Zarządzenie Nr 121/2010 Burmistrza Radzymina z dnia r. wprowadzenia instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 121/2010 Burmistrza Radzymina z dnia r. w sprawie Radzymin wprowadzenia instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późniejszymi zmianami) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się instrukcję w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy w Radzyminie zgodnie z załącznikiem. 2 Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy. 3 Traci moc Zarządzenie Burmistrza Nr 22/2009 Radzymina z dnia r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz /-/ Zbigniew Piotrowski 1

2 2 Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej Załącznik Do Zarządzenia Nr 121/2010. Burmistrza Radzymina z dnia r. Uwagi wstępne Instrukcja kasowa jest opracowana na podstawie przepisów 1. Ustawy o rachunkowości (Dz.U.2009r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami), 2. Ustawy o finansach publicznych (Dz.U.2009r Nr 157 poz.1240 z późniejszymi zmianami), 3. Rozporządzenia MSWiA z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129 poz.858 z późniejszymi zmianami), 4. Ustawy w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat niepodatkowych należności budżetowych oraz organów podatkowych j.s.t. (Dz.U.z 2006r. Nr 112 poz. 761 z późniejszymi zmianami. Instrukcja kasowa ustala jednolite zasady postępowania i dokonywania operacji kasowo-pieniężnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Radzyminie Określenia używane w instrukcji 1 Jednostce - oznacza to Urząd Miasta i Gminy w Radzyminie. 2 Kierowniku jednostki oznacza to Burmistrza Radzymina. 3 Księgowym oznacza to Skarbnika Gminy Radzymin. 4 Wartości pieniężne - krajowe, zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle, inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę, złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne, perły a także platynę i inne metale z grupy platynowców. 5 Przechowywanie wartości pieniężnych magazynowanie w pomieszczeniach służących do przechowywania wartości pieniężnych, wyposażonych w odpowiednie urządzenia techniczne. 6 Transport wartości pieniężnych - przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza obrębem jednostki organizacyjnej. 7 Jednostka obliczeniowa jednostka pieniężna stanowiąca równowartość...zł, stosownie do postanowień 1 pkt 5 Rozporządzenia MSWiA z r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań... Wartość metali i kamieni szlachetnych oraz pereł, przyjmowane jest zgodnie z ewidencją księgową. 8 Konwojent pracownik ochrony wyposażony w broń palną. Kasjer 1. Kasjerem może być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Przyjęcie-przekazanie kasy może nastąpić protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej przez kierownika jednostki. 3. Kasjer musi na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej złożyć deklarację o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów z zakresu dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki, 4. kasjer powinien posiadać obowiązującą instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych (wzór ich podpisu). Ochrona wartości pieniężnych Wartości pieniężne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.

3 1. Pomieszczenie kasy. a/ pomieszczenie, w którym przechowywane są wartości pieniężne powinno być wydzielone i zabezpieczone. Okna pomieszczenia zabezpieczone kratą, drzwi wejściowe zabezpieczone co najmniej dwoma zamkami, b/ pomieszczenie kasy winno być wyposażone w alarmowe elektroniczne urządzenie zabezpieczające. c/ w pomieszczeniu kasowym powinno znajdować się okienko, przez które kasjer dokonuje wypłaty. Okienko powinno być zamykane, specjalnie zabezpieczone (kraty, szyba antywłamaniowa ) d/ otwory, tj drzwi i okna, powinny uniemożliwić wejście jakiejkolwiek obcej osoby do wnętrza pomieszczenia kasowego. 2. Przechowywanie wartości pieniężnych Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających ochronę przed zniszczeniem, utratą lub kradzieżą. - w kasecie stalowej, pancernej przymocowanej do podłoża. 3. Transport wartości pieniężnych Transport wartości pieniężnych w kwocie nie przekraczającej ,-PLN może być wykonywany pieszo przy ochronie dodatkowego pracownika urzędu Transport wartości przekraczającej ,-PLN podlegaja ochronie przez dodatkowych pracowników i przewożone w samochodach. Gospodarka kasowa 1. W kasie może być: a) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki, b) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie wydatków, c) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy, d) gotówka przechowywana jako depozyt od osób fizycznych i prawnych. 2. Wysokość zapasu gotówki w kasie ustala kierownik jednostki w zależności od warunków zabezpieczenia gotówki. 3. Pobrane wpływy (dochody) powinny być odprowadzone na odpowiedni rachunek bankowy. 4. Gotówka pobrana z rachunku bankowego na pokrycie wydatków jednostki powinna być przeznaczona na cel określony przy podjęciu. Nie wykorzystaną część tej gotówki należy odprowadzić na rachunek bankowy. 5. Gotówka przechowywana w formie depozytu, podlega zwrotowi osobie fizycznej, prawnej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na pokrycie wydatków Gminy. Dokumentacja kasowa Dokumentację kasy stanowią: 1) dokumenty operacyjne kasy: - RK raport kasowy, - KP dowód wpłaty, (wydruk komputerowy) - Dowody wypłaty (faktury, rachunki, noty) - Czek gotówkowy, - Czek rozrachunkowy, - Bankowy dowód wpłaty 2) dokumenty źródłowe dyspozycyjne: - dowody zakupu; faktury, rachunki, - dowody sprzedaży; faktury, rachunki - wnioski o zaliczkę, - rozliczenie zaliczki, - rozliczenie delegacji służbowej, - listy płac, wypłat zasiłków, nagród, itp., - rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń, umów o dzieło, - limit kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, listy wypłat, - zastępcze dowody kasowe, noty. 3

