Zarządzenie Wewnętrzne Nr OR.120.14.2015 Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 4 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne. Na podstawie art. 36 ust. 1, 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 ) oraz 3, 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się Politykę Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuje się wszystkie osoby przetwarzające dane osobowa w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne do przestrzegania zasad i realizacji zadań określonych w załącznikach, o których mowa w 1. 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Dubicze Cerkiewne. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
Załącznik Nr 1 do Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne Lp. Imię i nazwisko Nr pokoju i położenie w urzędzie gminy 1. Walentyna Galimska Parter- pok.nr 2 2. Joanna Korcz Parter- pok. Nr 2 3. Ludmiła Pietruczuk Parter- pok. Nr 1 4. Tamara Panasiuk Parter- pok. Nr 3 5. Olga Repko Parter- pok. Nr 4 6. Adrianna Bielecka Piętro pok. Nr 6 7. Katarzyna Dmitruk Piętro pok. Nr 8 8. Krystyna Onopryjuk Piętro- pok. Nr 8 9. Eugeniusz Makarewicz Piętro- pok. Nr 9 10. Jan Kuptel Piętro- pok. Nr 9 11. Maria Pietruczuk(GOPS) Piętro-pok. Nr 10 12. Nina Mierociuk Piętro- pok. Nr 11 13. Mirosława Gawryluk Piętro-pok. Nr 12 14. Marcin Siemieniuk-Morawski Piętro-pok. Nr 14 15. Mikołaj Ławrynowicz Piętro- pok. Nr 15
Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe załącznik do Polityki Bezpieczeństwa Nr 2 zgodnie z 4 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. Lp. Dokładny adres Dział użytkujący pomieszczenie 1. Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne, ul. Główna 65, 17-204 Dubicze Cerkiewne Referat finansowy Nr pokoju Pokój nr 2(podatki) parter 2. _ _ Referat Finansowy Pokój Nr 3( księgowość)- parter 3. Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne, ul. Główna 65, 17-204 Dubicze Cerkiewne Referat Finansowy 4. _ _ Urząd Stanu Cywilnego Pokój Nr 4 Pokój nr 1( była kasa)- parter parter Rodzaj zastosowanego zabezpieczenia pomieszczenia System alarmowy, drzwi wejściowe wzmocnione blachą, kraty w oknach System alarmowy, kraty w oknach, drzwi wzmocnione blachą System alarmowy, krata w oknie, drzwi wzmocnione blachą System alarmowy, kraty, drzwi do pomieszczenia z aktami wzmocnione blachą Uwagi - przejście z pokoju Nr 2-2 pomieszczenia(pomieszczenie kancelaryjne + pomieszczenie do przechowywania zbiorów danych)
5. Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne, ul. Główna 65, 17-204 Dubicze Cerkiewne Referat Organizacyjny Pokój Nr 6 -piętro drzwi drewniane zamykane 6. _ _ Referat Organizacyjny Pokój nr 14-15 drzwi drewniane z szybą 7. Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne, ul. Główna 65, 17-204 Dubicze Cerkiewne Referat Gospodarki Komunalnej, Budownictwa,Rolnictwa i Ochrony Środowiska 8. _ _ Referat Gospodarki Komunalnej, Budownictwa,Rolnictwa i Ochrony Środowiska 9. Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne, ul. Główna 65, 17-204 Dubicze Cerkiewne Referat Organizacyjny, Referat Gospodarki Komunalnej, Budownictwa,Rolnictwa i Ochrony Środowiska Pokój Nr 8 Pokój nr 9 Pokój Nr 12 drzwi wzmocnione blachą-zamykane, kraty w oknach drzwi wzmocnione blachą-zamykane - drzwi drewniane z szybą-zamykane, krata w oknie - pośrednio zabezpiecza alarm zainstalowany na parterzewejście na piętro schodami przez hol parteru. - pośrednio zabezpiecza alarm zainstalowany na parterzewejście na piętro schodami przez hol parteru. - pośrednio zabezpiecza alarm zainstalowany na parterzewejście na piętro schodami przez hol parteru. - pośrednio zabezpiecza alarm zainstalowany na parterzewejście na piętro schodami przez hol parteru. - pośrednio zabezpiecza alarm zainstalowany na parterzewejście na piętro schodami przez hol parteru.
Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów stosowanych do przetwarzania tych danych załącznik do Polityki Bezpieczeństwa Nr 3 zgodnie z 4 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. L.p. Nazwa zbioru danych Nr pokoju Programy zastosowane do przetwarzania danych 1. Ewidencja podatków i łączne zobowiązania podatkowe 2. Ewidencja zaświadczeń o niezaleganiu podatków i opłat i potwierdzających podatnika podatku rolnego 3. Ewidencja tytułów wykonawczych dotyczących podatku od nieruchomości od osób fizycznych, podatku rolnego i leśnego 4. Elektroniczny rejestr podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych, podatku rolnego i leśnego 5. decyzje w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej Pokój nr 2(parter) program Podatki Uwagi Pokój nr 2(parter) papierowa ewidencja pkt 12 Pokój Nr 2(parter papierowa ewidencja pkt 12 Pokój Nr 2(parter) Pokój nr 2(parter) program Podatki program Podatki 6. Rejestr opłaty skarbowej Pokój Nr 1 Ewidencja papierowa pkt 12 7. Zaświadczenia o wynagrodzeniu Pokój Nr 3 Ewidencja papierowa pkt 12
8. urząd stanu cywilnego Pokój nr 4-5(parter) Program Źródło 9. ewidencja ludności Pokój Nr 4-5(parter) Program Źródło 10. dowody osobiste Pokój Nr 4-5(parter) Program Źródło 11. Wykaz i rejestr przedpoborowych oraz osób zobowiązanych do świadczenia na rzecz obrony RP Pokój Nr 4-5(parter) ewidencja papierowa pkt 12 12. Wykaz kurierów i wykonawców Pokój nr 4-5(parter) Ewidencja papierowa pkt 12 13. Decyzje zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych 14. System informacji oświatowej Pokój nr 6(piętro) Program SIO Pokój nr 4-5(parter) ewidencja papierowa pkt 12 15. Rejestr dzierżawy gruntów gminnych Pokój Nr 8(piętro) Ewidencja papierowa pkt 12 16. Decyzje zatwierdzające podziały nieruchomości Pokój Nr 8(piętro) Ewidencja papierowa pkt 12 17. Sprzedaż gruntów gminnych _ _ Ewidencja papierowa pkt 12 18. Zaświadczenia o pracy i prowadzeniu gospodarstwa rolnego 19. Decyzje o warunkach zagospodarowania terenu w przedmiocie zalesiania gruntów rolnych _ _ Ewidencja papierowa pkt 12 _ _ Ewidencja papierowa pkt 12
20. Zaświadczenia o zgodności przeznaczonych pod zalesienie gruntów rolnych z ustaleniami studium zagospodarowania przestrzennego 21. Zawiadomienia o nadaniu numeru porządkowego 22. Umowy najmu lokali mieszkalnych i użytkowych 23. Rejestr przydomowych oczyszczalni ścieków _ _ Ewidencja papierowa pkt 12 _ _ Internetowy Menager Punktów Adresowych pkt 12 _ _ Ewidencja papierowa pkt 12 Pokój Nr 8 Ewidencja papierowa pkt 12 24. Umowy na odbiór nieczystości płynnych Pokój Nr 9 Ewidencja papierowa pkt 12 25. Ochrona ludności Pokój Nr 9(piętro) Ewidencja papierowa pkt 12 26. decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu Pokój Nr 9(piętro) Ewidencja papierowa pkt 12 27. Zezwolenia na usunięcie drzew Pokój Nr 9(piętro) Ewidencja papierowa pkt 12 28. Decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia Pokój Nr 9(piętro) Ewidencja papierowa pkt 12 29. Pomoc społeczna Pokój Nr 10( GOPS)(piętro) Program TT Pomoc 30. Świadczenia rodzinne Pokój Nr 10(GOPS) Program TT Pomoc
