Załącznik do Zarządzenia nr 11/08z dnia 28.05.2008 Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Katowicach ROZDZIAŁ I: DEFINICJE, POJĘCIA, POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Zarządzenie określa ogólne zasady organizacji i przeprowadzania kontroli przez pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach, dotyczącej sposobu wykonywania zadań Inspekcji Weterynaryjnej na terenie województwa śląskiego przez Powiatowych Lekarzy Weterynarii. 2 Ilekroć jest mowa o: 1. kontroli - rozumie się przez to: a) kontrolę obejmującą ogół czynności, których celem jest zapewnienie realizacji zadań Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach b) badanie lub przegląd polegający na ustaleniu stanu faktycznego, porównaniu go ze stanem wymaganym, pożądanym oraz dokonanie oceny i podjęcie działań wynikających z ustaleń kontroli 2. kontrolujących rozumie się przez to upoważnionych do przeprowadzania kontroli pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach 3. zarządzającym kontrolę rozumie się przez to osoby wymienione w 4 4. koordynatorze kontroli rozumie się przez to osobę wskazaną w 7 3 1. Według cech organizacyjnych w skład kontroli wchodzą: 1) kontrola instytucjonalna wynikająca z realizowanych przez Inspekcję Weterynaryjną zadań z zakresu ochrony zdrowia zwierząt oraz bezpieczeństwa produktów pochodzenia zwierzęcego w celu zapewnienia zdrowia publicznego; 2) kontrola funkcjonalna - kontrola przyjętych w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii systemów zarządzania (procedury, instrukcje, zasady, mechanizmy); 3) kontrola finansowa - kontrola dotycząca procesów związanych z gromadzeniem rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, która obejmuje: przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków 1
a) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych b) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych 2. Kontrola może być przeprowadzana jako: 1) kontrola ex ante przeprowadzana po zakończeniu etapu przygotowawczego do realizacji danej działalności, programu lub zadania, ale przed podjęciem decyzji o realizacji 2) kontrola ex post przeprowadzona po zakończeniu określonych działań, dokonująca pomiaru całego działania wraz z ustaleniem ewentualnych odchyleń od planów i norm oraz sprecyzowaniem konstruktywnych wniosków pokontrolnych 3) kontrola w trakcie przeprowadzana w czasie trwania działań będących przedmiotem badania 3. Prowadzenie kontroli (rodzaj kontroli) może się odbywać jako: 1) kontrola kompleksowa obejmuje sprawdzenie wszystkich obszarów działalności jednostki kontrolowanej; kontrolę kompleksową w jednostce kontrolowanej realizują: Stanowisko pracy ds. zdrowia zwierząt i zwalczania chorób zakaźnych zwierząt Stanowisko pracy ds. higieny materiału biologicznego Stanowisko pracy ds. ochrony zwierząt Stanowisko pracy ds. higieny środków spożywczych pochodzenia zwierzęcego Stanowisko pracy ds. pasz oraz nadzoru nad ubocznymi produktami zwierzęcymi Zespół ds. finansowo-księgowych Stanowisko pracy ds. pracowniczych Stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej oraz inne komórki organizacyjne wskazane przez Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii 2) kontrola problemowa (okresowa) przeprowadzana na podstawie planu kontroli zatwierdzonego przez Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii; obejmuje wybrane zagadnienia z działalności jednostki kontrolowanej; poszczególne kontrole problemowe (okresowe) przeprowadzane w danej jednostce mogą, w uzasadnionych przypadkach, stanowić kontrolę kompleksową 3) kontrola sprawdzająca obejmuje sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków z kontroli lub sprawdzenie zasadności odwołania się jednostki kontrolowanej od ustaleń poprzednich kontroli 2
