SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO (SIWZ) DLA PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2010r. nr 113 poz. 759 ze zmianami) NA USŁUGĘ Organizacja imprezy pn: Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla CZĘŚĆ III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji Mistrzostw Świata w Płukaniu Złota - Złotoryja 2011 w dniach 20.08-28.08.2011r. Miejsce organizacji mistrzostw kompleks sportowy KS Górnik, zalew w Złotoryi oraz Rynek miasta. Wykonawca będzie zobowiązany min. do: 1.Organizacji i przeprowadzenia mistrzostw świata w płukaniu złota w Złotoryi zgodnie z regulaminem Światowej Federacji Płukaczy Złota (WGA); 2.Utworzenia i obsługi 3 języcznej (polskiej, niemieckiej i angielskiej) strony internetowej mistrzostw świata oraz elektronicznej rejestracji zawodników; 3.Organizacji biura zawodów i rejestracji zawodników na terenie zawodów w terminie od 20.08-28.08.2011r. biuro zawodów musi być wyposażone m.in. w: a) sieciowy system informatyczny zapewniający sprawne przeprowadzenie zawodów zgodnie z regulaminem WGA oraz przepisami o ochronie danych osobowych; b) 3 stanowiska rejestracji uczestników zawodów z oprogramowaniem zintegrowanym z systemem zawodów ; c) 2 stanowiska obsługi rejestracji oraz ostatecznej weryfikacji danych do rejestracji; d) zapewnienie wymaganej ilości osób oraz czasu pracy obsługi: w dniach 20.08-22.08.2011 w godzinach 10 00-22 00, w dniach 23.08-28.08.2011r. w godzinach 8 30-22 00 ; e) wymagania obsługi min. 2 osoby ze znajomością języka obcego (angielski, niemiecki), wszystkie osoby przeszkolone w działaniu systemu informatycznego obsługi zawodów; 4. Organizacji terenu zawodów polegającej min. na: a) zabezpieczeniu obsługi informatycznej zawodów (dostarczenie i obsługa sprzętu komputerowego i oprogramowania do obsługi zawodów: sieciowy system informatyczny zapewniający sprawne przeprowadzenie zawodów zgodnie z regulaminem WGA uwzględniający m.in. podział zawodników na kategorie, zgodny z regulaminem pomiar czasu płukania, uwzględnienie wszystkich okoliczności mających wpływ na wynik zawodów kary, zgubione złoto, ustalenie i wydruk wyników w czasie regulaminowym; - urządzenia wspomagające min. system monitoringu nagrywający wszystkich zawodników i konkurencje, zegar zsynchronizowany z pomiarem czasu; b) zabezpieczenie odpowiedniej ilości osób do obsługi zawodów; c) zabezpieczenie trybuny dla minimum 200 osób w terminie 22.08-28.08.2011; d) zabezpieczenia 20 masztów i flag narodowych zrzeszonych w WGA; e) odgrodzenie terenu zawodów barierkami stalowymi w terminie 23.08-28.08.2011r.; f) zapewnienie piasku do płukania złota wymieszanego ze żwirem w ilości ok. 80 ton (zgodnie z regulaminem mieszanka 5 części piasku i 2 części żwiru o gramaturze nie przekraczającej 25 mm); g) zapewnienie ok. 10 000 szt. fiolek fiolka powinna być wykonana ze szkła lub plastiku o wymiarze od 5cmx1cm do 9cm-1,5cm. Fioli przekazywane zawodnikom muszą być oznakowane
numerem startowym (konieczność podziału złota dla każdego uczestnika w każdej rundzie). Każda fiolka musi być zamykana.; h) zapewnienie ok 150 gram, 18 karatowego złota (średnica drobinki złota to od 1mm do 3 mm.); i) zapewnienie 36 płuczni do przeprowadzenia zawodów (w tym 30 płuczni do przeprowadzenia zawodów, 4 płucznie treningowe i 2 rezerwowe). Płucznie muszą być wykonane z materiałów szczelnie utrzymujących poziom wody przez co najmniej 10 godzin dziennie. Wymiary płuczni szer. od 90 do130 cm, długość od 130 do 170 cm wysokość pozwalająca utrzymywać poziom wody między 20 a 30 cm. Każda płucznia musi posiadać półkę (siedziska) na miskę i stojak na fiolkę. j) zapewnienie 