lub rybnego, ziemniaków lub zamienników w postaci kaszy, ryżu lub frytek) oraz surówki lub gotowanych warzyw, a także soku i wody do picia wg następującej gramatury: - zupa 250 ml na osobę - porcja mięsa lub ryby 150 gr. na osobę - porcja ziemniaków/kaszy/ryżu/frytek 150 gr. na osobę - surówki/ gotowane warzywa 150 gr. każdego rodzaju na osobę - sok 250 ml na osobę - woda mineralna niegazowana/gazowana do wyboru 250 ml na osobę