1. Przedmiot umowy 1. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się: 1) doprowadzić do uzyskania przez Zamawiającego licencji na oprogramowanie komputerowe (system poczty elektronicznej i systemy operacyjne), określonych w załączniku nr 1, zwane dalej oprogramowaniem ; 2) dokonać instalacji i konfiguracji oprogramowania zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1; 3) zapewnić szkolenie dla dwóch osób z zakresu obsługi oprogramowania; 4) serwisować oprogramowanie przez okres 36 miesięcy; 5) serwisować urządzenia, których liczbę, rodzaje, parametry techniczne i numery seryjne określa załącznik nr 1, zwane dalej urządzeniami, przez okres 36 miesięcy. 2. Zamawiający oświadcza, że w dniu zawarcia umowy urządzenia są w pełni sprawne. 2. Licencje, instalacja i konfiguracja 1. Wykonawca doprowadzi do uzyskania przez Zamawiającego licencji na oprogramowanie oraz dokona instalacji i konfiguracji oprogramowania, zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1, w terminie 42 dni od dnia zawarcia umowy. 2. Przed upływem terminu wskazanego w ust. 1 Wykonawca zgłosi Zamawiającemu gotowość do odbioru systemu. Jednocześnie Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację określoną w załączniku nr 1. 3. Zamawiający dokona odbioru systemu w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia. 4. Odbiór systemu polega na sprawdzeniu: 1) czy licencje, instalacja i konfiguracja oprogramowania są zgodne z zapisami umowy; 2) czy przekazano dokumentację zgodnie z ust. 2. 5. Jeżeli sprawdzenie da wynik pozytywny, Zamawiający przekaże Wykonawcy podpisany protokół odbioru systemu. 6. Jeżeli sprawdzenie nie da pozytywnego wyniku, Zamawiający przekaże Wykonawcy na piśmie wykaz braków. W terminie 7 dni od otrzymania wykazu Wykonawca usunie braki i zgłosi Zamawiającemu gotowość do ponownego odbioru systemu. Zapisy ust. 3-5 stosuje się. 3. Szkolenie Wykonawca zapewni udział dwóch osób wskazanych przez Zamawiającego w szkoleniu z obsługi komponentów systemu pocztowego, autoryzowanym przez producenta systemu, które odbędzie się w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru systemu. 1
4. Serwis oprogramowania 1. Przez okres 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru systemu, Wykonawca zobowiązuje się: 1) informować Zamawiającego o aktualizacjach i poprawkach oprogramowania (systemu pocztowego i systemów operacyjnych); 2) instalować aktualizacje i poprawki oprogramowania; 3) zapewnić pomoc telefoniczną dotyczącą oprogramowania. 2. Instalacja aktualizacji i poprawek nastąpi w terminie 28 dni od zgłoszenia Zamawiającego, a instalacja poprawek usuwających błędy krytyczne w terminie 7 dni od zgłoszenia Zamawiającego. 3. Pomoc telefoniczna świadczona jest pod numerem telefonu:..., przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia, w języku polskim. W ramach pomocy telefonicznej Wykonawca diagnozuje problemy w działaniu oprogramowania. W przypadku stwierdzenia, że problem dotyczy: 1) znajomości oprogramowania Wykonawca informuje Zamawiającego, w jaki sposób może on samodzielnie rozwiązać problem; 2) funkcjonalności oprogramowania Wykonawca informuje producenta oprogramowania o problemie Zamawiającego; 3) instalacji lub konfiguracji oprogramowania Wykonawca dokonuje poprawnej instalacji lub konfiguracji oprogramowania w terminie 7 dni od zgłoszenia problemu przez Zamawiającego; 4) sprzętu Zamawiającego Wykonawca informuje Zamawiającego o rodzaju problemu i sprzęcie, którego dotyczy. 5. Serwis urządzeń 1. Przez okres 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru systemu, Wykonawca gwarantuje prawidłowe działanie urządzeń. 2. Serwis obejmuje wszelkie wykryte podczas eksploatacji urządzeń usterki i wady oraz uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z instrukcją ich użytkowania. 3. Zamawiający zgłasza nieprawidłowe działanie urządzeń (awarię) w dni robocze pomiędzy godziną 8.00 a 17.00. Zgłoszenie otrzymane w innym czasie jest traktowane jako otrzymane o godz. 8.00 następnego dnia roboczego, z tym że zgłoszenie otrzymane przed godziną 8.00 w dniu roboczym jest traktowane jako otrzymane o godzinie 8.00 tego dnia. 4. Zamawiający zgłasza awarię według własnego wyboru: 1) drogą telefoniczną, pod numer telefonu..., pod którym otrzyma numer zgłoszenia, lub 2
