Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/2/AB/14 Szanowni Państwo, Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty na świadczenie usług serwisowych oraz wsparcia technicznego oprogramowania RAKS SQL. I. Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia: 1. Termin realizacji usługi: od dnia zawarcia umowy do dnia 30.11.2015 r., z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. 2. Zamawiający posiada dwie licencje oprogramowania RAKS SQL, które obejmują: 1) System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 04038 RAKS SQL - wersja sieciowa - liczba stanowisk, Księga Handlowa - 19 Środki Trwałe - 5 Kadry i Płace - 7 Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling - 1 Raporty PRO - 1 Znaczniki - Bez ograniczeń 2) System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 07917 RAKS SQL - wersja sieciowa - liczba stanowisk, Księga Handlowa - 1 Środki Trwałe - 1 Kadry i Płace - 1 Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling - 1 Raporty PRO - 1 Znaczniki - Bez ograniczeń W ramach zakupionych licencji Zamawiającemu bezpłatnie przysługują: 1) System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 04038 Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1
Kasa, bank, rozrachunki - 26 Deklaracje Podatkowe - 26 Sprawozdania Finansowe - 19 Generator Raportów - 27 Praca zdalna 26 2) System RAKS SQL wersja Mała i Średnia Firma - licencja nr 07917 Kasa, bank, rozrachunki - 2 Deklaracje Podatkowe - 2 Sprawozdania Finansowe - 1 Generator Raportów - 3 Praca zdalna 2 3. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług serwisowych, w tym: konserwacja systemu, usuwanie awarii/błędów/usterek, a także wsparcie techniczne dla pracowników Zamawiającego w prawidłowym działaniu RAKS SQL. Dodatkowo, w ramach Przedmiotu zamówienia, dokonywane będą usprawnienia systemu, które nie wymagają zmiany kodu źródłowego oprogramowania. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usług serwisowych w wymiarze minimum 5 godz. miesięcznie. 5. W przypadku wykorzystania większej ilości godzin niż wskazane w ust. 4, Wykonawca otrzyma dodatkowe wynagrodzenie, na podstawie podsumowania faktycznego czasu świadczenia usługi serwisu ponad liczbę godzin wskazaną w ust. 4 oraz godzinowej stawki świadczenia usługi serwisu oraz wsparcia Technicznego, zgodnie z ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik do umowy 6. Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do RAKS SQL wraz z całą potrzebną dokumentacją w celu świadczenia usług serwisowych. 7. Zamawiający umożliwi zdalny dostęp do RAKS SQL za pomocą urządzeń teleinformatycznych oraz przyzna uprawnienia administratora RAKS SQL, zgodnie z odrębnymi wymogami. Przez odrębne wymogi rozumie się połączenie poprzez usługę Remote Desktop Protokol RPD, protokół pozwalający na komunikację z usługą Zdalnego Pulpitu w Microsoft Windows. Usługa RPD zarządzana i konfigurowana jest przez Zamawiającego. Na czas zdalnego dostępu zostaną przekazane dane dostępowe: adres IP serwera, nazwa użytkownika do logowania oraz hasło.
II. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia: 1. Podstawą świadczenia usług będą każdorazowe zgłoszenia serwisowe złożone przez upoważnionych pracowników Zamawiającego, za pomocą poczty elektronicznej lub faksu w godzinach 8.00-17.00 w dni robocze. 2. Czas reakcji na zgłoszenie awarii/błędu/usterki, rozumiany jako podjęcie działań zmierzających do rozwiązania problemu, oraz usunięcie awarii musi nastąpić w podanych poniżej czasach, liczonych z pominięciem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy: 1) Czas reakcji na zgłoszenie problemu w podziale na rodzaj: 1.1) błąd krytyczny: a. czas reakcji: max. 4 godzina od momentu zgłoszenia b. czas usunięcia awarii: max. 48 godziny od momentu zgłoszenia 1.2) błędy ważne: a. czas reakcji: max. 24 godziny od momentu zgłoszenia b. czas usunięcia: max. 72 godziny od momentu zgłoszenia 1.3) błędy istotne: a. czas reakcji: max. 48 godzin od momentu zgłoszenia b. czas usunięcia: max. 5 dni od momentu zgłoszenia 1.4) inne problemy: a. czas reakcji: max. 7 dni od momentu zgłoszenia b. czas usunięcia: max. 10 dni od momentu zgłoszenia 2) Definicje błędów: 2.1) Błąd krytyczny (występuje co najmniej jeden z poniższych warunków) a. Powoduje zatrzymanie pracy Systemu na czas powyżej 1 godziny b. Kluczowe funkcjonalności Systemu (przynajmniej jedna) nie działają przez okres ponad 1 godziny i nie ma sposobu obejścia problemu c. Nie ma żadnej możliwości realizacji procesu biznesowego 2.2) Błąd ważny (występuje co najmniej jeden z poniższych warunków) a. System może pracować, lecz kluczowa funkcjonalność jest niedostępna przez okres powyżej 8 godziny, istnieje jednak możliwość obejścia problemu b. Niektóre funkcjonalności pomocnicze nie są dostępne przez ponad 8 godziny i nie ma sposobu obejścia problemu c. Nie ma możliwości pełnej realizacji procesu biznesowego 2.3) Błąd istotny (występuje co najmniej jeden z poniższych warunków) a. System może pracować, lecz kluczowa funkcjonalność jest niedostępna przez okres powyżej 8 godzin, istnieje jednak możliwość obejścia problemu