4) kontrola doraźna o charakterze interwencyjnym, wynikająca z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń (priorytety kierownictwa, doniesienia prasowe, skargi itp.); kontrola doraźna może, w razie wystąpienia takiej potrzeby, przyjąć formę kontroli kompleksowej lub problemowej. 4. Kontrola przeprowadzana jest według kryteriów: legalności, gospodarności, celowości i rzetelności, gdzie: 1) legalność obejmuje badanie zgodności działania z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz aktami stanowienia prawa o charakterze wewnętrznym 2) gospodarność obejmuje badanie oszczędnego i wydajnego wykorzystania środków, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów (czy wynik działalności w warunkach, w jakich działa kontrolowana jednostka można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy zastosowanymi środkami można było osiągnąć lepszy wynik); wykorzystania możliwości zapobieżenia lub ograniczenia wysokości zaistniałych szkód 3) celowość obejmuje badanie zapewnienia zgodności z celami określonymi dla kontrolowanej jednostki lub działalności, zapewnienia optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich odpowiedniej wielkości co do osiągnięcia założonych celów, osiągnięcia tych celów (skuteczności) 4) rzetelność obejmuje badanie wypełniania obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, wypełniania zobowiązań zgodnie z ich treścią, przestrzegania wewnętrznych reguł funkcjonowania danej jednostki, dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie, w wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności. 5. Przeprowadzanie kontroli winno odbywać się wg następujących zasad: 1) zasada legalności postępowania stanowiąca, że sama kontrola, jak i jej zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa 2) zasada prawdy obiektywnej zobowiązującej kontrolujących do dokonania wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz ujmowania wyników kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i zjawisk 3) zasada kontradyktoryjności polegająca na możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich; zabezpiecza przed niepełnym badaniem i wyciągnięciem niewłaściwych wniosków. 4 Kontrolę zarządzają: 1. Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii. 2. Zastępca Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii lub osoba upoważniona przez Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii. 3
5 Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii, lub osoba przez niego upoważniona może zarządzić kontrolę na polecenie Głównego Lekarza Weterynarii lub Wojewody, w zakresie przez nich określonym. 6 Kontrolę wykonują: 1. Pracownicy wymienieni w 7 ust. 1 i ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach lub pracownicy przez nich wyznaczeni w zakresie wykonywanych zadań. 2. Pracownicy wyznaczeni przez zarządzających kontrolę. 7 1. Kontrolę koordynują: 1) Zastępca Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w zakresie całości zadań dotyczących Inspektoratu 2) Główny Księgowy w zakresie: a) prowadzenia rachunkowości jednostki kontrolowanej b) zgodności sprawozdań finansowych, budżetowych i podatkowych z księgami rachunkowymi jednostki kontrolowanej c) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi d) kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych e) obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 3) Wojewódzki Inspektor Weterynaryjny ds. zwalczania chorób zakaźnych zwierząt w zakresie zadań wykonywanych przez: a) Stanowisko pracy ds. zwalczania chorób zakaźnych zwierząt b) Stanowisko pracy ds. higieny materiału biologicznego c) Stanowisko pracy ds. ochrony zwierząt. 4) Wojewódzki Inspektor Weterynaryjny ds. higieny środków spożywczych Pochodzenia zwierzęcego w zakresie zadań wykonywanych przez: a) Stanowisko pracy ds. higieny środków spożywczych pochodzenia zwierzęcego b) Stanowisko pracy ds. pasz oraz nadzoru nad ubocznymi produktami zwierzęcymi. 5) Kierownik stanowiska pracy do spraw pracowniczych w zakresie: a) zadań z zakresu prawa pracy, b) dyscypliny pracy, c) prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Inspektoratu, 4
d) prowadzenie spraw osobowych Powiatowych Lekarzy Weterynarii i ich Zastępców. 6) Kierownik zespołu kontroli wewnętrznej: a) kontroli finansowej b) przestrzegania przez nadzorowane jednostki, tj. Powiatowe Inspektoraty Weterynarii realizacji procedur kontroli finansowej. 7) osoba wyznaczona przez Zarządzającego kontrolę - w przypadku przeprowadzania kontroli przez zespół kontrolujących, w skład którego wchodzą osoby zatrudnione w różnych komórkach organizacyjnych Inspektoratu - w zakresie objętym programem kontroli. 2. W przypadku gdy kontrolującym jest: 1) koordynator kontroli wymieniony w ust. 1 pkt 2-7 nadzór nad wykonywanymi przez niego czynnościami kontrolnymi sprawuje Zastępca Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Katowicach 2) koordynator wymieniony w ust.1 pkt 1 nadzór nad wykonywanymi przez niego czynnościami kontrolnymi sprawuje Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii. 8 Do zadań koordynatorów kontroli należy: 1. Nadzór nad sporządzaniem programów kontroli przeprowadzanych przez poszczególne zespoły i stanowiska pracy. 