Moduł 6 - Grafika menedżerska i prezentacyjna 6.1. Używanie aplikacji 6.1.1. Praca z Prezentacjami 6.1.1.1 Otwieranie, zamykanie programu do tworzenia prezentacji. Otwieranie, zamykanie prezentacji. Wybranie Menu Start\Wszystkie programy\microsoft Office\Microsoft Office PowerPoint 2007, Naciśnięcie umieszczonej na Pulpicie ikony skrótu do programu, Naciśnięcie myszy na nazwie pliku PowerPointa lub ikonie skrótu do pliku. 6.1.1.2 Tworzenie nowej prezentacji według domyślnego wzorca (szablonu). Wybieramy Przycisk pakietu Office\Nowy. Widzimy poniższe okno. W kolumnie szablony wybieramy pomiędzy szablonami na zapisanymi na komputerze i szablonami na serwerach Microsoftu (Microsoft Office Online). Obok jest kolumna z miniaturkami pustej prezentacji i szablonów prezentacji ostatnio używanych. Trzecia kolumna zawiera podgląd wybranego szablonu. 6.1.1.3 Zapisywanie prezentacji w określonym miejscu na dysku. Zapisywanie prezentacji pod inną nazwą. Do zapisu prezentacji w wybranym miejscu służy polecenie Zapisz jako - wybierane z Przycisku pakietu Office. 6.1.1.4 Zapisywanie prezentacji, jako pliku typu: RTF, szablon, pokaz slajdów, plik obrazu, pokaz slajdów we wcześniejszych wersjach. Polecenie Zapisz jako daje również możliwość wyboru typu zapisywanego pliku. W celu wybrania pliku rozwijamy listę w oknie Zapisz jako typ i wybieramy RTF, szablon lub inny. Strona 1 z 11
6.1.1.5 Poruszanie się pomiędzy otwartymi prezentacjami. 6.1.2. Zwiększanie wydajności pracy 6.1.2.1 Ustawienie preferencji użytkownika w aplikacji: nazwy użytkownika, domyślnego folderu do zapisywania plików. W celu określenia użytkownika/autora wybieramy przycisk pakietu Office\Przygotuj\Właściwości. Otworzy się okno widoczne poniżej. Więcej właściwości uzyskamy naciskając Właściwości dokumentu i dalej Właściwości zaawansowane. Strona 2 z 11
W celu wybrania domyślnego folderu zapisywania dokumentów wybieramy - Przyciska pakietu Office\Opcje programu PowerPoint\Zapisywanie. W oknie tym można również określić częstość Autozapisu. 6.1.2.2 Używanie dostępnych funkcji Pomoc. Okno pomocy programu PowerPoint otwieramy naciskając ikonę znajdującą się na prawym końcu menu programu, lub naciskając klawisz funkcyjny F1. W górnej części okna wpisujemy hasło, którego pomoc ma dotyczyć i naciskamy ikonę szukania (lupa) lub Enter. Z wyświetlonych tematów wybieramy najbardziej odpowiadający naszym zainteresowaniom. 6.1.2.3 Powiększanie i pomniejszanie widoku prezentacji. Zmianę wielkości widoku prezentacji można wykonać w menu Widok w sekcji Powiększenie lub za pomocą suwaka w prawym dolnym rogu okna programu. 6.1.2.4 Wyświetlanie, ukrywanie pasków narzędzi. Odtwarzanie, minimalizowanie wstążki. Składniki paska narzędzi Szybki Dostęp można wybierać w oknie Dostosuj pasek Szybki dostęp lub w Opcjach programu, w zakładce Dostosowywanie. Strona 3 z 11
