Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr... Prezydenta Miasta Oświęcim z dnia... R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y MIEJSKIEGO OŚRODKA SPORTU I REKREACJI W OŚWIĘCIMIU ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Organizacyjny (zwany dalej Regulaminem) określa organizację, zadania i zasady funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Oświęcimiu. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2 1.Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejski w Oświęcimiu. Ośrodek Sportu i Rekreacji 2.Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Oświęcimiu. 3.Kierownikach komórek organizacyjnych Ośrodka - należy przez to rozumieć osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Ośrodka. 4.Specjaliście - należy przez to rozumieć Specjalistę branżowego Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Oświęcimiu. 5.Zarządzeniu - należy przez to rozumieć /stosownie do sytuacji/ Zarządzenie Dyrektora jako kierującego Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Oświęcimiu. 3 1
1.Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Oświęcimiu powołany został Uchwałą Rady Miasta Nr XIII/86/99 z dnia 26 maja 1999 roku jako zakład budżetowy do wykonania zadań zgodnie ze statutem Ośrodka, przekształcony w jednostkę budżetową Uchwałą Rady Miasta Nr LIX/607/06 z dnia 29 marca 2006 roku. 2.Podstawą działania Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji są: obowiązujące przepisy prawa, Statut nadany Uchwałą Rady Miasta Oświęcim Nr LXIV/659/06 z dnia 28 czerwca 2006 roku oraz niniejszy Regulamin. 3.Organizację i zasady działania Ośrodka określa Regulamin Organizacyjny. Integralną częścią Regulaminu jest graficzny Schemat Organizacyjny stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4.Ośrodek posiada: 1) Statystyczny Numer Identyfikacyjny REGON: 357061516 2) Numer Identyfikacji Podatkowej NIP: 549-20-32-728 5.Siedzibą Ośrodka jest miasto Oświęcim, województwo małopolskie. 6.Nadzór i kontrolę nad działalnością Ośrodka sprawuje Prezydent Miasta Oświęcim, który wykonuje również uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do Dyrektora. ROZDZIAŁ II. DZIAŁALNOŚĆ OŚRODKA 4 1.Przedmiotem podstawowej działalności Ośrodka dysponującego bazą sportowo rekreacyjną oraz innymi obiektami użyteczności publicznej jest w szczególności: 1) organizacja i koordynacja działalności sportowo-rekreacyjnej wśród mieszkańców Oświęcimia, a w szczególności wśród dzieci i młodzieży, 2) organizowanie popularnych imprez sportowych, rekreacyjnych i turystycznych, 3) organizowanie i koordynacja działalności stałych sekcji sportowych i zespołów ćwiczebnych, 4) podejmowanie działań mających na celu rozwój bazy sportowo - rekreacyjnej a także wyposażanie w urządzenia sportowe i rekreacyjne obiektów znajdujących się w mieście, 5) prowadzenie działalności usługowej i handlowej z wykorzystaniem m.in. majątku gminy miejskiej Oświęcim w celu pozyskania środków finansowych 2
z przeznaczeniem na działalność statutową i utrzymanie bazy sportowo rekreacyjnej, 6) współpraca z podmiotami samorządu terytorialnego oraz organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania z zakresu sportu, kultury fizycznej i turystyki, 2. Zadania Ośrodka obejmują: 1) zaspokajanie potrzeb mieszkańców w zakresie organizacji sportu, rekreacji i turystyki, 2) zarządzanie i administrowanie obiektami i urządzeniami sportoworekreacyjnymi, 3) organizowanie imprez i wydarzeń o charakterze sportowo-rekreacyjnym i okolicznościowym, 4) rozwijanie i pobudzanie aktywności fizycznej mieszkańców miasta, 5) organizacja szkolenia dzieci i młodzieży, oraz doskonalenia kadr instruktorskotrenerskich, 6) współpraca z klubami sportowymi oraz stowarzyszeniami kultury fizycznej w zakresie szkolenia sportowego i organizacji imprez sportowo-rekreacyjnych, 7) zagospodarowanie obiektów sportowych i terenów rekreacyjnych w potrzebne urządzenia oraz konserwacja tych obiektów, 8) administrowanie targowiskiem oraz obsługa strefy płatnego postoju, 9) zarządzanie i administrowanie obiektami i urządzeniami sportoworekreacyjnymi oraz prowadzenie w nich działalności sportowo-rekreacyjnej, gastronomicznej i noclegowej, 10) realizacja innych zadań własnych gminy, 3. Cel działalności i zadania Ośrodka są realizowane poprzez: 1) opracowywanie rocznych planów finansowych oraz rozliczenia z budżetem miasta, 2) współdziałanie z Prezydentem Miasta Oświęcim w celu zapewnienia stałego doskonalenia i usprawniania organizacji wykonywanych zadań, 3) zbiorcze planowanie i zaspokajanie potrzeb administracyjno gospodarczych niezbędnych do funkcjonowania obiektów, 4) planowanie i realizację inwestycji oraz remontów, 3
