REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ TYPU RENT A CAR W NOWYM TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I 1. Organizator Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym też: Wynajmujący) 2. Miejsce przeprowadzenia konkursu Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. Skarżyńskiego 36, 54-530 Wrocław 3. Przedmiot konkursu W ramach konkursu Wynajmujący udostępnia 5 pomieszczeń o powierzchni 27,13 m 2 każde, z przeznaczeniem na biura wypożyczalni samochodów zlokalizowane w ogólnodostępnej części hali przylotów obok trzech innych lokali o podobnym charakterze przeznaczonych dla wypożyczalni lokalnych. Szczegółowa lokalizacja i opis przedmiotu konkursu zostały przedstawione w Załączniku nr 2 do regulaminu. 4. Terminy konkursu 1. Oferty na najem lokali należy złożyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaminie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu. 2. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego terminu składania ofert. W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje możliwość zwrotu wadium wpłaconego w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert. 3. Oferty należy składać do dnia 27.01.2012r. godz. 16:00 w siedzibie Wynajmującego, sekretariat na I piętrze budynku administracyjnego. 4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert. 5. Warunki uczestnictwa w konkursie 1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest: 1) wniesienie wadium, 2) złożenie oferty, 3) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 Załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Oferta powinna być złożona w zamkniętym, nie przezroczystym opakowaniu (kopercie). Na kopercie umieszcza się napis OFERTA oraz informacje: 1
numer lokalu, którego oferta dotyczy (wykaz lokali zawiera Załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu), nazwa Oferenta. 1. Oferta powinna zawierać: 6. Oferta 1.1. Imię i nazwisko oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeżeli Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy. 1.2. Wskazanie preferowanej przez Oferenta lokalizacji pomieszczenia. 1.3. Oferowaną wysokość minimalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto (podaną jednoznacznie, bez tzw. przedziałów i innych wariantów), przy czym oferowana stawka nie może być niższa niż 200 zł netto miesięcznie za każdy metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni. UWAGA: Wynajmujący ustala prowizję od miesięcznych przychodów z tytułu wynajmu samochodów, za czas i kilometry, na poziomie 7%. 1.4. Wstępną koncepcję obrandowania i wyposażenia wnętrza lokalu wraz z wizualizacją oraz przewidywany okres trwania prac adaptacyjnych. 1.5. Istotne elementy prowadzonej działalności, w tym m.in.: a) zapotrzebowanie na stałe miejsca postojowe na parkingu B (lokalizacja parkingu została przedstawiona w pliku Parking stały), b) zapotrzebowanie na miejsca postojowe dla nadwyżek pojazdów, c) posiadana flota pojazdów, d) zasięg działalności (lokalny, krajowy, międzynarodowy), e) procedura postępowania przy zwracaniu pojazdu przez klienta, f) prognoza obrotów na rok 2012. 1.6. Listę referencyjną i referencje właścicieli lub zarządców lokali, w których Oferent (lub podmiot od niego zależny) lub jego podmiot dominujący (lub podmiot zależny od podmiotu dominującego) prowadził swoją działalność ze szczególnym uwzględnieniem portów lotniczych. 1.7. Wymagane oświadczenia i dokumenty. 1.8. Określenie sposobu zwrotu wadium. 1.9. Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty. 2. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem. 3. Informacje określone w punktach 1.1-1.3 6 ust. 1 niniejszego regulaminu, należy podać wypełniając nieścieralnym atramentem formularz oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Za ważną uznaje się jedynie ofertę złożoną na powyższym formularzu. 4. Do oferty należy załączyć obowiązkowo wymienione niżej oświadczenia i dokumenty: 4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. 4.2. Kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z KRS, itp.). 4.3. Oryginał lub kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złożenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności zgodnie z umocowaniem. 4.4. Dowód wpłaty wadium na rachunek Wynajmującego nr 12 1240 6292 1111 0010 3888 3575 (BANK PEKAO SA o/warszawa). Wadium winno być wniesione na cały okres związania ofertą. 5. Oferty i dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi. 2
6. Dane zawarte w ofertach służą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim. 7. Związanie ofertą 1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert. 2. W tym czasie Wynajmujący: a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje, b) zaprosi do negocjacji (ETAP II) pięciu najwyżej ocenionych Oferentów, c) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowy z wybranymi w postępowaniu Oferentami. 8. Ważność konkursu Konkurs uważa się za ważny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu dla przynajmniej jednego lokalu. 9. Wadium 1. Kwota wadium dla jednego lokalu wynosi 3 000 zł. 2. W przypadku złożenia ofert na więcej niż jeden lokal, Oferent zobowiązany jest do wniesienia wadium dla każdego lokalu osobno. 3. Wadium wpłacone przez Oferenta, który wygrał konkurs i został zaproszony do zawarcia umowy po negocjacjach, na wniosek Oferenta może zostać zaliczone na poczet kaucji, o której mowa w 16 ust. 4 regulaminu. 4. Wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Oferenta, Oferent, który wygrał konkurs i negocjacje nie zawarł umowy najmu. 5. Połowa wadium nie podlega zwrotowi w przypadku gdy Oferent, który wygrał konkurs tj. zakwalifikował się do II etapu, wycofa się z postępowania i nie przystąpi do negocjacji. 