Załącznik nr 1 do SIWZ Wprowadzenie (http://www.liderzy.garr.pl) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia LIDERZY ZMIAN - cykl spotkao informacyjnych dla firm w okresie zmian Projekt "Liderzy zmian" to cykl spotkao informacyjnych na temat nowoczesnych narzędzi i metod zarządzania zmianą. Jest adresowany do właścicieli i menedżerów firm, którzy poszukują inspiracji, nowych pomysłów i wiedzy pomocnych w prowadzeniu procesów modernizacyjnych i adaptacyjnych w swoich organizacjach. W trakcie 1,5-rocznego cyklu spotkao organizatorzy starają się udzielid odpowiedzi na pojawiające się wśród kadry menedżerskiej problemy i wątpliwości co do kierunków dalszego rozwoju i sposobów zarządzania firmą. Projekt jest inspirowany belgijską metodologią PLATO realizowaną z dużym powodzeniem m.in. w Irlandii, Holandii a także w Polsce (PLATO Staropolska, PLATO Silesia 2002-2003). W projekcie bierze udział 33 menedżerów/właścicieli firm. Uczestnicy są podzieleni na 2 grupy. Miejsca spotkao poszczególnych grup to: Sośnicowice (k. Gliwic) i Tychy. Każda grupa odbywa cykl 14 spotkao informacyjnych z częstotliwością około 1 spotkanie na miesiąc. Spotkania organizowane są w godzinach dopołudniowych (od 09.00 do 13.00) w tygodniu, każde spotkanie trwa do 3 godzin. Każde spotkanie poświęcone jest innemu zagadnieniu z zakresu zarządzania firmą i zarządzania zmianą; o tematyce spotkao decydują również uczestnicy (przykładowe tematy: zarządzanie strategiczne, zarządzanie produkcją, finansami, logistyka, Six Sigma, Lean Manufacturing, Total Quality Management, systemy informatyczne klasy ERP, outsourcing pracowniczy, strategie HR itp). Każda z grup została wzięta w "opiekę" merytoryczną przez menadżera z dużej firmy. Jest to firma, która odniosła sukces, ma utwierdzoną pozycję na rynku i doświadczenie warte poznania. Zadaniem opiekuna jest dzielenie się swoją wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania, w tym różnych aspektów zarządzania zmianą w firmie. Spotkania składają się z dwóch części: pierwsza to sesja merytoryczna, na którą zwykle zapraszany jest ekspert zewnętrzny lub autorytet w danej dziedzinie będącej tematem przewodnim spotkania. Prezentuje on aktualne trendy/techniki występujące w zakresie omawianego tematu. Druga częśd spotkania poświęcona jest zwykle dyskusji uczestników nt. poznanych nowych metod/narzędzi zarządzania zmianą. Dodatkowo w uzgodnionym z uczestnikami terminie zorganizowane będą dwa wspólne seminaria wyjazdowe. Będą one okazją do wymiany doświadczeo w szerszym gronie oraz nawiązania kontaktów biznesowych. 1
Opis przedmiotu zamówienia Konkluzją odbywających się spotkao jest stwierdzenie, że jednym z podstawowych czynników sukcesu przedsiębiorstwa jest umiejętne, celujące wdrażanie zmian, w następujących 6 obszarach: 1. Zarządzanie strategiczne 2. Zarządzanie zasobami ludzkimi 3. Zdolności przywódcze 4. Zarządzanie produkcją 5. Zarządzanie jakością 6. Zarządzanie finansami Przedmiotem zamówienia jest zatem przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej pod hasłem Zmiany na 6-tkę będącej częścią projektu Liderzy Zmian, realizowanego w ramach Działania 8.1.2 POKL, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający planuje dwuetapową (wiosna i jesieo 2011 roku) kampanię opartą o działania medialne pod hasłem Zmiany na 6-tkę. Jej celem będzie przedstawienie odbiorcom