b. Niektóre funkcjonalności pomocnicze nie są dostępne przez ponad 8 godziny, ale można zastosować dla nich obejście c. Możliwa jest realizacja większości procesu biznesowego. 3. Kluczowymi funkcjonalnościami, o których mowa w ust. 2 są: a. księgowanie dokumentów, b. generowanie wydruków i zestawień, c. generowanie rozrachunków, d. dodawanie kont, kontrahentów, e. dodawanie, zmiana i modyfikacja środków trwałych, f. filtrowanie dokumentów, g. wprowadzanie i modyfikacja danych pracownika, h. dodawanie składników wynagrodzeń, i. dodawanie i realizacja listy płatniczej, j. przeliczanie realizacji listy płatniczej, k. generowanie list płac i potrąceń do list płac, l. generowanie deklaracji, m. rejestracja zdarzeń w kalendarzach, n. rozliczenie z ZUS - eksport danych do płatnika (DRA, RCA, RSA), 4. Czasy usunięcia awarii, o których mowa w ust. 2, nie dotyczą awarii, które mogą być usunięte jedynie przez Producenta oprogramowania i wymagają ingerencji w kod źródłowy oprogramowania. 5. Wykonawca zobowiąże się do zachowania poufności w trakcie obowiązywania umowy, jak i po jej wygaśnięciu. Informacje chronione przekazane Wykonawcy będą stanowić tajemnicę Zamawiającego, zaś Wykonawca uprawniony będzie do ich wykorzystania wyłącznie w celu wykonania usługi. 6. Wykonawca udostępni informacje chronione stanowiące własność Zamawiającego, wyłącznie własnym pracownikom oraz innym osobom trzecim, które będą zaangażowane w prace związane z wykonywaniem umowy, pod warunkiem akceptacji tych osób przez Zamawiającego oraz po uzyskaniu od nich pisemnego zobowiązania do zachowania poufności. 7. W celu prawidłowego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z obsługi serwisowej Zamawiający udostępni Wykonawcy dane osobowe zawarte w systemie RaksSQL, na podstawie podpisanej, przez obie strony, Umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Wzór umowy o powierzeniu danych osobowych zostanie przedstawiony wyłonionemu Wykonawcy.
III. Wymagania dotyczące Wykonawców 1. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę, w celu świadczenia usług serwisowych obejmującą m.in. znajomość struktury bazy danych programu, potwierdzoną oświadczeniem zawartym w pkt 3 Załącznika nr 1 do zapytania. 2. Wykonawca musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu MSWiA z dn. 29.04.2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 1 maja 2004 r. Nr 100 poz. 1024) i dysponować środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie i zabezpieczenie danych osobowych, potwierdzone oświadczeniem zawartym w pkt 4 Załącznika nr 1 do zapytania. 3. Wykonawca musi posiadać doświadczenie, w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie - w zakresie świadczenia co najmniej 2 usług trwających co najmniej 12 miesięcy każda, polegających na serwisowaniu oprogramowania RaksSQL. W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wraz z ofertą Wykazu zrealizowanych usług, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania. IV. Informacje dotyczące warunków składania ofert: Oferta powinna zawierać: 1. Wypełniony i podpisany Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania. 2. Dokumenty lub oświadczenie potwierdzające posiadanie autoryzacji producenta RAKS SQL. Jeżeli autoryzacja wygasła lub została wycofana przez producenta RAKS SQL, okres od ustania autoryzacji do dnia podpisania umowy nie może wynosić więcej niż 36 miesięcy. 3. Wykaz potwierdzający dotychczasowe doświadczenie, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Kryterium, którym Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty jest cena. 2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
3. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów przelewowych, wystawionych z co najmniej 21-dniowym terminem płatności od daty dostarczenia do CUPT prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego: faktury VAT lub rachunku. 4. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w CUPT. Ofertę należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 13.01.2014 r. do godziny 12:00 mailem na adres: zdz@cupt.gov.pl W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OA/26/2/AB/14. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/2/AB/14 FORMULARZ CENOWY 1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym. 2. ZOBOWIAZUJEMY SIĘ zrealizować Przedmiot zamówienia zgodnie z poniższym zestawieniem cenowym: Nazwa Cena netto w PLN Stawka podatku VAT Cena brutto w PLN Miesięczna stawka świadczenia usługi serwisu oraz wsparcia technicznego(5 godz./m-c) Godzinowa stawka świadczenia usługi serwisu oraz wsparcia technicznego Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. OŚWIADCZAMY, że posiadamy niezbędną wiedzę do świadczenia usług serwisowych m.in. znajomość struktury bazy danych programu. 4. OŚWIADCZAMY, że spełniamy wymagania określone w Rozporządzeniu MSWiA z dn. 29.04.2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 1 maja 2004 r. Nr 100 poz. 1024) i dysponujemy środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie i zabezpieczenie danych osobowych. 5. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres dni od upływu terminu składania ofert. 6. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane zamówienie jest faktura VAT/rachunek* z dniowym terminem płatności.
7. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy * płatnikami podatku VAT. dnia 2014 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy) *niepotrzebne skreślić Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/2/AB/14 WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG Oświadczam, że W OKRESIE OSTATNICH 3 LAT zrealizowaliśmy następujące usługi: Nazwa Czas realizacji Rodzaj i zakres usługi i adres Zamawiającego Od Do 1 2 3 4 dnia 2014 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy)