Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 WK.0920.55.2012 Warszawa, dn. 9 listopada 2012r. Wójt Gminy Sońsk ul. Ciechanowska 20 06 430 Sońsk Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 19.10.2012r. Wystąpienie pokontrolne. Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 09 lipca 2012 r. do 19 października 2012 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: I.SPRAWY OGÓLNOORGANIZACYJNE 1. Stwierdzono: brak daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych przez podatników deklaracjach na podatek rolny i leśny, w związku z powyższym nie ma możliwości ustalenia, czy deklaracje zostały złożone w terminie str. 26, 28 protokołu umieszczać na składanych przez podatników deklaracjach pieczęć wpływu określającą datę wpływu deklaracji do Urzędu, stosownie do 40 ust. 1 i ust. 3 pkt. 2 oraz 42 ust. 2 Załącznika Nr 1 Instrukcja Kancelaryjna do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r. Nr 14, poz. 67 ze zm.) celem ustalenia zachowania terminów określonych w art. 6a ust. 8 pkt. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), w art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2002 r. Nr 200 poz. 1682 z późń. zm.) 1

oraz dokonywać czynności sprawdzających mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, stosownie do art. 272 pkt. 1 lit. a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz.749 ze zm.). 2.Stwierdzono: ujmowanie operacji gospodarczych na kontach niezgodnie z ich treścią ekonomiczną: - w ewidencji księgowej budżetu na koncie 225 Rozliczenie niewygasających wydatków podatku VAT od czynszów za najem lokali użytkowych; - w ewidencji księgowej Urzędu na koncie 240 Pozostałe rozrachunki naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 r. przekazanego na rachunki bankowe pracowników str. 10, 11 protokołu Ponownie wnioskuję: operacje gospodarcze ujmować na kontach w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu zgodnie z ich treścią ekonomiczną stosownie do komentarza zawartego w części II opis kont załącznika nr 2 plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz w części II opis kont załącznika nr 3 plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętego ZPK. II. KSIEGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ 3.Stwierdzono: sporządzenie raportu kasowego obejmującego przełom dwóch kolejnych miesięcy, tj. raportu kasowego nr 17 pogotowie kasowe za okres 28.06-06.07.2012r. - str. 6 protokołu raporty kasowe sporządzać na koniec każdego miesiąca, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiącej załącznik nr 9 do Zarządzenia Nr 3A/2011 Wójta Gminy z dnia 14 stycznia 2011r., celem umożliwienia wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego miesiąca wszystkich operacji gospodarczych dokonanych w tym miesiącu, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( t. j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 4.Stwierdzono: a). załączone do raportów kasowych dochodów budżetowych oraz raportów kasowych dochodów podatkowych dokumenty źródłowe (potwierdzające odprowadzenie gotówki z kasy do banku) nie zawierają nr raportu kasowego oraz nr pozycji, pod którą zostały ujęte w raportach str. 7 protokołu kontroli; b). w raportach kasowych dochodów budżetowych oraz w raportach kasowych dochodów podatkowych dokumenty KP ujęto pod inną pozycją niż wpisana została na dowodach KP str. 7,8 protokołu sporządzając dokumentację kasową i przeprowadzając operacje gotówkowe w kasie urzędu przestrzegać art. 22 ust.1 i art. 24 ust. 4 pkt.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 5. Stwierdzono: a). nie przestrzeganie zasad funkcjonowania konta 223, które w ewidencji księgowej analitycznej Urzędu wykazuje saldo Wn w kwocie 48,20 zł i saldo Ma w kwocie 120,28 zł str. 10, 11 protokołu kontroli; 2