4 3) dokumenty organizacyjne kasy: - instrukcja w spawie gospodarki kasowej - oświadczenie o odpowiedzialności materialnej - zakres czynności kasjera, - protokół przyjęcia-przekazania kasy, - protokoły kontroli kasy, - protokoły inwentaryzacyjne, 4) dokumenty sporządzane przez kasjera: - rejestr papierów wartościowych, - rejestr depozytów, (jeżeli występują) - inne rejestry niezbędne do prawidłowego funkcjonowania jednostki. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: - wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,(dokument komputerowy) - wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe, zastępcze, własne dowody wypłaty gotówki (KP, nota wystawiona przez księgowego może być dokumentem komputerowym) Oryginał, stanowiący pokwitowanie wpłaty gotówki jest wręczony wpłacającemu, kopia przeznaczona do księgowości z informacją:.(kopie wpłat podatkowych i opłat pozostają w kasie i księgowości podatkowej). 1. Źródłowe dowody wypłaty i zastępcze dowody wypłaty powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kierownicy zobowiązani do wykonania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Skarbnik i Burmistrz lub osoba upoważniona. Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat z kasy Wpłaty kasowe: a) wpłaty gotówki przeprowadza się na podstawie dowodów kasowych (wydrukowanych z komputera) lub na drukach ujednoliconych dla wpłat do kasy, b) formularz dowodu wpłat może być wydrukiem z komputera, c) należy zachować ciągłość numeracji dowodów kasowych w okresie roku sprawozdawczego, d) bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są osobom upoważnionym za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Wypłaty kasowe. a) wypłata gotówki może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, takich jak: - rachunki, faktury obce, - listy wypłat, - własnych dowodów źródłowych np. dokument zaliczki, itp., - bankowy dowód wpłaty na własny rachunek potwierdzony stemplem bankowym. b) przed dokonaniem wypłaty z kasy, kasjer powinien dokonać sprawdzenia danego dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, a także sprawdzić podpisy osób zatwierdzających do wypłaty pod względem ich wiarygodności. W razie stwierdzonych uchybień, dany dokument wypłaty nie powinien być zrealizowany. c) w przypadku nie dokonania pełnego rozchodu gotówki z kasy, kasjer jest obowiązany przyjąć na stan nie podjęte wypłaty z list na podstawie przychodowego dowodu kasowego oraz wpisać go do raportu kasowego. d) Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór swoim podpisem, złożonym na danym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem. Powinien również zamieścić datę otrzymania gotówki oraz wpisać słownie otrzymaną kwotę. Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. e) przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu tożsamości. f) jeżeli wypłata następuje na podstawie wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie należy 4

