Spotkanie z wykonawcami

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Spotkanie z wykonawcami"

Julia Jakubowska
6 lat temu
Przeglądów:

1 Departament Zamówień Publicznych Spotkanie z wykonawcami Warszawa / 21 marca 2014 r.

2 Agenda spotkania 2 Przedstawienie zamawiającego Cele zakupowe Miejsca dostaw Organizacja dostaw Uwarunkowania organizacyjne Pytanie o możliwość ograniczenia kosztów kontraktu Pytania wykonawców

3 3

4 Przybliżony, procentowy udział wartości zakupów asortymentu biurowego dla poszczególnych jednostek 4 Jednostki Udział w realizacji zamówienia Centrala + ZUG 58,70% Warszawa 9,11% Katowice 4,39% Łódź 3,05% Poznań 2,79% Wrocław 3,28% Gdańsk 2,35% Lublin 2,25% Bydgoszcz 2,02% 41,30% Kraków 2,16% Rzeszów 1,69% Szczecin 1,55% Białystok 1,50% Kielce 1,45% Olsztyn 1,43% Zielona Góra 1,56% Opole 0,72% 41,30% 58,70% Centrala Warszawa Katowice Łódź Poznań Wrocław Gdańsk Lublin Bydgoszcz Kraków Rzeszów Szczecin Białystok Kielce Olsztyn Zielona Góra Opole Na podstawie danych za 2012 r.

5 Cele zakupowe 5 Centralizacja zamówień w kategorii artykułów biurowych i papieru ksero standaryzacja asortymentu racjonalizacja kosztów zakupu i obsługi dostaw Nowy sposób zarządzania dostawami platforma elektroniczna eliminacja gospodarki magazynowej Wysoka jakość dostaw kontrola jakości i obsługi poprzez bezpośrednie dostawy do użytkownika asortyment wysokiej jakości

6 Miejsca dostaw 6 Liczba L.p. Nazwa Jednostki Miejscowość dostawy miejsc Liczba punktów odbioru Uwagi dostawy 1 Departamenty Centrali i ZUG Warszawa 2 28 W pierwszym miejscu dostawy - 27 punktów odbioru, w drugim 1 punkt odbioru 2 Oddział Okręgowy w Warszawie Warszawa Oddział Okręgowy w Białymstoku Białystok Oddział Okręgowy w Bydgoszczy Bydgoszcz Oddział Okręgowy w Gdańsku Gdańsk Oddział Okręgowy w Katowicach Katowice Oddział Okręgowy w Kielcach Kielce Oddział Okręgowy w Krakowie Kraków Oddział Okręgowy w Lublinie Lublin Oddział Okręgowy w Łodzi Łódź 4 4 Po 1 punkcie odbioru w każdym miejscu dostawy 11 Oddział Okręgowy w Olsztynie Olsztyn Oddział Okręgowy w Opolu Opole Oddział Okręgowy w Poznaniu Poznań Oddział Okręgowy w Rzeszowie Rzeszów Oddział Okręgowy w Szczecinie Szczecin Oddział Okręgowy we Wrocławiu Wrocław Oddział Okręgowy w Zielonej Górze Zielona Góra Ośrodek szkoleniowy NBP w Zalesiu Górnym Zalesie Górne Ośrodek Wypoczynkowy NBP Guzianka Ruciane-Nida Ośrodek szkoleniowy NBP w Starejwsi Starawieś k/węgrowa Ośrodek Wypoczynkowy NBP Bankowiec Zakopane 1 1

7 Organizacja dostaw 7 Koszyki cel podziału i różnice Składanie zamówień w poszczególnych koszykach Zasady reprezentowania NBP Różnica w organizacji dostaw pomiędzy Centralą i O/O Zamawianie w ramach limitów kwotowych Fakturowanie i rozliczanie dostaw Platforma on-line