b). wykazanie na koniec 2011r. salda Wn konta 130 w kwocie 538.571,93 zł, saldo nie zostało przeksięgowane na konto 800 (jednostka posiada jeden rachunek bankowy, w ramach którego realizuje dochody i wydatki Urzędu Gminy oraz budżetu gminy) str. 18 protokołu przestrzegać zasad funkcjonowania konta 223 w księgach rachunkowych Urzędu, stosownie do komentarza zawartego w części II opis kont załącznika nr 3 plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętego ZPK. Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku. Saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130. W przypadku ewidencji na koncie 130 dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego dokonywać okresowego przeksięgowania salda konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków na podstawie sprawozdań budżetowych na stronę Ma konta 800, a w zakresie dochodów - na stronę Wn konta 800, stosownie do opisu funkcjonowania tego konta zawartego w powyższej części wyżej cyt. rozporządzenia i przyjętym ZPK. 6. Stwierdzono: a). w księdze głównej Urzędu Gminy na dzień 31.12.2011r.: - saldo Ma konta syntetycznego 201 wykazane zostało w wysokości 1.541,09 zł, na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 201 ustalono, że należności wynoszą 1.357,89 zł, zobowiązania 2.092,56 zł (wystąpiła niezgodność pomiędzy ewidencją księgową syntetyczną i analityczną) str. 11 protokołu kontroli; - saldo Wn konta syntetycznego 221 oraz salda Ma kont syntetycznych 223 i 240 wykazane zostały jako per saldo, na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do kont 221 i 240 ustalono, że na dzień 31.12.2011r. występują należności i zobowiązania str. 11 protokołu kontroli; b). w księdze głównej Urzędu Gminy na koniec 2010r. i początek 2011 r. salda kont syntetycznych 221 i 240 wykazane zostały jako per saldo str. 15 protokołu c). w bilansie Urzędu Gminy sporządzonym na dzień 31.12.2011r. wykazano saldo Wn konta syntetycznego 221 (per saldo) pomniejszone o saldo Ma konta 290, saldo Ma konta syntetycznego 201 w kwocie 1.541,09 zł, saldo Ma konta syntetycznego 223 (per saldo) str. 18, 19 protokołu konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej prowadzić jako system ksiąg uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Na koniec okresów sprawozdawczych wykazywać dwustronne salda Wn i Ma kont 221, 240 stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w części II opis kont załącznika nr 3 - plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek 3

budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętym ZPK. W przypadku braku możliwości uzyskania w programie komputerowym wykorzystywanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych dwustronnego salda na kontach 221 i 240 zwrócić się do dostawcy programu o jego dostosowanie w wymienionym zakresie do wymogów wyżej cyt. rozporządzenia. Na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych sporządzać bilans Urzędu Gminy jednostki budżetowej, zgodnie z wzorem sprawozdania zawartym w załączniku Nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) 7. Stwierdzono: bilans z wykonania budżetu gminy zawiera dane niezgodne z ewidencją księgową - str. 18 protokołu w celu prawidłowego i rzetelnego sporządzania bilansu z wykonania budżetu wykazywać w odpowiednich pozycjach bilansu dane w kwotach wynikających z prowadzonych ksiąg rachunkowych w związku z przepisami art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i zgodnie z wzorem sprawozdania zawartym w załączniku Nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.). 8. Stwierdzono: nieterminowe sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki Urzędu Gminy, tj. z datą 30.04.2012r. str. 19 protokołu sprawozdania finansowe sporządzać w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, stosownie do przepisów 24 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 z późń. zm.). 9. Stwierdzono: nie przeprowadzono inwentaryzacji należności od kontrahentów Urzędu Gminy wg stanu na koniec roku obrotowego, tj. 31.12.2011 r. - str. 20 protokołu przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, stosownie do przepisów art. 26 ust.1 pkt.2 i ust.3 pkt.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 4

