Piotr SAWICKI, Przemysław GROCHOWSKI Procesy biznesowe w TransGlob 1. Charakterystyka przedsiębiorstwa TransGlob 1 TransGlob jest jedną z kilku czołowych firm na rynku usług transportowo-spedycyjnologistycznych (TSL) w Polsce [1]. Przedsiębiorstwo posiada ugruntowaną pozycję rynkową i duże grono klientów, którzy opierają dostawy swoich towarów tylko na jego usługach. TransGlob jest przedsiębiorstwem sterowanym centralnie z siedziby firmy zlokalizowanej w Poznaniu. Znaczna część przesyłek wysyłana jest do różnego rodzaju sieci handlowych. Dostarczane towary trafiają do magazynów centralnych tych sieci jak również do poszczególnych sklepów, w zależności od zlecenia. Zdarzają się również odbiorcy indywidualni (mniejsze sklepy, hurtownie i min-markety). We wszystkich wymienionych punktach dostawy określone są na konkretny dzień i godziny. Uwarunkowane jest to często takimi parametrami, jak: brak miejsc magazynowych odbiorców, godziny funkcjonowania punktów odbioru, ograniczenia w ruchu towarowym w centrach miast itp. Wszystkie przewożone ładunki pakowane są na paletach Euro (EUR), co ułatwia przeładunki, jak również planowanie przewozów. Jednym z głównych celów strategicznych firmy jest realizacja dostawy następnego dnia, w każdym regionie kraju. Firma posiada swoje terminale przeładunkowe, które odpowiadają za dostawy, jak również za odbiory ładunków do i od klientów. Terminale te zlokalizowanie są w 16 miejscowościach, po jednym w każdym województwie. Terminale Przeładunkowe (w skrócie TP) znajdują się w: Szczecinie, Zielonej Górze, Legnicy, Opolu, Bydgoszczy, Gdańsku, Łodzi, Krakowie, Olsztynie, Kielcach, Rzeszowie, Lublinie, Białymstoku, Poznaniu, Warszawie i Gliwicach. Trzy ostatnie lokalizacje pełnią dodatkowo rolę głównych terminali magazynowo-logistycznych, nazywanych Centrami Dystrybucyjnymi (w skrócie CD). Na rysunku 1 przedstawiono rozmieszczenie poszczególnych CD i TP na terenie Polski. Przemieszczanie przesyłek między TP odbywa się tzw. nocnym wahadłem 2. Każde CD posiada stałe połączenia z innymi CD oraz ze wszystkimi TP, natomiast każde TP posiada stałe połączenia z każdym CD. Możliwe jest również połączenie między TP 1 nazwa przedsiębiorstwa została zmieniona, 2 stałe nocne połączenie samochodowe pomiędzy TP a CD,
2 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob bez pośrednictwa CD wówczas, gdy ilość ładunków wypełni w ponad 75% przestrzeń ładunkową pojazdu. Przykład wahadłowych połączeń pomiędzy CD w Poznaniu a pozostałymi CD i TP przedstawiono na rysunku 2. Rysunek 1. Lokalizacja TP i CD Rysunek 2. Stałe połączenia wahadłowe CD Poznań z pozostałymi CD i wszystkimi TP
3 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob Przykładowe godziny wyjazdów i przyjazdów stałych wahadeł z poszczególnych CD i poszczególnych TP przestawiono w tablicach 1 i 2. Jednocześnie, jeżeli jest taka możliwość, tworzone są dodatkowe wahadła między każdymi z TP (decyduje o tym ilość ładunków do poszczególnych TP). Do takich wahadeł najczęściej podstawiane są pojazdy, które w regionie działania oddziału tworzącego dodatkowe wahadło wykonywały dostawy bezpośrednie. Pojazdy te należą do terminali, do których planowane wahadło powinno trafić. Tablica 1. Godziny wyjazdów i przyjazdów wahadeł stałych z CD do TP Poznań: km godz. wyjazd przyjazd Rzeszów 515 07:21 22:39 06:00 Białystok 485 06:55 23:05 06:00 Lublin 460 06:34 23:26 06:00 Kraków 405 05:47 00:12 06:00 Kielce 350 05:00 01:00 06:00 Gliwice 330 04:42 01:17 06:00 Olsztyn 325 04:38 01:21 06:00 Warszawa 305 04:21 01:38 06:00 Gdańsk 300 04:17 01:42 06:00 Opole 260 03:42 02:17 06:00 Szczecin 235 03:21 02:38 06:00 Łódź 210 03:00 03:00 06:00 Legnica 170 02:25 03:34 06:00 Bydgoszcz 130 01:51 04:08 06:00 Zielona Góra 130 01:51 04:08 06:00 Tablica 2. Godziny wyjazdów i przyjazdów wahadeł stałych z wybranych TP do CD Białystok: km godz. wyjazd przyjazd Warszawa 190 02:42 18:00 20:42 Gliwice 485 06:55 19:00 01:55 Poznań 485 06:55 