w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

grudzień 2012 PUBLIKACJA BEZPŁATNA w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych Informacja dla: płatników składek, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób klientów Zakładu, którzy chcą korzystać z elektronicznych usług ZUS

SPIS TREŚCI Wstęp 1 Kto musi, a kto może korzystać z usług elektronicznych ZUS 2 Elektronicznie znacznie łatwiej, jeżeli dostęp do Internetu nie sprawia problemu 2 Z podpisem elektronicznym można więcej 3 Elektroniczne dokumenty do polskich instytucji publicznych można podpisywać bezpłatnie, za bardziej wszechstronne rozwiązanie trzeba zapłacić 3 Bezpieczny podpis elektroniczny 5 Pierwszy krok: wybór kwalifikowanego centrum certyfikacji 5 Drugi krok: zakup zestawu do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego 6 Trzeci krok: złożenie podpisu elektronicznego 7 Podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym epuap 8 Pierwszy krok: założenie konta użytkownika epuap i złożenie wniosku o potwierdzenie profilu zaufanego 8 Drugi krok: potwierdzenie tożsamości i założenie profilu zaufanego 9 Trzeci krok: złożenie podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym (w kontaktach z administracją publiczną) 10 Więcej informacji na temat podpisów elektronicznych 11 Podstawa prawna 12

WSTĘP 1 Możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną znacznie ułatwia i przyspiesza komunikację z urzędami. Dostępny bez ograniczenia czasu i miejsca Internet sprawia, że wysłany dokument elektroniczny dociera do adresata prawie natychmiast. Bezpośrednio po jego przyjęciu skrzynka podawcza instytucji wystawia urzędowe poświadczenie odbioru także w formie e-dokumentu. Efekt jak przy wysłaniu listu poleconego, tyle że osiągnięty o wiele szybciej, swobodniej i zwykle taniej. Nieocenioną zaletą dokumentu elektronicznego jest możliwość bezpośredniego wprowadzenia go do systemów informatycznych. Już od lat ZUS przyjmuje od płatników składek na ubezpieczenia wiele milionów dokumentów rozliczeniowych miesięcznie, przekazywanych z programu PŁATNIK w formie elektronicznej. Trudno sobie wyobrazić, że dokumenty te przychodziłyby jako listy polecone. Jak wiele osób musiałoby je wprowadzać do systemu informatycznego Zakładu Nic dziwnego, że globalna sieć komputerowa staje się powszechnym środowiskiem wymiany dokumentów.

W KONTAKTACH 2 PODPIS ELEKTRONICZNY Z ZUS Kto musi, a kto może korzystać z usług elektronicznych ZUS W zasadzie wszyscy płatnicy składek mają obowiązek (nałożony ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych 1 ) przekazywania do Zakładu dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Osoba odpowiedzialna za ich przekazanie powinna podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym każdy wysłany pakiet tych dokumentów. Ta sama ustawa pozwala jednak płatnikom, którzy rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób, składać je w tradycyjnej formie pisemnej. Nie jest to dla obu stron najwygodniejsze rozwiązanie, ale nie obciąża małych podmiotów gospodarczych kosztami sprzętu komputerowego, dostępu do Internetu oraz zestawu do składania bezpiecznych podpisów elektronicznych. Jeśli nie jest to dla nich problem, mogą oczywiście przekazywać dokumenty elektronicznie. Elektronicznie znacznie łatwiej, jeżeli dostęp do Internetu nie sprawia problemu Ze względu na wygodę klientów oraz łatwość i sprawność obsługi wszystkich dokumentów składanych elektronicznie, Zakład udostępnił w Internecie Platformę Usług Elektronicznych (PUE) HTTPS://PUE.ZUS.PL. Dzięki niej można przy użyciu przeglądarki internetowej składać ponad 100 różnych wniosków, sprawdzić stan swojego konta, zadawać pytania, a także rozliczać składki, korzystając z usługi epłatnik. Platforma dedykowana jest wszystkim klientom: płatnikom składek (zarówno rozliczającym się samodzielnie, jak i korzystającym z pomocy np. biura rachunkowego), ubezpieczonym, świadczeniobiorcom (emerytom i rencistom) oraz innym podmiotom korzystającym z danych gromadzonych przez ZUS. Więcej o PUE i usłudze epłatnik można przeczytać w poświęconych im ulotkach.