Włączanie i wyłączanie Minimalizacji Wstążki dostępne jest W menu Dostosuj pasek Szybki dostęp lub w menu podręcznym (prawy klawisz myszy) w menu programu (nad Wstążką), lub w obszarze tytułów sekcji (pod Wstążką). 6.2. Tworzenie prezentacji 6.2.1. Widoki prezentacji 6.2.1.1 Znajomość celu posługiwania się różnymi trybami wyświetlania prezentacji: wyświetlanie zwykłe, wyświetlanie z sortowaniem, widok konspekt, pokaz slajdów. widok normalny służy do prac projektowych; widok sortowania służy do wykonania operacji na slajdach; widok konspekt służy do operowania tekstem; pokaz slajdów służy do oglądania prezentacji. 6.2.1.2 Znajomość dobrych praktyk w dodawaniu tytułów slajdów; używanie innego tytułu dla każdego slajdu w celu rozróżnienia ich w widoku konspekcie oraz przy poruszaniu się podczas pokazu slajdów. 6.2.1.3 Przełączanie się między różnymi trybami wyświetlania prezentacji: normalnym trybem, trybem z sortowaniem, pokazem slajdów. Tryb wyświetlania prezentacji można zmieniać wybierają odpowiednie ikony na Wstążce w menu Widok. Miniatury ikon trybów znajdują się w prawej dolnej części okna programu. 6.2.2. Slajdy 6.2.2.1 Zmiana układu slajdu. Układ slajdu zmieniamy naciskając, na Wstążce, ikonę układ w menu Narzędzia główne. 6.2.2.2 Zastosowanie dostępnego szablonu projektu do prezentacji. Szablon projektu wybieramy, w menu Projekty, zaznaczają odpowiedni szablon/motyw w sekcji Motywy. Część szablonów jest na dysku użytkownika, a część na serwerach Microsoft. Szablony można też wprowadzić z innego pliku z prezentacją wykorzystującą odpowiedni szablon. W tym celu, po rozwinięciu sekcji Motywy, wybieramy Przeglądaj w poszukiwaniu motywów. 6.2.2.3 Zmiana koloru tła określonego slajdu, wszystkich slajdów. Style tła, powiązane z wybranym motywem/szablonem, można wybrać w menu Projekt naciskając ikonę Style tła. W menu powiązanym z tą ikoną można wybrać polecenie Formatuj tło. To samo polecenie jest dostępne w menu podręcznym (prawy klawisz myszy) w obrębie tworzonego slajdu. Strona 4 z 11
W dolnej części okna Formatowanie tła można wybrać opcję Zastosuj do wszystkich, co spowoduje, że wybrane tło zostanie nadane wszystkim istniejącym i nowotworzonym slajdom. 6.2.2.4 Dodawanie do prezentacji nowego slajdu o wskazanym układzie: slajd tytułowy, wykres, tekst, lista wypunktowana, tabela/arkusz kalkulacyjny. Nowy slajd dodajemy, i wybieramy jego układ, do prezentacji naciskając ikonę Nowy slajd na Wstążce w menu Narzędzia główne. 6.2.2.5 Kopiowanie, przenoszenie slajdów w obrębie jednej prezentacji lub pomiędzy różnymi otwartymi prezentacjami. W celu wykonania operacji na slajdach (kopiowanie, przenoszenie, kasowanie) wykorzystujemy Widok Sortowanie slajdów lub okno Slajdy znajdujące się po lewej stronie głównego okna w widoku normalnym prezentacji. Slajd lub slajdy, na których wykonujemy operacje należy zaznaczyć na ogólnych zasadach. Następnie, używając ikon w Narzędziach głównych lub menu kontekstowego, wybieramy odpowiednie polecenia, 6.2.2.6 Usuwanie slajdu, slajdów. jw. 6.2.3. Wzorzec slajdu 6.2.3.1 Wstawianie obiektu graficznego (obrazu, rysunku) do wzorca slajdu. Usuwanie obiektu graficznego ze wzorca slajdu. Operacje wykonujemy w widoku Wzorzec slajdów. Operacje wstawiania wykonujemy wybierając ikony Obraz, obiekt clipart lub Album fotograficzny w menu Wstawianie. Obiekty wstawione w widoku wzorca nie mogą być edytowane w widoku normalnym. Obiekty wstawione w widoku wzorca usuwamy w tym samym widoku. 