PROGRAM CERTYFIKACJI WYROBÓW TYPU 1b PR-I Imię i nazwisko Data Podpis Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: mgr inż. Łukasz Brudny inż. Ireneusz Adamus mgr inż. Michał Zarzycki Dokument jest nadzorowany i aktualny w dniu zatwierdzenia. Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po tym terminie. Program PR-I Wydanie z 10.11.2014 r. Strona 1 z 6
1. Cel i zakres programu Celem tego dokumentu jest określenie zasad certyfikacji wyrobów zgodnie z aktualnym zakresem akredytacji określonym przez Polskie Centrum Akredytacji. Dokumentem odniesienia w procesie certyfikacji (kryterium certyfikacji) są normy ujęte w aktualnym wydaniu zakresu akredytacji AC 149. 2. Akty prawne i normatywne obowiązujące w obszarze certyfikacji wyrobów Tryb prowadzenia procesów certyfikacji wyrobów w Jednostce TEST oparty jest na zasadach oceny wyrobów przeprowadzanej przez stronę trzecią i spełnia warunki zawarte w następujących przepisach i normach: 1) Ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności, 2) Normie PN-EN ISO/IEC 17065 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi, 3) Normie PN-EN ISO/IEC 17067 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów, 4) Normie PN-ISO/IEC 17007 Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące redagowania dokumentów normatywnych właściwych do stosowania w ocenie zgodności; 3. Charakterystyka programu Niniejszy program oferuje prowadzenie procesów certyfikacji w oparciu o typ 1b według PN-EN ISO/IEC 17067. Obejmuje on badanie próbki wyrobów z partii i jej ocenę pod kątem zgodności. Pobieranie próbek obejmuje całą partię wyrobu. Certyfikat jest wydawany dla całej partii reprezentowanej przez próbkę. Wyboru niniejszego programu dokonuje klient. Jednostka certyfikująca TEST Sp. z o.o. prowadzi certyfikację oraz ocenę zgodności dla wyrobów/grup wyrobów oraz przyporządkowanych im dokumentom normatywnym których nazwy są zgodne z Międzynarodową Klasyfikacją Norm ICS a ujętych w zakresie akredytacji udzielonym przez Polskie Centrum Akredytacji Nr AC 149 (status akredytacji oraz aktualność zakresu akredytacji można potwierdzić na stronie internetowej PCA www.pca.gov.pl). W przypadku wystąpienia potrzeby certyfikacji dla innej grupy wyrobów lub o inne dokumenty normatywne, dla tej samej grupy wyrobów wg niniejszego programu (spoza zakresu akredytacji Nr AC 149), Jednostka TEST analizuje swoje możliwości realizacyjne (posiadanie kompetentnego personelu do prowadzenia ocen oraz posiadanie możliwości badawczych we wnioskowanym zakresie certyfikacji). W przypadku pozytywnego wyniku analizy przeprowadzi proces certyfikacji a w dalszej kolejności zgłosi się z wnioskiem do Polskiego Centrum Akredytacji o rozszerzenie zakresu akredytacji. 4. Bezstronność, kompetencje, poufność. Jednostka TEST jest całkowicie samodzielną i niezależną jednostką zapewniającą pełną bezstronność i wiarygodność. Nie prowadzi działalności projektowej lub produkcyjnej i sprzedaży wyrobów będących przedmiotem certyfikacji. Wykwalifikowany, kompetentny, posiadający duże doświadczenie w procesie kontroli wyrobów personel jednostki zapewnia wykonywanie zadań rzetelnie i obiektywnie. Jednoznaczne ustalenie zakresu odpowiedzialności powoduje, że uzyskane informacje w procesie certyfikacji dotyczące praw własności dokumentacji wyrobu są w pełni poufne. Program PR-I Wydanie z 10.11.2014 r. Strona 2 z 6
5. Przebieg procesu certyfikacji wyrobów. 5.1 Informacje wstępne Jednostka TEST zapewnia Dostawcom wnioskodawcom wszelkich informacji dotyczących zasad certyfikacji. Udziela informacji o: przepisach krajowych dotyczących badań i certyfikacji, rodzaju i zakresu niezbędnych do wykonania badań laboratoryjnych, laboratoriach badawczych spełniających wymagania dotyczące wykonywania badań dla poszczególnych wyrobów, dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia certyfikacji, procedurze certyfikacji wyrobów w Jednostce TEST, sposobie wykorzystania certyfikatu, opłatach za certyfikację, zasadach zawieszania i cofania certyfikatów, możliwości odwołania się od decyzji podjętych przez Jednostkę TEST. Wnioskodawcy udziela się niezbędnych wskazówek dla sprawnego przeprowadzenia procesu certyfikacji. 5.2 Szczegółowe zasady procesu certyfikacji wyrobów. 5.2.1 Zapytanie (wnioskowanie o certyfikację) 5.2.2 Przegląd wniosku 5.2.3 Oferta 5.2.4 Umowa o wykonanie usługi 5.2.5 Badania laboratoryjne (jeśli dotyczy) 5.2.6 Ocena 5.2.7 Przegląd informacji i decyzja w sprawie certyfikacji 5.2.8 Umowa o sposobie wykorzystania certyfikatu 5.2.9 Certyfikat Program PR-I Wydanie z 10.11.2014 r. Strona 3 z 6
