Broszura informacyjna dla Mikro, Małych i Średnich Przedsiębiorstw korzystających z dofinansowania usług edukacyjno, w systemie podmiotowego finansowania kształcenia w ramach działania 8.1.1. Programu operacyjnego Kapitał Ludzki. 1
Z dofinansowania w ramach projektu PFK podmiotowe finansowanie kształcenia dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 8.1.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w rejonie, mogą skorzystać mikro, małe i średnie Przedsiębiorstwa. Średnie przedsiębiorstwo zatrudnia mniej niŝ 250 pracowników oraz jego roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów euro. Małe przedsiębiorstwo zatrudnia mniej niŝ 50 pracowników oraz jego roczny obrót nie przekracza 10 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów euro. Mikroprzedsiębiorstwo zatrudnia mniej niŝ 10 pracowników oraz jego roczny obrót nie przekracza 2 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów euro. Udział w systemie PFK mogą brać wyłącznie Przedsiębiorstwa, które spełniają następujące warunki: a) Siedziba przedsiębiorstwa lub oddziału Przedsiębiorstwa mieści się w Małopolsce, b) Jest to mikro, małe lub średnie przedsiębiorstwo, c) Istnieje moŝliwość udzielenia pomocy de minimis Przedsiębiorstwu lub pomocy publicznej na szkolenia, d) Łączna ilość wydanych Przedsiębiorstwu mieści się w limitach dla przedsiębiorstw danej wielkości. KaŜdemu z przedsiębiorstw w fazie testu przysługuje 70% z poniŝej podanych : osoba samo zatrudniona max 100, mikro przedsiębiorstwa zatrudniające 2 9 osób max. 300, w tym przedsiębiorstwa 2 3 osobowe max 150, przedsiębiorstwa 4 9 osobowe 300, małe przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 49 osób max 800, w tym przedsiębiorstwa 10 19 osobowe 400, przedsiębiorstwa 20 49 osobowe 800, średnie przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 249 osób max 2000, w tym przedsiębiorstwa 50 99 osobowe 1000, przedsiębiorstwa 100 249 osobowe 2000. Bon szkoleniowy: a) Stanowi równowartość 1 godziny usługi edukacyjno szkoleniowej i nie jest wymienialny na gotówkę; b) Odpowiada 1 godzinie szkolenia dla jednego pracownika; c) Ma ustaloną wartość w wysokości 90 zł; d) Jest zamawiany o finansowego, e) Wymaga wkładu własnego (wpłaty zaliczki) przez MŚP u finansowego czyli w firmie świadczącej usługi przygotowania, druku, dystrybucji, nadzoru obiegu i rozliczania w wysokości 50% wartości bonu; f) Jest dostarczany MŚP przesyłką zabezpieczoną. MoŜliwy jest takŝe odbiór osobisty. W ramach systemu PFK nie mogą być finansowane szkolenia typu e learning, szkolenia obowiązkowe, wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego (np. z zakresu BHP) tj. niekwalifikowane ze środków EFS są szkolenia, które dotyczą okresowego potwierdzenia kwalifikacji na danym stanowisku pracy by nie utracić uprawnień do wykonywania zawodu bez względu na fakt czy obowiązek takiego szkolenia spoczywa na pracodawcy czy pracowniku. 2
Bony szkoleniowe mogą zostać zrealizowane wyłącznie w Instytucjach posiadających znak jakości Małopolskich Standardów Usług Edukacyjno Szkoleniowych. Informacja o tych instytucjach i ich ofercie znajduje się na stronie internetowej www.pociagdokariery.pl. Minimalna cena godziny usługi edukacyjno szkoleniowej wynosi 22,50 zł tj. 25% wartości bonu. Bony przekazywane instytucji szkoleniowej przez MŚP muszą być nieuszkodzone tzn. nie naleŝy przekazywać podartych, zwiniętych, sklejonych, zabrudzonych w stopniu uniemoŝliwiającym identyfikację lub sfałszowanych niezgodnych ze wzorem lub, na których stwierdzono brak zabezpieczeń, ostemplowanych przez nieuprawniony punkt akceptujący oraz po upływie terminu waŝności wskazanego na bonie. W przypadku utraty bonu MŚP niezwłocznie zgłasza ten fakt Operatorowi finansowemu. Operator finansowy ponownie wydrukuje i dostarczy bony. Przedsiębiorstwa uczestniczące w projekcie zobowiązują się do: a. przekazania wyłącznie uprawnionym pracownikom przedsiębiorstwa; b. pouczenia pracownika biorącego udział w szkoleniu, o obowiązku realizacji całego szkolenia, a w przypadku nieobecności pracownika na części szkolenia do pokrycia kosztów w kwocie odpowiadającej liczbie godzin szkolenia, podczas których pracownik był nieobecny pomnoŝonej przez koszt godziny szkolenia; c. pokrycia części kosztów szkolenia, o których mowa w 6 Regulaminu; d. przekazania danych MŚP oraz jego pracowników, którzy skorzystali ze wsparcia w ramach systemu PFK (zgodnie z wymaganiami Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego - PEFS) poprzez wypełnienie formularzy, o których mowa w 2 pkt.4 Regulaminu; e. dokonania oceny szkoleń, w których wzięli udział pracownicy przedsiębiorstwa; f. przekazywania informacji zwrotnej Dysponentowi środków dotyczącej testowanego systemu PFK w ramach ewaluacji projektu. Pracownicy Przedsiębiorstwa, którzy kierowani są na szkolenia finansowane za pomocą muszą spełniać warunki wskazane w dokumentach wsparcia dla Przedsiębiorstw, udzielanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Przez pracownika rozumie się pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1987r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.), właściciela pełniącego funkcję kierowniczą, wspólnika, w tym partnera prowadzącego regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiącego z niego korzyści finansowe. Wielkość bonu ma następujące wymiary 120mm x 60 mm. Bon będzie posiadał oznaczenia: 1 strona pierwsza. Tytuł: Bon szkoleniowy, logotypy (monochromatyczne) Wojewódzkiego Urzędu Pracy, systemu PFK, zgodnie z wymaganiami Unii Europejskiej,, informacja o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej, okres waŝności bonu, dane identyfikacyjne MŚP, wzmianka za godziny uczestnictwa w usłudze edukacyjno szkoleniowej pracownik otrzymuje wynagrodzenie, Bon jest waŝny na jedną godzinę usługi edukacyjno szkoleniowej dla jednego pracownika. 3
2 Strona druga: miejsce na pieczęć Instytucji szkoleniowej, miejsce na nazwisko i podpis przedstawiciela Instytucji szkoleniowej. Bony będą zabezpieczone w co najmniej pasek holograficzny (hologram) zgodny ze standardami stosowanymi przez finansowego, na stałe przytwierdzony do bonu, logo świecące w ultrafiolecie, mikrolinie na całej powierzchni bonu, numer seryjny, kod kreskowy. Dystrybucja będzie się odbywała w dwóch etapach: 1) Etap podstawowy przedsiębiorstwo wykupuje bony i ma czas na ich wykorzystanie do dnia zakończenia etapu podstawowego, po tej dacie bony będą traciły waŝność. Bony będą opatrzone datą waŝności (tj. dniem zakończenia etapu podstawowego ). Przedsiębiorstwo, które najpóźniej do dnia zakończenia etapu podstawowego zwróci do niewykorzystane bony otrzyma zwrot kwoty, którą wpłaciło na zakup. Przedsiębiorstwo, które nie wykorzysta i nie zwróci ich do dnia zakończenia etapu podstawowego otrzyma zwrot środków, pomniejszonych o koszty manipulacyjne tj. koszt obsługi jednego bonu pomnoŝony przez ilość niezwróconych. 2) Etap dodatkowy bony zwrócone przez przedsiębiorców, którzy nie wykorzystali ich w etapie podstawowym wracają do puli wolnych i mogą być zamawiane przez przedsiębiorstwa zarejestrowane juŝ w systemie. Bony będą opatrzone datą waŝności do dnia zakończenia etapu dodatkowego. W pierwszej kolejności bony otrzymują przedsiębiorstwa, nie przekroczyły naleŝnych im limitów. Jeśli mimo to nie uda się rozdystrybuować, wówczas moŝliwe jest powiększenie limitów przypadających na przedsiębiorstwo o 50%. Przedsiębiorstwo, które w etapie podstawowym nie wykorzystało całości zakupionych i nie zwróciło niewykorzystanych przed upływem terminu ich waŝności, jest