Załącznik do zarządzenia Nr 26/16 Wojewody Pomorskiego z dnia 22 stycznia 2016 r. IN.1310.1.2016.IK Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego, w celu ich ochrony w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku i Delegaturze w Słupsku Gdańsk, styczeń 2016 r.
Spis treści.... 2 Rozdział 1. Podstawy prawne 3 Rozdział 2. Określenia użyte w instrukcji...... 3 Rozdział 3. Informacje ogólne, zasady zapewniania dostępu oraz środków bezpieczeństwa fizycznego do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone 5 Rozdział 4. Rozdział 5. Rozdział 6. Klasyfikowanie i kontrola ochrony informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone....... Przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone. Wytwarzanie, oznaczanie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone.. 7 7 10 Rozdział 7. Wysyłanie i doręczanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone 11 Rozdział 8. Przegląd, zniesienie klauzuli tajności na dokumentach niejawnych o klauzuli zastrzeżone oraz ich niszczenie i archiwizacja 12 Rozdział 9. Postanowienia końcowe i odpowiedzialność. 14 2
Rozdział 1 Podstawy prawne 1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228, z późn. zm.). 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 276, poz. 1631, z późn. zm.). 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. z 2011 r. Nr 271, poz. 1603). 4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. z 2011 r. Nr 288, poz. 1692). 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 683). 6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 159, poz. 948). Rozdział 2 Określenia użyte w instrukcji 1. Określenia użyte w instrukcji 1. jednostka organizacyjna - Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku i jego Delegatura w Słupsku, zwany dalej Urzędem; 2. kierownik jednostki organizacyjnej Wojewoda Pomorski; 3. komórka organizacyjna wydział, biuro oraz zespół wchodzący w skład Urzędu; 4. kierownik komórki organizacyjnej dyrektor wydziału, biura oraz kierujący zespołem wchodzącym w skład Urzędu; 3
5. Pełnomocnik Ochrony Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych, odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych; 6. Pion Ochrony wyodrębniona komórka organizacyjna Urzędu - Zespół ds. Ochrony Informacji Niejawnych (ZOIN); 7. Kancelaria Tajna wyodrębniona komórka organizacyjna w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych, obejmująca zadania rejestrowania, przechowywania, przetwarzania oraz obiegu dokumentów niejawnych; 8. dokument każda utrwalona w formie papierowej lub elektronicznej informacja niejawna; 9. materiał dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chroniona jako informacja niejawna; 10. dokument elektroniczny oznaczony klauzulą zastrzeżone dokument utrwalony na informatycznym nośniku danych lub przetwarzany w systemie teleinformatycznym; 11. metryka dokumentu elektronicznego zestaw informacji o dokumencie elektronicznym powiązanych z dokumentem lub umieszczonych na nim; 12. STI-PUW akredytowany System Teleinformatyczny przetwarzający informacje niejawne w Pionie Ochrony Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku; 13. przetwarzanie informacji niejawnych wszelkie operacje wykonywane w odniesieniu do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie; 14. wykonawca pracownik zajmujący określone stanowisko służbowe, wykonujący zadania zgodnie z zakresem obowiązków, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie oraz przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych; 15. dokumentacja ewidencyjna dziennik ewidencyjny, rejestr dzienników ewidencji i teczek, książka doręczeń przesyłek miejscowych, wykaz przesyłek nadanych; 16. przesyłka materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek i listów; 17. rękojmia zachowania tajemnicy - zdolność osoby do spełnienia ustawowych wymogów dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, stwierdzona w wyniku przeprowadzenia postępowania sprawdzającego. 4
Rozdział 3 Informacje ogólne, zasady zapewniania dostępu oraz środków bezpieczeństwa fizycznego do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone 2. Niniejszą instrukcję tworzy się w celu zapewnienia ochrony i prawidłowego obiegu informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone w Urzędzie. 3. 1. Instrukcja określa zasady i sposób postępowania z informacjami niejawnymi o klauzuli zastrzeżone oraz zasady ochrony tych informacji w Urzędzie, w szczególności: 1) warunki dostępu do tych informacji i nadzór nad ich bezpieczeństwem przed nieuprawnionym ich ujawnieniem, 2) zasady ich klasyfikowania, oznaczania, przyjmowania, ewidencjonowania, wytwarzania, przetwarzania i przechowywania, 3) odpowiedzialność za naruszenie przepisów dotyczących ich ochrony. 