18:30 01:25 Kielce: km godz. wyjazd przyjazd Warszawa 180 02:34 18:30 21:04 Gliwice 160 02:17 18:00 20:17 Poznań 350 05:00 19:00 00:00 Lublin: km godz. wyjazd przyjazd Warszawa 165 02:21 18:00 20:21 Gliwice 325 04:38 18:30 23:08 Poznań 460 06:34 19:00 01:34 2. Charakterystyka kluczowych procesów w TransGlob Przemieszczenie 32 palet proszku do prania z Kielc do Poznania, będącego pojedynczym zleceniem, wydawać się może bardzo proste. Kiedy jednak towar zajmuje miej niż 75% powierzchni ładunkowej, koszty poniesione na taki transport stają się zbyt wysokie w odniesieniu do przychodu. Aby tego uniknąć stosuje się łączenie ładunków. Bardzo często zdarza się jednak, że pojedynczy ładunek do przewiezienia zajmuje od 1 do 5 miejsc paletowych 32-paletowego pojazdu. W takich przypadkach konieczne jest zaangażowanie znacznie większych zasobów w celu racjonalnej organizacji takiego procesu. Przykładowy przewóz 32 palet proszku z Kielc do Poznania jest organizacyjnie nieskomplikowany. Sytuacja komplikuje się znacznie, jeżeli ładunek obejmuje kilka zleceń przewozowych. W takich przypadkach można mówić o realizacji procesu transportowego dla przewozów łączonych. Proces taki składa się w ogólności z następujących podprocesów: przyjęcie zlecenia i odbiór ładunku od nadawcy, przeładunek i magazynowanie, przygotowanie przesyłki do dalszego transportu, dostawa do odbiorcy.
4 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob 2.1. Przyjęcie zlecenia i odbiór ładunku od nadawcy Przyjmując zlecenie na usługę transportową, spedytor zobowiązany jest wyrazić zgodę i zaakceptować warunki zawarte w zleceniu. Dlatego też do najważniejszych zadań spedytora przyjmującego zlecenie należy weryfikacja i sprawdzenie możliwości realizacji takiego zlecenia oraz kompletność danych o zleceniu. Do najbardziej istotnych informacji, które powinny znajdować się w zleceniu należy zaliczyć: dane nadawcy, adres odbioru, adres dostawy, szczegółowe dane o ładunku (w tym: rodzaj, ilość, waga, objętość, sposób pakowania), czas realizacji (rozładunku), rodzaj wymaganego pojazdu. Mając powyższe dane spedytor może je zweryfikować, oceniając możliwości realizacji zlecenia w wyznaczonym terminie. W razie jakichkolwiek wątpliwości spedytor kontaktuje się z nadawcą celem zmiany, uzyskania dodatkowych lub brakujących informacji. Przyjęcie zlecenia do realizacji kończy się jego wprowadzeniem do systemu i potwierdzeniem dla nadawcy. Przyjmowanie zleceń od stałych nadawców, sprowadza się do potwierdzenia zamówienia. W przypadku dużych firm zlecenia wprowadzane są już przez pracowników firmy zlecającej i wysyłane drogą elektroniczną do spedytora. W momencie otrzymania danych spedytor weryfikuje je i wysyła potwierdzenie poprawności danych. Po przyjęciu i wprowadzeniu do systemu komputerowego, zlecenie pojawia się u dyspozytora planującego odbiory jako nowe zlecenia do uwzględnienia w planach realizacji. W przypadku zleceń, których odbiór towaru będzie realizowany przez inny oddział niż oddział przyjmujący zlecenia, zostaje ono wysłane drogą elektroniczną do odpowiedniego TP odbierającego zwanego ACL 3. Po otwarciu przez dyspozytora nowego zlecenia, system weryfikuje wg kodu pocztowego region odbioru a wg nazwy ulicy podaje sektor, w jakim znajduje się miejsce załadunku. W tym samym momencie w systemie pojawia się lista samochodów obecnie znajdujących się w określonym obszarze i lista pozostałych samochodów dając dyspozytorowi możliwość wyboru pojazdu, który będzie podejmował ładunek. Dyspozytor może w każdej chwili sprawdzić, jakie na obecną chwilę czynności ma do wykonania poszczególny pojazd i może również zmienić dyspozycje dla kierowcy, anulując podaną wcześniej dyspozycję innego odbioru. W takim momencie anulowane zlecenia powracają jako niezaplanowane. Otwarcie zlecenia lub anulowanie odbioru dla danego kierowcy jest odnotowywane przez dyspozytora. Zlecenie odbioru nie przydzielone do żadnego pojazdu jest aktywne do momentu przydzielenia samochodu; jednocześnie dyspozytor nie może mieć aktywnych więcej niż cztery zlecenia. Po zapisaniu zaplanowanego odbioru przez dyspozytora kierowca otrzymuje za pomocą telefonu komórkowego informacje o nowej dyspozycji, którą potwierdza wiadomością zwrotną. Dyspozytor powinien tak zaplanować całą trasę pojazdu, aby powrócił on do oddziału o określonej godzinie, zdążył na przeładunek, oznakowanie oraz weryfikację towaru. Jednocześnie czas pracy kierowcy nie może przekraczać określonego w prze- 3 TP, który odpowiada za odbiór towaru od nadawcy