5) dokonywanie oceny stanu technicznego obiektów Ośrodka, tworzenie wymaganych warunków technicznych i administracyjnych umożliwiających prowadzenie obiektów zgodnie z przepisami BHP i P.-Poż. oraz na odpowiednim poziomie sanitarnym, 6) zabezpieczenie i stały dozór mienia, 7) zapewnienie właściwych warunków pracy a w szczególności: a) prowadzenie racjonalnej polityki zatrudnienia i korzystnych zasad wynagradzania, b) przestrzeganie zasad prawa pracy oraz innych przepisów szczególnych regulujących prawa i obowiązki pracownicze, c) ustalanie zasad organizacji pracy i jej warunków umożliwiających efektywne wykonywania pracy, d) dokonywanie okresowych ocen przebiegu pracy, szczególnie pracowników na stanowiskach kierowniczych. 8) organizację i koordynację pracy poszczególnych działów, 9) wykonywanie zadań merytorycznych poprzez: a) dokonywanie zakupów, dostarczanie odpowiedniej ilości sprzętów oraz niezbędnych materiałów eksploatacyjnych, b) prawidłową obsługę finansowo - księgową. 10) zapewnienie właściwych warunków pracy poprzez: a) przestrzeganie przepisów oraz zasad prawa pracy, b) planowanie i prowadzenie obsługi socjalnej zatrudnionych pracowników, 11) stały nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny i ustalonego porządku w miejscu pracy, 4. Ośrodek zarządza następującymi obiektami oraz terenami do nich przyległymi: 4
1) Hala Lodowa, 2) Kryta Pływalnia, 3) Stadion Piłkarski, 4) Hotel-internat Olimpijski 5) Targowisko Miejskie 6) Boiska do gier, 7) Skatepark, 8) Place Zabaw. 5. Ośrodek dzierżawi obiekty, w których prowadzi swoją działalność: 1) Środowiskowe Centrum Sportu, 2) Centrum Informacji Turystycznej. ROZDZIAŁ III. ORGANIZACJA OŚRODKA 5 Organizacja pracy Ośrodka opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału określonych czynności i indywidualnej odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań. 6 Podstawowymi komórkami organizacyjnymi, działającymi w ramach Ośrodka są Działy oznaczone ustalonymi symbolami, kierowane przez Kierowników: 1.Dyrektor /DN/ 2.Dział Organizacji, Usług i Marketingu /NO/ 1) Kierownik ds. Organizacji i Zarządzania Personelem /KO/ a) Centrum Informacji Turystycznej /UT/ 3.Dział Finansowo Księgowy /NF/ 5
1) Główny Księgowy /FK/ 4.Dział Administracyjno Gospodarczy /NA/ 1) Kierownik ds. Administracyjno -Gospodarczych /KA/ a) Specjalista ds. Hotelowo Gastronomicznych b) Obiekty Ośrodka 5.Dział Zarządzania Majątkiem /NM/ 1) Kierownik ds. Zarządzania Majątkiem Główny Mechanik /KM/ a) Specjalista ds. Techniczno Ruchowych b) Obiekty Ośrodka 6. Radca Prawny /NR/ 7. Specjalista ds. BHP /NS/ 8. W zależności od potrzeb związanych z realizacją zadań Ośrodka Dyrektor może stosownym zarządzeniem powoływać zespoły zadaniowe. W zarządzeniu wskazany będzie m.in. zakres zadań zespołu, osoba kierownika zespołu oraz zasady podległości i zależności służbowej. ROZDZIAŁ IV. ZASADY DZIAŁANIA I ORGANIZACJI PRACY OŚRODKA 1.Dyrektora Ośrodka zatrudnia i zwalnia Prezydent Miasta Oświęcim. 2. Głównego Księgowego, Kierowników Działów zatrudnia i zwalnia Dyrektor. 7 3.Całokształtem działalności Ośrodka kieruje Dyrektor przy pomocy Głównego Księgowego oraz Kierowników Działów, 4.Dyrektor ustala organizację wewnętrzną Ośrodka i reprezentuje go na zewnątrz, podejmuje decyzje w formie regulaminów, instrukcji, zarządzeń regulujących zasady działania Ośrodka oraz dyscypliny pracy. 5.Dyrektor działa zgodnie z przepisami prawa, podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie pełną odpowiedzialność. 6.Dyrektor działa jednoosobowo, w ramach pełnomocnictwa udzielonego mu przez Prezydenta Miasta Oświęcim, wykonując czynności zwykłego zarządu. Do działań 6
wykraczających poza zakres czynności zwykłego zarządu wymagane jest odrębne pełnomocnictwo. 7.Dyrektor w szczególności odpowiada za wykonanie zadań Ośrodka, gospodarowanie środkami przeznaczonymi na ich realizację, wykorzystanie i ochronę mienia w zarządzaniu lub użytkowaniu, ustalanie czasu pracy poszczególnych obiektów, przestrzeganie przepisów BHP i P.-Poż., przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów o ochronie danych osobowych. 8.Dyrektor jest przełożonym wszystkich zatrudnionych w Ośrodku pracowników i wykonuje uprawnienia pracodawcy w rozumieniu przepisów prawa pracy. 9.W czasie nieobecności Dyrektora jego zastępstwo sprawuje Główny Księgowy. 10.Zakres zadań, uprawnień i obowiązków Głównego Księgowego, Kierowników Działów określa niniejszy regulamin oraz indywidualny zakres czynności. 11. Główny Księgowy i Kierownicy Działów kierują pracownikami podporządkowanych Działów i podejmują decyzje w granicach przyznanych uprawnień. 12.Pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy wykonują swoje zadania w oparciu o ustalony zakres czynności i rozliczani są ze swoich obowiązków przez bezpośrednich przełożonych. ROZDZIAŁ V. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE ICH DZIAŁANIE I KIEROWNICTWO Dział Organizacji, Usług i Marketingu 8 1.Zajmuje się całością działalności związaną z organizacją imprez sportowych, rekreacyjnych i turystycznych, koordynowaniem działalności stałych zespołów ćwiczebnych i sekcji sportowych. Wyposażania bazy w niezbędny sprzęt i urządzenia oraz dążeniem do rozwoju i rozbudowy bazy sportowo-rekreacyjnej. Sprawami kadrowymi, prowadzeniem dokumentacji Ośrodka. Pozyskiwaniem zewnętrznych środków finansowych na rozwój Ośrodka. 2.Do zadań Działu Organizacji, Usług i Marketingu należy: 1) organizowanie imprez sportowych łącznie z planowym przygotowaniem obsługi, 2) zapewnienie udziału sekcji sportowych reprezentujących Ośrodek w konkursach, zawodach itp. imprezach, 7
3) udostępnianie w porozumieniu z Kierownikiem ds. Administracyjno- Gospodarczych obiektów Ośrodka pod najem na imprezy sportowe, rekreacyjne, rozrywkowe, 4) zapewnienie jak najefektywniejszego wykorzystania obiektów Ośrodka, 5) opracowanie rocznych programów zajęć rekreacyjnych, planowanie, przygotowanie i przeprowadzanie imprez rekreacyjnych, 6) opracowywanie regulaminów dla organizowanych imprez i turniejów, prowadzenie dokumentacji sekcji sportowych, 7) dokonywanie analiz prowadzonej działalności w tym sprzedaży usług, 8) pozyskiwanie zezwoleń na organizację imprez masowych o charakterze sportowym na terenie Ośrodka, 9) współdziałanie z miejscowymi organizacjami, instytucjami, klubami prowadzącymi działalność w zakresie sportu i rekreacji, 10) organizowanie obozów sportowych, zgrupowań w obiektach Ośrodka, 11) współpraca z Wydziałem Rozwoju i Promocji Miasta, w zakresie organizacji imprez sportowo-rekreacyjnych organizowanych na terenie obiektów Ośrodka oraz ich rozliczeń, 12) prowadzenie ewidencji pracowników, akt osobowych, 13) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, opracowywanie harmonogramów pracy, 14) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych pracowników, 15) opracowywanie projektów regulaminów pracy, wynagradzania, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 16) planowanie i organizowanie szkoleń zawodowych i specjalistycznych, 17) przygotowywanie umów cywilno prawnych z osobami fizycznymi, 18) nadzorowanie aby każdy pracownik podległej komórki posiadał w formie pisemnej zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, oraz zaświadczenie o ważnym badaniu lekarskim, przeszkoleniu BHP i P.- Poż., 19) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami funduszu socjalnego, 20) współpraca z organizacjami związkowymi, 8
21) prowadzenie rejestru zawartych umów i udzielonych zamówień publicznych, 22) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Ośrodka oraz przekazywania ich do załatwienia według właściwości, 23) archiwizacja dokumentów związanych z funkcjonowaniem Ośrodka, 24) prowadzenie archiwum Ośrodka, 25) rozpowszechnianie materiałów informacyjnych promujących działalność instytucji z terenu miasta, regionu, województwa: muzea, wystawy, centra kultury itp., 26) opracowywanie biuletynów, informatorów i innych materiałów reklamujących działalność Ośrodka, 27) przygotowanie materiałów, aktualizacja informacji zamieszczanych na stronie internetowej Ośrodka, 3.Działem kieruje Kierownik ds. Organizacji, Usług i Marketingu, któremu podlegają: 1) Centrum Informacji Turystycznej, 2) Pracownicy Działu Organizacji, Usług i Marketingu. Dział Finansowo Księgowy 1.Zajmuje się obsługą finansowo księgową i kosztową Ośrodka. 9 2.Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy: 1)wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami, 2) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów, 3) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych, 4) terminowe ściąganie należności oraz regulowanie zobowiązań, 5) analiza realizacji planów finansowych, 6) analiza wykorzystania środków budżetowych i innych, 9