2. Instrukcja dotyczy wszystkich pracowników Urzędu, bez względu na zajmowane przez nich stanowiska, jeśli zakres wykonywanych obowiązków służbowych wymaga dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 4. 1. Jednostka organizacyjna zobligowana jest do zastosowania środków bezpieczeństwa fizycznego odpowiednio do poziomu zagrożeń, w celu uniemożliwienia osobom nieuprawnionym dostępu do takich informacji. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego uzależnia się od poziomu zagrożeń. 2. Zabezpieczanie informacji niejawnych przed nieuprawnionym ich ujawnieniem wymaga ich przetwarzania w pomieszczeniu lub obszarze wyposażonym m. in. w system kontroli. W Urzędzie miejscem tym jest Kancelaria Tajna, która spełnia warunki pomieszczenia wzmocnionego. W pozostałych komórkach organizacyjnych Urzędu, które nie są wyposażone we wzmocnione pomieszczenia i system kontroli, dokumenty i materiały niejawne o klauzuli zastrzeżone należy przechowywać w wyznaczonym pomieszczeniu biurowym, szafach metalowych lub meblach biurowych zamkniętych na klucz, w celu ograniczenia dostępu do tych dokumentów i materiałów osobom nieuprawnionym. 5. 1. W Urzędzie materiały i dokumenty o klauzuli zastrzeżone mogą być przetwarzane przez pracowników posiadających dostęp do informacji niejawnych. 2. Dostęp do materiałów i dokumentów niejawnych w poszczególnych komórkach organizacyjnych może mieć wyłącznie pracownik, wyznaczony przez kierownika komórki organizacyjnej do ich ewidencjonowania oraz przetwarzania, posiadający ważne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone oraz zaświadczenie stwierdzające odbycie szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych. 5
3. Przedmiotowe poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia wydaje się wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku lub wykonywania czynności zleconych w Urzędzie. 4. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do zgłaszania Pełnomocnikowi Ochrony zatrudnienie/przeniesienie na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, w celu wydania przez kierownika jednostki organizacyjnej pisemnego upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 5. Zadania przetwarzania informacji niejawnych powinny być ujęte w zakresie obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników wyznaczonych do ich wykonywania. 6. W przypadku zmiany osoby o której mowa w ust. 2, w wyniku zmiany zakresu wykonywanych czynności lub rozwiązania stosunku pracy, sporządza się protokół przekazania dokumentacji ewidencyjnej, materiałów i dokumentów o klauzuli zastrzeżone, osobie wyznaczonej przez kierownika komórki organizacyjnej, posiadającej poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych. 7. Protokół wymieniony w ust. 6 przechowywany jest w komórce organizacyjnej, a jego kopię przekazuje się Pełnomocnikowi Ochrony. 8. W przypadku czasowej nieobecności osoby, o której mowa w ust. 2 dopuszcza się przekazanie ww. dokumentacji za pokwitowaniem innej osobie, wyznaczonej przez kierownika komórki organizacyjnej, posiadającej poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych. 9. W razie likwidacji komórki organizacyjnej ust. 6 i 8 stosuje się odpowiednio. 6. Praktykanci i stażyści, którzy w trakcie odbywania praktyki lub stażu w Urzędzie mogliby mieć styczność z dokumentami niejawnymi o klauzuli zastrzeżone, zostają każdorazowo przeszkoleni z zakresu ochrony informacji niejawnych przez Pełnomocnika Ochrony. 7. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zapewniają i nadzorują stosowanie ustaleń niniejszej instrukcji w zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone przez pracowników kierowanej komórki organizacyjnej. 6
Rozdział 4 Klasyfikowanie i kontrola ochrony informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone 8. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę zastrzeżone, jeżeli nie nadano im wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej. 9. Klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. Może ona również określić datę lub wydarzenie, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności. 10. 1. Zadania koordynacyjne i kontrolne w zakresie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie sprawuje Pełnomocnik Ochrony. Kontrole z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, w szczególności kontrole ewidencji, obiegu i przechowywania dokumentów niejawnych, przeprowadzają pracownicy Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych, na podstawie upoważnień każdorazowo wydanych przez Pełnomocnika Ochrony. 