8 Uwarunkowania organizacyjne 8 1. Kontrola materiałowo-osobowa Zgłaszanie wjazdu na teren NBP przez dostawców, powinno się odbywać z uwzględnieniem planowanego czasu postoju na terenie NBP. Dostawa, która odbędzie się w ciągu 2 godz. wymaga zgłoszenia telefonicznego tylko na monitoring. W praktyce wygląda to tak, że dostawca dojeżdżając do siedziby NBP zgłasza wjazd i za chwilę wjeżdża na teren. W przypadku dostaw, które trwają więcej niż 2 godz. wjazd dostawcy jest zgłaszany mailowo do dyrektora DB i przez niego akceptowany. Dostawca powinien odpowiednio wcześniej zgłosić planowany wjazd tak abyśmy mieli czas na zgłoszenie tego faktu dyrektorowi DB. 2. Ograniczenia transportowe 1) Pojazdy które wjeżdżają do garażu pod podwórkiem gospodarczym nie mogą być wyższe niż 3 metry. (dotyczy to także szerokości). Takie wymiary mają bramy wjazdowe do garaży od ul. Świętokrzyskiej i Wareckiej. 2) Brak możliwości korzystania z wózka paletowego w trakcie realizacji dostaw. 3. Transport pionowy W obiekcie Świętokrzyska brak jest windy towarowej i nie ma możliwości wożenia towaru na paletach (dotyczy to w szczególności wody i papieru kserograficznego) dostawcy powinni być przygotowani na dystrybuowanie większych ilości towaru w inny sposób. Np. wózkiem który powinni mieć ze sobą.

9 Uwarunkowania organizacyjne 9 4. Sposób porozumiewania się Kierowca (wjeżdżający z dostawą) powinien mieć gotową listę z telefonami osób odpowiedzialnych za odbiór towaru, aby ograniczyć czas pobytu na terenie obiektów. 5. Sposób pakowania Towary dostarczane do jednostek powinny być zapakowane w taki sposób, aby możliwie łatwo i szybko można było je zidentyfikować i przeliczyć. Dotyczy to drobnych rzeczy np. skoroszytów, teczek itp. Jeden asortyment w jednym opakowaniu. Ułatwi to pracownikom NBP odbiór dostarczonych towarów, który będzie przebiegał sprawnie i szybko. Dostarczany towar winien być podzielony wcześniej na paczki, oddzielnie dla każdej jednostki, co znacznie ułatwi i usprawni dostawę.

10 Pytanie o możliwości ograniczenia kosztów kontraktu 10 Częstotliwość dostaw Wartość jednostkowa dostaw Dodatkowe czynniki wpływające na koszty kontraktu

11 Pytania wykonawców 11 Lp. Zapytanie Wyjaśnienie Pytanie 1 Zgodnie z zapisami zawartymi w SIWZ, Rozdział III, pkt. 9, ppkt. 3 Zamawiający opisał: Asortyment równoważny musi się także cechować identyfikowalną nazwą (marką) producenta, która nie może być tzw. marką własną sieci handlowej lub innego dystrybutora. Prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem innego dystrybutora? Kto jest innym dystrybutorem? Pod pojęciem innego dystrybutora Zamawiający rozumie każdy inny podmiot odpowiadający organizacją oraz zakresem swojej działalności sieciom handlowym, dla którego są produkowane towary pod tzw. marką własną. Wykluczamy też tzw. no name Pytanie 2 Prosimy o doprecyzowanie zapisu zawartego w SIWZ, Rozdział III, pkt.9, ppkt.3, odnośnie produktu równoważnego. Czy Zamawiający oczekuje towaru równoważnego o parametrach zgodnych z opisanym w SIWZ, czy oczekuje aby towar równoważny posiadał pozostałe parametry nie opisane w formularzu, charakteryzujące dany produkt? Zamawiający informuje, że w ppkt 3) pkt 9 rozdz. III SIWZ wskazał, cechy równoważności, przez które rozumie: porównywalność produktu z produktem wskazanym przez Zamawiającego w zakresie funkcji użytkowych, oraz parametrów i cech jakościowych. Powyższy opis należy odnosić go wszystkich funkcjonalności i cech danego produktu, (w tym materiału, z którego został wykonany, standardu, trwałości itp.) Zamawiający uściśli odpowiedź na to pytanie w formie pisemnej Pytanie 3 Zgodnie z zapisami zawartymi w SIWZ, Rozdział III, pkt.4, Zamawiający opisał, że dostawy towarów i produktów będą realizowane do Jednostek Zamawiającego. Prosimy o wyjaśnienie, czy w ramach dostawy do danej Jednostki będą zamówienia dzielone na kilka miejsc np. pokoi? Czy jedna Jednostka, to jedno miejsce dostawy? Zamawiający w załączniku nr I.4 do SIWZ wskazał liczbę miejsc dostaw oraz liczbę punktów odbioru w tych miejscach. Odpowiedź na pytanie została udzielona na slajdzie 6