60 misek do płukania złota (kształt stożkowy średnica miski między 45 a 50 cm, wysokość stożka między 10 a 15 cm) i 60 misek do płukania płaskich (średnica miski między 45 a 50cm musi posiadać minimum 5 progów do 15 mm każdy), k) zapewnienie kontenerów na potrzeby: obsługi informatycznej zawodów, komisji sędziowskiej, komisji skrutacyjnej, biura zawodów, pola namiotowego oraz kontenera magazynowego na piasek do płukania złota; l) zapewnienie 90 szt. numerów startowych (3 komplety po 30 szt. każdy komplet); m) codzienne opróżnianie stanowisk płukania złota; n) zapewnienie ochrony terenu zawodów w terminie 23.08-28.08.2011r w godzinach 20 00-8 00 ; o) zapewnienie zabezpieczenia medycznego w terminie 23.08-28.08.2011r.; p) zapewnienie zabezpieczenia sanitarnego na terenie zawodów; 5. Organizacji nieodpłatnego pola namiotowego dla minimum 400 uczestników płukania złota zlokalizowanego w odległości nie większej niż 5 km od terenu zawodów. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia pola namiotowego w: a) ochronę w dniach 22.08-28.08.2011r.; b) sanitariaty (natryski, toalety, woda pitna); c) energię elektryczną; d) halę namiotową o minimalnych wymiarach 15mx40m wraz z wyposażeniem (ławo-stoły, podest sceniczny, nagłośnienie, oświetlenie); e) kubły na śmieci wraz z codziennym opróżnianiem; 6. Zapewnienia pobytu i koncertów znanych zespołów w dniach 25.08., 26.08., 27.08., 28.08., spośród: NO! NO! NO!, T. LOVE, FEEL, BRATHANKI, VIDEO, BRACIA CUGOWSCY, AFROMENTAL, ODDZIAŁ ZAMKNIĘTY, CZESŁAW ŚPIEWA, w tym ich gaży, wyżywienia i zakwaterowania (do uzgodnienia z zespołami, artystami). Wykonawca zobowiązany będzie do: a) zapewnienia występu czterech polskich zespołów w trzech różnych dniach podanych powyżej; b) uzyskanie akceptacji wyboru czterech zespołów przez Zamawiającą; c) uzyskania pisemnego zapewnienia od czterech zespołów (artystów), że wystąpią podczas Mistrzostw Świata w Płukaniu Złota;
d) zapewnienia i zapłacenia gaży (wynagrodzenia) dla wybranych zespołów (artystów), o których mowa powyżej, po wykonaniu koncertów w ramach imprezy Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota; e) zapewnienie minimum dwóch garderób namiotowych dla występujących zespołów (artystów), zgodnie z ich Riderem oraz udostępnienie garderób namiotowych dla innych występujących zespołów i artystów podczas Mistrzostw Świata w Płukaniu Złota; f) udostępnienia sceny, nagłośnienia i oświetlenia na próby i na koncerty zespołów (artystów); g) zapewnienia, że wybrani artyści wykonają program artystyczny na wysokim poziomie i ze starannością wymaganą w tego rodzaju działalności artystycznej; h) zapewnienia zakwaterowania (noclegów) i wyżywienia dla czterech wybranych zespołów (artystów) zgodnie z ich wymaganiami; i) ustalenia z czterema wybranymi zespołami (artystami) czasu trwania koncertu każdego z nich z osobna, w innych dniach, nie krótszego niż 60 minut, plus ewentualne bisy. Czas rozpoczęcia koncertów zostanie ustalony z Wykonawcą lub jego przedstawicielem, niezwłocznie po wybraniu trzech zespołów (artystów); j) zapewnienia transportu dla artystów z czterech wybranych zespołów (artystów), jeżeli będzie istniała taka konieczność; k) Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów związanych z realizacją programu artystycznego, w szczególności do pokrycia opłaty za publiczne odtwarzanie muzyki, wynikających z przepisów ustawy o prawie autorskim opłacenia kosztów ZAIKS-u; 7. Dostarczenia i obsługi techniki scenicznej (sceny). Wykonawca zobowiązany będzie do m.in.: a) ustawienia w miejsce wskazane przez Zamawiająca w dniach od 25.08 do 28.08.2011r. włącznie, sprawnej