2. Uzgodnienie planu wyjazdów na kontrole i zapewnienie środka transportu. 3. Przygotowanie wniosków o wydanie upoważnień do kontroli. 4. Dokonywanie analizy sporządzonych protokołów kontroli pod kątem kompletności, zgodności z programem kontroli i przekazywanie ich Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii celem akceptacji. 5. Przekazywanie kwartalnych informacji z przeprowadzonych kontroli w terminie do 10-go następnego miesiąca, do Stanowiska pracy ds. kontroli wewnętrznej - wg wzoru nr 7. 9 Do zadań koordynatorów kontroli przy kontrolach kompleksowych należy: 1. Sporządzenie programów kontroli przeprowadzanych przez poszczególne zespoły i stanowiska pracy. 2. Przekazanie do Stanowiska pracy ds. kontroli wewnętrznej harmonogramu zawierającego informacje dotyczące imienia i nazwiska osoby lub osób przewidzianych do kontroli z podziałem na poszczególne dni, 5
10 Do zadań Stanowiska pracy ds. kontroli wewnętrznej należy: 1. Sporządzanie rocznego planu kontroli przeprowadzanych przez pracowników WIW w Katowicach. 2. Uzgadnianie planów wyjazdów na kontrole kompleksowe i zapewnienie środków transportu na podstawie otrzymanych informacji, wymienionych w 9. 3. Sporządzanie, zbiorczego harmonogramu kontroli kompleksowej. 4. Każdorazowo, przed rozpoczęciem kontroli kompleksowej (przynajmniej na jeden dzień przed rozpoczęciem tej kontroli) dostarczenie powiadomienia (w formie pisemnej) kierownikowi jednostki kontrolowanej o planowanym terminie rozpoczęcia i zakończenia kontroli kompleksowej wraz z załączonym harmonogramem kontroli. 5. Organizowanie narady pokontrolnej po zakończonej kontroli kompleksowej. 6. Gromadzenie kwartalnych informacji z przeprowadzonych kontroli przekazywanych przez zespoły lub poszczególne stanowiska pracy. 7. Bieżące nadzorowanie wykonania rocznego planu kontroli WIW w Katowicach. 8. Przeprowadzanie kontroli w poszczególnych stanowiskach pracy Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w zakresie realizacji rocznego planu kontroli. 9. Sporządzanie i przekazywanie Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii kwartalnych informacji dotyczących wykonania rocznego planu kontroli WIW w Katowicach, do 25-go dnia następnego miesiąca. ROZDZIAŁ II: ORGANIZACJA I ZASADY PRZEPROWADZANIA KONTROLI 11 Kontrolę przeprowadza się na podstawie: 1. Rocznego planu kontroli i programu kontroli. 2. Programu kontroli w przypadku kontroli doraźnej (w przypadku kiedy kontrola doraźna nie jest uwzględniona w rocznym planie kontroli). 12 Przy opracowywaniu planu i programu, o którym mowa 11, uwzględnia się w szczególności: 1. Wyniki wcześniejszych kontroli. 6
2. Wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków. 3. Informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej. 4. Priorytety kierownictwa. 13 Roczny plan kontroli: 1. Poszczególne części rocznego planu kontroli sporządzają koordynatorzy kontroli, a następnie przekazują je do Stanowiska pracy ds. kontroli wewnętrznej w celu sporządzenia projektu rocznego planu kontroli dla WIW w Katowicach. Plan podlega zatwierdzeniu przez Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii. 2. Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii na wniosek koordynatorów kontroli może dokonać zmian w rocznym planie kontroli. 3. Roczny plan kontroli powinien w szczególności określać: 1) temat kontroli 2) nazwę jednostki kontrolowanej 3) rodzaj kontroli 4) termin kontroli. 4. Poszczególne części rocznego planu kontroli na następny rok kalendarzowy, koordynatorzy kontroli przekazują do Stanowiska pracy ds. kontroli wewnętrznej w terminie do dnia 15 grudnia. 5. Roczny plan kontroli dla WIW w Katowicach Stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej przedkłada do zatwierdzenia Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii w Katowicach w terminie do dnia 27 grudnia. 14 1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontrolujący musi posiadać zatwierdzony przez zarządzającego kontrolę program kontroli. 2. Program kontroli powinien w szczególności określać: 1) jednostkę kontrolowaną 2) termin przeprowadzenia kontroli 3) cel kontroli 4) zakres kontroli 5) temat kontroli 6) okres objęty kontrolą 7) analizę stanu prawnego przepisy prawne 8) założenia organizacyjne. 7