7)opracowywanie planów finansowych, 8) przestrzeganie zasad dyscypliny budżetowej, 9)prowadzenie gospodarki kasowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ewidencji księgowej zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości w jednostkach budżetowych, 10) współdziałanie z Urzędem Miasta, w zakresie planów środków finansowych na wydatki rzeczowe oraz remonty i inwestycje, 11) prowadzenie spraw wynikających z zawieranych umów cywilno - prawnych, 12) zatwierdzanie pod względem rachunkowym dokumentów (faktury, rachunki, noty), 13) sporządzanie list płac, obliczanie wynagrodzeń oraz narzutów na płace, 14) prowadzenie ewidencji wynagrodzeń oraz sporządzanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego i ZUS, 15) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi, 16) dokonywanie przelewów kwot wynikających z faktur i rachunków za usługi, dostawy oraz roboty budowlano remontowe, 17) prowadzenie spraw związanych z windykacją należności, obliczanie i egzekwowanie odsetek oraz kar umownych za niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie zobowiązań, 18) ewidencjonowanie oświadczeń pracowników oraz zleceniobiorców dla celów obliczania podatku dochodowego, 19) prowadzenie rozliczeń z ZUS w zakresie świadczeń pieniężnych dotyczących zasiłków chorobowych, rehabilitacyjnych, porodowych i pogrzebowych, 20) analizowanie wynagrodzeń oraz poziomu zatrudnienia, 21) w zakresie gospodarki materiałowej: a) prowadzenie ewidencji środków trwałych i innego sprzętu stanowiącego składniki majątku Ośrodka, zgodnie z instrukcją i obowiązującymi przepisami, b) uzgadnianie z Kierownikami Działów stanu i wartości środków trwałych, c) sporządzanie dokumentów przyjęcia środka trwałego do użytkowania, zmiany miejsca użytkowania, likwidacji. 10
3.Działem kieruje Główny Księgowy, któremu podlegają: 1) Zastępca Głównego Księgowego 2) Pracownicy Działu Finansowo - Księgowego. Dział Administracyjno - Gospodarczy 10 1.Zajmuje się całością spraw związanych z funkcjonowaniem Ośrodka w zakresie administracji, gospodarki hotelowo-gastronomicznej, bezpieczeństwa pracy oraz obsługi pracowników, gospodarki transportowej, zaopatrzeniowej, materiałowej, magazynowej i porządkowej. 2.Do zadań Działu Administracyjno Gospodarczego należy: 1) opracowywanie projektów regulaminów wewnętrznych kierowanych obiektów, 2) prowadzenie sekretariatu, przyjmowanie i ekspediowanie korespondencji, 3) planowanie i organizowanie zaopatrzenia Ośrodka w środki trwałe, surowce, materiały a także materiały biurowe oraz środki czystości zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, 4) prowadzenie bilansów, analizowanie zużycia surowców i materiałów, 5) prowadzenie magazynu Ośrodka, ewidencjonowanie odzieży ochronnej oraz środków ochrony indywidualnej, 6) zapewnienie sprawnego funkcjonowania punktów gastronomicznych na terenie Ośrodka oraz obsługi gastronomicznej imprez, 7) nadzorowanie obsługi targowiska, pobierania opłat targowych i parkingowych, 8) eksploatacja i konserwacja parkomatów, 9) prowadzenie spraw związanych z najmem powierzchni i pomieszczeń w zarządzanych obiektach w tym na imprezy sportowe, targowe, kulturalne, 10)zapewnienie pracownikom środków ochrony indywidualnej, oraz odzież roboczą spełniającą wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, 11) zapewnienie sprawnego przewozu osób, materiałów i towarów, 12) zapewnienie czystości w pomieszczeniach i na terenie Ośrodka, 11