kampanii, w ciekawy sposób, metod skutecznego wprowadzania zmian w organizacji w 6 wskazanych powyżej obszarach zarządzania. Kampania ma mied charakter merytoryczny, dlatego przewidziano w niej przede wszystkim publikacje informacyjne, tekstowe, edukacyjne (np. w formie artykułów i audycji sponsorowanych) uwzględniające treści pozyskane od ekspertów wskazanych przez Zamawiającego. Odbiorcy kampanii powinni uzyskad podane w ciekawy sposób wskazówki i inspiracje do wdrożeo zmian we własnych organizacjach, które pozwolą na rozwój ich przedsiębiorstw. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie treści publikacji (w Porozumieniu z Zamawiającym) oraz zakup powierzchni w mediach i emisję publikacji, a także sporządzenie koocowych raportów z każdego z etapów oraz całej kampanii. Wolą Zamawiającego jest, aby publikacje przygotowane były w ciekawy, zwracający uwagę odbiorców sposób oraz dostosowane do grupy docelowej, jaką są przedsiębiorcy. Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia zgodnie z aktualnymi wytycznymi w zakresie informacji i promocji, dostępnymi na stronie http://efs.slaskie.pl. W doborze mediów Wykonawcy powinni kierowad się maksymalizacją dotarcia do grup docelowych kampanii. Kampania Zmiany na 6-tkę skierowana jest do właścicieli i zarządzających małymi i średnimi przedsiębiorstwami z województwa śląskiego (grupa docelowa kampanii). Kampania informacyjno-promocyjna Zmiany na 6-tkę ma na celu: 1. Wzrost świadomości w zakresie wdrażania nowych sposobów/metod/systemów zarządzania rozwojem firmy 2
2. Zwiększenie świadomości w zakresie potrzeby inwestowania w kapitał ludzki jako kluczowego czynnika mającego wpływ na rozwój i wspierającego zmiany zachodzące w firmach 3. Wzrost świadomości w zakresie przygotowywania planów rozwoju zasobów ludzkich wykorzystujących szkolenia i doradztwo (upowszechnianie systemowego podejścia do zapobiegania powstawania luki kompetencyjnej) 4. Zwiększenie zainteresowania podnoszeniem kompetencji zasobów ludzkich (pracowników) poprzez wykorzystanie szkoleo i doradztwa dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Zakup mediów Kampania informacyjno-promocyjna Zmiany na 6-tkę zostanie zrealizowana w dwóch etapach: I Etap działania realizowane będą w okresie od 16 maja do 30 czerwca 2011 roku i obejmowad będą: o Co najmniej 6 różnych, płatnych publikacji w prasie o Co najmniej 6 różnych, płatnych publikacji w radio o Co najmniej 6 różnych, płatnych publikacji w Internecie o Co najmniej 6 płatnych e-mailingów (po jednym na każdy temat) o Kampania banerowa 6 x 100 000 odsłon o Publikacja 6 materiałów audiowizualnych Szczegółowy harmonogram publikacji określa Wykonawca uwzględniając wytyczne z opisu przedmiotu zamówienia II Etap działania realizowane będą w okresie od 01. Września do 31. Października 2011 roku: o Co najmniej 6 różnych, płatnych publikacji w prasie o Co najmniej 6 różnych, płatnych publikacji w radio o Co najmniej 6 różnych, płatnych publikacji w Internecie o Co najmniej 6 płatnych e-mailingów (po jednym na każdy temat) o Kampania banerowa 6 x 100 000 odsłon o Publikacja 6 materiałów audiowizualnych Szczegółowy harmonogram publikacji określa Wykonawca uwzględniając wytyczne z opisu przedmiotu zamówienia 3