2) faksem pod numer... albo pocztą elektroniczną pod adres...; takie zgłoszenie otrzyma numer, który zostanie niezwłocznie przesłany Zamawiającemu. 5. Czas usunięcia awarii wynosi 48 godzin od otrzymania zgłoszenia. Bieg terminu do usunięcia awarii ulega zawieszeniu na czas, w którym Zamawiający nie zapewnił Wykonawcy dostępu do urządzenia objętego zgłoszeniem. 6. Usunięcie awarii obie strony potwierdzają podpisując protokół naprawy/podstawienia sprzętu zastępczego. Protokół naprawy/podstawienia sprzętu zastępczego zawiera co najmniej: 1) datę i godzinę zgłoszenia awarii, 2) numer zgłoszenia, rodzaj awarii (szczegółowy opis), 3) nazwisko zgłaszającego awarię; 4) nazwisko przyjmującego zgłoszenie; 5) datę i godzinę usunięcia awarii/podstawienia sprzętu zastępczego, 6) rodzaj wykonanych czynności naprawczych, 7) stwierdzenie dokonania naprawy/podstawienia sprzętu zastępczego, 8) nazwisko oraz podpis osoby dokonującej naprawy/podstawienia sprzętu zastępczego, 9) nazwisko oraz podpis osoby stwierdzającej dokonanie naprawy/podstawienie sprzętu zastępczego. 7. Wykonawca zobowiązany jest do odtworzenia pełnej funkcjonalności systemowej według stanu sprzed awarii, wykorzystując kopie zapasowe systemu i danych dostarczonych przez Zamawiającego. Wykonawca nie odpowiada za błędy, nieścisłości i niepełność kopii zapasowych sytemu oraz danych sporządzonych przed wystąpieniem awarii. 8. W przypadku niemożliwości wykorzystania dostarczonych kopii Wykonawca instaluje system operacyjny i oprogramowanie sterujące w najnowszej wersji, zgodnie z posiadanymi licencjami. Odtwarzanie utraconych lub zmienionych plików, danych lub programów oraz zabezpieczenie własnych informacji, poufnych lub przeznaczonych do użytku wewnętrznego obciąża Zamawiającego. 9. W przypadku, gdy naprawa urządzenia będzie niemożliwa do wykonania w terminie określonym w ust. 5, Wykonawca następnego dnia po upływie tego terminu dostarczy zamawiającemu sprzęt zastępczy o takim samym standardzie i funkcjonalności oraz zainstaluje odpowiednie dla niego oprogramowanie i zbiory umożliwiające użytkową eksploatację systemu pocztowego, aż do czasu zakończenia naprawy. Całkowity czas pracy urządzenia zastępczego nie może przekroczyć 14 dni. W tym czasie Wykonawca dokonuje naprawy uszkodzonego urządzenia i uruchamia je w siedzibie Zamawiającego. 10. W przypadku, gdy Wykonawca nie wykona obowiązku wynikającego z ust. 5-9, Zamawiający ma prawo wynająć na koszt Wykonawcy w dowolnej firmie sprzęt zastępczy, zachowując jednocześnie prawo do kary umownej, o której mowa w 10 ust. 1 pkt 4. 11. W przypadku awarii dysku twardego, powodującej konieczność jego wymiany, uszkodzony dysk pozostanie u Zamawiającego. Pozostałe uszkodzone części przechodzą na własność Wykonawcy. 3
12. Całość kosztów dojazdu do siedziby Zamawiającego, a w przypadku niemożności dokonania naprawy na miejscu także kosztów przewozu urządzeń między siedzibą Zamawiającego a miejscem naprawy, ponosi Wykonawca. 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozbudowy serwerów o dodatkowe elementy. Elementy te nie podlegają serwisowaniu w ramach umowy. Jeżeli któryś z tych elementów utrudnia wykonywanie serwisu, Zamawiający obowiązany jest na własny koszt i ryzyko chwilowo je usunąć, aby dać Wykonawcy możliwość konserwowania całego urządzenia. Zamawiający ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność (kompatybilność) połączenia z elementami urządzenia nie podlegającymi serwisowaniu w ramach umowy. 