5 dołączyć do dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości we własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to może być dokonane przez notariusza, właściwy urząd terenowy organu administracji państwowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawia upoważnienie. g) zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą wypłata została wpisana do raportu. Czek gotówkowy a) Czek gotówkowy jest formą realizowania obrotu bezgotówkowego. b) Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. c) Czek gotówkowy jest dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie do banku ( trasata czeku), wypłacenie kwoty, na którą opiewa czek, osobie wskazanej na czeku lub okazicielowi d) Niedozwolone są żadne poprawki dokonywane na czeku. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu, blankiet danego czeku należy anulować. e) Czeki gotówkowe, rozrachunkowe podpisuje Burmistrz i Skarbnik lub osoby przez nich upoważnione zgodnie ze złożonym wzorem podpisu w banku. f) Zabrania się podpisywania czeków in blanco. Poprawianie błędów w dowodach kasowych Nie wolno na dowodach kasowych dokonywać wymazania, przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych można korygować jedynie przez wysłanie odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie. Błędy w dowodach kasowych wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie poprawnej treści lub kwoty oraz złożenie podpisu przez osobę upoważnioną. Nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr. Błędy w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych dowodów. Raport kasowy 1. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w raporcie kasowym. 2. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym. 3. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym również zbiorczo. 4. Raport kasowy sporządza się za okres nie dłuższy niż 5 dni 5. Raport kasowy - dokument komputerowy - oznaczony nazwą jednostki, okresem za jaki został sporządzony, wpłaty i wypłaty nanoszone są chronologicznie z zachowaniem liczby porządkowej operacji według grup (np. podatek od nieruchomości itp.). Raport zamyka suma wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie końcowego stanu gotówki. 6. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z wypłaconymi dowodami źródłowymi oraz załącznikiem określającym wpłaty przekazuje za pokwitowaniem do referatu księgowości. Kopia raportu pozostaje w kasie. Kopie wpłat dotyczące podatków lokalnych pozostają w referacie podatkowym, natomiast pozostałe kopie wpłat pozostają w kasie. Niedobory i nadwyżka w kasie 1. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. 2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową Depozyty 1. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji społecznych, kas zapomogowo-pożyczkowych, a także innych jednostek zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. 2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: a. kolejny numer depozytu, b. określenie deponowanego przedmiotu lub kwotę gotówki, 5

6 c. określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, datę i godzinę przyjęcia depozytu d. datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera. 3 Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki, gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki. Druki ścisłego zarachowania Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania opisana jest w odrębnym Załączniku. Druki ścisłego zarachowania, to druki płatne oraz druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności - czeki gotówkowe, lub rozrachunkowe /luźne blankiety/, - kwitariusze przychodowe oraz inne asygnaty kasowe. - arkusze spisu z natury w chwili ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. - bilety opłaty targowej, - karty drogowe, - inne druki (np. świadectwa pochodzenia zwierząt) Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetach należycie zabezpieczonych, pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników. Ewidencję w/w druków należy prowadzić na bieżąco w księdze druków ścisłego zarachowania. Ewidencję prowadzą pracownicy, którym powierzono druki. Wydawanie druków ścisłego zarachowania dokonuje odpowiedzialna osoba na podstawie zlecenia wydania przez kierownika lub osobę upoważnioną. W razie zgubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie powiadomić kierownika. Kierownik przeprowadza dochodzenie, wyciągając odpowiednie wnioski służbowe w stosunku do osób winnych. A w razie zagubienia, kradzieży blankietów (książeczki) czeków gotówkowych lub rozrachunkowych należy powiadomić właściwy oddział banku. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej druki podlegają przekazaniu na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Odpowiedzialność kasjera 1. Obrót kasowy (gotówkowy) obejmuje krajowe znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę i polega na przechodzeniu środków pieniężnych od podmiotu do podmiotu. Obrót ten przejawia się poprzez wpłaty i wypłaty kasowe, a realizowany jest przez kasę/y/ danego podmiotu. 2. Za stan gotówki w kasie odpowiada kasjer, który powinien mieć jednoznacznie określony zakres czynności o odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami. Zakres czynności i odpowiedzialności kasjera określa kierownik jednostki. 1. Kasjer powinien mieć co najmniej średnie wykształcenie, nienaganną opinię, nie karany za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Funkcji kasjera nie powinno się łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego, szczególnie nie wolno tej funkcji łączyć z obowiązkiem głównego księgowego. 5. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów odnośnie dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia, przechowywania i transportu gotówki. 6. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie, składając pisemną deklarację odpowiedzialności. 7. Funkcjonowanie kasy, a tym samym wykonywanie funkcji kasjera, polega okresowym kontrolom, przeprowadzonym przez osoby upoważnione. Inwentaryzacja kasy Podstawowym narzędziem prowadzonej gospodarki kasowej jest inwentaryzacja. Walory gotówkowe powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż: - na dzień kończący rok obrotowy, - przy zmianie kasjera, - w dowolnym czasie według dyspozycji kierownika jednostki w sytuacjach losowych. 6

7 Radzymin dnia.. Decyzja.. Burmistrza Radzymina: Ustalam pogotowie kasowe na rok 2010 i lata następne w wysokości 5.000,00 /pięć tysięcy złotych/. Pogotowie kasowe na koniec roku należy odprowadzić na rachunek bankowy Gminy Radzymin Nr W pierwszym dniu pracy następnego roku należy podjąć z rachunku bankowego wyżej określoną kwotę. Pogotowie kasowe ustalone jest do dnia odwołania lub zmiany wysokości. 7