Regulamin pracy Miasteczka Organizacji podczas II Dnia Festiwalu Organizacji Pozarządowych w 2016 r. I. Czas i miejsce Termin: 10 września 2016 Godziny: od 12:00 do 18.00 Miejsce: Katowice, Park Powstańców Śląskich II. III. IV. Organizatorzy Stowarzyszenie Wspierania Organizacji Pozarządowych MOST, Stowarzyszenie Fabryka Inicjatyw Lokalnych, Miasto Katowice. Partnerzy Festiwalu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka. Cele Festiwalu Organizacji Pozarządowych Festiwal Organizacji Pozarządowych jest imprezą integracyjno-kulturalno-społeczną. Głównym celem Festiwalu jest integracja mieszkańców i promocja organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Katowice. V. Ogólne warunki uczestnictwa (goście, turyści, mieszkańcy) 1. Wstęp na Festiwal jest nieodpłatny, w szczególności nieodpłatne dla odwiedzających są takie atrakcje jak: warsztaty, koncerty na scenie, zawody sportowe, itp. 2. Obszar Festiwalu nie jest w żaden sposób ograniczony fizycznie, jest pełna swoboda przemieszczania się, zgodnie z regulaminem Parku. 3. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, wichurą, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą i innymi przyczynami losowymi. 4. Organizatorzy imprezy zapewniają opiekę ratowników medycznych. VI. Zgłoszenia i warunki uczestnictwa (dot. wystawców): 1. Warunkiem zgłoszenia do udziału w Festiwalu Organizacji Pozarządowych jest nadesłanie zgłoszenia organizacji pozarządowej oraz uzyskanie informacji zwrotnej potwierdzającej wpisanie na listę uczestników.
2. Zgłoszenie powinno być wypełnione za pomocą formularza zgłoszeniowego dostępnego na www.fopkatowice.pl oraz www.mostkatowice.pl. W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość wysyłki zgłoszenia e-mailem lub dostarczenia go osobiście do Biura Festiwalu. W razie problemów ze zgłoszeniem organizacji prosimy o kontakt z Panią Moniką Juścińską (tel.: 32 253 94 20 lub m.juscinska@mostkatowice.pl). Do poprawnego przygotowania zgłoszenia wystawcy są potrzebne m.in.: następujące dane: Opis proponowanych działań w czasie Festiwalu wraz z wymaganiami technicznymi, w tym o planowanym postawieniu własnych namiotów, Podanie planowanych godzin udziału w Miasteczku Organizacji, Informację o planowanej sprzedaży produktów rękodzielniczych, Informację o planowanym programie artystycznym, Informację o tym, czy jest potrzebny transport na i po zakończeniu udziału w Miasteczku Organizacji Pozarządowych, informacja o przedmiocie działalności organizacji. 3. O kwalifikowalności zgłoszenia decydują organizatorzy wydarzenia. Wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w Miasteczku Organizacji. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia. 4. Zgłoszenia będą przyjmowane do dnia 21 sierpnia 2016 r. W przypadku bardzo dużej ilości zgłoszeń, przekraczającej możliwości przestrzenne i logistyczne, przyjmowanie zgłoszeń zostanie zakończone przed tym terminem. 5. Wystawcy będą mieli możliwość zaprezentowania się w osobnym namiocie. 6. Podczas imprezy Organizatorzy mogą zapewnić Organizacjom: maksymalnie 1 namiot o wymiarach 3x3m, ladę, 2 krzesła, materiały i przestrzeń do przeprowadzenia warsztatów, nagrody dla uczestników warsztatów, jednak musi to zostać zaznaczone w momencie przesyłania zgłoszenia. VII. Zgłoszenia i warunki uczestnictwa (dot. artystów występujących na scenie): 1. Warunkiem wystąpienia na scenie głównej Festiwalu Organizacji Pozarządowych jest nadesłanie zgłoszenia oraz uzyskanie informacji zwrotnej potwierdzającej wpisanie na listę uczestników.