5 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob pisach kodeksu drogowego. We wszystkich tych czynnościach pomaga system komputerowy, w którym jest wprowadzona i planowana przesyłka. Podczas odbioru ładunku od nadawcy kierowca odbiera dokument transportowy (najczęściej list przewozowy). Dokument ten wypisywany jest do każdej przesyłki, jaką zleca nadawca. Po weryfikacji ładunku i potwierdzeniu odbioru przez kierowcę pierwsza strona dokumentu przekazywana jest nadawcy jako potwierdzenie nadania. Jeżeli kierowca ma jakieś zastrzeżenia to wpisuje je na liście przewozowym, w miejscu przeznaczonym do takich uwag 4. Przewoźnik sprawdza ilość opisanego towaru z informacją opisaną na liście przewozowym. Każdy z elementów przesyłki powinien być opisany przez nadawcę w taki sposób, aby można było odróżnić, który z nich dotyczy danej przesyłki. Weryfikacja staje się łatwiejsza, kiedy nadawca dysponuje programem do wprowadzania zleceń, który pozwala również na drukowanie listów przewozowych i etykiet na poszczególne elementy przesyłki. 2.2. Przeładunek i magazynowanie Każdy odebrany od nadawcy ładunek zostaje przywieziony do ACL 5. Podczas rozładunku pojazdu, każda dostarczona przesyłka jest weryfikowana ze zleceniem wprowadzonym do systemu i danymi podanymi w liście przewozowym. W razie niezgodności w ilościach opakowań dane w systemie zostają zmienione. Jeżeli niezgodność dotyczy miejsca dostarczenia, dyspozytor kontaktuje się z nadawcą przesyłki celem weryfikacji danych. Jeżeli kontakt nie jest możliwy, przesyłka zostaje wstrzymana w magazynie ACL do następnego dnia, celem wyjaśnienia niezgodności. W każdym z tych przypadków niezgodności tworzony jest protokół potwierdzający wszystkie zaistniałe różnice pomiędzy złożonym zleceniem a listem przewozowym i rzeczywistym stanem przesyłki. Przy przesyłkach, które nie posiadają etykiet są one drukowanie i towar zostaje oznakowany. Od tego momentu każde przestawienie w magazynie, załadunek na samochód wahadłowy, przyjęcie w poszczególnych oddziałach lub załadunek do samochodu dostarczającego, odnotowywane jest w systemie komputerowym przez skanowanie etykiet. Po oznakowaniu przesyłka zostaje skanowania z informacją o przyjęciu w oddziale odbierającym i odstawiona w sektorze, który został przydzielony. W podrozdziale 2.3 szerzej został opisany podział magazynu na poszczególne sektory i strefy. Poszczególne elementy przesyłki odstawiane są w tym samym sektorze, najczęściej jeden obok drugiego. Miejsce, w którym każdy z elementów został postawiony jest również skanowane do systemu celem łatwiejszego odnalezienia ładunku. 2.3. Przygotowanie przesyłki do dalszego transportu Przy przesyłkach, które znajdują się w strefie krótkoterminowego składowania przygotowanie do transportu polega tylko na zaplanowaniu dostawy. Możliwe jest zaplanowanie dostawy bezpośrednio z ACL 6 lub dostawę do TP, którego w obszarze działania jest dany odbiorca. Po zaplanowaniu przesyłka z sektora przejściowego zostaje prze- 4 najczęściej miejsce oznaczone jako uwagi przewoźnika 5 TP, który odpowiada za odbiór towaru od nadawcy 6 TP, który odpowiada za odbiór towaru od nadawcy