14. Za dni robocze uważa się dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 6. Obowiązki Zamawiającego Na czas trwania niniejszej umowy Zamawiający zobowiązuje się: 1) udostępnić Wykonawcy niezbędne dla właściwej realizacji przedmiotu umowy dane posiadanego systemu pocztowego; 2) udzielić Wykonawcy pomocy w utrzymywaniu kontaktów z pracownikami Zamawiającego; 3) zapewnić Wykonawcy dostęp do urządzeń posiadanych przez Zamawiającego w celu realizacji umowy. Wykonawca zobowiązuje się do: 7. Obowiązki Wykonawcy 1) realizacji przedmiotu umowy z należytą starannością przyjętą w stosunkach tego rodzaju, 2) zapewnienia właściwej realizacji przedmiotu umowy poprzez odpowiednio wykwalifikowany personel, 3) przestrzegania zasad bezpieczeństwa zbiorów danych podczas i w związku z wykonywaniem czynności w ramach niniejszej umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 8. Wynagrodzenie i sposób płatności 1. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu niniejszej umowy wynosi... zł (słownie:... złotych), w tym podatek od towarów i usług VAT.%. 2. Zapłata nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru systemu. Faktura powinna zawierać numer niniejszej umowy. 4
3. Za datę dokonania zapłaty uważa się dzień złożenia polecenia przelewu przez Zamawiającego w obsługującym go banku. 9. Koordynatorzy do realizacji umowy Strony niniejszym wyznaczają swoich koordynatorów do realizacji umowy, uprawnionych do bieżących kontaktów i ustaleń związanych z jej realizacją: 1) ze strony Zamawiającego:..., telefon:..., adres poczty elektronicznej:.... 2) ze strony Wykonawcy:... telefon:..., adres poczty elektronicznej:.... 10. Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości: 1) 0,2% całkowitej wartości umowy za każdy dzień zwłoki w zgłoszeniu gotowości do odbioru systemu w stosunku do terminu wskazanego w 2 ust. 1; 2) 0,2% całkowitej wartości umowy za każdy dzień zwłoki w zgłoszeniu gotowości do ponownego odbioru systemu w stosunku do terminu wskazanego w 2 ust. 6; 3) 0,1% całkowitej wartości umowy za każdy dzień zwłoki w wykonywaniu serwisu oprogramowania w stosunku do terminu wskazanego w 4 ust. 2 lub ust. 3 pkt 3; 4) 0,2% całkowitej wartości umowy za każdy dzień zwłoki w wykonywaniu serwisu urządzeń w stosunku do terminu wskazanego w 5 ust. 5 lub ust. 9; 5) 10% całkowitej wartości umowy w razie odstąpienia od umowy przez Zamawiającego na podstawie 11 ust. 1 pkt 1 lub 2. 2. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek Wykonawcy, Zamawiający może odstąpić od naliczania i egzekwowania kar umownych w całości lub w części. 3. Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych. 11. Odstąpienie od umowy 1. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku: 1) gdy zwłoka w zgłoszeniu gotowości do odbioru systemu w stosunku do terminu wskazanego w 2 ust. 1 lub ust. 6 przekracza 28 dni; 2) gdy ponowne sprawdzenie systemu, przeprowadzone na podstawie 2 ust. 6, nie dało pozytywnego wyniku; 3) gdy wysokość naliczonych kar umownych osiągnie 10% całkowitej wartości umowy. 2. Odstąpienie od umowy nastąpi przez pisemne oświadczenie, ze skutkiem od dnia jego otrzymania przez adresata. 5
12. Zabezpieczenie 1. Na pokrycie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie w kwocie... zł w formie... 2. Z kwoty zabezpieczenia Zamawiający może potrącić: a) należności z tytułu kary umownej, określonej w 10; b) inne należności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, uznane przez Wykonawcę lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu. 3. Zamawiający dokona zwrotu zabezpieczenia w terminie 30 dni po upływie okresów serwisowania wskazanych w 4 ust. 1 i 5 ust. 1. 13. Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy: ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 4. Integralną część niniejszej umowy stanowi załącznik nr 1 (Opis techniczny). 6