2. Zgłoszenie powinno być przesłane na adres Waldemara Jana (e-mail: w.jan@fil.org.pl) z dopiskiem Koncerty FOP. Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje: Nazwa zespołu lub imię i nazwisko zespołu, Dane kontaktowe, Informacja o zespole lub artyście (dotychczasowe dokonania lub występy), Długość występu, Instrumenty, które zostaną wykorzystane, Charakter występu (np. solista z podkładem muzycznym, albo dwójka DJ itd.), Liczbę mikrofonów itp. 3. O kwalifikowalności zgłoszenia decydują organizatorzy wydarzenia. Wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z występem na scenie Festiwalu. 4. Zgłoszenia będą przyjmowane do dnia 21 sierpnia 2016 r. W przypadku bardzo dużej ilości zgłoszeń, przekraczającej możliwości przestrzenne i logistyczne, przyjmowanie zgłoszeń zostanie zakończone przed tym terminem. Planowany do zagospodarowania czas na scenie to 2 2,5 godziny zegarowej. 5. Podczas imprezy Organizatorzy mogą zapewnić wykonawcom: garderobę, nagłośnienie, mikrofony, podłączenie do prądu, jednak musi to zostać zaznaczone w momencie przesyłania zgłoszenia. VIII. Ogólnie przepisy organizacyjne dla uczestników (dot. wystawców): 1. Miejsca na terenie imprezy wskazywane są poszczególnym wystawcom przez pracowników Organizatora w dniu imprezy lub w miarę możliwości przed imprezą zgodnie z planem sytuacyjnym zamieszczonym na www.fopkatowice.pl. 2. Przydział stoisk przez Organizatora jest ostateczny i nie podlega negocjacji. 3. Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych na terenie imprezy. Miejsca parkingowe znajdują się wzdłuż ulicy Uniwersyteckiej. 4. Na terenie realizacji imprezy obowiązuje zakaz ruchu pojazdów w dniu imprezy, a także zakaz parkowania (nie dotyczy pojazdów służb technicznych, ratunkowych oraz pojazdów Organizatora). 5. Uczestnicy imprezy mogą instalować swoje stoiska: a) od godziny 9:30 do godziny 11:30;
b) Do 11:30 wystawcy zobowiązani są bezwzględnie do usunięcia pojazdów z terenu imprezy; c) Wjazd pojazdów osób wystawiających się w Miasteczku Organizacji w celu instalacji stoiska lub wystawienia towaru jest możliwy po wcześniejszym ustaleniu tego z organizatorem z zachowaniem szczególnej ostrożności. Zgłoszenie pojazdu należy przygotować wraz ze zgłoszeniem Organizacji do udziału w Festiwalu. 6. Demontaż stoisk: a) od godziny 18:00 b) Wjazd pojazdów osób wystawiających się w Miasteczku Organizacji w celu demontażu stoiska i spakowania towaru jest możliwy po wcześniejszym ustaleniu tego z organizatorem z zachowaniem szczególnej ostrożności. Zgłoszenie pojazdu należy przygotować wraz ze zgłoszeniem Organizacji do udziału w Festiwalu. 7. Uczestnicy sprzedający art. spożywcze, posiadający stoiska gastronomiczne muszą spełniać wymogi określone w stosownych przepisach sanitarno-epidemiologicznych. Zgłoszenie sprzedaży artykułów spożywczych należy przygotować i przesłać wraz ze zgłoszeniem Organizacji do udziału w Festiwalu. 8. Uczestnicy sprzedający wyroby rękodzielnicze są zobowiązani do zgłoszenia tego faktu w momencie zgłaszania Organizacji do udziału w Miasteczku Organizacji przy Festiwalu Organizacji Pozarządowych. 9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzedaż prowadzoną przez Wystawców w ramach Festiwalu Organizacji Pozarządowych, w szczególności nie można kierować do niego reklamacji lub zwrotów nabytych towarów. Za sprzedaż towarów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa odpowiadają w całości poszczególni Wystawcy. 10. Organizator ma prawo do wyłączenia z imprezy stoiska lub towarów niezgodnych z charakterem Festiwalu oraz niezgodnych opisem podanym w zgłoszeniu. 11. Wymagany jest estetyczny wygląd każdego stoiska. 12. Za bieżące utrzymanie porządku i czystości stoiska odpowiada wystawca. 13. Uczestnicy ubezpieczają artykuły wystawiane na stoiskach na własny koszt i ryzyko. 14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia towarów przed, po i w trakcie trwania Festiwalu.
IX. Konkursy dla wystawców 1. W ramach Miasteczka Organizacji odbędą się dwa konkursy dla wystawców: X. Ustalenia końcowe a) Na najładniejsze stoisko 5-osobowa komisja w składzie 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Katowice, 3 przedstawicieli organizatorów oceni estetykę przygotowania stoiska (40%), zawartość merytoryczną, w tym jakość prezentacji działań Instytucji przez osoby obsługujące stoisko (60%). b) Na najciekawszą aktywność 5-osobowa komisja w składzie 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Katowice, 3 przedstawicieli organizatorów oceni Zawartość merytoryczną aktywności i jej związek z tematyką Festiwalu (50%) oraz zadowolenie osób z udziału w aktywności (50%). 1. Każdy uczestnik FOP ma obowiązek podpisania się na liście obecności na Festiwalu. Integralną częścią listy obecności jest zgodna na przetwarzanie danych osobowych oraz zgoda na przetwarzanie wizerunku do celów dokumentacji i promocji FOP. 2. Ewentualne reklamacje Uczestników powinny być niezwłocznie zgłaszane pisemnie w siedzibie Organizatora Stowarzyszenia MOST, ul. Kopernika 26/306 lub w dniu imprezy w Biurze Organizatora na terenie Festiwalu. 3. Reklamacje złożone po zakończeniu Festiwalu nie będą uwzględniane. 4. Przypadki nie uwzględnione w Regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego.