Zarządzenie Nr 51/2008 Burmistrza Miasta i Gminy Krzywiń z dnia 26 września 2008 roku w sprawie: instrukcji kasowej

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 51/2008 Burmistrza Miasta i Gminy Krzywiń z dnia 26 września 2008 roku w sprawie: instrukcji kasowej Na podstawie art. 10 ust.1 i ust 2 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zmianami) zarządzam co następuje: 1. Wprowadzam do uŝytku Instrukcję kasową dla Urzędu Miasta i Gminy Krzywiń, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z zasadami i procedurami zawartymi w instrukcji o której mowa w 1 oraz do przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień. 3. Traci moc Instrukcja kasowa, stanowiąca Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 25/2006 z dnia 10 maja 2006 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową. 4. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta i Gminy /-/ Paweł Buksalewicz

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Krzywiń Nr 51/2008 z dnia 26 września 2008r. Instrukcja kasowa URZĘDU MIASTA I GMINY KRZYWIŃ 1 Wyjaśnienie uŝytych w instrukcji określeń Przez uŝyte w instrukcji określenia /wymienione poniŝej/ rozumie się odpowiednio: 1. wartości pienięŝne - krajowe i zagraniczne znaki pienięŝne, czeki, weksle, i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę. 2. transport wartości - przewoŝenie lub przenoszenie wartości pienięŝnych poza obrębem kasy danej jednostki organizacyjnej. 3. uzbrojony konwój - osoby wyposaŝone w broń palną. 4. jednostka obliczeniowa - /j.o./ jednostka uŝyta do określenia limitu przechowywania lub transportowania wartości pienięŝnych, wynoszącą 120 krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej Monitor Polski. 2 Ochrona wartości pienięŝnych Wartości pienięŝne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających naleŝytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 1. Pomieszczenie kasy -pomieszczenie, w którym przechowywane są wartości pienięŝne powinno być wydzielone, okno pomieszczenia kasy zabezpieczone kratą, drzwi wejściowe antywłamaniowe zamykane na dwa zamki patentowe. - w pomieszczeniu kasowym musi znajdować się okienko, przez które kasjer dokonuje wypłaty, okienko powinno być zamykane i dodatkowo obite blachą. 2. Przechowywanie wartości pienięŝnych - wartości pienięŝne muszą być przechowywane w szafie pancernej. 3. Transport wartości pienięŝnych - transporty wartości pienięŝnych ochraniane wyłącznie przez osobę transportującą wartości dozwolone są w kwocie do 0,5 j.o. 1

3 - transporty wartości pienięŝnych w kwocie od 0,5 do 1 j.o. podlegają ochronie przez osobę nie uzbrojoną /niezaleŝnie od osoby transportującej/. - wartości pienięŝne w kwocie od 1 do 1,5 j.o. naleŝy transportować przy ochronie co najmniej 2 osób nieuzbrojonych /niezaleŝnie od osoby transportującej/. - transporty wartości pienięŝnych w kwocie przekraczającej 1,5 j.o. podlegają ochronie przez uzbrojony konwój. - transporty wartości pienięŝnych w kwocie nie przekraczającej 0,5 j.o. mogą być wykonywane pieszo. - transporty wartości pienięŝnych w kwocie od 0,5 do 1,5 j.o. mogą być wykonywane pieszo, jednakŝe z uŝyciem teczki mocowanej do ręki lub pasa za pomocą stosowanego uchwytutylko wówczas, gdy odległość na jaką wykonuje się transport, nie uzasadnia uŝycia samochodu, a sposób jego realizacji daje gwarancję bezpieczeństwa. - wartości pienięŝne nie przekraczające 5 j.o. mogą być transportowane samochodami nie przystosowanymi do tego celu. - wartości pienięŝne powyŝej 5 j.o. powinny być transportowane wyłącznie samochodami dostosowanymi do przewozu wartości pienięŝnych lub samochodami osobowymi wyposaŝonymi w pojemnik stalowy, przymocowany do elementów nadwozia. - transporty wartości pienięŝnych naleŝy wykonywać po trasie najbardziej bezpiecznej, w miarę moŝliwości biegnącej między zabudowaniami, naleŝycie oświetlonej i moŝliwie często patrolowanej przez funkcjonariuszy Policji. 3 Zapas gotówki w kasie 1.Jednostka moŝe posiadać w kasie: a/ niezbędny zapas gotówki na bieŝące wydatki, ustalony przez kierownika jednostki b/ gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, c/ gotówkę przechowywaną w formie depozytu, otrzymaną od osób prawnych i fizycznych. 2. Niezbędny zapas gotówki w kasie jednostki w miarę wykorzystywania moŝe być uzupełniony środkami pienięŝnymi podjętymi z rachunku bankowego. 3. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, jednostka powinna przeznaczyć na cel, określony przy jej podjęciu. Nie wykorzystaną część tej gotówki /nie podjęte naleŝności oraz zwroty wypłaconych z niej zaliczek lub nienaleŝnie pobranych kwot/, jednostka nie moŝe przeznaczyć na inne cele, aniŝeli określone przy podjęciu gotówki z rachunku bankowego. 4. Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych rodzajowo wydatków moŝe być przechowywana w kasie jednostki pod warunkiem jej naleŝytego zabezpieczenia. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej dla danej jednostki wielkości niezbędnego zapasu. 5. Gotówka przechowywana w kasie jednostki w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złoŝyła, nie moŝe być wykorzystywana na pokrywanie wydatków jednostki, jak równieŝ na uzupełnianie niezbędnego zapasu gotówki, a zatem nie jest wliczana do ustalonej dla danej jednostki wielkości tego zapasu. 4 Odpowiedzialność kasjera 2

4 1. Obrót kasowy /gotówkowy/ obejmuje krajowe i zagraniczne znaki pienięŝne, czeki, weksle, i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę i polega na przechodzeniu środków pienięŝnych od podmiotu do podmiotu, obrót ten przejawia się poprzez wpłaty i wypłaty kasowe a realizowany jest przez kasę danego podmiotu. 2. Za stan gotówki w kasie odpowiada kasjer, który powinien mieć jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami. Zakres czynności i odpowiedzialności kasjera określa kierownik jednostki. 3. Kasjerem powinna być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 4. Funkcji kasjera nie powinno się łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pienięŝnego, w szczególności nie powinno się tej funkcji łączyć z obowiązkami głównego księgowego. 5. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów odnośnie dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia, przechowywania i transportu gotówki. 6. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie, składając pisemną deklarację odpowiedzialności. 7. Kasjer powinien posiadać wykaz osób oraz wzory podpisów upowaŝnionych do dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty. 5 Dokumentacja obrotu kasowego 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi: a/ dokumentami źródłowymi, b/ zastępczymi dowodami kasowymi, czyli asygnatami kasowymi. 2. Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego są listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, rachunki i faktury VAT innych jednostek gospodarczych, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat dokonanych w instytucjach publiczno - prawnych, itp. 3. Zastępcze dowody kasowe /asygnaty kasowe/ wystawiane są wyłącznie w wypadku braku innego dokumentu źródłowego. Występują jako dowody KP - kasa przyjmie i KW - kasa wypłaci. 4. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty główny księgowy i kierownik jednostki lub osoby przez nich upowaŝnione, składając swe podpisy pod klauzulą o treści - zatwierdzono do wypłaty. 6 Poprawianie błędów w dowodach kasowych 1. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i poprawiania. 2.Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych i obcych, moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego 3

5 sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem /korekta/, chyba Ŝe inne przepisy stanowią inaczej. 3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenia podpisu osoby do tego upowaŝnionej. Nie moŝna poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 4. Błędy popełnione w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych dowodów /asygnat/. 7 Obrót kasowy 1. Wpłaty kasowe. Wpłaty gotówki dokonuje się dowodami wpłat bezpośrednio na rachunek bankowy, w wyznaczonym banku. 2. Wypłaty kasowe a/ wypłata gotówki z kasy moŝe być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, b/ przed dokonaniem wypłaty z kasy, kasjer powinien dokonać sprawdzenia danego dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym a takŝe sprawdzić podpisy osób zatwierdzających do wypłaty pod względem ich wiarygodności i zgodności ze złoŝonymi wzorami podpisów, w razie stwierdzonych uchybień, dany dokument nie powinien być zrealizowany, c/ gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór swoim podpisem, złoŝonym na danym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, zamieszcza datę otrzymania gotówki oraz wpisuje słownie otrzymaną kwotę. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy tych przypadków, w których dana kwota zawarta jest w zbiorczych zestawieniach wypłat, w których wystawca umieścił juŝ ogólną sumę do wypłaty w zł. /np. listy płac/. JeŜeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niŝ jedną osobę, to kaŝdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. d/ przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer zobowiązany jest zaŝądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego toŝsamość odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer i datę oraz określenie wystawcy dokumentu toŝsamości. e/ jeŝeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, naleŝy upowaŝnienie dołączyć do dowodu kasowego. f/ zrealizowane rozchodowe dowody kasowe, powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą wypłata została wpisana do raportu. 3. Czek gotówkowy: a/ czek gotówkowy jest formą realizowania obrotu gotówkowego, b/ czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, c/ czek gotówkowy jest dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie do banku wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek, osobie wskazanej na czeku lub na okaziciela, 4