10. Stwierdzono: zaklasyfikowanie dochodów i wydatków do ujęcia w księgach rachunkowych w nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej, tj.: - wpływy ze sprzedaży nieruchomości, dochody z przekształcenia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności, dochody ze sprzedaży samochodu strażackiego - w 0870 str. 69, 71 protokołu kontroli; - wydatki z tytułu diet sołtysów w dz. 750 rozdz. 75022 str. 46 protokołu kontroli; - wydatki z tytułu umów zlecenie - w 4300 str. 48 protokołu kontroli; - wydatek z tytułu odszkodowania za grunty w 4300 str. 48 protokołu kontroli; -wydatek z tytułu zakupu motopompy dla OSP Gąsocin w 6050 str. 63 protokołu zrealizowane dochody i dokonywane wydatki klasyfikować zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 ze zm.). 11.Stwierdzono: a). nie określono w karcie inwentaryzacyjnej wartości nieruchomości, tj. działki nr 163 o pow. 0,7264 ha w obrębie Drążewo nabytej na podstawie decyzji Wojewody Mazowieckiego Nr 400/C/11 z dnia 25.08.2011r., nie wprowadzono ww. działki do ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej na stan środków trwałych (konto 011) str. 68 protokołu kontroli; b).nie dokonano denominacji określonych w karcie inwentaryzacyjnej wartości nieruchomości, tj. działek nr 131, 142/1, 144/1 o łącznej pow. 3,1724 ha w obrębie Ciemniewko nabytych na podstawie decyzji Wojewody Mazowieckiego Nr 139/C/11 z dnia 27.04.2011r., nie wprowadzono ww. działek do ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej na stan środków trwałych (konto 011) str. 68 protokołu kontroli; c). nie dokonano zapisu (rozchodu) w ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej prowadzonej do konta 011 z tytułu sprzedaży nieruchomości nr 162/2 w m. Chrościce oraz sprzedaży samochodu strażackiego marki Żuk str. 69, 71 protokołu określać w kartach inwentaryzacyjnych nieruchomości wartość nabywanych przez gminę działek w drodze decyzji Wojewody Mazowieckiego, zgodnie z prawidłowym wzorem formularza karty inwentaryzacyjnej. Wyceny środków trwałych, w tym gruntów dokonywać stosownie do zasad określonych w art. 28 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(j. t. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). W celu ustalenia wartości nieruchomości stosować przepisy działu IV rozdziału I ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010r. Nr 102, poz. 651 z późń. zm.). Ujmować w ewidencji księgowej na koncie 011 Środki trwałe nabywane działki według zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Dokonywać odpowiednich zapisów przychodu i rozchodu nabywanych i sprzedawanych składników majątkowych w ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej na koncie 011 Środki trwałe, stosownie do zasad funkcjonowania konta zawartych w części II opis kont załącznika nr 3 plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek 5

budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętym ZPK. 12. Stwierdzono: prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 011 w grupie 0 Grunty w sposób uniemożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych w grupie str.72 protokołu ewidencję szczegółową do konta 011 w grupie 0 Grunty prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych oraz ewentualnego ich zwiększenia lub zmniejszenia zgodnie z opisem konta zawartym w części II opis kont załącznika nr 3 plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ze zm.) i przyjętym ZPK. III. BUDŻET JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO III.1. OGÓLNE ZAGADNIENIA DOTYCZĄCE PLANOWANIA I WYKONANIA BUDŻETU 13. Stwierdzono: nieterminowe regulowanie zobowiązań wynikających z faktur oraz z zawartej umowy z tytułu wydatków bieżących str. 48, 49, 50, 55 protokołu wydatków dokonywać zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz przestrzegać terminów płatności mając na uwadze art. 481 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia jeżeli dłużnik opóźnia się ze spłaceniem świadczenia pieniężnego. III.2. DOCHODY BUDŻETOWE 14. Stwierdzono: dokonanie przypisu podatku od środków transportowych na kontach podatników przed złożeniem deklaracji str. 30 protokołu przypisu podatku na kontach podatników dokonywać na podstawie złożonych przez podatników deklaracji, stosownie do 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375). 15. Stwierdzono: umorzenie zaległości podatkowej w łącznym zobowiązaniu pieniężnym w kwocie 4.000,00 zł bez zebrania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą ważne okoliczności uzasadniające zastosowanie umorzenia str. 33 protokołu 6