13) dysponowanie taborem transportowym Ośrodka i nadzór nad jego sprawnością techniczną,, 14) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień. 3. Działem kieruje Kierownik ds. Administracyjno Gospodarczych, któremu podlegają: 1) Specjalista ds. Hotelowo Gastronomicznych, 2) Pracownicy Działu Administracyjno - Gospodarczego. Dział Zarządzania Majątkiem 11 1. Zajmuje się działalnością związaną z utrzymaniem majątku Ośrodka we właściwym stanie technicznym i gotowości eksploatacyjnej. Zapewnianiem prawidłowego przebiegu procesów i czynności naprawczych, remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych. Utrzymaniem maszyn, urządzeń oraz sprzętu w pełnej sprawności techniczno-użytkowej. 2. Do zadań Działu Zarządzania Majątkiem należy: 1) prowadzenie dokumentacji technicznej dla wszystkich obiektów budowlanych Ośrodka, 2) dbanie o właściwy stan techniczny i rozbudowę podległej bazy Ośrodka (lodowisko, basen, hotel, targowisko, parkingi, boiska, place zabaw i inne obiekty sportowo-rekreacyjne), 3) przeprowadzanie okresowych kontroli wszystkich budynków i urządzeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami, 4) zakładanie oraz prowadzenie książek obiektów budowlanych będących własnością Ośrodka, 5) ofertowanie i wybór wykonawców robót remontowo - budowlanych i nadzór nad ich przebiegiem, 6) sporządzanie dokumentacji w myśl ustawy Prawo Zamówień Publicznych (DZ.U. z 2004r. nr 19, poz. 117) oraz archiwizowania i przechowywania dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, 12
7) przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowości eksploatacji maszyn, urządzeń mechanicznych i energetycznych, sprzętu mechanicznego, elektrycznego, sportowo-rekreacyjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8) obsługa maszyn i urządzeń technologicznych lodowiska i pływalni, 9) usuwanie awarii oraz szkód poawaryjnych, 10) prowadzenie bilansów, analizowanie zużycia mediów energetycznych, 3. Działem kieruje Kierownik ds. Zarządzania Majątkiem Główny Mechanik, któremu podlegają: 1) Specjalista ds. Techniczno Ruchowych, 2) Pracownicy Działu Zarządzania Majątkiem. ROZDZIAŁ VI. ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI. Główny Księgowy. 12 1.Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej oraz prowadzeniem rachunkowości Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami, 2) sporządzanie, obieg, archiwizowanie i kontrolę dokumentów w sposób zapewniający: a) właściwy przebieg operacji gospodarczych, b) ochronę mienia, c) prawidłowe sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej, 3) bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów wykonawczych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: a) terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych, b) ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych, c) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych. 13
4) prowadzenie gospodarki finansowej Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami, polegającej na: a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, b) kontroli pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę ( kontrasygnaty), c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, d) zapewnieniu terminowego ściągania należności, spłaty zobowiązań i dochodzenia roszczeń spornych, 5) analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu miasta Oświęcim, 6) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, 7) kierowanie pracą działu księgowości. 2.Do uprawnień Głównego Księgowego należy w szczególności: 1)wydawanie poleceń dotyczących realizacji wewnętrznych aktów prawnych oraz innych uregulowań, 2) żądanie od pracowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 3) wnioskowanie do Dyrektora o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej, 4) wnioskowanie dokonania zmian organizacyjnych, 5) wnioskowanie o nagrody i premie dla podległych pracowników, 6) opiniowanie wniosków w sprawach przyjęcia, zwolnienia i innych dotyczących podległych pracowników, 14
3. Odpowiada w szczególności za: 1) wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, 2) prawidłowe prowadzenie rachunkowości, 3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, 4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 5) prowadzenie spraw finansowo-płacowych pracowników Ośrodka 6) prawidłowość wywiązywania się Ośrodka z obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i innych przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Kierownicy Działów 13 1.Do zadań kierowników Działów należy w szczególności: 1) sprawne organizowanie pracy oraz zapewnienie terminowego jej wykonywania a w szczególności: a) opracowanie planu pracy działu, przydzielanie pracownikom