5.2.1 Zapytanie (wnioskowanie o certyfikację) Zgłoszenia wyrobu dokonuje się w dowolnej formie (papierowej, ustnej, telefonicznej). Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje dotyczące: a) wyrobu który ma być certyfikowany, b) norm lub innych dokumentów normatywnych na zgodność z którymi ma być przeprowadzona certyfikacja, c) ogólnych danych, w tym nazwę i adres(-y) fizycznej(-ych) lokalizacji, oraz znaczące aspekty procesu i działań, d) jednoznaczne określenie partii wyrobów przeznaczonych do certyfikacji. 5.2.2 Przegląd wniosku Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji dokonuje przeglądu uzyskanych informacji w celu potwierdzenia, że: a) informacja o kliencie i wyrobie jest wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji, b) wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy jednostką TEST a klientem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm zostały rozwiązane, c) zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany, d) środki do prowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne, e) jednostka TEST posiada kompetencje i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej. Na podstawie powyższej analizy podejmuje decyzję o podjęciu/odmowie podjęcia się przeprowadzenia procesu certyfikacji. W uzasadnionych przypadkach może posiłkować specjalistą/zespołem specjalistów przydzielonych do prowadzenia ocen wyrobów zgłoszonych do certyfikacji. W przypadku pozytywnej decyzji odnoście certyfikacji wyznacza specjalistę/zespół specjalistów do przygotowania oferty. Wyznaczony specjalista/zespół specjalistów jest zobowiązany do przestrzegania zasad zachowania bezstronności i poufności oraz, nie powinien być w żaden sposób (w zakresie produkcji lub handlu) powiązany z rozpatrywanym zagadnieniem. Jeżeli w ciągu 2 ostatnich lat Specjalista był zaangażowany w jakiekolwiek działania, które mogą stanowić dla niego lub dla Jednostki TEST, konflikt interesów zobowiązany jest do zgłoszenia tego do Wiceprezesa Zarządu ds. certyfikacji który wyznacza innego Specjalistę. 5.2.3 Oferta Na etapie przygotowania oferty w razie potrzeby wykonania badań specjalista wysyła do laboratorium badawczego Jednostki TEST zapytanie wewnętrzne. W razie braku możliwości wykonania badań lub ich części przez własne Laboratorium, Kierownik Laboratorium kontaktuje się z laboratoriami z którymi Jednostka TEST posiada podpisane porozumienie o współpracy. Jednostka TEST uznaje wyniki badań (pełnych) wykonanych przez własne niezależne laboratorium badawcze działające zgodnie z wymaganiami normy PN-EN 17025 lub dowolne, niezależne od klienta, akredytowane we właściwym zakresie laboratoria badawcze. W przypadku braku możliwości technicznych wykonania badań przez własne laboratorium badawcze lub braku laboratoriów akredytowanych we właściwym zakresie, Jednostka TEST uznaje wyniki badań przeprowadzonych w innych laboratoriach pod warunkiem, że zostały potwierdzone ich kompetencje wg wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025. Wykaz laboratoriów z zakresu certyfikowanych wyrobów jest udostępniony przez Jednostkę TEST klientom. Rezultatem jest przygotowana przez Wiceprezesa Zarządu ds. certyfikacji oraz specjalistów oferta zawierająca koszty certyfikacji oraz w razie potrzeby koszty badań. Opłaty związane z procesem certyfikacji zawarte są w Cenniku opłat za certyfikację wyrobów. Cennik opłat jest udostępniony przez Jednostkę TEST klientom. Program PR-I Wydanie z 10.11.2014 r. Strona 4 z 6
5.2.4 Umowa o wykonanie usługi Zgłoszenie wyrobu do certyfikacji odbywa się poprzez formalne potwierdzenie oferty lub złożenie oficjalnego zlecenia na certyfikację. Razem ze zleceniem klient zobowiązany jest dostarczyć dokumentację wyrobu, która podlega ocenie pod względem formalnym w terminie do 7 dni od daty jej przekazania. W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji dokumentów klient zostaje wezwany do uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Rejestracja sprawy przez sekretarza jednostki następuje z datą uzupełnienia dokumentów. Brak uzupełnienia dokumentów powoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia. Po pozytywnej ocenie dokumentów oraz zarejestrowaniu sprawy zostaje przygotowana umowa o wykonanie usługi, zawierająca potwierdzenie wszystkich informacji dotyczących przeprowadzenia procesu certyfikacji. Umowa jest przekazywana klientowi do akceptacji. 5.2.5 Badania laboratoryjne Sprawa przekazywana jest do wcześniej wyznaczonego specjalisty/ zespołu specjalistów celem przeprowadzenia oceny. W razie potrzeby przeprowadzenia badań, specjalista/zespół specjalistów wysyła zlecenie wewnętrzne do laboratorium lub w przypadku braku możliwości badań przez własne laboratorium Jednostki TEST wysyła zlecenie zewnętrzne. 