3. W razie konieczności, w miarę postępów w przeprowadzaniu kontroli, program kontroli może być zmieniony, a każda zmiana musi być zatwierdzona przez zarządzającego kontrolę. 15 1. Kontrolę przeprowadza kontrolujący, na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia wydanego przez zarządzającego kontrolę w dwóch egzemplarzach), legitymacji służbowej wraz z odznaką lub dowodu tożsamości w przypadku kontrolującego nie będącego lekarzem weterynarii. 2. Imienne upoważnienie powinno zawierać: 1) oznaczenie organu kontroli 2) datę i miejsce wystawienia 3) numer upoważnienia 4) podstawę prawną i rodzaj kontroli 5) imię i nazwisko kontrolującego 6) numer odznaki identyfikacyjnej (jeżeli upoważniony do kontroli jest obowiązany posiadać taką odznakę) 7) numer legitymacji służbowej (jeżeli upoważniony do kontroli jest obowiązany posiadać taką legitymację) lub numer dowodu osobistego 8) temat kontroli 9) nazwę jednostki kontrolowanej 10) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli 11) pieczęcie: podłużna organu wystawiającego upoważnienie, okrągła organu wystawiającego upoważnienie, imienna (wraz z podpisem) osoby wydającej upoważnienie. 3. Do spraw niejawnych i tajnych upoważnienie określone w ust. 1 nie ma zastosowania. 4. Formularz upoważnienia, o którym mowa w ust. 1 wzór nr 1. 16 1. Jeżeli do przeprowadzenia kontroli powołuje się zespół kontrolujących, w skład którego wchodzą osoby zatrudnione w różnych komórkach organizacyjnych Inspektoratu, to każdy z kontrolujących działa na podstawie imiennego upoważnienia, a zarządzający kontrolę wyznacza pisemnie koordynatora takiej kontroli. Członkowie zespołu kontrolującego podlegają koordynatorowi kontroli w okresie od rozpoczęcia do zakończenia kontroli. 2. Zarządzający kontrolę może delegować pracowników WIW w Katowicach do zespołu kontrolującego powołanego przez innego zarządzającego kontrolę. 17 1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli: 8
1) w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron (w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego) biorących udział w kontroli w takim stosunku prawnym, że wynik kontroli może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki 2) swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia 3) osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli 4) w której był świadkiem lub biegłym albo, w której przedstawicielem strony (w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego) jest jedną ze stron wymienionych w podpunktach 2 i 3 5) w której brał udział w wydaniu zaskarżonej decyzji 6) z powodu której wszczęto przeciwko niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne. 2. Powody wyłączenia kontrolującego od udziału w kontroli trwają także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. 3. Zarządzający kontrolę jest obowiązany na żądanie kontrolującego lub żądanie kontrolowanego albo z urzędu wyłączyć tego kontrolującego od udziału w kontroli, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności nie wymienionych w punkcie 1, które mogą wywołać wątpliwości co do bezstronności kontrolującego. 4. Wyłączony kontrolujący powinien podejmować tylko czynności nie cierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes stron (w rozumieniu przepisów Kodeks postępowania administracyjnego). 5. W przypadku wyłączenia kontrolującego od udziału w kontroli, jego bezpośredni przełożony wyznacza innego pracownika do przeprowadzania kontroli. 18 1. Kontrola jest przeprowadzana w jednostce kontrolowanej w czasie pracy określonym jej regulaminem organizacyjnym. 2. Pracownicy Inspekcji Weterynaryjnej mają prawo w każdym czasie do: 1) żądania pisemnych lub ustnych informacji w zakresie objętym przedmiotem kontroli 2) żądania okazywania i udostępniania dokumentów lub danych informatycznych w zakresie, o którym mowa w ppkt 1. 3. Przy wykonywaniu czynności, o których mowa w ust. 2, podmioty kontrolowane są obowiązane zapewnić pracownikom Inspekcji Weterynaryjnej pomoc niezbędną do wykonywania ich obowiązków. 4. Uzyskane w wyniku kontroli, dokumenty i inne dane, dotyczące w szczególności stosowanej przez kontrolowanego technologii, nie mogą być przekazywane oraz ujawniane innym organom, chyba, że stanowią dowód popełnienia czynu zabronionego przez ustawę o Inspekcji Weterynaryjnej. 5. Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii może wystąpić do właściwego miejscowo komendanta Policji z wnioskiem o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli przez Inspekcję Weterynaryjną. Na wniosek Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza 9
