Załącznik do Zarządzenia Nr 85/08 Starosty Lubelskiego z dnia 12.VIII. 2008 roku INSTRUKCJA KASOWA I. POMIESZCZENIE KASY 1.Kasa znajduje sie na parterze budynku Starostwa, w pomieszczeniu wydzielonym, zabezpieczonym przed włamaniem. II. OCHRONA WARTOŚCI 1. Wartości pienięŝne podlegają przechowywaniu w warunkach zapewniających właściwą ochronę przed zagarnięciem, kradzieŝą, utratą lub zniszczeniem. 2.Środki pienięŝne i inne wartości pienięŝne przechowywane są w ogniotrwałej kasie pancernej. 3.Klucze do pomieszczenia kasy i kasy pancernej posiada kasjer, komplet zapasowych kluczy oddany jest do depozytu bankowego. III.ODPOWIEDZIALNOŚĆ KASJERA 1.Kasjerem moŝe być osoba mająca co najmniej wykształcenie średnie, nienaganną opinię oraz nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych- fakt ten powinien być potwierdzony przez Krajowy Rejestr Karny. 2. Funkcji kasjera nie moŝna łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pienięŝnego. 3. Od kasjera powinno być pobrane i złoŝone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności materialnej którego treść zamieszczona jest w załączniku Nr 1 do niniejszej instrukcji. 4. Kasjer ponosi odpowiedzialnść w szczególności za: a) niewłaściwe zabezpieczenie gotówki, b) wypłacenie gotówki na podstawie niezatwierdzonych dowodów do wypłaty c) dokonanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych dowodach rozchodowych. 5. Przejęcie obowiązków kasjera naleŝy dokonać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Przekazanie obowiązków kasjera innej osobie naleŝy dokonywać w obecności osoby wyznaczonej przez Skarbnika lub zastepcę głównego księgowego. 6. Kasjer ma obowiązek dokonania rozliczenia pobranych z Urzędu Miasta Lublin zuŝytych kwitariuszy przychodowych do 5 dnia następnego miesiąca. IV. ZAPAS GOTÓWKI I INNYCH WARTOŚCI PIENIĘśNYCH W KASIE 1. Jednostka moŝe mieć w kasie: a) niezbędny zapas gotówki na bieŝące wydatki w kwocie nie wyŝszej niŝ 2.000 zł, b) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, c) bieŝące wpływy do kasy z tytułu dochodów budŝetowych, przychody funduszy, oraz kwoty stanowiące zwrot wydatków, d) wpływy z tytułu opłaty skarbowej, e) waluty obce zakupione na zaliczki dla pracowników.
2. Do pogotowia kasowego określonego w pkt. 1 lit. a nie wlicza się gotówki w kasie podjętej na realizację określonych rodzajowo wydatków. 3. Pogotowie kasowe moŝe być uzupełniane do ustalonej wysokości z rachunku bankowego z klasyfikacją 750-75020-4410. 4. W przypadku poniesienia wydatków z pogotowia kasowego z innej podziałki klasyfikacji budŝetowej naleŝy dokonać korety zapisów księgowych. 5. BieŜące wpływy do kasy odprowadzane są na rachunek bankowy co najmniej dwa razy w tygodniu. 6. BieŜące wpływy do kasy z tytułu dochodów budŝetowych czy teŝ przychodów Funduszy nie mogą być przeznaczane na pokrycie wydatków, jak równieŝ do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki. 7. Wpływy z tytułu opłaty skarbowej odprowadzane są na rachunek Urzędu Miasta Lublin w terminie: a) do kwoty 1.000 zł do piątego dnia tygodnia włącznie z tytułu opłat pobranych w danym tygodniu, b) powyŝej kwoty 1.000 zł w następnym dniu po pobraniu opłaty. V. DOKUMENTOWANIE OBROTU GOTÓWKOWEGO 1. Wszystkie operacje gotówkowe winny być dokumentowane następującymi dowodami kasowymi: a) dowodami KP kasa przyjmie- wzór określony w załączniku Nr 2 do instrukcji, b) dowodami KW kasa wypłaci- wzór określony w załączniku Nr 3 do instrukcji c.) kwitariusz przychodowo-ewidencyjny. 2. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach, z których jeden -oryginałprzekazywany jest wpłacającemu, drugi -kopia- stanowi załącznik do raportu kasowego i przekazywany jest do księgowości, natomiast trzeci egzemplarz kwitariusza pozostaje w kasie do czasu przekazania go do sprawdzenia. Trzeci egzemplarz KP jest przechowywany w kasie pancernej przez okres 5 lat. 3. Dowód KW sporządzają przcownicy Wydziału Finansowego przygotowujący dokumenty do wypłaty w kasie na podstawie listy wypłat, rachunków umów zleceń, rozliczenia kosztów podróŝy słuŝbowej i t. p. KP wystawia się w dwóch egzemplarzach: jeden przekazuje się do kasy, drugi pozostaje w rejestrze KP prowadzonym przez pracownika do spraw obsługi bankowej. Dowody KP podpisuje osoba sporządzająca, Skarbnik lub zastępca głównego księgowego oraz Starosta lub Wicestarosta. 4. Wpłaty i wypłaty gotówki Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym dokumentuje się dowodem KP i KW generowanycm przez program OŚRODEK. 5. Dowód KP PFGZGiK kasjer wystawia w dwóch egzemplarzach : jeden dla wpłacającego, drugi stanowi załącznik do raportu kasowego. Wypłata gotówki pracownikom z tytułu zaliczki dokumentowane jest dowodem KW. 6. Dowód KW PFGZGiK- kasa wypłaci wystawia kasjer w dwóch egzemplarzach na podstawie dokumentów zatwierdzonych do wypłaty. Dowody KP i KW są numerowane w sposób ciągły narastająco w kolejności wystepowania ale odrębnie dla kaŝdego raportu dotyczącego wpłat na Fundusz: a) naleŝności generowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oznaczenie KP Nr /2 b) naleŝności generowane przez Ewidencję Gruntów w Lublinie oznaczenie raportu: KP Nr /1 c) naleŝności generowane przez Zespół Uzgodnień Dokumentacji Projektowej w Lublinie KP Nr /4 7. Opłatę skarbową naleŝy przyjmować na kwitariuszach przychodowo-ewidencyjnych Urzędu Miasta Lublin. Rozliczony kwitariusz zdaje się do Urzędu Miasta.