5.2.6 Ocena Wyznaczony Specjalista/zespół specjalistów przeprowadza ocenę w odniesieniu do spełnienia przez wyrób wymagań objętych zakresem certyfikacji dotyczących danego wyrobu na podstawie analizy dokumentacji, sprawozdań z badań oraz oględzin wyrobu. Jeżeli podczas oceny stwierdzono niezgodności, specjalista/zespół specjalistów informuje o tym klienta i jeżeli klient wyraża zainteresowanie kontynuowaniem procesu certyfikacji, przekazuje mu informacje dotyczące dodatkowych działań związanych z oceną potrzebnych do zweryfikowania, czy niezgodności zostały usunięte (np. ponowna ocena dokumentacji, dodatkowe badania). 5.2.7 Przegląd i decyzja w sprawie certyfikacji Z analizy całości zgromadzonych dokumentów wyrobu specjalista sporządza raport z oceny wyrobu i przygotowuje wniosek o wydanie/odmowę wydania certyfikatu. Całość zgromadzonych informacji przekazywana jest do Wiceprezesa Zarządu ds. certyfikacji celem ich przeglądu i podjęcia decyzji. Na podstawie przeglądu wszystkich przekazanych informacji i wyników oceny Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji podejmuje decyzje o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu. Klient jest informowany o podjętej decyzji. W przypadku decyzji odmownej Klient otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem. 5.2.8 Umowa w sprawie wykorzystania certyfikatu Po pozytywnej decyzji Wiceprezesa Zarządu ds. Certyfikacji w sprawie udzielenia certyfikacji Klient otrzymuje do akceptacji umowę. Umowa między Jednostką TEST a posiadaczem certyfikatu określa jednoznacznie wzajemne prawa i zobowiązania oraz wymagania, których spełnienie warunkuje posługiwanie się certyfikatem. 5.2.9 Certyfikat Wydanie certyfikatu następuje po podpisaniu umowy i uregulowaniu zobowiązań finansowych. Wydany certyfikat dotyczy jednoznacznie zidentyfikowanej partii wyrobów. Czas trwania procesu certyfikacji od dnia dostarczenia kompletnej dokumentacji technicznej oraz zawarcia umowy o wykonanie zlecenia nie powinien przekroczyć 30 dni. Program PR-I Wydanie z 10.11.2014 r. Strona 5 z 6
5.3 Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu. W przypadku natrafienia w deklaracji zgodności, reklamach, katalogach itp., na niewłaściwe powołanie się na posiadany certyfikat lub wprowadzające w błąd wykorzystanie certyfikatu, Jednostka TEST podejmuje działania prowadzące do wyeliminowania takiego postępowania i naprawienia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Posiadacza certyfikatu niezbędnych działań korekcyjnych/ korygujących. Jeżeli klient dostarcza innym kopie certyfikatu, to powinny być one skopiowane w całości. 5.4 Cofnięcie certyfikatu. Cofnięcie certyfikatu następuje w wyniku niespełnienia przez posiadacza certyfikatu wymagań wynikających z przepisów dotyczących certyfikacji lub zasad określonych w umowie między Jednostka TEST a posiadaczem certyfikatu. Decyzję o cofnięciu certyfikatu podejmuje się w przypadku nadużycia przez klienta uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu (np. w reklamach). Informację o unieważnieniu lub cofnięciu certyfikatu Jednostka TEST podaje do publicznej wiadomości (strona internetowa). Ponowne wydanie certyfikatu wymaga przeprowadzenia pełnego procesu certyfikacyjnego. Unieważnienie certyfikatu następuje poprzez zgłoszenie przez dostawcę faktu rezygnacji z certyfikatu. 6. Odpowiedzialność prawna. Uzyskany certyfikat nie zwalnia z odpowiedzialności posiadacza certyfikatu za wyrób oraz skutki wynikające z użytkowania wyrobu niewłaściwej jakości. Proces certyfikacji nie obejmuje analizy dokumentacji przedmiotu oceny w świetle obowiązujących ustaw o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz o prawie własności przemysłowej. 7. Odwołania i skargi. Klient lub posiadacz certyfikatu ma prawo odwołać się od decyzji Jednostki TEST na każdym etapie procedury certyfikacyjnej lub w okresie ważności certyfikatu. Wszystkie odwołania klientów lub posiadaczy certyfikatów są rozpatrywane w Jednostce TEST zgodnie z zasadą ochrony interesów klienta. Klient lub jakakolwiek osoba lub organizacja ma prawo wnieść skargę na działalność certyfikacyjną Jednostki TEST lub jej certyfikowanych klientów. Odwołanie lub skarga powinny być wniesione do Prezesa Zarządu Jednostki TEST w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. Klient zostaje poinformowany o zakończeniu procesu rozpatrywania odwołania lub skargi. W przypadkach spornych, ostatecznie rozstrzyga Sąd Powszechny właściwy według siedziby jednostki TEST. Program PR-I Wydanie z 10.11.2014 r. Strona 6 z 6