12 Pytania wykonawców 12 Lp. Zapytanie Wyjaśnienie Pytanie 4 Zamawiający wymaga zgodnie z zapisem w Załączniku 1.5 do SIWZ, pkt. 4, ppkt. 1, aby Towary z koszyka podstawowego i dodatkowego były widoczne dla użytkownika w sposób wyodrębniony. W jaki sposób ma być wyodrębniony produkt? czy wystarczy inny format symbolu produktu? Prosimy o wyjaśnienia. Zamawiającemu zależy na tym, aby w podstawowej funkcjonalności dostępne dla niego były jedynie Towary określone w koszykach: podstawowym i dodatkowym. Chodzi więc o wyodrębnienie koszyków jako grup towarów dostępnych dla Zamawiającego. Pozostałe produkty będące w ofercie Wykonawcy mają być niedostępne. Rozróżnienie musi być na tyle czytelne, żeby nie dochodziło do pomyłek albo prób zamawiania towarów spoza koszyków (z wyjątkiem osób uprawnionych do zamawiania towarów z Katalogu produktów na odrębnych zasadach) Pytanie 5 Zamawiający określa zgodnie z zapisem w Załącznik III do SIWZ, Istotne postanowienia umowy, &2, pkt.5, że wartość jednorazowego zlecenia nie będzie niższa niż 200zł brutto. Czy zamówienia z koszyka dodatkowego i koszyka podstawowego są traktowane jako dwa oddzielne zamówienia i minimum logistyczne ma być o wartości 200zł brutto dla każdego z nich? Jednocześnie Zamawiający nie podejmuje się opisać sposobu w jaki Wykonawca spełni omawiane wymaganie. Jedno zlecenie niezależnie od wybranego asortymentu musi mieć minimalną wartość określoną przez Zamawiającego. Zamówienie zawierające towary z koszyka podstawowego i dodatkowego jest przez Zamawiającego traktowane jako jedno zlecenie. W przypadku zlecenia obejmującego towary z obydwóch koszyków, zlecenie może zostać zrealizowane po akceptacji przez koordynatora towarów z koszyka dodatkowego.

13 Pytania wykonawców 13 Lp. Zapytanie Wyjaśnienie Pytanie 7 Zamawiający zgodnie z zapisem w Załącznik 1.5 do SIWZ, Raportowanie, opisuje wymagania odnośnie raportów. Czy wszystkie informacje wymagane w raporcie muszą być zawarte w jednym zestawieniu? Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaraportowania wszystkich tych informacji w różnych raportach w zależności od potrzeb Zamawiającego? Zamawiający dopuszcza możliwość raportowania wszystkich wymaganych informacji w różnych raportach w zależności od potrzeb Zamawiającego. Pytanie 8 Zamawiający zgodnie z zapisem w Załącznik 1.5 do SIWZ, w części : Sposób oceny zakresu informacji zawartych w dokumencie Opis funkcjonalności systemu do obsługi klienta, pkt.15, wymaga raportowania danych do formatu xls. Czy raportowanie może odbywać się do rozszerzenia.csv, którego pliki otwierane są przez każdy arkusz kalkulacyjny? Zamawiający udzieli odpowiedzi w formie pisemnej po konsultacji ze służbami informatycznymi Pytanie 9 Zamawiający zgodnie z zapisem w Załącznik 1.5 do SIWZ, w części : Sposób oceny zakresu informacji zawartych w dokumencie Opis funkcjonalności systemu do obsługi klienta, pkt. 18 wymaga aby złożone zlecenia były sumowane u dołu ekranu. Czy sumowanie zleceń może znajdować się w górnej części ekranu, co nie wpływa na funkcjonalność sklepu? Sumowanie zleceń może znajdować się w dowolnej części ekranu. Prosimy jednak o zachowanie ergonomii korzystania z tej funkcjonalności

Podobne dokumenty

LICZBA OBIEKTÓW PODLEGAJĄCYCH OBOWIĄZKOWEJ OCHRONIE

POLICJA.PL http://www.policja.pl/pol/kgp/biuro-prewencji/wydzial-nadzoru-nad-sp/specjalistyczne-uzbroj/76255,liczba-obiektow-podlegaj acych-obowiazkowej-.html 2019-06-25, 06:45 LICZBA OBIEKTÓW PODLEGAJĄCYCH