EUROPEJSKIE CENTRUM PRZEDSIĘBIORCZOŚCI SP. Z O.O. OGŁASZA ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2015/EZP/Sala, catering, hotel/waw NA WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ, ŚWIADCZENIE USŁUG CATERINGU I WYNAJEM POKOI HOTELOWYCH z dnia 02.02.2015 r. w trybie zgodnym z zasadą konkurencyjności dla potrzeb projektu Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem i kadrami w prywatnej służbie zdrowia., Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki" Poddziałanie 2.1.1. Rozwój kapitału ludzkiego przedsiębiorstw". współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Warszawa, luty 2015 roku. 1
I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie podlega tym przepisom. 2. Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: Zamawiający należy przez to rozumieć: Europejskie Centrum Przedsiębiorczości Sp. z o.o., 00-336 Warszawa, ul. Kopernika 34, Tel.: (22) 826 37 00, faks: (22) 826 35 33, email: eucp@eucp.pl 3. Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: Wykonawca należy przez to rozumieć: osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. 4. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 5. Ofertę sporządza się w języku polskim i składa, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub pisemnej w siedzibie Zamawiającego. 6. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego. 7. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub Zapytaniem ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. 9. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia ofert częściowych. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania uzasadnienia. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Zapytania w szczególności w zakresie terminu składania ofert. Dokonane zmiany zostaną przekazane niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane Zapytanie Ofertowe i jest ono dla nich wiążące. 12. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do bieżących kontaktów: Aleksandra Kulesza akulesza@eucp.pl. II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Zamawiający opisując przedmiot zamówienia uwzględnił nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):55000000-0, 79000000-4. A. WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ 1. Miejsce szkoleń: Centrum Warszawy max do 7 km od Dworca Centralnego. 2. Sala szkoleniowa mogąca pomieścić nie mniej niż 15 i nie więcej niż 25 osób. 3. Sala szkoleniowa musi być w pełni wyposażona w sprzęt niezbędny do prowadzenia szkoleń w tym także tablica (whiteboard),flipchart, bloki do flipchart, pisaki i projektor. 4. Wynajem sali szkoleniowej odbywać się będzie przez okres 9 dni w trzech cyklach dwudniowych i jednym trzydniowym. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany w trybie roboczym cykli szkoleniowych. Szczegółowe terminy szkoleń ustalone zostaną w trybie roboczym. B. CATERING 2
1. W skład zestawu cateringowego wchodzi obiad, składający się z dwóch dań plus 2 przerwy kawowe dla uczestników szkoleń: kawa, herbata, zimne napoje (soki), owoce, ciastka oraz nieograniczony dostęp do wody mineralnej podczas jednego dnia szkoleń. Ostateczną liczbę uczestników podamy na 2 dni przed terminem szkolenia, szacunkowa liczba uczestników ok. 10 osób oraz 1 osoba prowadząca szkolenie. 2. Usługa cateringowa będzie świadczona w dniach wynajmu sali szkoleniowej. 3. Wykonawca zapewnia w ramach wykonania usługi cateringu również dostępność dań wegetariańskich. O ilości dań wegetariańskich oraz nie wegetariańskich Wykonawca zostanie powiadomiony na 2 dni przed szkoleniem. C. WYNAJEM POKOI HOTELOWYCH 1. Hotele/obiekty noclegowe o standardzie min. 2 gwiazdkowym w obrębie max 3 km od Sali szkoleniowej 2. Zamówienie obejmuje do 5 pokoi dwuosobowych oraz do 2 pokoi jednoosobowych konkretna liczba pokoi uzależniona jest od ostatecznej struktury grupy szkoleniowej i zostanie podana wraz z konkretnymi terminami szkoleń w późniejszym terminie. 