postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I Organizator

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ TYPU KANTOR WYMIANY WALUT W TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I 1. Organizator Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym też: Wynajmujący) 2. Miejsce przeprowadzenia konkursu Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. Graniczna 190, Wrocław 3. Tery konkursu 1. Oferty na najem lokali należy złożyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie teru wskazanego w ogłoszeniu. 2. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego teru składania ofert. W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje możliwość zwrotu wadium wpłaconego w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert. 3. Oferty należy składać do dn r. godz. 09:00 w siedzibie Wynajmującego w sekretariacie na II piętrze terala pasażerskiego. 4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert. 4. Warunki uczestnictwa w konkursie 1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest: 1) wniesienie wadium, 2) złożenie oferty, 3) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 załącznika nr 1 do niniejszego regulau. 2. Oferta powinna być złożona w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu (kopercie). Na kopercie umieszcza się napis OFERTA oraz nazwę Oferenta. 1. Oferta powinna zawierać: 5. Oferta 1.1. Imię i nazwisko oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeżeli Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy. 1

2 1.2. Oferowaną wysokość imalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto (podaną jednoznacznie, bez tzw. przedziałów i innych wariantów), przy czym oferowana stawka nie może być niższa niż 500 zł netto miesięcznie za każdy metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni Oferowaną wysokość stawki prowizji od obrotów osiąganych w przedmiocie najmu rozumianych jako miesięczna wartość transakcji netto ze skupu i sprzedaży walut obcych w punkcie wymiany walut znajdującym się na lotnisku, przy czym oferowana stawka nie może być niższa niż 3% Proponowany model i oferowaną wysokość opłat (opłata stała, prowizja...) z tytułu: a) usługi zamów i odbierz, b) działalności dodatkowej 1.5. Opis koncepcji prowadzenia działalności, w tym m.in.: a) szczegółowy opis świadczonych usług, b) system kształtowania cen, oraz uproszczony biznesplan zawierający przewidywany obrót z tytułu działalności podstawowej oraz przewidywany obrót z tytułu działalności dodatkowej, stosowane marże, szacunkowe koszty; działalność podstawowa i dodatkowa została zdefiniowana w Załączniku nr 2 do regulau Listę referencyjną i referencje właścicieli lub zarządców lokali, w których Oferent (lub podmiot od niego zależny) lub jego podmiot doujący (lub podmiot zależny od podmiotu doującego) prowadził swoją działalność ze szczególnym uwzględnieniem portów lotniczych Wymagane oświadczenia i dokumenty Określenie sposobu zwrotu wadium Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty. 2. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem. 3. Informacje określone w punktach ust 1 niniejszego regulau, należy podać wypełniając nieścieralnym atramentem właściwy formularz oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulau. Za ważną uznaje się jedynie ofertę złożoną na powyższym formularzu. 4. Do oferty należy załączyć obowiązkowo wymienione niżej oświadczenia i dokumenty: 4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego regulau Kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z KRS, itp.) Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej aktualna umowa spółki cywilnej Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z płatnościami z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty lub oświadczenia o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do dostarczenia zaświadczeń przed podpisaniem umowy Oryginał lub kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złożenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności zgodnie z umocowaniem Dowód wpłaty wadium na rachunek Wynajmującego nr (PEKAO SA o/warszawa). Wadium winno być wniesione na cały okres związania ofertą. 5. Oferty i dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi. 6. Dane zawarte w ofertach służą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim. 2

3 6. Związanie ofertą 1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert. 2. W tym czasie Wynajmujący: a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje, b) zaprosi do negocjacji (ETAP II) dwóch najwyżej ocenionych Oferentów. c) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowę z wybranym w postępowaniu Oferentem. 7. Ważność konkursu Konkurs uważa się za ważny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu. 8. Wadium 1. Kwota wadium wynosi zł. 2. Wadium wpłacone przez Oferenta, który wygrał konkurs i został zaproszony do zawarcia umowy po negocjacjach, na wniosek Oferenta może zostać zaliczone na poczet kaucji, o której mowa w 15 ust. 4 regulau. 3. Wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Oferenta, Oferent, który wygrał konkurs i negocjacje nie zawarł umowy najmu. 4. Połowa wadium nie podlega zwrotowi w przypadku gdy Oferent, który wygrał konkurs tj. zakwalifikował się do II etapu, wycofa się z postępowania i nie przystąpi do negocjacji. 5. Oferentom, których oferty nie zakwalifikowały się do etapu II, wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach konkursu, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 6. Oferentom, którzy zakwalifikowali się do etapu II ale nie zostali wybrani do zawarcia umowy wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach negocjacji, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 7. W przypadku przekroczenia 7-dniowego teru zwrotu z winy PLW S.A. wadium zwraca się wraz z odsetkami w wysokości ustawowej. 9. Publikacja i dostęp do dokumentacji 1. Niniejszy Regula konkursu ofert wraz z negocjacjami, w tym wszystkie załączniki niezbędne do przygotowania oferty, jest dostępny na stronie internetowej PLW S.A.: 2. Oferenci winni pobrać dokumentację ze strony internetowej PLW S.A. jak również monitorować stronę przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej. 3. Przed złożeniem oferty Oferent może zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel , a.menc@airport.wroclaw.pl. 10. Ocena ofert konkursowych 1. Oferty oceniane będą wg opisanych poniżej kryteriów. 2. Oferty złożone po upływie teru podanego w 3 ust. 3, a także nie spełniające wymogów określonych w 5 nie będą rozpatrywane. 3. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regula komisji obowiązujący w PLW S.A. 4. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów: Przy wyborze najkorzystniejszych ofert, Wynajmujący będzie się kierował następującymi kryteriami: 1) Cena: a. czynsz imalny maksymalnie 45 punktów b. prowizja maksymalnie 25 punktów 3