3 Z podpisem elektronicznym można więcej Zwykle dokument sporządzony na papierze podpisuje się własnoręcznie imieniem i nazwiskiem lub parafuje, a także podaje się datę jego utworzenia. W ten sposób potwierdza się autentyczność dokumentu, a parafując każdą stronę, zapewnia jego integralność. Podpisujący zaświadcza, że zna treść dokumentu i zgadza się z nią. Podpis własnoręczny można zweryfikować w oparciu o wzór podpisu znajdujący się w dokumencie tożsamości. Dokument elektroniczny, w szczególności taki, który zawiera dane osobowe lub chronione albo niesie konsekwencje finansowe, powinien być również podpisany odpowiednim podpisem elektronicznym. ZUS na portalu Platformy Usług Elektronicznych udostępnia trzy poziomy usług: ogólne usługi informacyjne wszystkim zainteresowanym internautom, dedykowane usługi informacyjne wszystkim klientom, którzy utworzyli własny profil PUE i dzięki temu nie są anonimowi, zaawansowane usługi dedykowane, wymagające złożenia dokumentów/ wniosków elektronicznych podpisanych e-podpisem wszystkim klientom, którzy utworzyli własny profil PUE i mogą podpisać składany dokument elektroniczny. Elektroniczne dokumenty do polskich instytucji publicznych można podpisywać bezpłatnie, za bardziej wszechstronne rozwiązanie trzeba zapłacić W kontaktach z ZUS obowiązuje złożenie podpisu elektronicznego odpowiadającego pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu. Takie e-podpisy to:

W KONTAKTACH 4 PODPIS ELEKTRONICZNY Z ZUS bezpieczny podpis elektroniczny na podstawie ustawy o podpisie elektronicznym 2, podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym elektronicznej platformy Usług Administracji Publicznej na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 3. Bezpieczny podpis elektroniczny jest powszechnie honorowany przez wszystkie podmioty w kraju i za granicą. Można go używać w każdej sprawie, bez potrzeby wcześniejszej akceptacji, np. przez strony podpisujące umowę biznesową. Łatwiej i bezpieczniej go złożyć, ponieważ cała operacja realizowana jest na jednym zestawie komputerowym. Jednak, aby móc składać bezpieczne podpisy elektroniczne, należy wcześniej w organizacji powszechnego zaufania kwalifikowanym centrum certyfikacji zakupić odpowiedni zestaw. Stanowi on, a w szczególności karta kryptograficzna, bezpieczne urządzenie do podpisywania dokumentów elektronicznych, znajdujące się pod wyłączną kontrolą osoby składającej e-podpis. Podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym epuap zastępuje bezpieczny podpis elektroniczny w komunikacji z podmiotami realizującymi zadania publiczne. Inne osoby mogą go nie akceptować. Nie zastępuje owego podpisu np. przy zawieraniu umów cywilno-prawnych lub w sytuacjach, w których przepisy szczegółowe wymagają innego sposobu uwierzytelnienia. Żeby móc składać ten rodzaj podpisu, należy wcześniej założyć swoje konto na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej, a następnie utworzyć profil zaufany. Wymaga to potwierdzenia tożsamości, np. w jednym z punktów potwierdzających, jakie funkcjonują w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Założenie profilu oraz podpisywanie przy jego użyciu dokumentów elektronicznych jest bezpłatne. Złożenie podpisu odbywa się w środowisku epuap, z którym na czas podpisywania dokumentu trzeba nawiązać połączenie internetowe. Każdy dokument elektroniczny kierowany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinien być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym albo podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym epuap. Podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym epuap nie można stosować w programie PŁATNIK, można natomiast podpisy-