2. W przypadku stwierdzenia naruszenia w jednostce organizacyjnej przepisów o ochronie informacji niejawnych niezwłocznie informuje się Pełnomocnika Ochrony, który o tym fakcie zawiadamia kierownika jednostki organizacyjnej i podejmuje natychmiastowe działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego negatywnych skutków. Rozdział 5 Przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone 11. 1. Z uwagi na funkcjonowanie w Urzędzie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, stanowiącego podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych, do przyjmowania, rejestrowania i ewidencjonowania dokumentacji niejawnej stosuje się zapisy zawarte w 40 i 41 Szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, stanowiącą załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 258/2015 Wojewody Pomorskiego z dnia 24 września 2015 r., zmieniającego zarządzenie Nr 107/13 Wojewody Pomorskiego z dnia 18 marca 2013 r. w sprawie ustanowienia systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad użytkowania systemu EZD oraz powołania Zespołu ds. obsługi systemu EZD w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 7
2. Korespondencja niejawna o klauzuli zastrzeżone może wpływać do Urzędu za pośrednictwem Poczty Polskiej, przesyłek kurierskich lub być dostarczana osobiście przez nadawcę. 3. W przypadku wpływu do Urzędu przesyłek zawierających kopertę wewnętrzną, na której umieszczono klauzulę tajności i ich przyjęcia w punktach kancelaryjnych, o których mowa w 40 ust. 7 Szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją ( ), NIE OTWIERA SIĘ takiej korespondencji. Podlega ona wyłącznie wstępnej rejestracji w systemie EZD 4. Przesyłki, wraz z nienaruszoną kopertą wewnętrzną przekazuje się w następujący sposób: 1) przesyłki adresowane na Wojewodę Pomorskiego przekazuje się do sekretariatu Biura Wojewody; 2) przesyłki adresowane na Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku i na Wydział Infrastruktury przekazuje się do Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych; 3) przesyłki adresowane na pozostałe komórki organizacyjne przekazuje się sekretariatom tych komórek. 5. Przyjmując przesyłkę, przed rejestracją należy sprawdzić: 1) prawidłowość adresu, 2) całość pieczęci i opakowania, 3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej nadawcy, 4) zgodność numeru na przesyłce z numerem tej przesyłki na wykazie lub w książce doręczeń; 5) zgodność liczby stron lub innych jednostek miary materiałów oraz liczby załączników z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach. 6. W przypadku uszkodzenia przesyłki lub stwierdzenia śladów jej otwierania, osoba kwitująca i doręczająca przesyłkę sporządza protokół uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, a drugi Pełnomocnikowi Ochrony. 12. 1. Wszystkie dokumenty o klauzuli zastrzeżone podlegają niezwłocznemu zaewidencjonowaniu w prowadzonych dziennikach ewidencyjnych. Dotyczy to zarówno korespondencji wpływającej, jak i wytworzonej i wysyłanej z Urzędu. 2. Do ewidencjonowania i wysyłania dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone prowadzi się: 1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, 8
2) dziennik ewidencyjny, 3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, 4) wykaz przesyłek nadanych. 3. Przesyłki otrzymane, o klauzuli zastrzeżone nie podlegają skanowaniu, tj. elektronicznemu odwzorowaniu, w systemie EZD. 4. Otrzymaną przesyłkę lub inny materiał rejestruje się w dzienniku ewidencyjnym odpowiednio w kolejności otrzymania. 5. Rejestracji dokumentacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian w dzienniku ewidencyjnym dokonuje się kolorem czerwonym, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany. 6. W przypadku anulowania pozycji w dzienniku ewidencyjnym lub rejestrze ewidencji dzienników i teczek podaje się powód anulowania, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji w dzienniku ewidencyjnym lub rejestrze dokonuje się kolorem czerwonym. 7. Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych w dziennikach ewidencyjnych lub rejestrach ewidencji dzienników i teczek. 8. Osoba odpowiedzialna za ewidencjonowanie dokumentów o klauzuli zastrzeżone, po zarejestrowaniu przesyłki wpływającej do urzędu, przedstawia taki dokument kierownikowi komórki organizacyjnej, w celu naniesienia przez niego imiennej dekretacji na wykonawcę dokumentu, który posiada dostęp do informacji niejawnych. Po dokonaniu dekretacji osoba prowadząca dziennik ewidencyjny, przekazuje zadekretowany dokument niejawny osobie wskazanej w dekretacji, za pokwitowaniem w prowadzonym dzienniku. 13. 1. Podczas przenoszenia, przekazywania (do dekretacji, do realizacji, do wysyłania) dokumentów i materiałów niejawnych o klauzuli zastrzeżone, należy zachować wszelkie środki ostrożności, aby nie dopuścić do ich kradzieży, nieuprawnionego ujawnienia lub zniszczenia. 2. Zabrania się pozostawiania dokumentów i materiałów niejawnych bez nadzoru, przenoszenia ich bez włożenia do nieprzezroczystej teczki wiązanej, przekazywania ich osobom postronnym i wynoszenia poza Urząd. 14. Wszystkie dokumenty i materiały o klauzuli zastrzeżone, zarówno wpływające do Urzędu, jak i wytwarzane i wysyłane, należy zaewidencjonować w rejestrze/spisie spraw, prowadzonym w systemie tradycyjnym. W tym celu wykonawca dokumentów i materiałów o klauzuli zastrzeżone zakłada sprawy, które przyporządkowuje do teczek sklasyfikowanych w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej, nadając dokumentacji znak sprawy. 9