31. Fundusz alimentacyjny Pokój Nr 10(GOPS) Program TT Pomoc 32. Dodatki mieszkaniowe Pokój Nr 11( GOPS) Ewidencja papierowa pkt 12 33. Pomoc materialna dla uczniów Pokój Nr 11(GOPS) Ewidencja papierowa pkt 12 34. Gospodarka odpadami komunalnymi Pokój Nr 13 Program Opłaty lokalne 35. Kontrolowane prace skazanych na rzecz gminy ewidencja papierowa pkt 12 Pokój nr 15 Ewidencja papierowa pkt 12
Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi oraz sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami- załącznik do Polityki bezpieczeństwa Nr 4 zgodnie z 4 pkt 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. L.p Nazwa zbioru danych Struktura zbiorów Przepływ danych Uwagi 1. Ewidencja podatków i łączne zobowiązania podatkowe Nazwiska i imiona,imiona rodziców, adres numer ewidencyjny PESEL, - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną 2. Ewidencja zaświadczeń o niezaleganiu podatków i opłat i potwierdzających podatnika podatku rolnego Nazwisko i imię, adres zamieszkania lub pobytu. 3. Ewidencja tytułów wykonawczych dotyczących podatku od nieruchomości od osób fizycznych, podatku rolnego i leśnego Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres numer ewidencyjny PESEL, - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną
4. Elektroniczny rejestr podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych, podatku rolnego i leśnego - nazwisko i imiona, adres zamieszkania, PESEL - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną 5. decyzje w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres numer ewidencyjny PESEL, seria i numer dowodu osobistego,nr konta 6. Rejestr opłaty skarbowej Imię i nazwisko, adres zamieszkania 7. Zaświadczenia o wynagrodzeniu Imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, miejsce pracy
8. urząd stanu cywilnego Nazwiska i imiona,data urodzenia, adres nr ewidencyjny PESEL, seria i nr dowodu osobistego, płeć, stan cywilny, nazwisko rodowe imiona i nazwisko rodziców 9. Ewidencja ludności Nazwiska i imiona,nazwisko rodowe imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, płeć, numer ewidencyjny PESEL, - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną 10. Dowody osobiste Nazwiska i imiona,imiona rodziców, nazwisko rodowe,data i miejsce urodzenia, numer - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną
ewidencyjny PESEL, płeć adres zameldowania 11. Wykaz i rejestr przedpoborowych oraz osób zobowiązanych do świadczenia na rzecz obrony RP Nazwiska i imiona, data i miejsce urodzenia, adres, imię ojca, PESEL, nazwisko rodowe, seria i numer dowodu, - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną 12. Wykaz kurierów i wykonawców Nazwiska i imiona, adres nr telefonu 13. Decyzje zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych - nazwisko i imię, -adres zamieszkania lub pobytu, miejsce wykonywania działalności.