5 wać nim dokumenty przekazywane do ZUS przy wykorzystaniu usługi internetowej epłatnik udostępnionej na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Bezpieczny podpis elektroniczny Pierwszy krok: wybór kwalifikowanego centrum certyfikacji W pierwszej kolejności należy wybrać kwalifikowane centrum certyfikacji, do którego trzeba będzie się udać, aby potwierdzić tożsamość i kupić zestaw do składania e-podpisów. Warto wcześniej poświęcić trochę czasu na zapoznanie się ze stronami internetowymi kwalifikowanych centrów certyfikacji, zwracając szczególną uwagę na: warunki zakupu zestawu do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego, ceny oferowanych usług i zestawów, odległość do najbliższego punktu potwierdzającego tożsamość. Warto również skorzystać z infolinii wybranego centrum. Jego pracownicy wyjaśnią, jakie czynności można zrealizować elektronicznie, i umówią się na konkretny termin potwierdzenia tożsamości oraz odbioru zestawu do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego. W przypadku wszystkich centrów certyfikacji jakość świadczonych usług i ich bezpieczeństwo zostały określone przepisami 4. Szczegółowo sposób postępowania centrum opisany został w dostępnym na jego stronie internetowej dokumencie pt. Polityka certyfikacji. Wiarygodność każdego kwalifikowanego centrum certyfikacji potwierdza Minister Gospodarki przez umieszczenie odpowiedniego wpisu w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). W tabeli na str. 6 zestawione zostały adresy stron internetowych oraz numery telefonów kontaktowych wszystkich kwalifikowanych centrów certyfika-

W KONTAKTACH 6 PODPIS ELEKTRONICZNY Z ZUS cji znajdujących się aktualnie w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji (WWW.NCCERT.GOV.PL). Enigma SOI Sp. z o.o. WWW.CENCERT.PL tel. 801 055 015 Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. MobiCert Sp. z o.o. WWW.KIR.PL WWW.MOBICERT.PL tel. 801 500 207 (dla tel. stacjonarnych) tel. 22 545 55 55 (dla tel. komórkowych) tel. 22 434 71 12 infolinia: +48 782 728 028 Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. WWW.SIGILLUM.PL tel. 22 464 79 79 Unizeto Technologies S.A. WWW.CERTUM.PL tel. 801 540 340 (dla tel. stacjonarnych) tel. 91 480 13 40 (dla tel. komórkowych) Drugi krok: zakup zestawu do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego Zestaw do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego stanowią: karta kryptograficzna, realizująca sprzętowo podstawowe operacje tworzenia podpisu elektronicznego; przygotowywana indywidualnie dla każdego klienta zawiera w pamięci chronionej jego dane do składania e-podpisu: certyfikat kwalifikowany świadczący m.in. o tym, kto złożył podpis, parę kluczy kryptograficznych klucz prywatny i odpowiadający mu klucz publiczny, które odgrywają podstawową rolę w zapewnieniu niezaprzeczalności złożenia podpisu przez właściciela certyfikatu, a także w zachowaniu integralności dokumentu jego kompletności i niezmienności, czytnik, przez który łączy się kartę z komputerem, oprogramowanie umożliwiające: złożenie bezpiecznego podpisu elektronicznego,