wykluczone z moŝliwości zamawiania w etapie dodatkowym. Przedsiębiorstwo, które najpóźniej do dnia zakończenia etapu dodatkowego zwróci do niewykorzystane bony otrzyma od zwrot kwoty, którą wpłaciło na zakup. Przedsiębiorstwo, które nie wykorzysta i nie zwróci ich do dnia zakończenia etapu dodatkowego otrzyma od zwrot środków, pomniejszonych o koszty manipulacyjne tj. koszt obsługi jednego bonu pomnoŝony przez ilość niezwróconych. W przypadku gdy to samo Przedsiębiorstwo będzie zgłaszało chęć skorzystania z ponownie wówczas Operator finansowy ponownie zweryfikuje, czy Przedsiębiorstwo jest uprawnione do skorzystania z i na jakich zasadach oraz czy moŝe zostać zawarta kolejna umowa dotacji na dofinansowanie usług edukacyjno-. Bony będą przez finansowego rozliczane jeśli Instytucja szkoleniowa przedstawi je do rozliczenia nie później niŝ na 1 miesiąc po dacie waŝności wskazanej na bonie. Przedsiębiorca zgłaszający chęć skorzystania w ramach systemu z pomocy de mini mis przedłoŝy Operatorowi finansowemu w wersji elektronicznej co najmniej: 1) Zamówienie stanowiące jednocześnie zgłoszenie do systemu PFK, w którym wskaŝe liczbę zamawianych, 2) Kopię wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis jakie otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc raz w ciągu 2 poprzedzających się lat, albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy de minimis w w/w okresie art. 37 ust 1 pkt. 1 ustawy z 4
dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach pomocy publicznej (dz. U. 2007 nr 59, poz. 404, z późn. zm.). Informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis, w szczególności dotyczące (dokładny zakres informacji określony jest w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawionych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. 2010 nr 53, poz. 311): Wnioskodawcy (oraz powiązanych przedsiębiorstw), Prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, Wielkości i przeznaczenia pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis. 3) Oświadczenie o niepodleganiu wyłączeniom - zgodnie z par 3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 239, poz. 1598), 4) sprawozdanie finansowe (niezaleŝnie do wielkości przedsiębiorstwa, chyba, Ŝe dane przedsiębiorstwo nie ma obowiązku przygotowywania sprawozdań finansowych)/ Oświadczam, Ŝe nie dotyczy mnie obowiązek składania sprawozdania finansowego. Przedsiębiorca zgłaszający chęć skorzystania w ramach systemu z pomocy publicznej na szkolenia przedłoŝy Operatorowi finansowemu w wersji elektronicznej co najmniej: 1) Zamówienie stanowiące jednocześnie zgłoszenie do systemu PFK, w którym wskaŝe liczbę zamawianych ; 2) informacje dotyczące wnioskodawcy (oraz powiązania przedsiębiorstwa), prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, 3) informacje o otrzymanej pomocy publicznej, zawierające w szczególności: a) wskazanie dnia i podstawy prawnej jej udzielenia, b) formy i przeznaczenia, albo oświadczenia o nieotrzymaniu pomocy zgodnie z wymaganiami określonymi w Art 37 ust. 5 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach pomocy publicznej (Dz. U. 2007 Nr 59, poz. 404, z późn zm.) - zakres w/w informacji zawarty jest w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niŝ pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. 2010, Nr 53, poz. 312, zmieniony Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2010 r. Dz. U. 2010, Nr 254, poz. 1704). 4) oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniom - zgodnie z par 3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 239, poz. 1598); 5) sprawozdanie finansowe (dot. wyłącznie średnich przedsiębiorstw)/ Oświadczam, Ŝe nie dotyczy mnie obowiązek składania sprawozdania finansowego. Po zweryfikowaniu kwalifikowalności Przedsiębiorstwa Operator finansowy przekaŝe Przedsiębiorcy mailowo, na adres wskazany w zgłoszeniu informację o tym, czy spełnia warunki przystąpienia do systemu. Jeśli spełnia warunki przystąpienia do systemu Operator finansowy rejestruje go w systemie i wyśle do Przedsiębiorcy: Potwierdzenie przyjęcia zamówienia tj. informację Ŝe jest zarejestrowany, numer autoryzacji, numer subkonta bankowego, na które naleŝy wpłacić zaliczkę. 5