przestrzegać zasady wydawania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do umorzenia zaległości podatkowych, określone w art. 67 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz.749 ze zm.). Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego wyczerpującego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego zgodnie z art.122 i art. 187 1 wyżej cyt. ustawy. 16. Stwierdzono: nie wykazanie w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. oraz Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31.12.2011r. skutków zwolnień z podatku od środków transportowych dokonanych Uchwałą Rady Gminy, tj. autobusów dowożących uczniów do szkół. W trakcie kontroli w dniu 02.10.2012 r. sporządzono korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP i przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Warszawie str. 34 protokołu w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-PDP wykazywać dane dotyczące skutków udzielonych zwolnień zgodnie z dyspozycją zawartą w 3 ust.1 pkt 10 oraz w 7 ust. 3 załącznika Nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz. 103). III.3. WYDATKI BUDŻETOWE 17. Stwierdzono: przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych w dz. 750 rozdz. 75075 4170 i w dz. 754 rozdz. 75412 4210 na ogólną kwotę 685,62 zł - str. 40 protokołu bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 254 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 18. Stwierdzono: Skarbnikowi Gminy w angażu z dnia 19.07.2010r. ustalono od dnia 01.01.2010r. wynagrodzenie zasadnicze i dodatek za wysługę lat w wysokości niezgodnej z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18.03.2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Porozumieniem z dnia 09 marca 2012 r. zmieniającym warunki płacy ustalono Skarbnikowi Gminy od dnia 01.03.2012r. łączne wynagrodzenie, w tym wynagrodzenie zasadnicze i dodatek za wysługę lat zgodnie z ww. rozporządzeniem. W trakcie kontroli w dniu 28.08.2012 r. porozumieniem zmieniono warunki wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia zasadniczego i dodatku za wysługę lat Skarbnika w okresie od 01.01.2010 r. do 28.02.2012r. zgodnie z ww. rozporządzeniem str. 42 protokołu wynagrodzenie dla Skarbnika Gminy ustalać zgodnie z 3 ust. 2 pkt. 4 w brzmieniu wynikającym z załącznika nr 3 TABELA III - stanowiska w urzędach gmin, miast (miast na prawach powiatu), w starostwach powiatowych, w urzędach marszałkowskich, na których stosunek pracy nawiązano na podstawie powołania - rozporządzenia Rady 7

Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 19. Stwierdzono: składanie przez Wójta Gminy oświadczeń o używaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych do jazd lokalnych niezgodnie z zawartą umową nie w każdym miesiącu za miesiąc poprzedni, tj. za miesiąc styczeń z datą 03.03.2011r., za miesiąc marzec i kwiecień z datą 14.06.2011r., za miesiąc czerwiec z datą 09.09.2011r. str. 52 protokołu w zakresie składania oświadczeń o używaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych do jazd lokalnych przestrzegać zapisów 3 ust. 4 zawartej w dniu 03.01.2011r. umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, z którego wynika że wysokość ryczałtu przyznanego pracownikowi będzie obliczana w każdym miesiącu za miesiąc poprzedni, po złożeniu przez pracownika oświadczenia o używaniu osobowego samochodu prywatnego do celów służbowych oraz przepisów 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, z którego wynika, że zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). 20. Stwierdzono: a). w decyzjach przyznających dodatki mieszkaniowe do obliczenia ryczałtu na zakup opału przyjęto nieprawidłową stawkę 1 kilowatogodziny energii elektrycznej str. 53 protokołu kontroli; b). do udokumentowania wydatków gospodarstwa domowego przyjęto rachunek za wodę za okres wcześniejszy niż miesiąc, w którym złożony został wniosek str. 53 protokołu w decyzjach przyznających dodatki mieszkaniowe: - za wydatek, stanowiący podstawę obliczania ryczałtu na zakup opału przyjmować równowartość kilowatogodzin energii elektrycznej według rachunku za ostatni okres rozliczeniowy, z wyłączeniem opłaty abonamentowej oraz stałych opłat miesięcznych, określoną w 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 156, poz. 1817 z późń. zm.); - do udokumentowania wydatków w gospodarstwach domowych przyjmować rachunki za miesiąc, w którym składany jest wniosek, stosownie do przepisów wyżej cyt. rozporządzenia. Dokonać zmian wydanych decyzji stosownie do art. 155 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.). 21. Stwierdzono: nieterminowe przekazanie części odpisu z rachunku bankowego budżetu gminy na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych str. 55, 56 protokołu przekazywać równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.). 8