6.2.3.2 Wprowadzanie tekstu do stopki określonego slajdu lub stopki wszystkich slajdów prezentacji. Tekst do stopki wprowadzamy wybierając ikonę Nagłówek i stopka w menu Wstawianie. W poniższym oknie tekstem wprowadzonym do stopki jest Ala i kot w butach. Jeżeli chcemy aby tekst znalazł się w stopce wszystkich slajdów naciskamy przycisk Zastosuj do wszystkich. Jeśli tego nie zrobimy tekst zostanie wprowadzony do aktualnie edytowanego slajdu. 6.2.3.3 Zastosowanie automatycznej numeracji slajdów, automatycznie uaktualnianej daty, daty stałej do stopki określonego slajdu lub wszystkich slajdów. Wszystkie te elementy wprowadzamy w powyższym oknie. Okno to otworzy się również, gdy wybierzemy, z menu Wstawianie, ikony Data i godzina lub Numer slajdu. Strona 5 z 11
6.3. Tekst 6.3.1. Posługiwanie 6.3.1.1 Znajomość dobrych praktyk w tworzeniu zawartości slajdów: używanie krótkich, zwięzłych zwrotów, punktów, numerowanych list. 6.3.1.2 Wprowadzenie tekstu do odpowiedniego miejsca zarezerwowanego w wyświetleniu standardowym lub konspektowym. Pole tekstowe, przeznaczone do wprowadzania tekstu wstawiamy wybierając ikonę Pole tekstowe w menu Wstawianie. Pola tekstowe znajdują się domyślnie w niektórych układach slajdów (np. zawierających pola tytułowe). Pola tekstowe, znajdujące się na slajdach, najwygodniej jest wypełniać w standardowym widoku slajdów. Można je edytować w oknie Konspekt znajdującym się z lewej strony okna głównego. W oknie konspekt widzimy teksty w polach funkcyjnych.(tytuł, podtytuł, lista). 6.3.1.3 Edycja tekstu w prezentacji. Edycję wykonujemy w menu Narzędzia główne. 6.3.1.4 Kopiowanie, przenoszenie tekstu w obrębie jednej prezentacji lub pomiędzy wieloma prezentacjami. Zaznaczamy tekst za pomocą myszy. Dajemy polecenie kopiowania lub przeniesienia. Wskazujemy miejsce docelowe. Dajemy polecenie Wklej. 6.3.1.5 Usuwanie tekstu. Po zaznaczeniu tekstu dajemy polecenie Usuń. 6.3.1.6 Użycie poleceń Cofnij i Ponów. Ikony obu poleceń znajdują się w pasku narzędzi Szybko dostępnych. Mają kształt zakrzywionych strzałek. 6.3.2. Formatowanie 6.3.2.1 Zmiana wielkości i kroju czcionki. Rozwijamy wskazane na rysunku listy i wybieramy odpowiednie wartości. Krój czcionki Wielkość czcionki Pogrubienie Pochylenie/Kursywa Podkreślenie Cień Kolor tekstu 6.3.2.2 Zmiana stylu czcionki: pogrubiona, pochylona (kursywa), podkreślona, cieniowanie. Zmianę stylu uzyskujemy przez naciśnięcie ikon wskazanych na rysunku powyżej. 6.3.2.3 Zastosowanie kolorów do tekstu. Wybieramy listę wskazaną na rysunku i wybieramy kolor. Więcej opcji formatowania czcionki można uzyskać w oknie czcionka. Okno to otwieramy w Narzędziach głównych. Strona 6 z 11
Ikona otwierania okna Czcionka 6.3.2.4 Zastosowanie opcji śledzenia zmian tekstu. Program PowerPoint 2007 nie ma tej opcji. Śledzenie zmian jest możliwe we współpracy z serwerem Share Point. 6.3.2.5 Wyrównywanie tekstu: do lewej, do prawej, wyśrodkowanie. Na poniższym rysunku ikony włączające kolejno: wyrównanie do lewej, wyśrodkowanie, wyrównanie do prawej i justowanie. 6.3.3. Listy 6.3.3.1 Wcięcie tekstu wypunktowanego. Usunięcie wcięcia z tekstu wypunktowanego. W tekście, zawierającym akapity, można wprowadzić wypunktowanie lub numerowanie. Służą do tego ikony umieszczone w Narzędziach głównych. Obok tych ikon znajdują się ikony służące do zwiększania i zmniejszania wcięcia. Wypunktowanie Numerowanie Zwiększanie wcięcia Zmniejszanie wcięcia Interlinia 6.3.2.2 Ustawianie interlinii przed i po akapitach listy numerowanej lub wypunktowanej. Interlinię można ustawić rozwijając listę wskazaną powyżej lub w oknie Akapit otwieranym w sekcji Akapit w Narzędziach głównych. W oknie Akapit ustawiane są również odstępy Przed i Po akapicie. Strona 7 z 11