i posiadającej niezbędne atesty estrady (sceny) zadaszonej i osłoniętej z trzech stron o wymiarach od 80 m 2 lub większej z zadaszeniem o wymiarach minimum 10mx10m lub większym, zgodnie z riderem zespołów,; b) scena musi posiadać minimum jedno boczne wejście umiejscowione z tyłu sceny oraz wieże pod system nagłośnieniowy,; c) transportu sceny oraz zadaszenia i ekipy technicznej na miejsce odbywania się imprezy zgodnie z miejscem wskazanym przez Zamawiająca,; d) montażu sceny w miejscu wskazanym przez przedstawiciela Zamawiającej,; e) zapewnienia minimum dwóch garderób namiotowych dla występujących zespołów, zgodnie z riderem zespołów,; f) demontażu sceny po występie ostatniego zespołu i oficjalnym zamknięciu imprezy,; g) zapewnienia w dniach od 25.08 do 28.08.2011r. pracowników do obsługi sceny,; h) udostępnienia sceny dla potrzeb Zamawiającej m.in. na prezentację organizatora Mistrzostw Świata w 2012r., wręczanie nagród w różnych konkursach, występu innych zespołów uczestniczących w imprezie, Zamawiająca ustali cały program występów scenicznych z Wykonawca tak aby przebiegał bez zakłóceń,;
i) zapewnienia noclegów wraz z wyżywieniem dla ekipy technicznej w dniach 24.08-28.08.2011r.; 8. Dostarczenia i obsługi sprzętu oświetleniowego. Wykonawca będzie zobowiązany do: a) montażu sprawnego i posiadającego niezbędne atesty oświetlenia estradowego zgodnego z riderem wybranych zespołów, b) transportu oświetlenia i ekipy technicznej na miejsce odbywania się imprezy,; c) montażu oświetlenia w terminie do 25.08.2011r. do godz. 11.00,; d) obsługi oświetlenia podczas wszystkich występów odbywających się w ramach Mistrzostw Świata w Płukaniu Złota,; e) udostępnienia światła dla potrzeb Zamawiającej min. na prezentację organizatora Mistrzostw Świata w 2012r., wręczanie nagród w różnych konkursach, występu innych zespołów uczestniczących w imprezie, Zamawiająca ustali cały program występów scenicznych z Wykonawcą tak aby przebiegał bez zakłóceń,; f) zapewnienia wszelkich wymogów (dotyczących oświetlenia) stawianych przez wybranych artystów,; g) demontażu oświetlenia po występie ostatniego zespołu i oficjalnym zamknięciu imprezy,; h) zapewnienia noclegów i wyżywienia dla ekipy technicznej w dniach 24.08-28.08.2011r.,; 9. Dostarczenia i obsługi sprzętu nagłośnieniowego sceny. Wykonawca będzie zobowiązany do: a) montażu sprawnego nagłośnienia zgodnego z riderem wybranych zespołów,; b) transportu nagłośnienia na miejsce odbywania się imprezy,; c) rozładunku i montażu na scenie nagłośnienia do dnia 25.08.2011r., do godz. 11.00; d) obsługi nagłośnienia podczas wszystkich występów odbywających się ramach Mistrzostw Świata w Płukaniu Złota,; e) udostępnienia nagłośnienia dla potrzeb Zamawiającej,; f) zapewnienia wszelkich wymogów stawianych przez artystów (dotyczących dźwięku i nagłośnienia),; g) zapewnienia namiotu lub tzw. daszku dla potrzeb obsługi dźwięku (podest) wraz z urządzeniami i miejscami do siedzenia,; h) demontażu nagłośnienia po występie ostatniego zespołu i oficjalnym zamknięciu imprezy,; 10. Organizacji 15 minutowego pokazu pirotechniczno laserowego w dniu 27.08.2011r. na terenie zalewu złotoryjskiego,; 11. Organizacji zjazdu światowej federacji płukaczy złota na terenie Złotoryi lub w najbliższych okolicach do 20 km. Zjazd odbędzie się w dniu 24.08.2011r. Wykonawca musi zapewnić salę konferencyjną, zabezpieczyć nagłośnienie, urządzenia multimedialne. W zjeździe uczestniczyć będzie ok. 60 osób. Ponadto Wykonawca musi zapewnić obiad dla wszystkich uczestników zjazdu oraz bufet z tradycyjnymi przekąskami. Wykonawca musi zapewnić transport uczestników zjazdu w obu kierunkach.
