I. INFORMACJE OGÓLNE. Organizator. Konkurs wraz z negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym też: Wynajmujący)

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ HANDLOWĄ W HALI ODLOTÓW PO KONTROLI BEZPIECZEŃSTWA W TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Organizator Konkurs wraz z negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym też: Wynajmujący) 2. Miejsce przeprowadzenia konkursu Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. Graniczna 190, Wrocław 3. Przedmiot konkursu Przedmiotem konkursu jest oddanie w najem pięciu powierzchni handlowych zlokalizowanych w hali odlotów po kontroli bezpieczeństwa na poziomie +1 terminala, na obszarze składu wolnocłowego. Szczegółowy opis oferowanych powierzchni zawiera Załącznik nr 2 do Regulaminu. W ramach konkursu Oferent może złożyć ofertę na każdą/dowolną z wymienionych w Załączniku nr 2 powierzchni oddzielnie i/lub na trzy powierzchnie łącznie tzw. mała koncesja i/lub na wszystkie powierzchnie łącznie tzw. koncesja generalna. Konkurs będzie realizowany równolegle, tj. poszczególne jego etapy będą przeprowadzane zarówno w kategorii odrębnych ofert dla poszczególnych powierzchni oraz osobno dla opcji mała koncesja i koncesja generalna. 4. Terminy konkursu 1. Oferty na najem powierzchni handlowych należy złożyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaminie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu. 2. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego terminu składania ofert. W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje możliwość zwrotu wadium wpłaconego w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert. 3. Oferty należy składać do dn r. godz. 16:00 w siedzibie Wynajmującego, sekretariat na II piętrze terminala pasażerskiego. 1

2 4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert. 5. Warunki uczestnictwa w konkursie 1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest: 1) wniesienie wadium (wysokość wadium dla poszczególnych powierzchni handlowych została określona w Załączniku nr 2), 2) złożenie oferty, 3) spełnienie wymagań określonych w pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Oferta powinna być złożona w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu (kopercie). Na kopercie umieszcza się napis OFERTA oraz informacje: numer powierzchni handlowej, której oferta dotyczy (wykaz powierzchni zawiera Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu), nazwa Oferenta. II. ETAP I 1. Oferta 1. Oferta powinna zawierać: 1.1. Imię i nazwisko oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeżeli Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy Wskazanie powierzchni handlowej, o którą ubiega się Oferent Oferowaną wysokość minimalnej gwarantowanej stawki czynszu rocznego netto. Minimalne stawki czynszu dla poszczególnych powierzchni handlowych zawiera Załącznik nr Oferowaną wysokość stawek prowizji od obrotów osiąganych w przedmiocie najmu rozumianych jako miesięczne wartości sprzedaży netto poszczególnych grup produktów., Szczegółowe informacje na temat wymagań w stosunku do danej powierzchni zawiera Załącznik nr Wstępną koncepcję aranżacji i wystroju wnętrza powierzchni handlowej wraz z wizualizacją oraz przewidywany okres trwania prac adaptacyjnych Wstępny opis koncepcji prowadzenia działalności handlowej, w tym m.in.: a) asortyment sprzedawanych produktów, b) system kształtowania cen itp. (w tym system cen preferencyjnych dla osób pracujących na terenie portu), 1.7. Uproszczony biznesplan zawierający przybliżoną wartość nakładów związanych z adaptacją i wyposażeniem lokalu, szacunkowe koszty (w podziale na koszty 2