Na podstawie informacji od finansowego WUP w Krakowie zawiera Umowę z Przedsiębiorcą. Przedsiębiorca w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, dokona wpłaty kaucji na wydzielone subkonto u finansowego, a w temacie przelewu wpisuje liczbę. Wpłacona kwota powinna być wielokrotnością połowy bonu tj. 45 zł. W przypadku pomocy de minimis Operator finansowy zobowiązany jest wystawić i przekazać Przedsiębiorcy zaświadczenie o pomocy de minimis (po podpisaniu umowy między Dysponentem środków a przedsiębiorcą). Za datę przekazania pomocy de minimis naleŝy uznać moment, w który podmiot gospodarczy uzyskuje prawo jej przyjęcia zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Komisji 1998/2006/WE w sprawie stosowania art. 87 i 88 traktatu do pomocy de mini mis. Z kolei w przepisów krajowych tj. ustawy o postępowaniu w sprawach pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 roku nr 59, poz. 404 ze zm.) wynika, Ŝe dniem udzielenia pomocy będzie dzień, w którym podmiot ubiegający się o pomoc publiczną nabył prawo do jej otrzymania. Wykorzystanie środków publicznych, które otrzymał przedsiębiorca tzn. wykorzystanie dotacji podlega kontroli. Przedsiębiorca zawiadamiany jest o kontroli co najmniej 5 dni przed jej rozpoczęciem. W zawiadomieniu o kontroli wskazany zostanie szczegółowy zakres kontroli. Do kontroli naleŝy przygotować niezbędną dokumentację związaną z obrotem bonu oraz realizacją usługi. W razie wątpliwości związanych z terminem kontroli lub jej zakresem naleŝy skontaktować się z Dysponentem środków - WUP w Krakowie. Zakres kontroli będzie obejmował w szczególności weryfikację zgodności realizacji bonu szkoleniowego z jego przeznaczeniem określonym w umowie oraz szczegółowym opisem PFK, a w szczególności: 1. zgodność danych przekazywanych przez Przedsiębiorcę do finansowego w części dotyczącej realizacji usługi edukacyjno szkoleniowej z dokumentacją dotyczącą realizacji usługi, dostępną w siedzibie Przedsiębiorcy, 2. prawidłowość rozliczeń finansowych, 3. kwalifikowalność wydatków. Po zakończeniu kontroli, w terminie nie dłuŝszym niŝ 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia, sporządzona jest przez zespół kontrolujący i przekazywana do Przedsiębiorcy, informacja pokontrolna w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Przedsiębiorcy, drugi dla WUP w Krakowie. Przedsiębiorca moŝe w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej odnieść się do wyników oraz ewentualnie zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. W przypadku stwierdzenia wydatkowania przez Przedsiębiorcę środków publicznych niezgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie usług edukacyjnoszkoleniowej. 6
PoniŜej przedstawiono ujęcie w księgach rachunkowych, operacje związane z obiegiem obiegu u Przedsiębiorcy, w odniesieniu do trzech przykładowych sytuacji, róŝnych w zaleŝności od ceny szkolenia wybranego przez Przedsiębiorcę. Sytuacja I Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje tyle samo co wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 900 zł i nabywa bony o wartości 900 zł. dane w zł Konto Ma Lp. Treść operacji Dokument do Kwota księgowania Wn 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Zgłoszenie do systemu. Wypełnienie i przesłanie do finansowego zamówienia na 10 o wartości 900 zł. 2. Dokonanie przelewu na rzecz