3. Standardowo przewidywane jest zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych, w przypadku nieparzystej liczby uczestników i w wyjątkowych wypadkach - pokój jednoosobowy. III. IV. SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA: 1. Termin: 02.2015 r. - 04.2015 r. Szczegółowy harmonogram szkoleń zostanie podany w późniejszym terminie. 2. Wykonawca zapewnia pomoc techniczną i umożliwia pełną wizualizację sali szkoleniowej oraz recepcji zgodnie z zasadami POKL. 3. Wynagrodzenie za wykonanie poszczególnych zajęć będzie płatne po ich zrealizowaniu, na podstawie przedłożonych faktur/rachunków zgodnie z zapisami zawartej umowy, pod warunkiem dostępności środków na subkoncie Zamawiającego. 4. Oferowana cena pokrywa wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania umowy. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIA Wymagania wobec podmiotów składających ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a. nie są powiązani w żaden sposób z Zamawiającym (zgodnie z Załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego) oraz zobowiązują się do wykonania zamówienia w terminach wskazanych przez Zamawiającego oraz b. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, i ekonomicznym - sprawdzane na podstawie wypełnionego Załącznika nr 2. 2. Z możliwości składania ofert wyklucza się Wykonawców, którzy: a. którzy nie spełniają kryteriów przedstawionych w IV pkt niniejszego Zapytania ofertowego. b. którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; 3
c. wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; d. wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; e. osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT: 1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena brutto w złotych polskich, wraz z kosztami zleceniodawcy, wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny. Oferta powinna zawierać: a. Wynajem Sali (mogącej pomieścić nie mniej niż 15 i nie więcej niż 25 osób) - cenę jednostkową brutto za jeden dzień szkoleniowy (1 dzień=8 godzin po 45 min), oraz cenę całkowitą brutto za przeprowadzenie wszystkich 9 szkoleń (Ceny z uwzględnieniem rozbicia na netto i VAT). b. Catering- cenę jednostkową brutto za jednego uczestnika szkolenia oraz cenę całkowitą za świadczenie cateringu podczas wszystkich 9 szkoleń (Ceny z uwzględnieniem rozbicia na netto i VAT). c. Pokoje hotelowe cenę brutto za dobę w pokoju dwuosobowym oraz cenę brutto za dobę w pokoju jednoosobowym 3. Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Załączniki nr.1-4, muszą być podpisane przez upoważnionego Przedstawiciela lub Przedstawicieli Wykonawcy, zgodnie z wpisem w odpowiednim dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy i zeskanowane. VI. SPOSÓB I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Oferta musi spełniać wszystkie wymagania określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 2. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na adres: eucp@eucp.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 16.02.2015 r. do godz. 16:00 3. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę. 4. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich Wykonawców, którym przesłano Zapytanie ofertowe. 4
5. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VII. OCENA OFERT: Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie KRYTERIUM: 1. Jakość 40%. Oferty oceniane będą na podstawie kryteriów jakościowych, podanych przez Wykonawcę na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego a punkty za kryterium Jakość zostaną przyznane metodą zerojedynkową wg. następującej punktacji: a. Klimatyzację w Sali - 5 pkt. b. Internet bezprzewodowy - 5 pkt c. Noclegi, sala szkoleniowa, catering w obrębie jednego ośrodka 6pkt. d. Hotel/obiekt noclegowy o standardzie min. 3 gwiazdkowym - 5 pkt e. Usługę ksero (do 20 stron A4 włącznie) w razie potrzeby -5 pkt. f. Sala szkoleniowa w odległości mniejszej: 1. niż 1 km od Dworca Centralnego 14 pkt. 2. niż 2 km od Dworca Centralnego - 12 pkt. 3. niż 3 km od Dworca Centralnego 10 pkt. 4. niż 4 km od Dworca Centralnego 8 pkt. 5. niż 5 km od Dworca Centralnego 6 pkt. 6. niż 6 km od Dworca Centralnego 4 pkt Ocena zostanie przeprowadzona w ten sposób, że oferta, która spełnia wszystkie ww. kryteria