14. System informacji oświatowej nazwisko i imię,imina rodziców, adres zamieszkania pobytu, seria i numer dowodu osobistego, PESEL, wykształcenie 15. Rejestr dzierżawy gruntów gminnych - nazwisko i imię, -adres zamieszkania lub pobytu 16. Decyzje zatwierdzające podziały nieruchomości Nazwisko i imię, adres zamieszkania, nr działki 17. Sprzedaż i dzierżawa gruntów gminnych nazwisko i imię,imina rodziców, adres zamieszkania pobytu, seria i numer dowodu osobistego, PESEL 18. Zaświadczenia o pracy i prowadzeniu gospodarstwa rolnego 19. Decyzje o warunkach zagospodarowania terenu w przedmiocie zalesiania gruntów rolnych Imię i nazwisko, adres zamieszkania -nazwisko i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania. podmiotom podmiotom podmiotom podmiotom podmiotom podmiotom
20. Zaświadczenia o zgodności przeznaczonych pod zalesienie gruntów rolnych z ustaleniami studium zagospodarowania przestrzennego 21. Zawiadomienia o nadaniu numeru porządkowego 22. Umowy najmu lokali mieszkalnych i użytkowych Imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr działki Imię i nazwisko właściciela, miejsce zamieszkania miejscowość, numer porządkowy posesji Imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL 23. Rejestr przydomowych oczyszczalni ścieków Imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr posesji 24. Umowy na odbiór nieczystości płynnych Imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr posesji 25. Ochrona ludności nazwiska i imiona, adres imiona rodziców, data urodzenia, numer ewidencyjny PESEL,miejsce pracy. 26. decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu -nazwisko i imiona, adres zamieszkania. podmiotom podmiotom których dane dotyczą podmiotom których dane dotyczą podmiotom
27. Zezwolenia na usunięcie drzew nazwiska i imiona, adres 28. Decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia nazwiska i imiona, adres 29. Pomoc społeczna Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres numer ewidencyjny PESEL, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego,nałogi, stan zdrowia 30. Świadczenia rodzinne Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną
numer ewidencyjny PESEL, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego,nałogi, stan zdrowia,numer telefonu,wykształcenie, zawód, miejsce pracy 31. Fundusz alimentacyjny Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres numer ewidencyjny PESEL, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego,nałogi, stan zdrowia,numer telefonu,wykształcenie, zawód, miejsce pracy 32. Dodatki mieszkaniowe Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres 33. Pomoc materialna dla uczniów Nazwisko i imię, adres zamieszkania,nr telefonu,pesel,data urodzenia, miejsce pracy, - przesyłanie danych innym podmiotom droga elektroniczną zbieranie danych od osób, których dotyczą,udostępnianie danych innym podmiotom,udostępnienie danych celom archiwalnym i statystycznym. - udostępnianie danych
informacja o dochodach i stanie majątkowym, posiadanych zasobach pieniężnych, nr konta, 34. Gospodarka odpadami komunalnymi Nazwiska i imiona,adres zamieszkania lub pobytu,numer ewidencyjny PESEL, numer telefonu 35. Kontrolowane prace skazanych na rzecz gminy -nazwisko i imiona, imiona rodziców, adres miejsce urodzenia, orzeczenia o ukaraniu - udostępnianie danych innym podmiotom w tym zajmującym się zbiórką i zagospodarowaniem odpadów w formie papierowej i elektronicznej
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych załącznik nr 5 do Polityki Bezpieczeństwa"zgodnie z Art 37 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Leon Małaszewski- Wójt Gminy Dubicze Cerkiewne jako Administrator Danych dnia... nadaje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w podmiocie Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne dla: Imię i nazwisko:... Adres zamieszkania:... Nr PESEL:... Stanowisko służbowe:... Upoważniony otrzymuje dostęp do poniższych zasobów danych osobowych w celu ich przetwarzania:..................... Upoważnienie nadaje się do dnia... Upoważniony zobowiązuje się do przestrzegania zasad panujących w podmiocie w zakresie ochrony danych osobowych a w szczególności Polityki Bezpieczeństwa" oraz respektowania zapisów Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Upoważnionego obowiązuje tajemnica dotycząca danych osobowych przetwarzanych w podmiocie oraz sposobów zabezpieczeń. Administrator Danych Podpis Użytkownik Podpis
Załącznik Nr 6 do Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych... ( imię i nazwisko)... ( stanowisko służbowe)... ( nazwa komórki organizacyjnej) OŚWIADCZENIE Oświadczam,że zapoznałem/am się z obowiązkami w zakresie ochrony danych osobowych przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne i zobowiązuję się do ich stosowania. Świadomy/a jestem obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia, również po odwołaniu upoważnienia, a także po ustaniu zatrudnienia lub zakończenia pracy. Dubicze Cerkiewne dn....... ( podpis osoby składającej oświadczenie)
Zestawienie danych osobowych wraz z informacja kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane Załącznik Nr 7 do Polityki Bezpieczeństwa zgodnie z art.38 ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. Lp. Rodzaj udostępnianych danych osobowych Data wprowadzenia danych do zbioru Data przekazania danych osobowych Imię i nazwisko, adres osoby prawnej, która otrzymała dane osobowe Cel przekazania danych osobowych