Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl RIO.I.092.8.1.2015 Zielona Góra, 2015.10.01 Pan Patryk Lewicki Starosta Sulęciński WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach: od 20 maja 2015 roku do dnia 26 czerwca 2015 roku kontrolę problemową z zakresu inwentaryzacji składników mienia Powiatu Sulęcińskiego za lata 2011 2014. Wyniki kontroli omówiono i protokół podpisano w dniu 05 sierpnia 2015 r. W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzonej raz w ciągu 4 lat - drogą spisu z natury wg stanu na dzień 31.12.2013 r. oraz inwentaryzacji przeprowadzonej na ostatni dzień 2014 r. kontrolujący ustalili, że w zarządzeniach Starosta nie wyznaczył składu komisji inwentaryzacyjnej, co było niezgodne z 27 ust. 1 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 37/2010 Starosty Sulęcińskiego z dnia 24 sierpnia 2010 r. Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały, że inwentaryzacja oraz jej wyniki nie zostały odpowiednio udokumentowane. W zakresie dokumentacji inwentaryzacyjnej kontrolujący stwierdzili następujące błędy:
niewłaściwie wypełniono arkusze spisowe, gdyż na arkuszach od nr 1 do 114 oraz od nr 116 do 133 nie wpisano na jakiej pozycji został zakończony spisu z natury poprzez umieszczenie klauzuli o treści Spis zakończono na pozycji..., wymaganej 28 ust. 8 pkt 12 ww. instrukcji, nie pobrano oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych przed inwentaryzacją oraz po inwentaryzacji przeprowadzonej w 2013 i 2014 roku, co było wymagane załącznikiem Nr 6 oraz Nr 9 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie, nie sporządzono sprawozdania zespołu spisowego Nr 3 w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej na 2013 rok, co było niezgodne z treścią 11 zarządzenia Nr 61/2013 Starosty Sulęcińskiego z dnia 6 grudnia 2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz 26 ust. 3 pkt 9 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie, nie przekazano przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w dwóch przypadkach sprawozdania z przebiegu spisu z natury do 09 stycznia 2015 r., tj. w terminie wymaganym 11 i 5 ust. 1 zarządzenia Nr 54/2014 Starosty Sulęcińskiego z dnia 28 listopada 2014 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, nie przekazano kopii arkuszy spisowych pracownikom odpowiedzialnym materialnie za inwentaryzowane mienie, co było niezgodne z 28 ust. 10 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie. Kontrola wykazała ponadto, że jednostka ustaliła na 31 grudnia 2013 r. oraz na 31 grudnia 2014 r. ilość i wartość paliwa w bakach samochodów służbowych na podstawie zestawienia obrotów i salda kont 240, miesięcznych protokołów rozliczenia z pobranego i zużytego paliwa oraz miesięcznych kart zużycia paliwa. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) w skład rzeczowych aktywów zalicza się paliwa, które w szczególności stanowią materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby jednostki. Nie przeprowadzenie inwentaryzacji stanu paliwa w samochodach służbowych, drogą spisu z natury na ostatni dzień 2013 r. i 2014 roku stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Stanowi również naruszenie zasad ustalonych 3 ust. 1 lit. m zarządzenia Nr 54/2014 Starosty Sulęcińskiego dnia 28 listopada 2014 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz 3 ust. 1 lit. m zarządzenia Nr 61/2013 Starosty Sulęcińskiego z dnia 06 grudnia 2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. 2
W zakresie inwentaryzacji drogą spisu z natury składników aktywów będących własnością innych jednostek kontrola wykazała, że Starosta nie powiadomił Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze oraz Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie, właścicieli powierzonych jednostce składników aktywów, o wynikach spisu z natury za 2013 i 2014 rok, czym naruszono art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) oraz 7 ust. 2 zarządzenia Nr 54/2014 Starosty Sulęcińskiego dnia 28 listopada 2014 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz 7 ust. 2 zarządzenia Nr 61/2013 Starosty Sulęcińskiego z dnia 06 grudnia 2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Kontrolujący ustalili, że Starosta w 31 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie oraz w 5 ust. 3 zarządzenia Nr 61/2013 z dnia 6.12.2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji dopuścił możliwość przeprowadzenia uproszczonej inwentaryzacji w środkach trwałych obejmujących środki trwałe o charakterze wyposażenia, wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania oraz książek znajdujących się na stanie Starostwa. Uproszczenia te polegały na: 1) zastąpieniu spisów z natury porównanie danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, co odnosi się do składników objętych jedynie ewidencją ilościową, zapasów obcych oraz materiałów bibliotecznych, biurowych; 2) zastąpieniu pełnego spisu spisem wyrywkowym, co może mieć miejsce w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli majątku (przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji łub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz). Ponadto w przedmiotowym zarządzeniu w 6 ust. 2 Starosta zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji budynków (środków trwałych) w drodze weryfikacji stanów ewidencyjnych. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Zinwentaryzowane budynki nie spełniały kryteriów wymienionych w tym przepisie. Wobec powyższego inwentaryzacje środków trwałych obejmujących wyposażenie stanowisk pracy w 2012 r. i 2013 r. a także budynki w 2013 r. przeprowadzono nieprawidłową metodą, co było niezgodne z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości w zakresie sposobu przeprowadzenia tych inwentaryzacji. Kontrola inwentaryzacji przeprowadzonej drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów wykazała, że wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych 3
zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz zaciągniętych kredytów, nie zostały odpowiednio udokumentowane w protokole z inwentaryzacji, co było wymagane w 29 ust. 10 instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie. W zakresie inwentaryzacji gruntów Skarbu Państwa przeprowadzanej drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników kontrolujący stwierdzili, że nieruchomości Skarbu Państwa nie stanowią dla powiatu aktywów w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości i nie podlegają ewidencji w księgach rachunkowych jednostki, nie są prezentowane w aktywach jej bilansu. Ewidencja mienia Skarbu Państwa, o której mowa w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2015 r. poz. 782 z późn. zm.) powinna być ujmowana poza ewidencją bilansową. Jednostka na żadnym koncie pozabilansowym nie prowadzi ewidencji księgowej nieruchomości Skarbu Państwa. Plan kont dla jednostki budżetowej wprowadzony zarządzeniem Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad prowadzenia rachunkowości, nie zawiera zasad księgowania nieruchomości wchodzących w skład zasobu Skarbu Państwa, zgodnie z art. 40 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) w sposób określony w 6 w związku z 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Kontrolujący stwierdzili, że w przypadku 6 pracowników Starosta powierzył określone obowiązki w zakresie inwentaryzacji. Powierzenie obowiązków w zakresie rachunkowości powinno następować z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury, którą ponosi wyłącznie kierownik jednostki na podstawie art. 4 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Przyjęcie obowiązków w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury, nie zostało potwierdzone w sposób określony w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia spowodowane były nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów oraz uregulowań wewnętrznych. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą obecny i ówczesny Starosta. Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze 4
lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie wymienionym na wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Organizowanie i dokumentowanie inwentaryzacji oraz jej wyników zgodnie z uregulowaniami zawartymi w przepisów wewnętrznych w szczególności w zakresie: a) wyznaczania składów komisji inwentaryzacyjnej, b) wypełniania arkuszy spisu z natury, c) pobierania oświadczeń osób odpowiedzialnych, d) sporządzania sprawozdania przez zespoły spisowe. 2. Przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.); 3. Przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych stanowiących własność innych jednostek, powierzonych jej do używania w sposób wskazany w art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 4. Stosowanie właściwych metod przeprowadzania inwentaryzacji aktywów powiatu, w tym środków trwałych (poza gruntami i środkami trwałymi do których dostęp jest znacznie utrudniony) metodą spisu z natury zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 5. Prowadzenie ewidencji pozabilansowej nieruchomości wchodzących w skład zasobu Skarbu Państwa, zgodnie z art. 40 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) w sposób określony w 6 w związku z 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). 6. Powierzenie pracownikom jednostki, obowiązków i odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób określony w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury stosownie do art. 4 pkt 5 ustawy o rachunkowości. 5
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Powiatu Sulęcińskiego. 6