VI. WPŁATY I WYPŁATY KASOWE 1. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca kwituje jej odbiór składając podpis. 2. W przypadku wypłaty gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest sprawdzić toŝsamość odbiorcy na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu oraz wpisać w rozchodowym dowodzie kasowym serię i numer tego dokumentu. 3. JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, upowaŝnienie powinno być do niego dołączone. 4. Na dowodzie wpłat gotówki naleŝy wpisać słownie kwotę wpłacanej gotówki, imię, nazwisko i adres wpłacajęcego oraz datę i tytuł wpłaty. VII. EWIDENCJA OBROTÓW KASOWYCH W RAPORCIE KASOWYM 1. Wszystkie operacje kasowe dokonane w danym dniu powinny być wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera. 2. KaŜdy kasjer prowadzi odrębne raporty kasowe dla następujących operacji: dotyczących wpłat i wypłat z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oznaczenie raportu: ZFŚS; Geodezyjnym i Kartograficznym naleŝności generowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oznaczenie raportu: PODGiK -2 Geodezyjnym i Kartograficznym naleŝności generowane przez Ewidencję Gruntów w Lublinie oznaczenie raportu: EWIDENCJA -1 Geodezyjnym i Kartograficznym naleŝności generowane przez Zespół Uzgodnień Dokumentacji Projektowej w Lublinie oznaczenie raportu: ZUDP -4 dotyczących realizacji dochodów z zakresu administracji rządowej oznaczenie raportu: Skarb Państwa wpłaty opłaty skarbowej oznaczenie raportu: opłata skarbowa; wpływy z tytułu opłat komunikacyjnych oznaczenie raporu: komunikacja; dotyczących bieŝacej działalności Starostwa (wypłata delegacji, zaliczek, it.p.) oznaczenie raportu: raport podstawowy. operacji wyraŝonych w walucie obcej oznaczenie raportu : znak waluty np: EURO. 3. Raporty kasowe Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym generowwane są przez program: OŚRODEK. 4. Dopuszcza się sporządzanie raportów kasowych za okresy kilkudniowe, w przypadkach uzasadnionych ilością występujących operacji kasowych. Zapisy w raporcie kasowym sporządzonym za okresy kilkudniowe powinny być dokonane chronologicznie z podziałem na poszczególne dni dokonania wpłaty i wypłaty. VIII. CZYNNOŚCI KONTROLNE 1. Prawidłowość sporządzania raportów kasowych sprawdzają osoby dokonujące księgowań poszczególnych raportów lub osoba wyznaczona przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego.. W szczególności naleŝy ustalić, czy wykazane przez kasjera poszczególne wpłaty i wypłaty są udokumentowane dowodami kasowymi oraz czy ustalono w sposób prawidłowy stan gotówki. Na potwierdzenie dokonanania sprawdzenia osoba ta powinna złoŝyć podpis na raporcie kasowym. 2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w obecności kasjera i pracownika wydziału
finansowego dokonuje okresowej kontroli kasy. 3. Pracownik wyznaczony przez Skarbnika dokonuje sprawdzenia prawidłowości odprowadzenia wszystkich kwot wykazanych w kwitariuszu przychodowo-ewidencyjnym, czego dowodem jest złoŝenie podpisu na jego ostatniej stonie. Załącznik Nr 1 do instrukcji kasowej
... Lublin, dnia... (imię i nazwisko)... (seria i numer dowodu osobistego)... (adres) OŚWIADCZENIE W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w Starostwie Powiatowym w Lublinie przyjmuję do wiadomości, Ŝe ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie.... (podpis)... (podpis i pieczątka słuŝbowa osoby w obecności której złoŝono oświadczenie)