3 wynagrodzeń, koszty działalności operacyjnej, amortyzację ), stosowane marże, przewidywany obrót itp Opis koncepcji prowadzenia działalności handlowej w okresie przejściowym, tj. od momentu przekazania powierzchni do momentu zakończenia prac adaptacyjnych Listę referencyjną i referencje zarządzających lotniskami, na terenie których Oferent (lub podmiot od niego zależny), lub jego podmiot dominujący (lub podmiot zależny od podmiotu dominującego) prowadzi swoją działalność, o ile jest wymagana w przypadku powierzchni, o którą ubiega się Oferent Wymagane oświadczenia i dokumenty Określenie sposobu zwrotu wadium Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty. 2. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem. 3. Informacje określone w punktach powyżej, należy podać wypełniając nieścieralnym atramentem formularz oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. Za ważną uznaje się jedynie ofertę złożoną na powyższym formularzu. UWAGA: Należy wypełnić formularz oferty właściwy dla danej powierzchni handlowej. W przypadku składania ofert na więcej niż jedną powierzchnię handlową, należy wypełnić odpowiednią liczbę formularzy. Formularzom zostały nadane numery zgodne z numeracją powierzchni handlowych. 4. Do oferty należy załączyć obowiązkowo wymienione niżej oświadczenia i dokumenty: 4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu Kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z KRS, itp.) Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej aktualna umowa spółki cywilnej Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z płatnościami z datą wystawienia nieprzekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty lub oświadczenia o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do dostarczenia zaświadczeń przed podpisaniem umowy Oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złożenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności zgodnie z umocowaniem Dowód wpłaty wadium na rachunek Wynajmującego nr (BANK PEKAO SA O/Warszawa). Wadium winno być wniesione na cały okres związania ofertą. 5. Oferty i dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi. 3

4 6. Dane zawarte w ofertach służą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim. 2. Związanie ofertą 1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert. 2. W tym czasie Wynajmujący: a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje, b) zdecyduje czy wszystkie powierzchnie handlowe zostaną wynajęte jednemu Oferentowi w ramach koncesji generalnej, lub małej koncesji, czy poszczególne powierzchnie zostaną przyznane różnym Oferentom lub podejmie decyzję o kontynuacji postepowania w ramach wszystkich kategorii, c) w zależności od decyzji podjętej zgodnie z ust. 2 pkt. b powyżej, zaprosi do negocjacji (ETAP II) dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla każdej powierzchni handlowej odrębnie i/lub dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla trzech powierzchni łącznie i/lub dwóch najwyżej ocenionych Oferentów wszystkich powierzchni handlowych łącznie. d) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowy z wybranymi w postępowaniu Oferentami. 3. Ważność konkursu Konkurs uważa się za ważny o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu dla przynajmniej jednej powierzchni handlowej i/lub przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu dla trzech powierzchni łącznie i/lub przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu dla wszystkich powierzchni handlowych łącznie. 4. Wadium 1. Kwota wadium dla każdej powierzchni handlowej została określona w Załączniku nr 2 do Regulaminu. 2. W przypadku złożenia osobnych ofert na więcej niż jedną powierzchnię handlową Oferent jest zobowiązany do wniesienia wadium dla każdej powierzchni osobno. W przypadku, gdy Oferent składa ofertę w ramach koncesji generalnej i/lub małej koncesji, a także jednocześnie składa ofertę na poszczególne powierzchnie odrębnie, Oferent wnosi wadium tylko z tytułu koncesji generalnej. 3. Wadium wpłacone przez Oferenta, który wygrał konkurs i został zaproszony do zawarcia umowy po negocjacjach, na wniosek Oferenta może zostać zaliczone na poczet kaucji, o której mowa w dalszej części Regulaminu. 4. Wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Oferenta, Oferent, który wygrał konkurs i negocjacje nie zawarł umowy najmu. 4

5 5. Połowa wadium nie podlega zwrotowi w przypadku gdy Oferent, który wygrał konkurs tj. zakwalifikował się do II etapu, wycofa się z postępowania i nie przystąpi do negocjacji. 6. Oferentom, których oferty nie zakwalifikowały się do etapu II, wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach konkursu, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 6. Oferentom, którzy zakwalifikowali się do etapu II, ale nie zostali wybrani do zawarcia umowy wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach negocjacji, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 7. W przypadku przekroczenia 7-dniowego terminu zwrotu z winy PLW S.A. wadium zwraca się wraz z odsetkami w wysokości ustawowej. 5. Publikacja i dostęp do dokumentacji 1. Niniejszy Regulamin konkursu ofert wraz z negocjacjami, w tym wszystkie załączniki niezbędne do przygotowania oferty, jest udostępniany indywidualnie podmiotom, które zgłoszą chęć przystąpienia do konkursu i prześlą na adres a.menc@airport.wroclaw.pl kopię odpisu z KRS lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. 2. Oferenci winni monitorować stronę internetową przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej. 3. Przed złożeniem oferty Oferent może zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel , a.menc@airport.wroclaw.pl. 6. Ocena ofert konkursowych 1. Komisja dokonuje oceny ofert w trzech kategoriach, tj. a) odrębnie dla każdej powierzchni handlowej, b) dla trzech powierzchni łącznie (mała koncesja), c) dla wszystkich powierzchni łącznie (koncesja generalna). 2. Oferty w ramach każdej kategorii oceniane będą wg ściśle określonych kryteriów. 3. Oferty złożone po upływie terminu podanego w dziale I par. 4 ust. 3, a także niespełniające wymogów określonych w dziale II par. 1 nie będą rozpatrywane. 4. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regulamin komisji obowiązujący w PLW S.A. 5. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów zostały szczegółowo opisane w Załączniku nr

6 Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu 1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: Każdy z Oferentów może uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zakończeniu I etapu, uczestnik konkursu może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą zostaną wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faxem na nr lub em na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do wyboru Oferenta lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. III. ETAP II 1. Zaproszenie do negocjacji 1. Zgodnie z działem II par. 2 ust. 2, pkt. c), Wynajmujący zaprosi do negocjacji dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla każdej powierzchni handlowej odrębnie i/lub dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla trzech powierzchni łącznie i/lub dwóch najwyżej ocenionych Oferentów wszystkich powierzchni handlowych łącznie. (zależnie od decyzji podjętej zgodnie z działem II par. 2 ust. 2, pkt. b). 2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem lub em) z wyznaczeniem terminu negocjacji nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia. 3. Dopuszcza się możliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny wniosek Oferenta. Z uwagi na termin związania ofertą, przesuniecie negocjacji może nastąpić maksymalnie o 5 dni za zgodą Wynajmującego. 4. Niestawienie się na negocjacje w wyznaczonym terminie zostanie uznane automatycznie za odstąpienie od procedury. 5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I. 6. Negocjacje mogą, na wniosek Zespołu Negocjacyjnego, zostać uzupełnione aukcją elektroniczną, jeśli oferty będą bardzo zbliżone pod kątem wybranych parametrów. 2. 6

7 Przedmiot negocjacji Spotkania negocjacyjne z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede wszystkim: 1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie, 2) propozycje warunków finansowych, 3) istotne postanowienia umowy najmu. 3. Wyniki negocjacji 1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska Oferenta/Oferentów, z którym/z którymi zawarta zostanie umowa najmu zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie (faxem lub em) wszystkim uczestnikom negocjacji (odpowiednio dla powierzchni handlowej). 2. W terminie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik negocjacji może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy (w stosunku do danej powierzchni handlowej) zostanie wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faxem na nr lub em na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę (w stosunku do danej powierzchni handlowej) podjęte będą dalsze czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego, na zasadach ogólnych. 4. Umowa 1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym przez Wynajmującego terminie. 3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terminie, Wynajmujący może wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Oferenta lub przeprowadzić ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu. 4. Przy podpisaniu umowy najmu (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej ¼ minimalnego rocznego czynszu gwarantowanego netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego które mogą powstać w trakcie realizacji 7

8 umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia działalności handlowej w przedmiocie najmu. 5. Prawa organizatora PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania powierzchni handlowej/powierzchni handlowych wystawionej/wystawionych do konkursu oraz unieważnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury. 6. Wykaz załączników Integralną cześć niniejszego Regulaminu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 informacje ważne dla Oferenta Załącznik nr 2 wykaz powierzchni Załącznik nr 3 formularz oferty Załącznik nr 4 oświadczenie Oferenta Załącznik nr 5 wstępny projekt umowy 8