finansowego wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od finansowego 10 o wartości 900 zł. Podstawa do księgowania: jeśli dostarczone zostaną bony przez kuriera, to naleŝy sporządzić dowód wewnętrzny z opisem sposobu dostarczenia i daty dostarczenia. Jeśli bony odebrano osobiście to potwierdzenie odbioru wraz z podaniem daty odbioru. Zamówienie na bony szkoleniowe Wyciąg bankowy wraz z potwierdzeniem zamówienia na bony szkoleniowe Potwierdzenie odbioru/przekazania lub dowód wewnętrzny 450 NaleŜność warunkowa 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozliczenie nabycia - Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym 7
4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 900 zł. Oryginał faktury 900 Koszty szkolenia Rozrachunki z Instytucją szkoleniową 5. Otrzymanie od finansowego dokumentu Rozliczenie. 6. Dokonanie rozliczenia się finansowego na podstawie dokumentu Rozliczenie Rozliczenie wraz z kserokopią wyciągu bankowego Rozliczenie 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozrachunki z Instytucją szkoleniową Pozostałe przychody operacyjne dotacja na szkolenie Rozliczenie nabycia 7. Wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej naleŝności warunkowej z tytułu naleŝnej dotacji do usługi edukacyjnej. Rozliczenie 450 - NaleŜność warunkowa Otrzymane dofinansowanie na koszty szkolenia w kwocie 450 zł. nie jest przychodem podatkowym. Koszty szkolenia w kwocie 450 zł są wydatkiem nie stanowiącym kosztów uzyskania przychodów (są pokryte dotacją). Koszty szkolenia w kwocie 450 zł sfinansowane są wkładem własnym Przedsiębiorcy, więc są kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośrednio powiązane ze sprzedaŝą. W związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczenie usługi w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie zwrot kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. 8
Prowadzenie ewidencji u Przedsiębiorcy, który nie jest zobowiązany do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów Ewidencję moŝna prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. L p. dane z zł Treść operacji Kwota Dok. ewidencjonowa Data dokume Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów ny ntu Koszty Przychody Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Zgłoszenie do systemu, wypełnienie i przesłanie zamówienia na 10 o wartości 900 zł (do finansowego). 2. Dokonanie przelewu na rzecz finansowego wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od finansowego 10 o wartości 900 zł. 4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę od Instytucji szkoleniowej 5. Otrzymanie od finansowego dokumentu Rozliczenie 450 Zamówienie na bony szkoleniowe 450 Wyciąg bankowy i potwierdzenie zamówienia na bony szkoleniowe 900 Potwierdzenie odbioru/przekaz ania lub dowód wewnętrzny 900 Oryginał faktury 450 Rozliczenie przeprowadzone j usługi edukacyjnoszkoleniowej wraz z ksero wyciągu bankowego 450 450 450 9
Otrzymana dotacja w kwocie 450 zł, nie jest przychodem do opodatkowania, a koszty szkolenia w kwocie 450 zł będą stanowiły nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów z uwagi na pokrycie go dotacją, natomiast koszt szkolenia pokryty wkładem własnym (rozliczany wpłaconą zaliczką) Przedsiębiorcy w kwocie 450 zł, w całości będzie kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedaŝą. W związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacja wynagrodzenia za świadczenie usługi w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie dofinansowanie do kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Dla potrzeb projektu, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję. 10