zadań oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją, b) podejmowanie decyzji co do metod i sposobu wykonywania pracy oraz prowadzenie w tym zakresie instruktażu, c) referowanie przełożonemu zagadnień, które powinny być podane do jego wiadomości, przedkładanie spraw do decyzji, informowanie o stanie prac oraz o potrzebach związanych z funkcjonowaniem Działu, 2) podpisywanie pism i dokumentów w ramach posiadanych uprawnień, 3) kontrolowanie dokumentacji prowadzonej w podległej komórce organizacyjnej, 4) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, przepisów o zachowaniu tajemnicy służbowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o ochronie danych osobowych, 2. Do uprawnień kierowników Działów należy w szczególności: 1) wydawanie poleceń dotyczących realizacji wewnętrznych aktów prawnych oraz innych uregulowań, 15
2) wnioskowanie o dokonanie zmian organizacyjnych, 3) opiniowanie wniosków w sprawach przyjęcia, zwolnienia i innych dotyczących podległych pracowników, 4) wnioskowanie o narody i premie dla podległych pracowników, 3. Kierownicy Działów odpowiadają w szczególności za: 1) wykonywanie obowiązków wynikających z obowiązujących w Ośrodku regulaminów oraz decyzji Dyrektora, 2) organizację i dyscyplinę pracy podległych pracowników, 3) dbałość o powierzony majątek, 4) realizację planów działalności podległych im Działów. Radca Prawny 14 1.Do zadań Radcy Prawnego należy w szczególności: 1) prowadzenie bieżącej obsługi prawnej Ośrodka zgodnie z ustawą o Radcach Prawnych, 2) wydawanie opinii prawnych oraz udzielanie porad i wyjaśnień dla kierownictwa i komórek organizacyjnych Ośrodka, 3) nadzór prawny nad egzekucją należności, 4) opiniowanie i przygotowywanie umów, regulaminów, zarządzeń, instrukcji, 5) opracowanie informacji w zakresie aktualnie obowiązujących aktów prawnych dotyczących działalności Ośrodka, 6) sygnalizowanie Dyrektorowi Ośrodka o dostrzeżonych naruszeniach porządku prawnego oraz wysuwaniu wniosków mających na celu ich usunięcie, 7) występowanie w imieniu i na rzecz Ośrodka przed instytucjami publicznymi, urzędami, sądami, osobami prawnymi i fizycznymi w Polsce i poza jego granicami. 16
Specjalista ds. BHP 15 1. Do zadań Specjalista ds. BHP i P. - Poż. należy w szczególności: 1) pełnienie funkcji doradczej i kontrolnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 2) koordynowaniem prac w zakresie poprawy warunków pracy, 3) prowadzenie szkolenia nowo przyjętych pracowników w zakresie szkolenia podstawowego BHP, 4) opracowywanie programów w zakresie poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Pracownicy 16 1. Do podstawowych obowiązków i zadań pracowników należy w szczególności: 1) przestrzeganie ustalonego czasu pracy i wykorzystywanie go w sposób najbardziej efektywny, 2) dążenie do uzyskania w pracy jak najlepszych wyników i przejawianie w tym celu osobistej inicjatywy, 3) gruntowna znajomość swojego zakresu czynności, obowiązków i odpowiedzialności, 4) rzetelne i terminowe wykonywanie zadań z uwzględnieniem interesów Ośrodka, 5) przestrzeganie postanowień niniejszego regulaminu, regulaminu pracy, innych regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Ośrodku, 6) dbanie o dobre imię Ośrodka, ochronę i używanie mienia zgodnie z przeznaczeniem, 7) przestrzeganie przepisów BHP i P. - Poż. 2.Pracownicy prowadzący kasę odpowiadają materialnie za całość przyjętych wartości, za właściwe przechowywanie gotówki, znaków opłat sądowych i skarbowych, papierów wartościowych zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. 17
3.Pracownicy sporządzający dokumenty sprawozdawcze odpowiadają za ich merytoryczne przygotowanie zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. ROZDZIAŁ VII. ZASADY ZARZĄDZANIA 17 1. Podstawowymi formami zarządzania Ośrodkiem są polecenia służbowe, bieżące decyzje oraz wewnętrzne akty prawne. 2. Polecenia służbowe i bieżące decyzje wydaje się pisemnie lub ustnie. 3. Wewnętrznymi aktami prawnymi są: 1) regulaminy, 2) instrukcje wewnętrzne, 3) zarządzenia. 18 1. W Ośrodku obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa i bezpośredniego podporządkowania, zgodnie z którą pracą Działu kieruje jeden Kierownik, a pracownik podlega jednemu bezpośredniemu przełożonemu. 