Kampania informacyjno-promocyjna Zmiany na 6-tkę obejmowad będzie publikacje w prasie, radio i Internecie: Prasa w sumie 6 różnych publikacji w I Etapie i w sumie 6 różnych publikacji w II Etapie, w co najmniej w dwóch tytułach: dzienniki (pisma płatne o zasięgu co najmniej wojewódzkim/regionalnym skierowane do wskazanej grupy docelowej) o średnim, łącznym nakładzie nie mniejszym niż 40.000 egzemplarzy, w wybrane dni od poniedziałku do piątku: o Lokalizacja publikacji: w części redakcyjnej, główny grzbiet lub dodatek skierowany do grupy docelowej o Rozmiar pojedynczej publikacji: co najmniej ½ strony (3.000 znaków), w tym 1 zdjęcie z podpisem (zajmujące nie więcej niż 30% z całej powierzchni publikacji) Radio w sumie 6 różnych publikacji w I Etapie i w sumie 6 różnych publikacji w II Etapie, w co najmniej jednej stacji o wskaźniku słuchalności: zasięg dzienny, co najmniej 8% w aglomeracji śląskiej (na podstawie: www.krrit.gov.pl Kontrola nadawców > Badania odbioru programów radiowych i telewizyjnych: Udział w rynku i wielkośd audytorium programów radiowych w układzie wojewódzkim październik grudzieo 2010 roku), trafiającej do wskazanej grupy docelowej, w wybrane dni od poniedziałku do piątku, w przedziale godzinowym 08.00 17.00: o Rozmiar pojedynczej publikacji: co najmniej 3 minuty bez przerw Internet w sumie 6 różnych publikacji w I Etapie i w sumie 6 różnych publikacji w II Etapie, w co najmniej w dwóch serwisach o zasięgu co najmniej wojewódzkim/regionalnym trafiających do wskazanej grupy docelowej i odwiedzalności co najmniej 100.000 unikalnych użytkowników w miesiącu: o Publikacja powinna byd zamieszczona na stronie głównej i/lub widoczna na stronie głównej w postaci podlinkowanego tytułu o Rozmiar publikacji: co najmniej 3.000 znaków + 1 zdjęcie z podpisem (zajmujące nie więcej niż 30% z całej powierzchni publikacji) o Okres prezentacji publikacji: co najmniej 1 tydzieo E-mailing dystrybucja w sumie 6 różnych publikacji w I Etapie i w sumie 6 różnych publikacji w II Etapie, do jednej bazy o liczbie rekordów co najmniej 10.000 subskrybentów z województwa śląskiego, z wskazanej grupy docelowej, w wybrany dzieo od poniedziałku do piątku Kampania banerowa (wsparcie artykułu sponsorowanego, kampania odsłonowa 6 x 100.000 odsłon (etap wiosenno-letni) + 6 x 100.000 odsłon (etap jesienny) forma reklamowa co najmniej: 300 na 45 px, waga: nie mniej niż 10 kb, emisja dla użytkowników z województwa śląskiego. 4
Produkcja materiałów informacyjnych W ramach kampanii informacyjno-promocyjnej Zmiany na 6-tkę Wykonawca zobowiązany jest przygotowad: 1. Opracowanie 6 różnych materiałów informacyjnych w Etapie I i 6 różnych materiałów informacyjnych w Etapie II (materiały informacyjne z Etapu I nie mogą byd powtórzone w Etapie II) do publikacji w prasie, Internecie i dystrybucji e-mailing rozmiar pojedynczego materiału informacyjnego: co najmniej 3.000 znaków, dotyczących kolejno następujących zagadnieo i odniesionych do sytuacji planowanych bądź przeprowadzanych zmian w firmie: a. Zarządzanie strategiczne b. Zarządzanie zasobami ludzkimi c. Zdolności przywódcze d. Zarządzanie produkcją e. Zarządzanie jakością f. Zarządzanie finansami 2. Materiały informacyjne przygotowane zostaną w postaci (każda z form musi zostad wykorzystana co najmniej 1 raz): a. Artykuł specjalistyczny b. Wywiad i. Zamawiający przekaże listę ekspertów do potencjalnej współpracy przy przygotowaniu artykułu specjalistycznego i. Wywiad zostanie przeprowadzony z przedstawicielami firm wskazanych lub zaakceptowanych przez Zamawiającego c. Studium przypadku (case study) i. Przygotowane zostanie na podstawie rozmowy/materiałów dostarczonych przez przedstawicieli firm wskazanych lub zaakceptowanych przez Zamawiającego 3. 