12. Organizacji ceremonii otwarcia mistrzostw. W ramach organizacji ceremonii Wykonawca zobowiązany będzie m.in. do: a) dostarczenia i obsługi nagłośnienia na terenie zalewu złotoryjskiego; b) dostarczenia trybuny na minimum 200 osób,; c) organizacji historycznego korowodu ulicami miasta na teren zawodów (minimum 400 osób przebranych w historyczne stroje z epoki średniowiecza wykonawca musi zabezpieczyć minimum 400 strojów stylizowanych na epokę średniowiecza),; 13. Zabezpieczenia porządkowego i ochrony imprezy. W ramach zabezpieczenia Wykonawca zobowiązany będzie m.in. do: a) Wykonawca jako organizator imprezy masowej w imieniu Gminy Miejskiej Złotoryja, działając na podstawie art. 25, ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych zwróci się z wnioskiem do odpowiednich służb o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu oraz o przewidywanych zagrożeniach, uzyska wszelkie inne niezbędne pozwolenia do prowadzenia imprezy; b) zapewnienia odpowiedniej ilości barierek, płotków odgradzających scenę i zaplecze płotki, barierki musza posiadać atest,; c) zapewnienia na terenie imprezy masowej odpowiedniej ilości służb porządkowych i informacyjnych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych,; d) zapewnienia odpowiedniej ochrony estrady (sceny) od momentu przyjazdu na teren imprezy do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej i sceny. Wykonawca bierze na siebie całkowita odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież spowodowana niewystarczającą ochroną i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń,; e) zapewnienia odpowiedniej ilości ochrony podczas imprez masowych,; f) zapewnienia zabezpieczenia medycznego podczas imprez masowych,; g) zapewnienia agregatu prądotwórczego wraz z obsługą o odpowiedniej mocy w celu zapewnienia energii elektrycznej dla potrzeb realizacji światła i dźwięku podczas występów na scenie,; h) opłacenia ubezpieczenia OC i NNW zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych,; i) zapewnienia porządku i czystości obszaru imprezy oraz posprzątanie tego terenu po zakończeniu imprezy,; j) Wykonawca zobowiązany będzie do wywieszenia proporców nad ulicami w centrum miasta (proporce dostarczy Wykonawcy Zamawiająca),; k) Wykonawca uzyska patronaty medialne dla Mistrzostw Świata w Płukaniu Złota Złotoryja 2011,;
l) zapewnienia podczas meczu piłki nożnej Polska Reszta Świata rozgrywanego w dniu 25.08.2011r. boiska sportowego, piłek do gry podczas meczu i treningu oraz składu sędziowskiego który poprowadzi spotkanie zgodnie z przepisami,; m) zapewnienia podczas nocnego płukania złota 60 sztuk pochodni, które będą służyć jako światło do płukania złota,; n) zapewnienia zabezpieczenia sanitarnego imprezy masowej,; 14. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do: a) zorganizowania konferencji na temat historii górnictwa złota na terenie Złotoryi oraz z wagi na jubileusz 35-lecia mistrzostw świata historii mistrzostw i funkcjonowania Światowej Federacji Płukaczy Złota. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnia hali namiotowej wyposażonej min. w ławo stoły, projektor multimedialny, nagłośnienie, zatrudnienie prelegentów,; b) zapewnienia noclegów dla gości na terenie Złotoryi: 15 pokoi 2 osobowych ze śniadaniami w terminie od 24.08.-29.08.2011r. c) zapewnienie całodziennego (śniadanie, obiad, kolacja) wyżywienia dla ok. 50 osób obsługi i grupy sędziowskiej przez 7 dni. d) wykonania w ilości 1000 szt. (trzy wersje językowe: polski, angielski, niemiecki) pamiątek okolicznościowych tj. planu miasta Złotoryi z oznaczeniem miejsca odbywania się imprezy oraz krótki opis zabytków znajdujących się na terenie miasta,; e) zapewnienia nagród dla zwycięzców puchary w ilości 39szt. i medale w ilości 39szt.,; f) zapewnienia 1000 szt. dyplomów uczestnictwa w zawodach oraz ok. 120 wręczanych podczas dekoracji zawodników,; g) zapewnienia 1000 szt. plakatów,; h) zapewnienia 2500 szt. ulotek promujących mistrzostwa świata wraz z programem mistrzostw. Ulotki muszą być w dwóch wersjach językowych polskim (1500 szt.), angielskim (1000 szt.),; i) zapewnienia i powieszenia 2 banerów dwustronnych nad ulicą na wylotach do Legnicy i Jeleniej Góry,; j) zapewnienia spotu reklamowego oraz jego emisja w radiu o zasięgu minimum regionalnym (minimum 20 spotów reklamowych po minimum 30 sekund w okresie 16.08-27.08.2011r.),; k) zapewnienia reklamy w prasie o zasięgu minimum regionalnym (gazeta codzienna, minimum 10 emisji),;