Sytuacja II Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje więcej niŝ wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 1.200 zł, a nabywa 10 o wartości 900 zł. Lp. Treść operacji Dokument do Kwota Konto księgowania Wn Ma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Zgłoszenie do systemu. Wypełnienie i przesłanie zamówienia na 10 o wartości 900 zł do finansowego. 2. Dokonanie przelewu na rzecz finansowego wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od finansowego 10 o wartości 900 zł. Jeśli dostarczone zostaną bony przez kuriera, to naleŝy sporządzić dowód wewnętrzny z opisem sposobu dostarczenia i daty dostarczenia. Jeśli bony odebrano osobiście to potwierdzenie odbioru wraz z podaniem daty odbioru 4. W przykładzie mamy do czynienia z Zamówienie na bony szkoleniowe Wyciąg bankowy z potwierdzeniem zamówienia na bony szkoleniowe Potwierdzenie odbioru/przekazania lub dowód wewnętrzny 11 450 NaleŜność warunkowa 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozliczenie nabycia dane w zł - Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym
pomocą de minimis, a więc Przedsiębiorca jest zobowiązany przelać do Instytucji szkoleniowej brakującą kwotę. Dokonanie przelewu środków pienięŝnych. Zaliczka jest wkładem własnym Przedsiębiorcy. 5. Otrzymanie od Instytucji szkoleniowej potwierdzenia wpłaty zaliczki. Instytucja szkoleniowa wystawia fakturę na kwotę otrzymanej zaliczki. 6. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 1200 zł. Wyciąg bankowy 300 Zaliczka na usługę szkoleniową (Rozrachunki z Instytucją szkoleniową) Oryginał faktury zaliczkowej 300 Rozliczenia międzyokresowe czynne krótkoterminowe Rachunek bankowy Zaliczka na usługę szkoleniową (Rozrachunki z Instytucją szkoleniową) Oryginał faktury 900 Koszty szkolenia Rozrachunki z Instytucją szkoleniową 7. Przeksięgowanie przekazanej zaliczki w cięŝar kosztów szkolenia. Przeksięgowanie dokonuje się po realizacji szkolenia. 8. Otrzymanie od finansowego dokumentu Rozliczenie Dowód wewnętrzny Polecenie księgowania Rozliczenie wraz 300 Koszty szkolenia Rozliczenie międzyokresowe czynne krótkoterminowe 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym Pozostałe przychody operacyjne dotacja na 12
usługi edukacyjnoszkoleniowej z informacją o rozliczeniu się z Instytucją szkoleniową. 9. Dokonanie rozliczenia finansowego na podstawie dokumentu Rozliczenie usługi edukacyjnoszkoleniowej. 10. Wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej naleŝności warunkowej z tytułu naleŝnej dotacji do usługi edukacyjnej. z ksero wyciągu bankowego Rozliczenie Rozliczenie 900 Rozrachunki z Instytucją szkoleniową szkolenie Rozliczenie nabycia 450 - NaleŜność warunkowa Otrzymana datacja w kwocie 450 zł nie jest przychodem do opodatkowania, a koszty szkolenia w kwocie 450 zł będą stanowiły koszt nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów z uwagi na pokrycie go dotacją, natomiast koszt szkolenia pokryty wkładem własnym (w tym rozliczana zaliczka) Przedsiębiorcy w wysokości 750 zł., w całości będzie kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedaŝą w związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego, dotacją wynagrodzenia za świadczenie usługi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a jedynie zwrot kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29 a ust. 1 ustawy o VAT. Dla potrzeb projektu Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnione konta w zasadach (polityce) w zakresie rachunkowości. 13