6.3.3.3 Zmiana standardowego stylu wypunktowania lub numerowania w licie. Zmian dokonujemy rozwijając listy znajdujące się przy ikonach Wypunktowanie (Punktory) i Numerowanie i wybierając odpowiednie opcje. 6.3.4. Tabele 6.3.4.1 Wprowadzenie, edycja tekstu w slajdzie z tabelą. Tabelę wstawiamy do slajdu wybierając ikonę Tabel w menu wstawianie. Tabelę można też wstawić wykorzystując ikonę Wstaw tabelę znajdującą się w niektórych układach slajdu, np. Tekst i zawartość. 6.3.4.2 Zaznaczenie wierszy, kolumn, całej tabeli. Cała tabela zostanie zaznaczona jeśli naciśniemy przycisk myszy w obrębie tabeli. Wiersz lub kolumna zostanie zaznaczona, jeśli przeciągniemy mysz z naciśniętym przyciskiem wzdłuż wiersz lub tabeli. 6.3.4.3 Wstawianie i usuwanie wierszy i kolumn. Aby wstawić lub usunąć wiersz i kolumnę ustawiamy kursor w odpowiednim wierszu lub kolumnie. Następnie z menu podręcznego wybieramy odpowiedni polecenie Wstaw lub Usuń. Operacje te można wykonać też w menu Układ, gdzie są ikony odpowiednich poleceń. Menu Układ jest dostępne gdy kursor znajduje się w obrębie tabeli. 6.3.4.4 Zmiana szerokości kolumn, wysokości wierszy. Odpowiednie ikony poleceń i list znajdują się w menu Układ. 6.4. Wykresy 6.4.1. Praca z wykresami 6.4.1.1 Tworzenie w prezentacji różnych rodzajów wykresów: kolumnowych, słupkowych, liniowych i kołowych. Wykres tworzymy wybierając ikonę Wykres w menu wstawianie. Otwiera się okno Wstawianie wykresu, w którym można wybrać typ wykresu. Jednocześnie z wstawianiem wykresu do slajdu otwiera się, w programie MS Excel, arkusz z tabelą z danymi wykresu. W tabeli tej można zmienić wartości liczbowe i opisy oś wykresu. 6.4.1.2 Zaznaczenie wykresu. Wykres zaznaczamy naciskają lewy przycisk myszy w obszarze wykresu. 6.4.1.3 Zmiana typu wykresu. Polecenie Zmień typ wykresu uruchamiamy ikoną znajdującą się w menu Projektowanie. Menu Strona 8 z 11
Projektowanie dostępne jest gdy wykres jest zaznaczony. Otwiera się wtedy okno Zmienianie typu wykresu. 6.4.1.4 Dodawanie, usuwanie, edycja tytułu wykresu. Po zaznaczeniu wykresu dostępne jest menu Układ. W menu Układ jest ikona polecenia Tytuł wykresu, której naciśnięcie powoduje wstawienie pola tytułu wykresu. Po ustawieniu kursora w obszarze pola tytułu wykresu możemy przystąpić do edycji tytułu. 6.4.1.5 Wprowadzanie do wykresu etykiet z danymi: wartościami/liczbami, procentami. Naciskamy ikonę Etykiety danych w menu Układ. Możemy wybrać lokalizację etykiet i inne opcje dotyczące etykiet. 6.4.1.6 Zmiana koloru tła wykresu. Zaznaczamy obszar kreślenia. Z menu układ lub Formatowanie wybieramy Formatuj zaznaczone, a następnie Wypełnienie. Polecenie Formatuj obszar kreślenia dostępne jest również w menu podręcznym. Obszar kreślenia 6.4.1.7 Zmiana kolorów słupków, kolumn, linii i wycinków koła w wykresach. Zaznaczamy kolumnę (słupek, wycinek) odpowiadający serii danych, której kolor zmieniamy. Wybieramy jw. Polecenie Formatuj zaznaczone i wypełnienie. 6.5. Obiekty graficzne 6.4.2. Schemat organizacyjny 6.4.2.1 Tworzenie hierarchicznego schematu organizacyjnego (z wykorzystaniem wbudowanego narzędzia do tworzenia schematów organizacyjnych). W menu Wstawianie naciskamy ikonę SmartArt W otwartym oknie Wybieranie grafiki SmartArt zaznaczamy Hierarchia, a następnie Schemat organizacyjny. Strona 9 z 11