III.4. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 22. Stwierdzono: dokonano rozliczenia wykonanych prac dotyczących inwestycji - przebudowy (modernizacji) drogi gminnej transportu rolnego w miejscowości Marusy, Łopacin oraz Gutków niezgodnie z postanowieniami zawartej umowy, tj. uregulowano wynagrodzenie wykonawcy po wystawieniu w dniu 30.10.2011r. 3 faktur, które wystawiono bez sporządzonych 3 protokołów końcowego odbioru robót, protokoły sporządzono z datą 24.11.2011r., powyższe spowodowało wypłatę wynagrodzenia za przebudowę drogi gminnej w miejscowości Marusy w dniu 17.11.2011r. bez potwierdzenia wykonania prac (protokołu odbioru). Zgodnie z zapisem w umowie zawartej z wykonawcą wynagrodzenie płatne jest po wystawieniu 3 faktur złożonych na podstawie 3 protokołów odbioru końcowego robót - str. 60, 61 protokołu wykonane prace rozliczać zgodnie z postanowieniami umowy. Przestrzegać zapisów umów zawartych z wykonawcami. 23. Stwierdzono: a). wykazanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych w 2011 r. zamówieniach publicznych zamówienia udzielonego w 2012 r. w trybie przetargu nieograniczonego na usługi, zamówienia publicznego udzielonego w 2011 r. w trybie zamówienia z wolnej ręki na usługi w nieprawidłowej kwocie oraz nie wykazanie w powyższym sprawozdaniu 2 zamówień udzielonych w 2011r. w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane. W dniu 01.10.2012r. sporządzona została korekta w/w sprawozdania za 2011 rok i przesłana do Prezesa UZP str. 56 protokołu kontroli; b). przesłanie ww. sprawozdania do Prezesa UZP po terminie, tj. w dniu 06.09.2012r. str. 56 protokołu wykazywać w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych liczbę postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia oraz całkowitą wartość umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku gdy umowy nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot na jakie zostały zawarte umowy, zgodnie z 1 pkt 3 oraz z treścią wzoru rocznego sprawozdania stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2006r. Nr 155, poz. 1110 ze zm.). Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazywać Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, stosownie do przepisów art. 98 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). 24. Stwierdzono: określenie w siwz w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę na udzielenie zamówienia pn. Językowe zajęcia feryjne terminu otwarcia ofert na 10.02.2011r., tj. dzień następny po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, tj. 09.02.2011r. str. 58 protokołu określać w siwz terminy składania ofert i otwarcia ofert przyjmując zasadę, iż otwarcie ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia, zgodnie z art. 86 ust. 2 9

ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). 25.Stwierdzono: nie wezwano wykonawcy, który złożył ofertę w prowadzonym postępowaniu w trybie zapytania o cenę na udzielenie zamówienia pn. Językowe zajęcia feryjne do uzupełnienia dokumentów wymaganych w siwz w związku ze złożeniem przez niego nieaktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej str. 58 protokołu wzywać wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych w siwz dokumentów do ich uzupełnienia, stosownie do art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). 26. Stwierdzono: nie zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu publicznym na realizację zadania p.n. Remont świetlicy wiejskiej w Ciemniewie na stronie internetowej Urzędu Gminy str. 63 protokołu ogłoszenie o zamówieniu zamieszczać na stronie internetowej zamawiającego, stosownie do przepisów art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). IV. GOSPODARKA MIENIEM 27. Stwierdzono: brak udokumentowania doręczenia faktur za czynsz z tytułu najmu lokalu użytkowego, przy określeniu w umowie terminu płatności w sposób powiązany z faktem doręczenia faktury str. 71 protokołu w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty doręczenia faktury, dokumentować fakt doręczenia celem ustalenia daty od której nalicza się odsetki za opóźnienie w płatności, stosownie do przepisów art. 481 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z poźń. zm.). 28.Stwierdzono: wystawienie faktur za czynsz z tytułu najmu lokalu użytkowego w terminie uniemożliwiającym regulowanie czynszu w terminie określonym w umowie najmu str. 71 protokołu wystawiać faktury za czynsz z tytułu najmu lokali w terminie umożliwiającym zapłatę czynszu zgodnie z terminem określonym w umowie najmu. V. ROZLICZENIA JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO Z JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI 29. Stwierdzono: brak podpisu głównego księgowego na sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-28S za 2011r. jednostki budżetowej - Zakładu Komunalnego w Komorach Dąbrownych, księgi rachunkowe zakładu prowadzone są przez osoby nie będące pracownikami zakładu, wykonujące powyższe czynności na podstawie zawartych umów zlecenie str. 75 protokołu 10

stosownie do przepisów art. 54 ust. 1 w związku z art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zobowiązać kierownika jednostki budżetowej Zakładu Budżetowego do powierzenia na piśmie pracownikowi jednostki określonych obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej, w tym w zakresie prowadzenia rachunkowości i wykonywania dyspozycji wskazanych w art. 54 ust.1 pkt. 1-3 ustawy o finansach publicznych. Na mocy art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej jednostki odpowiada kierownik tej jednostki, a na podstawie art. 4 ust. 5 w związku z ust. 3 pkt. 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy); - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Miejskiej. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak Otrzymują: 1/ adresat 2/ Rada Gminy w Sońsku 3/ a/a 11