Weterynarii właściwy miejscowo komendant Policji zapewnia pomoc przy przeprowadzaniu kontroli. 6. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzone, w miarę potrzeby, również w siedzibie zarządzającego kontrolę. 7. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o ochronie informacji niejawnych. 8. Pracownicy Inspekcji Weterynaryjnej, w zakresie wykonywania czynności określonych w ustawie o Inspekcji Weterynaryjnej podlegają ochronie prawnej przewidzianej dla funkcjonariuszy publicznych. ROZDZIAŁ III: PRAWA I OBOWIĄZKI KONTROLUJĄCYCH I KONTROLOWANYCH 19 1. Przed przystąpieniem do kontroli w jednostce kontrolowanej, kontrolujący zobowiązany jest do: 1) przedstawienie kierownikowi jednostki jednego egzemplarza upoważnienia 2) przekazania kierownikowi jednostki kontrolowanej programu kontroli 3) dokonania wpisu w książce kontroli 4) ustalenia z kierownikiem jednostki kontrolowanej osoby odpowiedzialnej za przedstawianie żądanej dokumentacji, udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz sporządzanie uwierzytelnionych odpisów żądanych dokumentów 5) przystąpienia do czynności kontrolnych zgodnie z zatwierdzonym programem kontroli 2. Obowiązkiem kontrolującego w czasie wykonywania czynności kontrolnych jest: 1) obiektywne ustalenie stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych 2) sporządzenie protokołu z kontroli 3) informowanie kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych i usprawniających. 20 1. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby posiadającej jego pisemne upoważnienie jest m.in.: 1) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli 2) przedstawianie, na żądanie kontrolującego, dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli 10
3) udzielanie kontrolującemu ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą 4) sporządzanie uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli; uwierzytelnienie polega na potwierdzeniu klauzulą za zgodność z oryginałem, czytelnym podpisem lub parafką i imienną pieczątką potwierdzającego dokument 5) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolującego materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej. 2. Odmowa udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia materiałów następuje, gdy dotyczą one informacji niejawnych, a kontrolujący nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa. 3. Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić, gdy dotyczą one faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień, jego małżonka lub osobę faktycznie pozostającą z nim we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, oraz osobę związaną z nim, z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. 21 1. W jednostce kontrolowanej prowadzi się książkę kontroli. 2. Za prowadzenie i udostępnienie książki kontroli w jednostce kontrolowanej odpowiedzialny jest kierownik tej jednostki. 3. Kontrolujący wpisuje do książki kontroli w szczególności: 1) imię i nazwisko kontrolującego 2) nazwę organu zarządzającego kontrolę 3) czas trwania kontroli 4) przedmiot i zakres kontroli 4. Wpis do książki kontroli kontrolujący potwierdza podpisem. 5. W książce kontroli numeruje się strony w sposób uniemożliwiający usunięcie z niej kart. 6. Książkę kontroli udostępnia się na żądanie kontrolującego. 11
ROZDZIAŁ IV: SPOSÓB DOKUMENTOWANIA CZYNNOŚCI KONTROLNYCH 22 1. Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie materiałów zebranych w toku kontroli, stanowiących dowody w postępowaniu kontrolnym. 2. Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być: dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia. 3. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, kontrolujący odbiera od kontrolowanego, na jego wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania. 4. Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. 5. Kontrolujący jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. 6. Fakty powszechnie znane oraz fakty znane kontrolującemu z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane kontrolującemu z urzędu należy zakomunikować kontrolowanemu. 