6 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob mieszczona do odpowiedniego sektora dostawy. Każda z czynności przemieszczenia zostaje odnotowana w systemie komputerowym. W przypadku ładunków, które trafiają do strefy krótkoterminowego składowania przygotowanie do transportu może odbyć się zaraz po przyjęciu w strefie wejścia towaru. Wtedy towar trafia od razu do odpowiedniego sektora w strefie lub nawet do strefy wyjścia towaru. W przypadku ładunków znajdujących się w strefie długoterminowego składowania przygotowanie przesyłki może polegać na przemieszczeniu do strefy wyjścia towaru, tylko wtedy, jeżeli ładunkiem jest taka sama jednostka transportowa. W przypadku konieczności posortowania i kompletacji przesyłki z kilku różnych jednostek transportowych znajdujących się w strefie długoterminowego składowania, jednostki te są przemieszczane do magazynu kompletacji. Przed sortowaniem jednostki transportowej, tworzony jest protokół ilości opakowań wewnętrznych znajdujących się w jednostce transportowej. Informacja o stanie ilościowym zapisywana jest w systemie komputerowym, który umożliwia kontrolę poszczególnych zbiorczych jednostek transportowych (EUR), jak również po podziale, kontrolę opakowań wewnętrznych (np. karton) danej jednostki transportowej. Każde opakowanie wewnętrzne w momencie oddzielenia od jednostki właściwej jest skanowanie z informacją do jakiej przesyłki zostało skompletowane (nr przesyłki). Taka informacja pojawia się również w nowo tworzonej przesyłce. Opakowania zbiorcze zostają posortowane i grupowane w nowe przesyłki, które trafiają do pakowania według zlecenia klienta. Tam zostają ponownie zapakowane w nowe jednostki transportowe (opakowania zewnętrzne). Do systemu skanowane są poszczególne jednostki transportowe, co jest informacją dla dyspozytorów planujących, że towar jest gotowy do transportu. Tak przygotowana przesyłka oczekuje na przemieszczenie do strefy wyjścia towaru. Poszczególne przesyłki trafiają do strefy wyjścia towaru w momencie uzyskania potwierdzenia od dyspozytorów o zaplanowaniu dostawy. Do tego czasu oczekują na przemieszczenie w poszczególnych strefach, sektorach lub magazynach, w których były odstawione. Dyspozytor planujący widząc ilość jednostek transportowych wchodzących w skład poszczególnych przesyłek planuje dostawy wahadłowe do poszczególnych TP lub jako dostawy bezpośrednie. Po zaplanowaniu danej przesyłki w systemie pojawia się informacja i ładunek zostaje przemieszczony do określonego sektora w strefie wyjścia. Informacja o zaplanowanych wahadłach zostaje wysłana do poszczególnych oddziałów, umożliwiając dyspozytorom tych terminali planowanie dostaw w ich regionie obsługi. Dlatego też kolejność planowania przez dyspozytorów jest następująca: wahadła do TP, dostawy bezpośrednie poza obszar działania CD, dostawy w regionie działania. 2.4. Dostawa do odbiorcy Dostawy do miejsca przeznaczenia przesyłki można zaplanować na dwa sposoby: poprzez oddział dostarczający zwany ECL, poprzez dostawę bezpośrednią poza obszar działania terminala. W każdej z tych możliwości dostaw należy zwrócić uwagę na wiele czynników, które wpływają na koszty, jak np.: czas i możliwość dostawy. Przy planowaniu po-
7 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob szczególnych przesyłek na dostawy bezpośrednie duży wpływ ma wielkość ładunku. Dlatego też na dostawy przez terminale przeładunkowe (ECL) planowane są najczęściej przesyłki o małej ilości jednostek ładunkowych (palet). Przesyłki, których ilość opakowań zewnętrznych to sześć i więcej są planowanie na dostawy bezpośrednie. Oczywistym jest, że można zaplanować dostawę bezpośrednią poza obszar działania poszczególnego terminala mniejszym pojazdem, np. czterech przesyłek, której każda zawiera po jednej jednostce transportowej. Natomiast koszt takiej dostawy będzie niewspółmiernie wysoki do kosztów dostawy samochodem wahadłowym do terminala przeładunkowego i tam dopiero następuje dostawa do odbiorcy, pomimo możliwej dłuższej drogi do przebycia. Czynnikiem mającym wpływ na rodzaj zaplanowanej dostawy jest czas. Aby obniżyć koszt dostaw małych przesyłek na dostawach bezpośrednich można zaplanować ich