6. Oferentom, których oferty nie zakwalifikowały się do etapu II, wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach konkursu, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 6. Oferentom, którzy zakwalifikowali się do etapu II ale nie zostali wybrani do zawarcia umowy wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach negocjacji, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 7. W przypadku przekroczenia 7-dniowego terminu zwrotu z winy PLW S.A. wadium zwraca się wraz z odsetkami w wysokości ustawowej. 10. Publikacja i dostęp do dokumentacji 1. Niniejszy Regulamin konkursu ofert wraz z negocjacjami jest dostępny na stronie internetowej PLW S.A.: www.airport.wroclaw.pl. Załączniki do regulaminu zostaną udostępnione w formie elektronicznej, podmiotom, które zgłoszą chęć przystąpienia do konkursu. Zgłoszenia należy przesyłać na adres a.menc@airport.wroclaw.pl. 2. Oferenci winni monitorować stronę przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej. 3. Przed złożeniem oferty Oferent może zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel.071 35 81 329, e-mail: a.menc@airport.wroclaw.pl. 11. Ocena ofert konkursowych 1. Komisja dokonuje oceny ofert odrębnie dla każdego lokalu. 3
2. Oferty dla wszystkich lokali oceniane będą wg tych samych (opisanych poniżej) kryteriów. 3. Oferty złożone po upływie terminu podanego w 4 ust. 3, a także nie spełniające wymogów określonych w 6 nie będą rozpatrywane. 4. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regulamin komisji obowiązujący w PLW S.A. 5. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów: 1) Cena maksymalnie 90 punktów 2) Istotne elementy prowadzonej działalności (wg. 6 ust. 1 pkt. 1.5) maksymalnie 10 punktów Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane będą wg następujących zasad: Ad. 1 Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów (A x ), tj. 90 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyższą stawkę czynszu za 1 m 2 wynajmowanej powierzchni, Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: C Ax = C x max C min C min x90 Gdzie: A X liczba punktów przyznana ofercie x za kryterium ceny czynsz C max najwyższy czynsz minimalny wśród czynszów zawartych w ofertach C min najniższy dopuszczony przez Wynajmującego czynsz minimalny równy 200 zł netto za 1 m 2 wynajmowanej powierzchni C x czynsz minimalny zawarty w ofercie x Ad. 2 Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów (B x ), tj. 10 otrzyma Oferent, który przedstawi koncepcję świadczenia usług rent a car zapewniającą wysoki poziom obsługi klienta popartą wiarygodną prognozą obrotów w pierwszym roku działalności. ŁĄCZNA OCENA OFERTY: Wynajmujący uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów za wszystkie kryteria według następującego wzoru: W (x) =A (x) +B (x) 12. Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu 1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. Każdy z Oferentów może uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zamknięciu konkursu uczestnik konkursu może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą zostaną wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faxem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 4
5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do wyboru Najemcy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. ETAP II 13. Zaproszenie do negocjacji 1. Zgodnie z 7 ust. 2, pkt b) powyżej, Wynajmujący zaprosi do negocjacji pięciu najwyżej ocenionych Oferentów. 2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem) z wyznaczeniem terminu negocjacji nie krótszym niż 3 dni od dnia przekazania zaproszenia. 3. Dopuszcza się możliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny wniosek Oferenta. Z uwagi na termin związania ofertą, przesunięcie negocjacji może nastąpić maksymalnie o 5 dni za zgodą Wynajmującego. 4. Nie stawienie się na negocjacje w wyznaczonym terminie zostanie uznane automatycznie za odstąpienie od procedury. 5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I. 14. Przedmiot negocjacji Negocjacje z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede wszystkim: 1) lokalizację pomieszczeń (najlepsza oferta uzyska najbardziej atrakcyjną lokalizację), 2) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie, 3) propozycje warunków finansowych, 4) istotne postanowienia umowy najmu. 15. Wyniki negocjacji 1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska Oferenta z którym zawarta zostanie umowa najmu i określeniem lokalu zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie wszystkim uczestnikom negocjacji. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik negocjacji może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy zostanie wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faxem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego, na zasadach ogólnych. 5
16. Umowa 1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym przez Wynajmującego terminie. 3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terminie, Wynajmujący może wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Najemcę lub przeprowadzić ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu. 4. W terminie 7 dni od daty podpisania umowy Oferent zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu miesięcznemu minimalnemu czynszowi najmu netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego które mogą powstać w trakcie realizacji umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia działalności w przedmiocie najmu. 17. Prawa organizatora PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania lokalu wystawionego do konkursu oraz unieważnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury. 18. Wykaz załączników Integralną cześć niniejszego regulaminu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 informacje ważne dla Oferenta Załącznik nr 2 wykaz lokali Załącznik nr 3 formularz oferty Załącznik nr 4 oświadczenie Oferenta Załącznik nr 5 wstępny projekt umowy 6