Proces obsługi deklaracji Intrastat w systemie Celina WebCel Jednym ze sposobów przesłania deklaracji INTRASTAT do Polskiej Administracji Celnej jest skorzystanie z serwisu Celina Webcel, który służy przekazywaniu deklaracji w formie elektronicznej. Uzyskanie loginu Korzystanie z systemu Celina Web Cel, możliwe jest w momencie uzyskania identyfikatora (loginu) i hasła. Osoba chcąca je uzyskać zwraca się do właściwego miejscowo dyrektora Izby Celnej. Proces logowania do serwisu W celu uzyskania dostępu do serwisu Celina Webcel należy uruchomić stronę: https:// www.celina.krakow.uc.gov.pl i wybrać zakładkę CELINA Webcel. Pojawi się okno logowania (poniższy zrzut). Należy wypełnić pola uprawniony (login) oraz hasło: Po wprowadzeniu prawidłowych wartości, użytkownik uzyskuje dostęp do swego konta. Jeżeli logowanie nie będzie udane, po trzykrotnym błędnym logowaniu konto zostanie zablokowane. W celu jego odblokowania należy kontaktować się z wydziałem/referatem własnej Izby Celnej lub z numerami telefonów/na adres email 1 podając następujące informacje: login użytkownika, jego imię i nazwisko, numer PESEL, numer REGON reprezentowanej firmy oraz numer telefonu kontaktowego. Wizualizacja konta użytkownika po zalogowaniu. 1 (012) 6290256, (012) 6290257 lub drogą meilową na adres: wmi@kra.mofnet.gov.pl
W górnej części strony znajdują się informacje o uprawnionym: jego imię i nazwisko, login oraz nazwa i numer REGON firmy, w imieniu której upoważniony jest składać deklaracje INTRASTAT. WAŻNE: W dolnej części strony znajdują się zakładki do obsługi procesu wysyłki. Dla potrzeb INTRASTAT wykorzystywane są tylko niektóre z nich, i tak kolejno: Wyślij do kolejki Deklaracje Intrastat Zmień hasło Pomoc Zakończ pracę Chcąc wysłać deklarację Intrastat przy pomocy serwisu Celina Webcel należy ją sporządzić według standardu wymiany danych za pośrednictwem plików XML 2. Na stronie http://www.mf.gov.pl/index.php?const=2&dzial=416&wysw=4&sub=sub14 są udostępniane kolejne wersje programu (ist@t) służącego generowaniu deklaracji w wymaganej formie. Proces wysyłki deklaracji Proces rozpoczyna się poprzez wybranie polecenia Wyślij do kolejki, a następnie przeglądaj. Uruchomione zostaje okno dialogowe przy pomocy którego wskazuje się plik (dokument XML) do wysłania, (poniższe zrzuty). 2 specyfikacja XML elektronicznych zgłoszeń Intrastat, znajduje się na stronie http://www.mf.gov.pl zakładka Służba Celna.
Uruchomienie procesu wysłania deklaracji następuje po wybraniu polecenia Wyślij. Jeżeli ten etap powiedzie się, wysyłający otrzyma numer ISDZ (identyfikator systemowy dokumentu), który będąc potwierdzeniem faktu wysyłki dokumentu - nie jest potwierdzeniem dotarcia i przyjęcia dokumentu do systemu Intrastat. Numer ISDZ jest pomocnym w odszukaniu dokumentu przez pracowników Administracji Celnej obsługujących system. Proces weryfikacji dokumentu Intrastat - Statusy obsługi dokumentu. Po wysłaniu deklaracji rozpoczyna się proces weryfikacji jej poprawności. Kolejno podano statusy dokumentu po wysłaniu: Status w kolejce - dokument czeka na przyjęcie i skierowanie do właściwej miejscowo Izby Celnej. Na wejściu system sprawdza, czy dokument jest poprawnym plikiem XML, a następnie, czy jest zgodny z opublikowanym schematem. Jeżeli dokument jest zgodny ze schematem przechodzi do kolejnego statusu. Status Oczekujący - to status, w którym dokument znajduje się we właściwej miejscowo Izbie Celnej, gdzie zostaje poddany próbie zatwierdzenia. Na tym etapie sprawdzana jest właściwość miejscowa, gdy ta jest zgodna dokument zostaje poddany kontroli minimalnej 3. Jeśli dokument jest poprawny, zostaje on zatwierdzony i tworzy dokument wynikowy. Na dokumencie wynikowym będą wykonywane kolejne sprawdzenia: kontrola formalna i logiczna pozycji towarowych. Gdy nie zostaną wykazane błędy, status pozycji deklaracji wynikowej zmieniany jest na zatwierdzona. 3 Jeśli dokument nie jest zgodny z regułami kontroli minimalnej nie zostaje zatwierdzony. Powody odrzucenia deklaracji można podejrzeć na zakładce Deklaracje Intrastat pod przyciskiem Błędy/Uwagi.
Status Zarejestrowany - dokument okazał się poprawny, został sprawdzony i przyjęty, proces jego obsługi jest zakończony. Jeżeli deklaracja Intrastat jest poprawna na każdym etapie jej obsługi, a w górnej jej części (w węźle IST, atrybut Email) został podany adres poczty elektronicznej 4, system posiadając funkcjonalność odpowiadającą za komunikację z podanym adresem email, zakłada przesłanie informacji o zarejestrowaniu deklaracji. Informacja przesyłana jest w formie dokumentu (komunikatu) ISTA. Dokument ISTA jest elektroniczną formą akceptacji wcześniej przesłanego dokumentu INTRASTAT. Otrzymanie komunikatu ISTA oznacza, że dokumentowi został nadany numer ewidencyjny w systemie INTRASTAT. W temacie wiadomości e-mail z komunikatem ISTA znajduje się tekst: "ISTA - potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia INTRASTAT". Status Odrzucony dokument nie przeszedł kontroli minimalnej, wykazał błędy i został odrzucony. Stan tej kontroli jest widoczny po naciśnięciu przycisku Deklaracje Intrastat Dokument należy poprawić i przesłać ponownie. Jeżeli deklaracja Intrastat zawiera błędy, a w górnej jej części (w węźle IST, atrybut Email) został podany adres poczty elektronicznej 5, system posiadając funkcjonalność odpowiadającą za komunikację z podanym adresem email, zakłada przestanie informacji o nie przyjęciu, odrzuceniu deklaracji. Informacja przesyłana jest w formie dokumentu (komunikatu) ISTB. Dokument ISTB jest elektroniczną formą odmowy przyjęcia, odrzucenia wcześniej przesłanego dokumentu INTRASTAT. W temacie wiadomości e-mail z komunikatem ISTB znajduje się tekst: "ISTB - odmowa przyjęcia zgłoszenia INTRASTAT". Dodatkowo użytkownicy aplikacji Celina Webcel mogą obserwować postęp obsługi przesłanej deklaracji pod zakładką Deklaracje Intrastat, system wizualizuje statusy jego obsługi. WAŻNE: Założenia systemowe określają, iż wizualizacja ta odbywa się przez 10 dni. W przypadkach wzrostu obciążenia serwerów, powodowanego okresowym nadmiernym zwiększeniem ilości przesyłanych deklaracji (przypada to na okolice 10 dnia miesiąca) wizualizacja może być utrudniona. Wówczas w celu zasięgnięcia informacji o przesłanych deklaracjach, należy kontaktować się z wydziałami/referatami Intrastat własnej Izby Celnej. 4, 5 Według specyfikacji elektronicznych deklaracji statystycznych Intrastat, pole email może zawierać max. 35 znaków. 5