7. Żądanie kontrolowanego dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla postępowania kontrolnego. 8. Kierownik jednostki kontrolowanej powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzania dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na 7 dni przed terminem. 9. Kontrolowany ma prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu, może zadawać pytania świadkom i biegłym oraz składać wyjaśnienia. 10. Kontrolujący ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. 11. Okoliczność faktyczna może być uznana za udowodnioną, jeżeli kontrolowany miał możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów. 12. Kontrolujący pobiera dokumenty lub rzeczy w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego upoważnionej. 13. Z czynności, o której mowa w ust. 12 sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona. 12
14. Formularz protokołu z czynności, o której mowa w ust. 12 - wzór nr 2. 15. Z czynności przesłuchania świadków oraz przyjętych ustnych wyjaśnień i oświadczeń sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba składająca zeznanie, wyjaśnienie lub oświadczenie. 16. Formularze protokołów z czynności, o których mowa w ust. 15 wzory o numerach od 3 do 5. 17. Wszelkie materiały, zebrane w czasie przeprowadzania czynności kontrolnych stanowią akta kontroli. Do akt kontroli włącza się: 1) notatki służbowe z czynności mających znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządzone przez kontrolującego, oraz inne dowody, oceny, wnioski lub zalecenia 2) informacje i dokumenty oraz poświadczone za zgodność z oryginałem kopie decyzji i powiadomień 3) kopie dokumentów, poświadczone za zgodność z oryginałem lub dokumenty sporządzone przez kontrolującego, poświadczone za zgodność z dokumentacją źródłową. 23 1. Świadkami nie mogą być: 1) osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń 2) osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały w trybie określonym obowiązującymi przepisami zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy 3) duchowni co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi. 2. Nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka, z wyjątkiem małżonka strony, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia lub kurateli. 3. Świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub bliskich wymienionych w punkcie 2 na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej. 4. Przed odebraniem zeznania świadka należy uprzedzić tego świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz o odpowiedzialności za fałszywe zeznawania 13
24 1. Gdy w trakcie postępowania kontrolnego wymagane są wiadomości specjalne, kontrolujący może zwrócić się do biegłego lub biegłych o wydanie opinii. 2. Biegły podlega wyłączeniu na zasadach i w trybie określonym w 23. 25 1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, przedmiotu lub innych składników majątkowych, a także przebiegu określonych procesów, kontrolujący może przeprowadzić oględziny. 2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom, a w razie jego nieobecności osoby przez niego upoważnionej. 3. Z przebiegu i wyniku oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba wymieniona w ust. 2. 4. Formularz protokołu oględzin, o którym mowa w ust. 3 wzór nr 6. 26 Biegłym i rzeczoznawcom powołanym do udziału w czynnościach kontrolnych przysługuje wynagrodzenie, ustalone na podstawie odrębnych przepisów. 27 1. Ustalenia kontroli przedstawia się w protokole z przeprowadzonej kontroli. 2. W protokole z kontroli przedstawia się ustalenia kontrolne w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym. 3. Ustalenia ujęte w protokole kontroli stanowią podstawę do podjęcia dalszych czynności, w tym dokonania ocen, sporządzenia wniosków, zaleceń pokontrolnych, wydania decyzji i sporządzenia informacji dla jednostek nadrzędnych oraz do powiadomienia właściwego organu w przypadku popełnienia przestępstwa lub wykroczenia. 28 1. Protokół kontroli jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu. 2. Protokół kontroli powinien ponadto zawierać: 14