4 c. opłata z tytułu usługi zamów i odbierz oraz opłata z tytułu działalności dodatkowej maksymalnie 10 punktów 2) Koncepcja i biznesplan maksymalnie 10 punktów 3) Doświadczenie w działalności na lotnisku maksymalnie 10 punktów Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane będą wg następujących zasad: Ad. 1 a). Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów A X, tj. 45 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyższą stawkę czynszu imalnego za 1 m 2 wynajmowanej powierzchni, Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: A C = C ma C C 45 Gdzie: A X liczba punktów przyznana ofercie za kryterium ceny czynsz imalny C ma najwyższy czynsz imalny wśród cen zawartych w ofertach C najniższy dopuszczony przez Wynajmującego czynsz imalny równy 500 zł netto/m 2 C czynsz imalny zawarty w ofercie Ad. 1 b). Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów B X, tj. 25 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyższy poziom prowizji Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: B P = P ma P P 25 gdzie: B liczba punktów przyznana ofercie za kryterium ceny - prowizja P ma najwyższa prowizja wśród prowizji wynikających z ofert P najniższa dopuszczona przez Wynajmującego prowizja równa 3% P prowizja wynikająca z oferty Wynajmujący zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, której cena, biorąc pod uwagę średnią wartość innych ofert lub szacunkowe kalkulacje Wynajmującego, będzie rażąco niska lub rażąco wysoka tj. nie będzie wiarygodna ekonomicznie. Ad. 1 c). Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów C X, tj. 10 otrzyma Oferent, który zaproponuje najbardziej korzystną, z ekonomicznego punktu widzenia, wysokość opłaty z tytułu usługi zamów i odbierz oraz opłaty z tytułu działalności dodatkowej. Ad. 2. Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów dla tego kryterium D X, tj. 10 może otrzymać Oferent, który przedstawi wiarygodną koncepcję działalności łączącej szeroki wachlarz oferowanych usług, atrakcyjne kursy walut oraz bezpieczeństwo transakcji, tym samym gwarantującą wysokie obroty. 4

5 Ad. 3. Punkty przyznawane będą zgodnie z poniższą tabelą: Liczba lokali o podobnym charakterze prowadzonych na lotniskach i więcej Liczba punktów E X ŁĄCZNA OCENA OFERTY: Wynajmujący uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów za wszystkie kryteria według następującego wzoru: W () =A () +B () +C () +D () + E (X) 11. Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu 1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: Każdy z Oferentów może uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom. 2. W terie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zamknięciu konkursu uczestnik konkursu może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą zostaną wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faksem na nr lub em na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do wyboru Najemcy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. ETAP II 12. Zaproszenie do negocjacji 1. Zgodnie z 6 ust 2, punkt b) powyżej, Wynajmujący zaprosi do negocjacji dwóch najwyżej ocenionych Oferentów. 2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem lub em) z wyznaczeniem teru negocjacji nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia. 3. Dopuszcza się możliwość jednokrotnego przesunięcia teru negocjacji na pisemny wniosek Oferenta. Z uwagi na ter związania ofertą, przesunięcie negocjacji może nastąpić maksymalnie o 7 dni za zgodą Wynajmującego. 4. Nie stawienie się na negocjacje w wyznaczonym terie zostanie uznane automatycznie za odstąpienie od procedury. 5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I. 13. Przedmiot negocjacji Negocjacje z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede wszystkim: 5

6 1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie, 2) propozycje warunków finansowych, 3) istotne postanowienia umowy najmu. 14. Wyniki negocjacji 1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska Oferenta, z którym zawarta zostanie umowa zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie (faksem lub em) wszystkim uczestnikom negocjacji. 2. W terie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik negocjacji może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy ( w stosunku do danego lokalu) zostanie wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faksem na nr lub em na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego, na zasadach ogólnych. 15. Umowa 1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym przez Wynajmującego terie. 3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terie, Wynajmujący może wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Najemcę lub przeprowadzić ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu. 4. Przy podpisaniu umowy najmu (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu miesięcznemu imalnemu czynszowi najmu netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego, które mogą powstać w trakcie realizacji umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia działalności w przedmiocie najmu. 16. Prawa organizatora PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania lokalu/lokali wystawionego do konkursu oraz unieważnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury. 17. Wykaz załączników Integralną cześć niniejszego regulau stanowią załączniki: Załącznik nr 1 informacje ważne dla Oferenta Załącznik nr 2 wykaz lokali Załącznik nr 3 formularz oferty Załącznik nr 4 oświadczenie Oferenta Załącznik nr 5 wstępny projekt umowy 6