2. Pracownik może otrzymać polecenie służbowe także od Dyrektora lub Głównego Księgowego. W takim wypadku zobowiązany jest powiadomić o tym swego bezpośredniego przełożonego. 19 W razie nieobecności Kierownika pracą kieruje pracownik wyznaczony przez Dyrektora lub Głównego Księgowego zgodnie z zasadami podporządkowania. 20 1. Do podpisywania korespondencji wychodzącej na zewnątrz oraz podpisywania wszelkiego rodzaju dokumentów uprawniony jest Dyrektor, który może upoważnić do podpisywania także innych pracowników a w szczególności Głównego Księgowego. 2. Umowy, w wyniku, których powstają zobowiązania finansowe wymagają, oprócz podpisu Dyrektora, kontrasygnaty Głównego Księgowego. 3. Korespondencja przedkładana do podpisu Dyrektora lub Głównego Księgowego winna być podpisana na kopii przez Kierownika lub osobę sporządzającą dane pismo. 18
4. Kierownicy Działów uprawnieni są do podpisywania wyłącznie korespondencji wewnętrznej. Do podpisywania korespondencji na zewnątrz muszą otrzymać zgodę Dyrektora. 21 1. Do udzielania informacji o sprawach Ośrodka upoważniony jest wyłącznie Dyrektor albo w konkretnych sprawach inna wyznaczona osoba. 2.Referowanie przełożonym spraw niezgodnie ze stanem faktycznym lub prawnym stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. ROZDZIAŁ VIII. ZASADY OBIEGU I PODPISYWANIA DOKUMENTÓW 22 Do wyłącznej kompetencji Dyrektora należy podpisywanie następujących dokumentów i korespondencji: 1.Kierowanych do organów władzy i administracji rządowej, samorządowej itp. 2.Zarządzeń i innych dokumentów w sprawach wynikających ze sprawowania funkcji Dyrektora Ośrodka. 3.Decyzji administracyjnych w sprawach, w których jest to wymagane. 4.Odpowiedzi na skargi dotyczących działalności Ośrodka. 5.Dokumentów związanych z wykonywaniem funkcji zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników, z wyjątkiem sytuacji, w których udzielone zostały stosowne upoważnienia. 6.Zarządzeń i poleceń służbowych wynikających z pełnienia funkcji Dyrektora Ośrodka 7.Zarządzeń pokontrolnych. 23 1.Główny Księgowy oraz Kierownicy komórek organizacyjnych Ośrodka dokonują kontroli podpisując dokumenty i korespondencję zgodnie z ustalonym dla nich zakresem zadań i odpowiedzialności w ramach upoważnienia udzielonego przez Dyrektora. 2. Uprawnienie do podpisywania dokumentów przez Głównego Księgowego obok upoważnienia, o którym mowa w ust.1 wynika również z przepisów szczególnych. 19
24 1.Dokumenty przedstawione do podpisu Dyrektorowi powinny być uprzednio parafowane przez pracownika, który dokument opracował. 2.Projekty dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, a w szczególności czynności mogących pociągnąć za sobą zobowiązania pieniężne, winny uzyskać kontrasygnatę Głównego księgowego. 3.Projekty zarządzeń, oraz dokumentów dotyczących umów cywilnych powinny być zaparafowane przez Radcę Prawnego. 4.Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa Dyrektor w instrukcji dotyczącej obiegu, zatwierdzania i kontroli finansowej dokumentów księgowych w Ośrodku. ROZDZIAŁ IX. ZASADY ORGANIZACJI, PRZYJMOWANIA, REJESTROWANIA, ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW STRON 25 Dyrektor, Główny Księgowy oraz Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek przyjmowania stron w sprawie skarg i wniosków. 26 1.Wszystkie skargi wpływające do Ośrodka podlegają rejestracji w Rejestrze Skarg i Wniosków. 2.Za prowadzenie Rejestru Skarg ich prawidłowe załatwienie odpowiedzialny jest Kierownik ds. Organizacji, Usług i Marketingu. 3.Termin załatwienia skargi oraz odpowiedzialnych za jej wyjaśnienie i załatwienie określa Dyrektor. 4.W przypadku, gdy skarga dotyczy działania kilku komórek organizacyjnych Dyrektor ustali wiodącą komórkę organizacyjną Ośrodka odpowiedzialną za załatwienie skargi i terminowe udzielenie odpowiedzi. 5.W przypadku skargi na pracownika jej wyjaśnieniem zajmuje się Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony. 6.Skargi powinny być załatwione bez zbędnej zwłoki. ROZDZIAŁ X. ORGANIZACJA SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W OŚRODKU. 20