12 różnych zdjęd dopasowanych tematycznie do tematyki materiałów informacyjnych opisanych w pkt. 1. a. Zdjęcia zostaną wykonane podczas spotkao informacyjnych, a co najmniej 2 w siedzibach firm wskazanych przez Zamawiającego (na zdjęciach powinny pojawid się elementy/znaki graficzne jednoznacznie identyfikujące firmę (logotyp, tablica informacyjna, identyfikator pracownika itp.) 5
4. Każdorazowo, na 7 dni roboczych przed publikacją, Wykonawca dostarczy materiał informacyjny do zatwierdzenia Zamawiającemu materiał powinien zostad przedstawiony w takiej postaci, w jakiej zostanie opublikowany (projekt graficzny z tekstem i zdjęciem). a. Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych zaakceptuje lub wniesie uwagi do przedstawionego materiału po niezwłocznym naniesieniu uwag, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiał do ostatecznej akceptacji 5. Produkcja 6 różnych materiałów audio w Etapie I i 6 różnych materiałów audio w Etapie II (materiały informacyjne z Etapu I nie mogą byd powtórzone w Etapie II) do publikacji w radio rozmiar pojedynczej publikacji: co najmniej 3 minuty bez przerw dotyczących kolejno następujących zagadnieo i odniesionych do sytuacji planowanych bądź przeprowadzanych zmian w firmie: a. Zarządzanie strategiczne b. Zarządzanie zasobami ludzkimi c. Zdolności przywódcze d. Zarządzanie produkcją e. Zarządzanie jakością f. Zarządzanie finansami 6. Materiały informacyjne audio zostaną przygotowane zgodnie ze standardami radiowymi w formie wywiadu/rozmowy w miejscu wskazanym przez Zamawiającego i z przedstawicielami firm wskazanych przez Zamawiającego wraz z: a. Wykorzystaniem narratora b. Podkładu muzycznego dostosowanego do tematyki materiału c. Dźwięków specjalnych 7. Każdorazowo, na 7 dni roboczych przed nagraniem materiału informacyjnego audio, Wykonawca dostarczy scenariusz rozmowy/wywiadu wraz z listą pytao do rozmówcy: a. Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych zaakceptuje lub wniesie uwagi do przedstawionego scenariusza i listy pytao po niezwłocznym naniesieniu uwag, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu scenariusz i listę pytao do ostatecznej akceptacji 8. Przygotowanie 12 banerów min. 300 na 45 px (po 1 banerze dla każdego tematu), waga nie może przekroczyd wagi formy reklamowej przewidzianej dla kampanii banerowej, kreacja typu GIF animowany, SWF. 9. 12 materiałów audiowizualnych przygotowanie (nakręcenie, zmontowanie, zakodowanie) i publikacja w serwisach społecznościowych (np. youtube czy wrzuta). Długośd trwania klipu: 6
od 30 do 90 sek. Materiał może zawierad m.in. wywiady z ekspertami lub uczestnikami projektu, migawki ze spotkao lub inne zarejestrowane podczas spotkao informacyjnych. 10. Przed przystąpieniem do przygotowywania materiałów opisanych w punktach 1-9, wykonawca zobowiązany jest przedstawid opis/scenariusz/projekt poszczególnych elementów kampanii informacyjno-promocyjnej, w terminie 7 dni przed rozpoczęciem prac. 11. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac związany z realizacją poszczególnych elementów kampanii informacyjno-promocyjnej, w terminie 7 dni przed rozpoczęciem prac. 7