7 administrowanie kartą kryptograficzną (np. zmianę kodów PIN, zarządzanie certyfikatami zapisanymi na karcie itp.). Warunkiem wygenerowania certyfikatu kwalifikowanego jest potwierdzenie przez pracownika centrum certyfikacji tożsamości klienta (na podstawie dowodu osobistego lub paszportu) i podpisanie przez klienta specjalnej umowy subskrybenckiej. Zakupiony zestaw zgodnie z załączoną instrukcją należy połączyć z komputerem i wgrać oprogramowanie oraz zainstalować certyfikat kwalifikowany w systemie operacyjnym (np. MS Windows). Robi to automatycznie program instalujący. W razie problemów można skorzystać z infolinii centrum certyfikacyjnego. Można również przezornie zabrać notebooka do punktu potwierdzającego i zainstalować wszystko na miejscu. Trzeci krok: złożenie podpisu elektronicznego Bezpieczny podpis elektroniczny można składać, wykorzystując odpowiednią funkcjonalność programu albo serwisu internetowego, w których przygotowany został dokument elektroniczny. Jeżeli funkcjonalność podpisywania dokumentu elektronicznego jest niedostępna, należy użyć programu zakupionego z zestawem w centrum certyfikacji. Na złożenie e-podpisu składają się następujące czynności: sprawdzenie poprawności podpisywanego dokumentu elektronicznego albo pliku zawierającego ten dokument, określenie rodzaju składanego podpisu (zazwyczaj przyjmuje się ustawienia domyślne), wskazanie certyfikatu kwalifikowanego, przy użyciu którego zostanie wykonany podpis, wprowadzenie PIN, zapisanie i wysłanie podpisanego dokumentu. Podczas podpisywania dokumentu elektronicznego bezpiecznym podpisem elektronicznym dołączane są do niego dane, które na podstawie użytego certyfikatu kwalifikowanego jednoznacznie wskazują, kto złożył podpis (czyjego klucza prywatnego do tego użyto) oraz jakie centrum certyfikacji wystawiło ten certyfikat.

W KONTAKTACH 8 PODPIS ELEKTRONICZNY Z ZUS Warunkiem ważności podpisu jest ważność certyfikatu kwalifikowanego w chwili składania podpisu. Certyfikat jest wystawiany na rok albo dwa lata. Można go odnowić (przedłużyć) na kolejny taki okres pod warunkiem, że nie zmieniły się zawarte w nim dane. Kwalifikowane centrum certyfikacji publikuje w Internecie listę certyfikatów unieważnionych (CRL). Wszystkie podpisy elektroniczne złożone po terminie utraty ważności certyfikatu są nieskuteczne, a podpisane nimi dokumenty odrzucane. Przy podpisywaniu i przekazywaniu dokumentów elektronicznych istotny jest również czas ich przekazania. Platforma Usług Elektronicznych ZUS oraz skrzynka podawcza elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej tworzą dokumenty urzędowego potwierdzenia odbioru/doręczenia, używając do generowania znaczników czasu i do ich sygnowania specjalnych, bezpiecznych urządzeń HSM (hardware security module). Jakakolwiek ingerencja w ich funkcjonowanie jest niemożliwa. Podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym epuap Profil zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji. Obejmuje zestaw zweryfikowanych informacji identyfikujących i opisujących użytkownika konta utworzonego na epuap. Pierwszy krok: założenie konta użytkownika epuap i złożenie wniosku o potwierdzenie profilu zaufanego W tym celu należy wykonać następujące czynności: Wybrać stronę WWW.EPUAP.GOV.PL. Założyć konto użytkownika na epuap.