dostawę zestawem drogowym (ciągnik wraz z naczepą). Koszty mogą okazać się niższe od transportu wahadłem i dostawy przez ECL. Natomiast czas potrzebny na dostawy wszystkich tych ładunków może okazać się nawet dwu lub trzykrotnie dłuższy niż dostawa przez TP. Pod uwagę należy wziąć również czas pracy kierowcy i prędkość poruszania się tak dużego zestawu. Tak długi czas realizacji dostawy nie pozwala na wywiązanie się z terminów dostaw, co wiąże się z różnymi rodzajami kar umownych ze strony poszczególnych nadawców. Następnym istotnym czynnikiem, który należy brać pod uwagę przy planowaniu dostaw bezpośrednich jak również dostaw regionalnych to dostępność miejsc rozładunku dla poszczególnych typów pojazdów. Zestaw drogowy na pewno nie dostarczy przesyłki do centrum miasta, ponieważ nie pozwolą mu na to przepisy ograniczające ruch tak dużych pojazdów. Koszt powrotu nawet do najbliższego TP i dzięki temu nie doręczenie przesyłki (w takich przypadkach dostawa odbywa się najczęściej następnego dnia) dodatkowo obciążają realizowany proces. Wymienione powyżej czynniki nie są jedynymi, jakie mogą wpłynąć na niepotrzebne lub wyższe koszt transportu, mają one jednak duże znaczenie. Planowanie dostaw przez dyspozytorów odbywa się w następującej kolejności: planowanie dostaw do TP wahadłami podstawowymi, planowanie dostaw bezpośrednich poza obszar działania CD lub TP, planowanie dostaw do TP wahadłami dodatkowymi, planowanie dostaw we własnym obszarze działania. Planowanie dostaw za pomocą tzw. wahadeł jest pierwszym w kolejności z całego etapu planowania dostaw. Związane jest to z faktem wysłania danych o przesyłkach w systemie komputerowym do poszczególnych terminali, które będą miały zaplanować dostawy w swoim regionie. Drugą ważną przyczyną planowania dostaw są wczesne godziny wyjazdu samochodów wahadłowych. Przesyłki na pojazdach wahadłowych muszą dotrzeć na określoną godzinę do TP i do CD, które w niektórych przypadkach są tylko miejscem przeładunku na drodze do ECL. W momencie, kiedy CD jest tylko TP nazywane jest TCL. Każdy TCL może pozostawić wybraną przesyłkę w swoim magazynie i zaplanować ją jako dostawę bezpośrednią, pomimo tego, że wstępnie była planowana na dostawę przez TP. W takim przypadku staje się automatycznie TCL i ECL dla danej przesyłki. Po zaplanowaniu dostawy wahadłowej przez ACL w systemie oddziału dostarczającego pojawia się ładunek do zaplanowania. Planowanie dostaw przez TP odbywa się najczęściej w godzinach porannych, kiedy wszystkie przesyłki w każdym z oddziałów mają już ustalony rodzaj dostawy.
8 Piotr Sawicki, CASE: Proces biznesowe w TransGlob System komputerowy w każdym z TP posiada wprowadzone tzw. stałe trasy dostaw w regionie. Ułatwia to dyspozytorowi panującemu podział przesyłek i wstępne przydzielenie samochodu do dostawy. Wiedząc ile jednostek paletowych i jaka ładowność jest wymagana w danym regionie dostaw, dyspozytor przydziela samochody tak, aby kierowcy byli w stanie zdać wszystkie zaplanowane na ich pojazdy przesyłki, a w drodze powrotnej mogli być jeszcze planowani na odbiory przesyłek zlecanych w danym dniu. Przydzielenie samochodu na dostawę odbywa się tak samo jak samochodu na odbiór przesyłki. Jednak informacja pojawia się w systemie magazynu a nie u kierowcy. Kierowca dopiero w momencie załadowania dostaje informacje, poprzez system GPRS zamontowany w samochodzie, o trasie i tzw. kartę doręczeń jako dokument potwierdzający odbiór z magazynu wymienionych na nim przesyłek. Jest to jednocześnie dokument dla przewoźnika, na którym oprócz listu przewozowego dostaje potwierdzenie zdania poszczególnego ładunku. Przewoźnik po każdej zdanej przesyłce odnotowuje to w komputerze GPRS, co daje informacje o dostarczeniu ładunku do systemu zainstalowanego w TP lub CD. Bibliografia 1. Grochowski P., Symulacja procesu transportowego na podstawie przedsiębiorstwa TransGlob, Politechnika Poznańska, Praca magisterska, 20/ZUM/ TD/03/04, Poznań, 2004 r.