jakości otrzyma maksymalną ilość punktów w tym kryterium, czyli: 40 pkt. 2. Cena 60% - cena całkowita brutto za przeprowadzenie szkoleń. Oferty oceniane będą na podstawie ceny całkowitej brutto, podanej przez Wykonawcę na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego a punkty za kryterium ceny zostaną przyznane i obliczane według następującego wzoru: C- Cena oferty: C= (Cm : Cc) x 60 pkt. gdzie: C liczba punktów za kryterium cena Cm najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert (w PLN) Cc cena oferty ocenianej (w PLN) Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w tym kryterium jest równa 60 pkt. Zamawiający dokona wyboru oferty tego z Wykonawców, którego oferta uzyska w wyniku oceny najwyższą liczbę punktów. Przyznanie punktów poszczególnym ofertom odbędzie się w oparciu o następujący wzór: O= C + J gdzie: C liczba punktów za kryterium: cena brutto oferty J- liczba punktów za kryterium: jakość oferty 5
O ocena Zamawiającego (suma uzyskanych punktów) VIII. SPOSÓB ROZSTRZYGNIĘCIA: 1. Ocena ofert ma charakter niejawny. 2. Ocena punktowa prowadzona będzie w sposób następujący. W pierwszej kolejności nastąpi ocena kryterium jakości. Ze wszystkich zgłoszonych ofert komisja wybierze minimum trzy najlepsze i dokona oceny finansowej projektów. 3. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta zawierająca największą liczbę punktów. 4. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 5. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że oferowane ceny będą powyżej złożonego budżetu Zamawiający może albo obniżyć wynagrodzenie do maksymalnej stawki budżetowej i wezwać Wykonawców do akceptacji tej ceny albo wykluczyć daną ofertę z postępowania. 6. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej, najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby wybrany Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn. 7. Zamawiający w pierwszej kolejności dokona oceny ofert całościowych. W przypadku złożenia ofert częściowych i stwierdzenia ich wysokiej jakości Zamawiający dokona porównania każdej z nich z odpowiednim zakresem ofert całościowych, chyba że Oferujący usługę całościową zastrzegł, że nie dopuszcza podziału swojej oferty (zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego). 8. W toku badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyny oraz prawo do negocjacji ceny. 10. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość wizytacji u Wykonawcy którego oferta została wybrana a tym samym zastrzega sobie możliwość odstąpienia od podpisania umowy bez podania przyczyny.. 11. Zamawiający zastrzega, że wybrana przez Zamawiającego oferta jest dla niego wiążąca tylko wtedy, gdy zostaną zidentyfikowani uczestnicy szkoleń, tj. zostaną podpisane odpowiednie umowy szkoleniowe. 12. Zamawiający zastrzega, że może nie przystąpić do podpisania umowy z Wykonawcą w przypadku, gdy liczba uczestników szkolenia będzie mniejsza niż liczba wskazana w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. 13. Zamawiający zastrzega, że w przypadku, gdy liczba uczestników szkolenia będzie mniejsza niż liczba wskazana w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, zakres usług świadczonych przez Wykonawcę a tym samym i ostateczna cena odpowiednio się zmniejszy. 6
14. Od rozstrzygnięcia niniejszego Zapytania ofertowego(wyboru oferty) nie przysługują odwołania. 15. Niezwłocznie po zakończeniu wyboru Zamawiający poinformuje wszystkich składających oferty o wynikach dokonanego wyboru. 16. Informacja o wyłonionych Wykonawcach lub Wykonawcy zostanie opublikowana na stronie www.eucp.pl w terminie nie późniejszym niż 3 dni od daty wyłonienia Wykonawcy. WYKAZ ZAŁACZNIKÓW Załączniki jakie powinni dostarczyć Wykonawcy (skan) celem potwierdzenia spełnienia warunków zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Formularz oferty Załącznik nr 2 - Oświadczenie o dysponowaniu odpowiedniego odpowiednim potencjałem technicznym kadrowym i ekonomicznym. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy oferentem a Zamawiającym. Załącznik nr 4 Oświadczenie o możliwości podziału oferty. 7