1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, REGON oraz NIP, imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą 2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego lub kontrolujących, nazwę zespołu / stanowiska pracy oraz numer i datę upoważnienia do kontroli 3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej, z wymienieniem dni przerw w kontroli 4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli (jakie elementy poddano kontroli) 5) określenie okresu objętego kontrolą 6) pouczenie kierownika jednostki kontrolowanej o przysługującym mu prawie, trybie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń ujętych w protokole oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu 7) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień 8) wzmiankę o dokonaniu wpisu do książki kontroli 9) podpisy: kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej, a w przypadku odmowy podpisu przez kierownika jednostki kontrolowanej wzmiankę o odmowie podpisania protokołu sporządzoną przez kontrolującego 10) miejsce i datę podpisania protokołu przez osoby wymienione w pkt.10 11) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o wręczeniu jednego egzemplarza kierownikowi jednostki kontrolowanej 12) parafy kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu. 3. Protokołowi zawierającemu informacje niejawne nadaje się odpowiednią klauzulę tajności. 4. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika jednostki kontrolowanej i kontrolującego lub zespołu kontrolujących, chyba, że zarządzający kontrolę postanowi inaczej. Liczbę dodatkowych egzemplarzy określa zarządzający kontrolę, ze wskazaniem ich przeznaczenia. 29 1. Po zakończeniu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej otrzymuje, w terminie do 30 dni, protokół z przeprowadzonej kontroli, podpisany przez kontrolujących. 2. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie wskazanym w protokole, wynoszącym 7 dni, zobowiązany jest do podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu, z podaniem przyczyn odmowy. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej może skorzystać z prawa do złożenia zastrzeżeń. 4. Z podpisanego protokołu kontroli lub z odmowy podpisania protokołu, kontrolujący niezwłocznie sporządza sprawozdanie (formularz - wzór nr 8) z przeprowadzonej kontroli i przekazuje zarządzającemu kontrolę w celu zapoznania się z wynikami kontroli. 15
30 1. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje, przed podpisaniem protokołu kontroli, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego, uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli. 2. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie organowi zarządzającemu kontrolę w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 3. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, zarządzający kontrolę może polecić kontrolującemu dokonanie ich analizy, i w miarę potrzeby, podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń, zmienić lub uzupełnić odpowiednią część albo całość protokołu kontroli. 4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub części, zarządzający kontrolę przekazuje na piśmie zgłaszającemu zastrzeżenie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem oraz protokół kontroli, w celu jego podpisania i realizacji wniosków w nim zawartych. 5. Zmieniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, protokół kontroli przekazuje się kierownikowi jednostki kontrolowanej, w celu jego podpisania. 31 1. Zarządzający kontrolę odmawia przyjęcia zastrzeżeń, jeżeli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną lub po upływie terminu, o którym mowa w 31 ust. 2 oraz informuje o tym zgłaszającego zastrzeżenia. 2. Stanowisko zarządzającego kontrolę w sprawie odmowy przyjęcia zastrzeżeń jest ostateczne i nie wymaga uzasadnienia. 32 1. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo odmowy podpisania protokołu kontroli i złożenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania zarządzającemu kontrolę pisemnego wyjaśnienia tej odmowy. 2. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania go przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli. 33 1. Każdorazowo po zakończonej kontroli kompleksowej zarządzający kontrolę zwołuje naradę pokontrolną z udziałem kierownika jednostki kontrolowanej i osób 16