27 1.Kontrola wewnętrzna jest zbiorem procedur i mechanizmów organizacyjnych służących do osiągnięcia celów zarządzania. 2.Struktura kontroli wewnętrznej zapewnia osiąganie następujących celów: 1) promowanie prawidłowych, oszczędnych, wydajnych i skutecznych działań, 2) zabezpieczenie posiadanych zasobów przed ich utratą w wyniku marnotrawstwa, nadużyć, złego zarządzania i innych nieprawidłowości, 3) przestrzeganie prawa, zarządzeń Dyrektora i innych aktów wewnętrznych, 4) gromadzenie i utrzymywanie zbioru wiarygodnych danych finansowych i administracyjnych, 3.Elementem kontroli wewnętrznej jest kontrola finansowa, dotycząca procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. 28 1.System kontroli wewnętrznej w Ośrodku obejmuje kontrolę funkcjonalną wszystkich komórek organizacyjnych Ośrodka. 2.Czynności związane ze sprawowaniem kontroli wewnętrznej w zakresie powierzonych zadań wykonują: Dyrektor, Główny Księgowy oraz Kierownicy komórek organizacyjnych Ośrodka. 3.W ramach kontroli wewnętrznej prowadzone są kontrole doraźne. 4.Kontrole doraźne zarządza, a także określa ich zakres, Dyrektor. 29 Ogólny nadzór nad skutecznością działania systemu kontroli wewnętrznej sprawuje Dyrektor. 30 1.Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół lub notatkę służbową (w wypadku, gdy postępowanie kontrolne przeprowadza się w formie uproszczonej). W dokumentach tych wskazuje się zarówno na właściwe prowadzenie spraw jak i stwierdzone nieprawidłowości. 2.Protokół winien być zakończony proponowanymi wnioskami lub zaleceniami. 3.Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach: po jednym dla przełożonego kontrolowanego, kontrolującego i kontrolowanego. 21
ROZDZIAŁ XI. MIENIE 31 1. Mienie Ośrodka stanowi majątek Miasta przekazany jednostce w trwały zarząd. 2. Ośrodek dba o powierzony mu przez Miasto majątek, którym zarządza z należytą starannością, poprzez m.in.: 1) prowadzenie właściwej ewidencji mienia, 2) przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, 3) dokonywanie okresowych odpisów umorzeniowych i przeszacowań majątku zgodnie z obowiązującymi przepisami, 4) zapobieganie dekapitalizacji majątku. ROZDZIAŁ XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 32 1.Regulamin organizacyjny oraz jego zmiany zatwierdza Prezydent Miasta Oświęcim na wniosek Dyrektora. 2.Wewnętrzny porządek i rozkład czasu pracy Ośrodka, określa Regulamin Pracy Ośrodka ustalony przez Dyrektora. 3.Określenie uprawnień i odpowiedzialności z zakresu ustalenia osób uprawnionych do kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej dokumentów finansowo - księgowych, następuje w drodze zarządzenia Dyrektora. 4.Inne sprawy nie ujęte w niniejszym Regulaminie ustala Dyrektor w drodze zarządzenia. 5.Traci moc Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Oświęcimiu stanowiący załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Oświęcim nr 0151/10/05 z dnia 5 kwietnia 2005 r. 6.Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2008 roku. Zatwierdzam: Oświęcim, dnia...2008 r.... 22
Zastępca Dyrektora 12 1. Do obowiązków Zastępcy Dyrektora należy w szczególności: 1) zastępowanie Dyrektora Ośrodka w czasie jego nieobecności, 2) zarządzanie i kierowanie pracą podporządkowanych komórek organizacyjnych, ustalanie ich organizacji pracy oraz koordynowanie ich działalności, 3) występowanie na zewnątrz w granicach udzielonych pełnomocnictw, 4) zabieganie i pozyskiwanie pozabudżetowych środków finansowych, na potrzeby Ośrodka i jego działalności, 5) promowanie działalności Ośrodka i jego obiektów, 6) bieżące informowanie Dyrektora o istotnych sprawach dotyczących realizacji swojego zakresu działania, 7) wykonywanie poleceń Dyrektora, 8) podejmowanie działań zmierzających do usprawnienia zarządzania i organizacji pracy, 9) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny prac. 2. Do uprawnień Zastępcy Dyrektora należy w szczególności: 1) wydawanie podległemu personelowi poleceń dotyczących organizacji i sposobu realizacji imprez sportowo-rekreacyjnych, turystycznych oraz realizacji wewnętrznych aktów prawnych, 2) wnioskowanie o dokonywanie zmian organizacyjnych, 3) opiniowanie wniosków w sprawach przyjęcia, zwolnienia i innych dotyczących podległych pracowników, 4) wnioskowanie o nagrody i premie dla podległych pracowników. 3. Odpowiada w szczególności za: 23
1) prawidłowe funkcjonowanie i organizację Ośrodka oraz pracy podległych pracowników, 2) realizację obowiązujących w Ośrodku regulaminów oraz decyzji Dyrektora, przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w zakresie działalności Ośrodka pod względem usługowo-marketingowym 24