6.4.2.2 Zmiana struktury hierarchicznej schematu organizacyjnego. Po zaznaczeniu schematu organizacyjnego zmian struktury dokonujemy w menu Projektowanie w sekcji Układy. 6.4.2.3 Dodawanie, usuwanie współpracowników, podwładnych w strukturze schematu organizacyjnego. Po zaznaczeniu bloku, do którego dodajemy/usuwamy współpracowników/podwładnych, wybieramy Dodaj kształt w menu Projektowanie. 6.5.1. Wprowadzanie, manipulacja 6.5.1.1 Wprowadzenie obiektu graficznego (obraz, rysunek) do slajdu. Wybieramy Obraz lub Obiekt clipart z menu Wstawianie, a następnie wskazujemy odpowiedni obiekt. W przypadku clipartów, z prawej strony głównego okna otwiera się okno Clipart, w którym wybieramy Organizuj klipy. 6.5.1.2 Zaznaczenie obiektu graficznego. Najeżdżamy kursorem na obiekt i naciskamy lewy przycisk myszy. 6.5.1.3 Kopiowanie, przenoszenie obiektów graficznych, wykresów w obrębie jednej prezentacji lub pomiędzy otwartymi prezentacjami. Po zaznaczeniu obiektu wybieramy Kopiuj lub Wytnij. Następnie wskazujemy miejsce docelowe i wybieramy polecenie Wklej. 6.5.1.4 Zmiana rozmiaru, usuwanie obiektu graficznego, wykresu w prezentacji. Zaznaczamy obiekt i ustawiamy kursor na odpowiednim uchwycie. Naciskamy przycisk myszy i przesuwamy mysz, aż do uzyskania żądanych rozmiarów. Aby dokładnie ustalić rozmiar obiektu (ustawić zadany rozmiar) wybieramy, z menu podręcznego, Rozmiar i położenie. Aby usunąć obiekt z prezentacji zaznaczamy go i wybieramy polecenie usuń (Del) 6.5.1.5 Obracanie, odwracanie obiektu graficznego. Zaznaczamy obiekt. I ciągniemy myszą za zielony uchwyt. Większe możliwości daje naciśnięcie ikony Obrót w menu Formatowanie.. 6.5.1.6 Wyrównanie obiektu graficznego na slajdzie: do lewej, prawej, góry, dołu, wyśrodkowanie obiektu w pionie i w poziomie. Po zaznaczeniu obiektu wybieramy Wyrównaj z menu Formatowanie. 6.5.2. Rysowanie 6.5.2.1 Dodawanie do slajdu różnych typów obiektów graficznych: linia prosta, strzałki, strzałki blokowe, trójkąt, kwadrat, owal, koło, pole tekstowe. Z menu Wstawianie wybieramy Kształty, a następnie potrzebny obiekt. Przesuwamy kursor w obszar slajdu. Naciskamy przycisk lewy myszy i przesuwamy kursor do osiągnięcia potrzebnej wielkości obiektu. Puszczamy przycisk. 6.5.2.2 Wprowadzanie tekstu do pola tekstowego, strzałki blokowej, trójkąta, kwadratu, owalu, koła. Zaznaczamy obiekt i rozpoczynamy pisanie tekstu. 6.5.2.3 Zmiana koloru tła obiektów graficznych, koloru linii, grubości i stylu linii. Wszystkie zmiany wykonujemy w menu Formatowanie lub wybierając, z menu podręcznego polecenie Formatuj kształt. 6.5.2.4 Zmiana stylu początku i końca obiektu graficznego typu strzałka. Z menu podręcznego wybieramy Formatuj kształt, a następnie Styl linii. 6.5.2.5 Zastosowanie cieniowania do obiektów graficznych. Wybieramy Efekty kształtów z menu Formatowanie lub Formatuj kształt\cień z menu podręcznego. 6.5.2.6 Pogrupowanie, rozgrupowanie obiektów graficznych na slajdzie. W celu zgrupowania obiektów zaznaczamy je z jednocześnie wciśniętym klawiszem Shift i z menu podręcznego lub z menu Format wybieramy Grupuj. Strona 10 z 11