Prowadzenie ewidencji u Przedsiębiorcy, który nie jest zobowiązany do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów Ewidencję przykładowo moŝna prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. L p. Treść operacji Kwota Dok. ewidencjonow Data dokume Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów any ntu Koszt Przycho Uwagi y dy 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Zgłoszenie do systemu, wypełnienie i przesłanie zamówienia na 10 o wartości 900 zł (do finansowego). 450 Zamówienie na bony szkoleniowe 2. Dokonanie przelewu na rzecz finansowego wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od finansowego 10 o wartości 900 zł. 4. Przesłanie do Instytucji szkoleniowej brakującej kwoty 5. Otrzymanie od Instytucji finansowej, potwierdzenia wpłaty zaliczki 6. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę od Instytucji szkoleniowej 7. Otrzymanie od finansowego dokumentu Rozliczenie 450 Wyciąg bankowy i potwierdzenie zamówienia 900 Potwierdzenie odbioru/przeka zania lub dowód wewnętrzny 300 Wyciąg bankowy 300 Oryginał faktury zaliczkowej 1.200 Oryginał faktury 450 Rozliczenie przeprowadzon ej usługi edukacyjnoszkoleniowej wraz z ksero wyciągu bankowego 750 450 450 dane z zł 14
Otrzymana dotacja w kwocie 450 zł nie jest przychodem do opodatkowania, a koszy szkolenia w kwocie 450 zł będą stanowiły koszt nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów z uwagi na pokrycie go dotacją, natomiast koszt szkolenia pokryty wkładem własnym (w tym. z rozliczenia wpłaconej zaliczki) Przedsiębiorcy w wysokości 750 zł, w całości będzie kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedaŝą. W związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczenie usługi w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie dofinansowanie do kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Dla potrzeb projektu Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję. 15
Sytuacja III Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje mniej niŝ wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 400 zł, a nabywa bony o wartości 900 zł. 16 dane w zł Lp. Treść operacji Dokument do Kwota Konto księgowania Wn Ma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Zgłoszenie do systemu. Wypełnienie i przesłanie zamówienia na 10 o wartości 900 zł do finansowego. 2. Dokonanie przelewu na rzecz finansowego wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od finansowego 10 o wartości 900 zł. Podstawa do księgowania: jeśli dostarczone zostaną bony przez kuriera, to naleŝy sporządzić dowód wewnętrzny z opisem sposobu dostarczenia i daty dostarczenia. Jeśli bony odebrano osobiście to potwierdzenie odbioru wraz z podaniem daty odbioru 4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 400 zł. Podstawa do Zamówienie na bony szkoleniowe Wyciąg bankowy wraz z potwierdzeniem zamówienia na bony szkoleniowe Potwierdzenie odbioru/przekazania lub dowód wewnętrzny 450 NaleŜność warunkowa 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozliczenie nabycia Oryginał faktury 400 Koszty szkolenia - Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym Rozrachunki z Instytucją szkoleniową
księgowania: oryginał faktury 5. Otrzymanie od finansowego dokumentu Rozliczenie 6. Zapłata Przedsiębiorcy przez finansowego kwoty zaliczki 450 zł + 50 zł róŝnicy pomiędzy kosztem szkolenia tj. 400 zł a kwotą dofinansowania do szkolenia 450 zł Rozliczenie Rozliczenie wraz z wyciągiem bankowym 400 Rozrachunki z Instytucją szkoleniową 500 Rachunek bankowy Przedsiębiorcy Rozliczenie nabycia Rozliczenie nabycia 7. Zarachowanie otrzymanej dotacji do szkolenia na podstawie otrzymanego od finansowego dokumentu Rozliczenie 8. Wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej naleŝności warunkowej z tytułu naleŝnej dotacji do usługi edukacyjnej. Rozliczenie Rozliczenie Potwierdzenie realizacji dofinansowania usług edukacyjno 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym Pozostałe przychody operacyjne (datacja) 450 - NaleŜność warunkowa 17