9 Przejść do zakładki Moje profile zaufane wypełnić i złożyć na platformie wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego epuap. Drugi krok: potwierdzenie tożsamości i założenie profilu zaufanego Każdy obywatel może potwierdzić tożsamość w punkcie potwierdzania profili zaufanych. Punkty te prowadzone są przez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe oraz ambasady i konsulaty generalne RP. Potwierdzenia można dokonać w godzinach pracy urzędu, a wizyta w nim jest jednorazowa. Należy pamiętać, aby w ciągu 14 dni od złożenia elektronicznego wniosku o potwierdzenie profilu zaufanego zgłosić się z dowodem osobistym lub paszportem do wybranego punktu potwierdzającego. Po tym czasie ważność wniosku wygasa. Listę punktów potwierdzających można znaleźć w odpowiedniej zakładce na stronie internetowej epuap: http://epuap.gov.pl/wps/portal/e2_zalozprofil Osoby dysponujące ważnym certyfikatem kwalifikowanym mogą same potwierdzić profil zaufany bez konieczności odwiedzenia punktu potwierdzającego. Wystarczy, że podpiszą składany w formie elektronicznej wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego epuap bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Pomoc można uzyskać u pracownika wsparcia użytkowników epuap (telefon: 22 544 13 90 czynny w dni robocze, godz. 8.00-16.00, adres poczty elektronicznej: epuap@mac.gov.pl). Profil zaufany jest zakładany bezpośrednio po poprawnym zakończeniu potwierdzenia. O utworzeniu profilu informuje komunikat wysyłany na komputer osoby potwierdzającej. Każdy obywatel może założyć tylko jeden profil zaufany. Próba utworzenia kolejnego jest blokowana podczas potwierdzania profilu na etapie kontroli z rejestrem PESEL.

W KONTAKTACH 10 PODPIS ELEKTRONICZNY Z ZUS Profil zaufany zachowuje ważność przez 3 lata. Przed upływem terminu ważności powinien zostać odnowiony poprzez wypełnienie i podpisanie odpowiedniego wniosku elektronicznego, dostępnego na epuap. Trzeci krok: złożenie podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym (w kontaktach z administracją publiczną) Podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym epuap: jednoznacznie wskazuje profil zaufany epuap osoby, która złożyła podpis, zawiera dokładny czas złożenia podpisu, jednoznacznie identyfikuje konto epuap osoby, która złożyła podpis, jest autoryzowany przez użytkownika konta epuap, jest potwierdzony i chroniony podpisem systemowym epuap, tzn. podpisem cyfrowym utworzonym w bezpiecznym środowisku systemu epuap, zapewniającym integralność i autentyczność wykonania operacji przez ten system, ale przy użyciu certyfikatu i kluczy kryptograficznych wygenerowanych dla elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, a nie dla osoby korzystającej z usługi podpisania dokumentu elektronicznego. Opatrzenie dokumentu elektronicznego podpisem potwierdzonym profilem zaufanym odbywa się w środowisku elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Jest to usługa świadczona przez epuap za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Aby z niej skorzystać, należy: zalogować się na stronie internetowej: WWW.EPUAP.GOV.PL, wybrać i wypełnić wniosek, który zostanie złożony do właściwego urzędu, podpisać wniosek przy użyciu profilu zaufanego, przekazać z epuap podpisany wniosek adresatowi. Można również przekazać do epuap dokument, który po podpisaniu zostanie zwrócony i dopiero później przekazany adresatowi, np. przy użyciu odpowiedniego programu interfejsowego.

11 Podczas składania podpisu system epuap przesyła pocztą elektroniczną (na adres podpisującego) kod autoryzacyjny, który należy skopiować w polu dialogowym usługi podpisywania e-dokumentu. Takie rozwiązanie znacznie zwiększa bezpieczeństwo operacji. Więcej informacji na temat podpisów elektronicznych Lista zagadnień i adresów WWW: Platforma Usług Elektronicznych Dokumenty elektroniczne wprowadzenie Podpis elektroniczny wprowadzenie elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej HTTP://PUE.ZUS.PL WWW.ZUS.PL/EDOKUMENTY WWW.ZUS.PL/EPODPIS HTTP://EPUAP.GOV.PL

12 PODSTAWA PRAWNA 1 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) 2 Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) 3 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.) 4 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. nr 93, poz. 547) Skład i druk: Poligrafia ZUS w Warszawie. Nakł. 30 000 egz. Zam. nr 3497/12

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5 01-748 Warszawa Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego