ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH (dla zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro) znak sprawy: APP_60_EOG18_2015 I. ZAMAWIAJĄCY: Warszawski Uniwersytet Medyczny ul. Żwirki i Wigury 61 02-091 Warszawa REGON: 000288917 NIP: 525-00-05-828 Osoba do kontaktu z Wykonawcami Dr Magdalena Łazarewicz Tel. 22 57-20-534 e-mail: magda.lazarewicz@gmail.com Zakład Psychologii Medycznej ul. Żwirki i Wigury 81, 02-091 Warszawa II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Organizacja roboczego warsztatu naukowego wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem w ramach realizacji polsko norweskiego projektu badawczego SUPP Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Wynajęcie stylowych i komfortowych pokoi hotelowych z łazienką i ze śniadaniem w formie bufetu dla 14 osób (w tym min. 2 pokoje jednoosobowe i max. 1 pokój 3 osobowy, pozostałe pokoje - dwuosobowe) na 3 doby hotelowe (24.08-27.08.15 do godz. 18.30) oraz jednego pokoju jednoosobowego na jeden nocleg (przyjazd 26.08, wyjazd 27.08.15) w kameralnym hotelu (nocleg dla max. 50 gości hotelowych) z zadrzewionym ogrodem/parkiem wielkości min. 3 hektarów w odległości nie mniejszej niż 30km i nie większej niż 100km od siedzimy Zamawiającego (ul. Żwirki i Wigury 61, Warszawa). Budynek hotelowy w odległości min. 50m od drogi krajowej, wojewódzkiej i powiatowej. Budynek hotelu lub budynek w którym mieści się sala konferencyjna wpisany do rejestru zabytków. Na terenie całego hotelu bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego (WIFI). Bezpłatny parking dla gości. Hotel dysponujący pakietem możliwych do zorganizowania dodatkowych wieczornych atrakcji dla gości. 2. Wynajęcie stylowej i kameralnej sali konferencyjnej w miejscu zakwaterowania (w tym samym budynku co hotel lub w obrębie tego samego kompleksu budynków, jednak w odległości nie większej niż 200m od hotelu) na 15 osób na trzy dni: 25, 26 i 27 sierpnia 2015. Godziny rezerwacji sal: 25.08.15: 8.00-19.00; 26.08.15: 8.00-19.00; 27.08.15: 8.00-18.00. Wyposażenie sali konferencyjnej: rzutnik i ekran lub monitor do prezentacji multimedialnych z możliwością podłączenia własnego sprzętu złączem HDMI tablica suchościeralna 1000x1400mm bądź flipchart wraz z niezbędnymi akcesoriami (papier gładki, flamastry w min. 4 kolorach, gąbka do tablicy suchościeralnej) o wym. min. 650x1000mm bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego (WIFI). 1
Cechy sali: ustawienie krzeseł wokół stołu w podkowie/kwadracie lub wokół okrągłego stołu sala z oknami sala z łatwym dostępem do ogrodu (parku) powierzchnia sali konferencyjnej 30 65m 2 3. Wyżywienie w dniach 24-27.08.2015: catering przerw kawowych, obiady/lunche, kolacje (w tym jedna serwowana elegancka kolacja konferencyjna) na terenie hotelu lub w kompleksie budynków w których odbywa się warsztat, jednak w odległości nie większej niż 250m od sali konferencyjnej. Catering przerw kawowych (ciągły- na bieżąco uzupełniany, dostępny w sali konferencyjnej lub jej bezpośrednim otoczeniu) dla 14 osób w dniach 25.08 i 26.08, dla 15 osób w dniu 27.08.15 przed południem i dla 12 osób w dniu 27.08.15 po południu w tym: o świeże owoce filetowane, o świeżo pieczone ciasta serwowane w małych porcjach w papilotkach (inne każdego dnia, min. 2 rodzaje dziennie, lekkie, bez ciężkich margarynowych kremów), o estetyczne i lekkostrawne kanapeczki konferencyjne wielkości finger food, o napoje: kawa, herbata (czarna, zielona, jaśminowa + min. 2 owocowe), soki naturalne (jabłkowy i pomarańczowy), woda gazowana i niegazowana. Obiad (lunch) w dniach 25.08 i 26.08.15 (dla 14 osób) i 27.08.15 (da 15 osób). Min. 2 warianty menu na każdy dzień w tym jeden wegetariański o zupa, o główne danie o deser o napoje (woda, sok do obiadu; kawa i herbata do deseru) Kolacja dla 14 osób w dniach 24 i 25.08.15 w postaci urozmaiconego bufetu. Elegancka serwowana kolacja konferencyjna w dniu 26.08.15 dla 15 osób (zupy, główne dania i deser do wyboru z karty restauracji ustalone min. 3 warianty w tym dania wegetariańskie) o zimne przystawki na stole o zupy, o główne dania, o deser, o napoje do kolacji do wyboru (do wysokości ustalonej kwoty). Planowany rozkład dnia: 24.08.15 25.08.15 26.08.14 27.08.15 Śniadanie (bufet) 7.30-9.00 7.30-9.00 7.00-9.00 Obrady z przerwami 9.00-14.00 9.00-14.00 8.00-13.00 kawowymi cz. 1 (catering ciągły) Obiad/Lunch 14.00-15.00 14.00-15.00 13.00-14.00 Obrady z przerwami kawowymi cz. 2 (catering ciągły) 15.00-19.00 15.00-19.00 14.00-18.00 kolacja 19.30-23.00 20.00-20.00 III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Zamawiający oczekuje wykonania usługi w terminie 24 27 sierpnia 2015 2
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I OPIS SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW: Zamawiający stawia dodatkowe warunki udziału w postępowaniu: hotel z noclegiem dla max. 45 gości hotel w kompleksie z zadrzewionym ogrodem/parkiem wielkości min. 3 hektarów z możliwością (przy ładnej pogodzie) przeniesienia obrad do ogrodu (dostępność mebli ogrodowych) odległość od siedziby Zamawiającego: 30-100km hotel w odległości min. 50 m od drogi krajowej lub wojewódzkiej lub powiatowej na terenie całego hotelu i w sali konferencyjnej bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego (WIFI) bezpłatny parking dla uczestników warsztatu dysponowanie pakietem (min. 5 do wyboru) możliwych do zorganizowania dodatkowych wieczornych atrakcji dla gości. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia wym. przez Zamawiającego w pkt. IV, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. V. KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: cena 100% 2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie wybrana oferta z najniższą łączną ceną brutto. 3. Oferta najkorzystniejsza (z najniższą ceną) otrzyma 100 pkt, każda następna oferta otrzyma liczbę punktów proporcjonalnie mniejszą, obliczoną według wzoru: 4. Liczba punktów oferty badanej = cena min X A = 100pkt cenabadana 5. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez niego ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Oferta złożona w postępowaniu, przestaje wiązać w przypadku wyboru innej oferty lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru wykonawcy. VII. MIEJSCE DOSTAWY: Usługa zrealizowana będzie w miejscu wskazanym przez Oferenta z zastrzeżeniem aby całość przedmiotu zamówienia (zakwaterowanie, warsztaty, catering) odbyła się w jednym obiekcie lub kompleksie budynków na terenie jednej działki (parku, ogrodu), w odległości w min. 30- max. 100km od Warszawy. 3
VIII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z postanowieniami niniejszego zaproszenia. 3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. 4. Oferta powinna być napisana w sposób czytelny wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zaproszenia. 5. Oferta powinna zawierać podpisane oświadczenie dotyczące spełnienia warunków udziału w postepowaniu. 6. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania ofert, a upoważnienie do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów dołączonych do oferty. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 8. Oferta musi być oznaczona znakiem sprawy: APP_60_EOG18_2015 9. Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa powinny zostać oznaczone dopiskiem Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa dokument niejawny nie może być udostępniany innym uczestnikom postępowania. IX. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE NALEŻY DOSTARCZYĆ WCELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Zamawiający nie wymaga złożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienia warunków udziału w postępowaniu. X. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy złożyć, nie później niż do 21 lipca 2015 roku do godz. 15:00 2. Oferty można składać: a. W wersji papierowej na adres: Biuro Projektów WUM ul. Żwirki i Wigury 61 02-091 Warszawa pokój 214 Prosimy oznaczyć ofertę na kopercie: APP_60_EOG18_2015 Zamawiający dopuszcza również przesłanie ofert: b. pocztą e-mail w pliku zabezpieczonym przed edycją np. pdf. na adres : magda.lazarewicz@gmail.com Prosimy oznaczyć ofertę w tytule wiadomości : APP_60_EOG18_2015 3. W przypadku wyboru przez Wykonawcę formy dostarczenia opisanej w X. punkty 2b Zamawiający może zażądać dostarczenia oryginału oferty w terminie nie późniejszym niż do dnia wykonania usługi 4. Oferty złożone po terminie będą niezwłocznie zwrócone Wykonawcy 5. Wykonawca przed upływem terminu do składania ofert ma prawo: wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZAMIANA. 4
XI. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY 1. Dla potrzeb niniejszego postępowania, Wykonawca na druku Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zaproszenia, zobowiązany jest podać łączną cenę ofertową netto, kwotę podatku VAT oraz cenę z VAT stanowiąca iloczyn ceny jednostkowej brutto oraz liczby uczestników warsztatu i/lub ilości wydarzeń. 2. W cenie ofertowej Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia, w tym podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wszystkie inne koszty wynikające z zapisów zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa. 3. Ceny należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych. 5. Cenę oferty należy podać netto i brutto z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (VAT). Do porównania ofert będzie brana cena brutto (tj. z podatkiem VAT). 6. Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności oferty i nie będą podlegały zmianom. 7. Zamawiający w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską ceną w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. XII. WYBÓR WYKONAWCY i SPOSÓB OGŁOSZENIA 1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszej zaproszeniu. 2. O Wyborze Wykonawcy Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 3. Informację o których mowa w pk-t 2, Zamawiający zamieści na stronie www.wum.edu.pl XIII. ISTOTNE POSTANPOWIENIA UMOWY 1. Informacja o terminie i sposobie płatności: Zamawiający wymaga wyszczególnienia na fakturze poniższych pozycji lub sporządzenie osobnych faktur: a) pkt nr 1a formularza ofertowego: Zakwaterowanie 14 gości w pokojach hotelowych z łazienką ze śniadaniem (w tym min. 2 pokoje jednoosobowe i max. 1 pokój 3 osobowy) na 3 doby hotelowe b) pkt nr 1b formularza ofertowego: Zakwaterowanie 1 gościa w pokoju jednoosobowym z łazienką ze śniadaniem jedna doba c) pkt nr 2a 3g formularza ofertowego płatne przelewem w ciągu 30 dni od wpływu do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Adres dla dostarczenia faktury VAT: Warszawski Uniwersytet Medyczny, ul. Żwirki i Wigury 61, 02-091 Warszawa, Kancelaria -pok. 009 5
XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania o udzielenie zamówienia, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 2. Do spraw nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu mają zastosowanie przepisy ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, ze zm.), ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 178, poz. 1478). 3. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca. 4. Oferta złożona w postępowaniu przestaje wiązać w przypadku wyboru innej oferty lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru wykonawcy. Sporządził: Zatwierdził: 6