Otrzymana dotacja do kosztów szkolenia w kwocie 450 zł nie jest przychodem podatkowym. Koszty szkolenia w kwocie 400 zł., nie są kosztem uzyskania przychodów (są pokryte dotacją). Przedsiębiorca otrzymał zwrot wpłaconej zaliczki powiększonej o 50 zł tj. róŝnicę pomiędzy ceną na szkolenia, a kwotą dofinansowania. Dotacja ta jest przeznaczona na pokrycie innych kosztów (w tym kosztów utraconych korzyści) przedsiębiorcy związanych z uczestnictwem pracownika w szkoleniu. PowyŜsza kwota stanowi dla przedsiębiorcy przychód, natomiast koszty do wysokości tej kwoty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Wynikające z zaświadczenia, jakie Przedsiębiorca otrzyma od finansowego po zakończeniu usługi szkoleniowej, wartości de minimis, moŝna ująć w ewidencji pozabilansowej. Ujmowanie tam wszystkich kwot otrzymanej pomocy de minimis pozwoli na kontrolę ewentualnego przekroczenia dopuszczalnych limitów takiej pomocy. MoŜe teŝ być przydatne przy ubieganiu się o kolejne świadczenia, gdzie w dokumentach aplikacyjnych trzeba podać kwoty takiej pomocy uzyskanej wcześniej. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedaŝą. W związku z uczestnictwem w projekcie Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczone usługi w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie pokrycie częściowe kosztów szkolenia. 18
Prowadzenie ewidencji u Przedsiębiorcy, który nie jest zobowiązany do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Ewidencje moŝna prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. L p. Treść operacji Kwota Dok. ewidencjonow Data dokume Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów any ntu Koszt Przycho Uwagi y dy 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Zgłoszenie do systemu, wypełnienie i przesłanie zamówienia na 10 o wartości 900 zł (do finansowego) 450 Zamówienie na bony szkoleniowe 2. Dokonanie przelewu na rzecz finansowego wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od finansowego 10 o wartości 900 zł 4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę od Instytucji szkoleniowej 5. Otrzymanie od finansowego dokumentu Rozliczenie 450 Wyciąg bankowy i potwierdzenie zamówienia na bony szkoleniowe 900 Potwierdzenie odbioru/przeka zania lub dowód wewnętrzny 400 Oryginał faktury 450 Rozliczenie przeprowadzon ej usługi edukacyjnoszkoleniowej wraz z ksero wyciągu bankowego 400 400 dane z zł 19
Otrzymana dotacja do kosztów szkolenia w kwocie 450 zł nie jest przychodem podatkowym. Koszty szkolenia w kwocie 400 zł nie są kosztem uzyskania przychodów (są pokryte dotacją). Przedsiębiorca otrzymał zwrot wpłaconej zaliczki powiększonej o 50 zł tj. róŝnicę pomiędzy ceną na szkolenia, a kwotą dofinansowania. Dotacja ta jest przeznaczona na pokrycie innych kosztów (w tym kosztów utraconych korzyści) przedsiębiorcy związanych z uczestnictwem pracownika w szkoleniu. PowyŜsza kwota stanowi dla przedsiębiorcy przychód, natomiast koszty do wysokości tej kwoty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Wynikające z zaświadczenia jakie Przedsiębiorca otrzyma od finansowego po zakończeniu usługi szkoleniowej, wartość de minimis, moŝna ująć w ewidencji takŝe prowadzonej w arkuszu kalkulacyjnym Excell. Ujmowanie tam wszystkich kwot otrzymanej pomocy de minimis pozwoli na kontrolę ewentualnego przekroczenia dopuszczalnych limitów takiej pomocy. MoŜe teŝ być przydatne przy ubieganiu się o kolejne świadczenia, gdzie w dokumentach aplikacyjnych trzeba podać kwoty takiej pomocy uzyskanej wcześniej. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedaŝą. W związku z uczestnictwem w projekcie Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczenie usługi w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie pokrycie częściowe kosztów szkolenia. Opracowanie WUP w Krakowie na podstawie: Analizę sporządziła Ilona Bienias Biegły rewident nr ewid. 205 Kraków, 20.01.2014 r. 20