W celu rozgrupowania obiektów zaznaczamy grupę obiektów i wybieramy Grupuj\Rozgrupuj z menu podręcznego lub z menu Format. 6.5.2.7 Ustawienie położenia obiektu graficznego nad, pod, na wierzch, na spód w stosunku do innych obiektów graficznych. Zaznaczamy obiekt i z menu podręcznego lub z menu Format wybieramy Przesuń na wierzch, Przesuń pod spód, lub którąś z podopcji. 6.6. Przygotowanie pokazu slajdów 6.6.1. Przygotowanie prezentacji 6.6.1.1 Dodawanie, usuwanie efektów przejść pomiędzy slajdami. Przejścia slajdów wybieramy i nadajemy w menu Animacje w sekcji Przejście do tego slajdu. W menu Animacje wybieramy również sposób przełączenia (Przy kliknięciu myszą lub Automatycznie po określonym czasie). Przejście przypisywane jest do bieżącego slajdu. Jeśli ma być przypisane do wszystkich slajdów to należy wybrać Zastosuj do wszystkich w menu Animacje. 6.6.1.2 Dodawanie, usuwanie ustawionych uprzednio efektów animacji dla różnych elementów slajdu. Efekty animacji dla różnych obiektów slajdów nadajemy wybierając Animacje niestandardowe w menu Animacje. Po wybraniu Animacji niestandardowych otwiera się, z prawej strony okna głównego) okno Animacje niestandardowe. W tym oknie najwygodniej dodać animacje. Aby usunąć konkretny efekt animacji należy zaznaczyć go w oknie Animacje niestandardowe i nacisnąć Del. 6.6.1.3 Dodawanie notatek do slajdów. Aby dodać notatkę do slajdu należy kliknąć w oknie poniżej głównego okna prezentacji. W oknie tym umieszczony jest napis: Kliknij, aby dodać notatki. 6.6.1.4 Wybór sposobu przedstawiania prezentacji: prezentacja na rzutniku, materiał informacyjny do wręczania uczestnikom pokazu, prezentacja na monitorze. Naciskamy Przycisk pakietu Office i wybieramy Publikuj, a następnie odpowiednią opcję. 6.6.1.5 Wyświetlanie, ukrywanie slajdów. Aby ukryć\wyświetlić slajd naciskamy Ukryj slajd w menu Pokaz slajdów. 6.6.2. Sprawdzanie i uruchamianie prezentacji 6.6.2.1 Sprawdzanie poprawności językowej i ortograficznej prezentacji: poprawa błędów ortograficznych, usuwanie powtórzonych słów. Wybieramy Pisownia z menu Recenzja i postępujemy zgodnie z wyświetlanymi komunikatami. 6.6.2.2 Zmiana orientacji stron slajdów: pionowa, pozioma. Zmiana rozmiaru papieru. Orientacje slajdu określamy wybierając Orientacja slajdu w menu Projekt. Rozmiar slajdu i rozmiar papieru określamy wybierając Ustawienia strony w menu Projekt. 6.6.2.3 Drukowanie całej prezentacji, określonych slajdów, materiałów informacyjnych, notatek, konspektu slajdów. Ustalanie liczby kopii drukowanej prezentacji. Drukowanie do pliku. Wszystkie te parametry określamy po wybraniu Przycisk pakietu Office\drukuj\Drukuj. 6.6.2.4 Uruchamianie pokazu slajdów od pierwszego slajdu, od bieżącego slajdu. Parametry te określamy po wybraniu Przygotuj pokaz slajdów z menu Pokaz slajdów. 6.6.2.5 Przechodzenie się do następnego slajdu, poprzedniego slajdu, konkretnego slajdu podczas pokazu slajdów. Zaznaczamy obiekt, którego naciśnięcie ma wywołać określoną akcję i wybieramy Hiperłącze z menu Wstawianie. Strona 11 z 11