odpowiedzialnych za kontrolowany odcinek pracy, w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i wniosków wynikających z ustaleń kontroli. Naradzie przewodniczy Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii lub jego zastępcą. 2. Po zakończonej kontroli: problemowej, doraźnej lub sprawdzającej, na wniosek kontrolującego zarządzający kontrolę zwołuje naradę pokontrolną z udziałem kierownika jednostki kontrolowanej i osób odpowiedzialnych za kontrolowany odcinek pracy, w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i wniosków wynikających z ustaleń kontroli. Naradzie przewodniczy Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii lub jego go zastępca. 3. Narada pokontrolna odbywa się w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach. 4. Zarządzający kontrolę zapewnia protokołowanie przebiegu narady pokontrolnej. 5. Egzemplarz protokołu z narady pokontrolnej doręcza się kierownikowi jednostki kontrolowanej w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia odbycia narady pokontrolnej. ROZDZIAŁ V: ZALECENIA POKONTROLNE 34 1. Kontrolujący, na podstawie wyników kontroli opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego zawierający w szczególności zalecenia pokontrolne, który przedstawia do akceptacji Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii. 2. Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 1 wydaje wystąpienie pokontrolne, w terminie do 30 dni od daty podpisania protokołu z przeprowadzonej kontroli. W treści wystąpienia pokontrolnego formułowane są konkretne wnioski zobowiązujące do podjęcia działań w celu usunięcia nieprawidłowości. W wystąpieniu pokontrolnym zostaje wyznaczony ponadto termin realizacji zaleceń oraz termin przysłania informacji o sposobie wykonania tych zaleceń. 3. Wystąpienie pokontrolne, o którym mowa w ust. 2 winno zawierać: zwięzły opis wyników ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień oraz zalecenie wdrożenia działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień jak również wskazanie kierunku działań naprawczych. 4. W wystąpieniu pokontrolnym może być również zawarta ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osoby odpowiedzialne za powstałe nieprawidłowości. 17
35 Kierownik jednostki kontrolowanej, któremu przekazano zalecenia pokontrolne, w terminie do 30 dni od daty ich otrzymania, zobowiązany jest powiadomić pisemnie zarządzającego kontrolę o stopniu realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w zaleceniach pokontrolnych, w tym o ich wykonaniu, o stopniu realizacji zaleceń będących w toku realizacji. W wypadku niezrealizowania zaleceń podać konkretne powody uniemożliwiające ich zrealizowanie. 36 1. Wykonanie zaleceń pokontrolnych winno być egzekwowane i, w razie potrzeby, podlegać kontroli sprawdzającej dla ustalenia: 1) stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych 2) rzetelności odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne ROZDZIAŁ VI: POSTANOWIENIA KOŃCOWE 37 1. Zarządzający kontrolę zawiadamia, w razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia: 1) przestępstwa lub wykroczenia organ powołany do ścigania przestępstw lub wykroczeń 2) czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych 3) naruszenia obowiązków członka korpusu służby cywilnej - wszczyna postępowanie o odpowiedzialności dyscyplinarnej członków korpusu służby cywilnej. 2. O zawiadomieniach, o których mowa w ust. 1, zarządzający kontrolę informuje kierownika jednostki kontrolowanej. 3. Zawiadomienia, o których mowa w ust. 1 sporządza kontrolujący we współpracy z Radcą Prawnym, a następnie przedstawia do zatwierdzenia Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii. 38 1. Wszystkie komórki organizacyjne przeprowadzające kontrole zobowiązane są, do przekazania Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii każdorazowo po zakończonej kontroli sprawozdania z kontroli (formularz wzór nr 8). 18
2. Stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej może raz na pół roku lub w razie zaistniałej potrzeby dokonać kontroli realizacji rocznego planu kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w poszczególnych stanowiskach pracy. 39 Szczegółowe instrukcje i procedury do niniejszego zarządzenia znajdują się wg przebiegu procesu P 5.1 Księgi Jakości - Proces nadzoru inspekcyjnego na poszczególnych stanowiskach pracy uprawnionych do przeprowadzania kontroli. Wykaz wzorów formularzy: 1. Upoważnienie wzór nr 1 2. Protokół pobrania dokumentu / rzeczy wzór nr 2 3. Protokół przesłuchania świadka wzór nr 3 4. Protokół ustnych wyjaśnień wzór nr 4 5. Protokół przyjęcia ustnego oświadczenia wzór nr 5 6. Protokół oględzin wzór nr 6 7. Kwartalna informacja z przeprowadzonych kontroli wzór nr 7 8. Sprawozdanie z kontroli wzór nr 8. 19