6 d/ nie dozwolone są Ŝadne poprawki dokonywane na czeku, w razie popełnienia pomyłki w jego wypełnianiu, blankiet danego czeku naleŝy anulować. 8 Raport kasowy 1. Rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieŝąco w prowadzonym zestawieniu - raporcie kasowym. 2.Zapisy w raporcie powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym, w dniu w którym rozchód miał miejsce. 3. Dowody kasowe wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym równieŝ zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień wypłat gotówkowych, jednorodnych operacji gospodarczych. 4. Raport kasowy obejmuje jeden dzień, moŝna prowadzić kilka raportów kasowych odrębnie np. dla pogotowia kasowego, funduszu świadczeń socjalnych, inwestycji itp. 5. JeŜeli obrót kasowy dotyczy róŝnych walut, naleŝy sporządzać odrębny raport dla obrotów w walucie krajowej oraz odrębne raporty dla obrotów z kaŝdą z walut obcych. 6. Wypełnianie raportu rozpoczyna się od części nagłówkowej, czyli od naniesienia pieczęci jednostki gospodarczej oraz od oznaczenia okresu, którego raport ma dotyczyć. 7. Wypłaty wpisywane są do raportu chronologicznie z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego, krótkiej treści operacji i kwoty dokumentu. 8. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie pobrania z banku i dokonanych wypłat gotówkowych oraz poprzez obliczenie stanu końcowego gotówki wg obowiązującej reguły remanentowej: stan początkowy gotówki na dzień rozpoczęcia raportu + pobranie - wypłaty = stan końcowy na dzień zamknięcia raportu. 9. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi, kasjer przekazuje pracownikowi księgowości. Kopia raportu pozostaje w kasie. 9 Niedobory i nadwyŝki w kasie 1. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąŝa kasjera. 2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyŝkę kasową. 10 Depozyty 1. Kasjer moŝe przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji, agencji, kas zapomogowo-poŝyczkowych a takŝe pracowników jednostki zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. 2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: 5

7 a/ kolejny numer depozytu, b/ określenie deponowanego przedmiotu lub kwotę gotówki, c/ określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, d/ datę i godzinę przyjęcia depozytu, e/ datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby podejmującej depozyt i podpis kasjera. 3. Przechowywana w formie depozytu w kasie gotówka, nie moŝe być łączona z gotówką jednostki. 11 Ewidencja obrotu kasowego 1. Obrót kasowy /gotówkowy/ księgowany jest na koncie KASA. 2. JeŜeli obrót ten realizowany jest w walucie krajowej i w walutach obcych - ewidencja obrotów prowadzona jest na dwóch kontach oddzielnie dla krajowych środków i oddzielnie dla środków zagranicznych. 3. Do konta KASA powinna być prowadzona ewidencja umoŝliwiająca: a/ rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzoną im gotówkę, b/ ustalenie stanu gotówki z podziałem na waluty polskie i obce. 12 Inwentaryzacja kasy 1. Podstawowym narzędziem kontroli prowadzonej gospodarki kasowej jest inwentaryzacja. 2. Walory gotówkowe powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niŝ: a/ na dzień kończący rok obrotowy b/ przy zmianie kasjera, c/ w dowolnym czasie wg decyzji kierownika jednostki, d/ w sytuacjach losowych. 13 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, jak teŝ przy interpretacji jej postanowień wiąŝące decyzji podejmuje kierownik Jednostki oraz osoba przez niego upowaŝniona. Burmistrz Miasta i Gminy /-/ Paweł Buksalewicz 6