Rozdział 6 Wytwarzanie, oznaczanie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone 15. 1. Treści dokumentów niejawnych, o klauzuli zastrzeżone, wytworzonych lub przetworzonych w postaci dokumentów elektronicznych lub skanów nie umieszcza się w systemie EZD. 2. Zabrania się wytwarzania oraz przetwarzania dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone na stacjonarnym sprzęcie komputerowym nie posiadającym akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego. 3. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone może odbywać się wyłącznie na komputerowym stanowisku pracy STI-PUW znajdującym się w pomieszczeniu Pionu Ochrony i zgodnie z zasadami zawartymi w Szczególnych Wymaganiach Bezpieczeństwa Systemu Teleinformatycznego STI-PUW oraz Procedurach Bezpiecznej Eksploatacji Systemu Teleinformatycznego. 16. 1. Dla ujednolicenia i wskazania sposobu oznaczania materiałów i dokumentów niejawnych stworzono Szatę graficzną dla pism niejawnych o klauzuli zastrzeżone, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. Wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony dokument lub inny materiał rejestruje się w dzienniku ewidencyjnym odpowiednio w kolejności wysłania lub wytworzenia. 17. 1. Na wykonanie kopii, odpisów, wyciągów i tłumaczeń dokumentów i materiałów niejawnych o klauzuli zastrzeżone wymagana jest pisemna zgoda osoby, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału lub adresat materiału, o ile nie wprowadzono na materiale ograniczeń dotyczących kopiowania, odpisów, wyciągów tego materiału. Kopii, odpisów, wyciągów i tłumaczeń dokonuje osoba wskazana w dekretacji takich dokumentów. 2. Wykonanie kopii, odpisów, wyciągów i tłumaczeń dokumentów i materiałów niejawnych o klauzuli zastrzeżone odbywa się w sposób gwarantujący ich zabezpieczenie przed nieuprawnionym ujawnieniem, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności. 3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 umieszcza się na ostatniej stronie dokumentu oryginału. 4. Wykonane kopie, wyciągi, odpisy podlegają rejestracji w dzienniku ewidencyjnym dokumentów niejawnych. 10
18. Dokumenty niejawne o klauzuli zastrzeżone podlegają obowiązkowej ochronie przed kradzieżą i nieuprawnionym ujawnieniem. Dokumenty te, oddzielone od spraw jawnych, przechowuje się zamknięte w meblach biurowych, szafach metalowych lub sejfach zamykanych na co najmniej jeden zamek o skomplikowanym mechanizmie. 19. W każdej komórce organizacyjnej Urzędu przetwarza się dokumenty niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone. Wyjątek stanowi Wydział Infrastruktury, którego dokumentacja przetwarzana jest w Pionie Ochrony Urzędu. Rozdział 7 Wysyłanie i doręczanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone 20. 1. Materiały i dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone przeznaczone do wysyłki w postaci listów i paczek, nadaje się jako przesyłki polecone - za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Pakuje się je w dwie nieprzezroczyste koperty (w przypadku listów) i dwie warstwy nieprzezroczystego papieru pakowego (w przypadku paczek), które oznacza się następująco: 1) na kopercie wewnętrznej: a) u góry i dołu koperty w jej środkowej części umieszcza się klauzulę tajności (odręcznie lub poprzez odciśnięcie pieczęci), b) imię i nazwisko osoby pakującej przesyłkę wraz z podpisem oraz datę kopertowania, c) w lewym górnym rogu nazwę jednostki organizacyjnej nadawcy i numer pisma (sygnatury), pod którym zarejestrowano je w dzienniku ewidencyjnym, d) dokładną nazwę i adres odbiorcy, e) na odwrocie koperty, we wszystkich miejscach łączenia koperty/paczki stawia się pieczątkę nagłówkową komórki organizacyjnej. Tak opieczętowaną kopertę/paczkę należy, w miejscach łączenia, zakleić przezroczystą taśmą samoprzylepną. 2) na kopercie zewnętrznej: Koperta zewnętrzna podlega rejestracji w rejestrze korespondencji wychodzącej w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) PUW, zgodnie z 42 Szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją ( ), o których mowa w 11 ust. 1 niniejszej instrukcji. Na kopercie zewnętrznej nie umieszcza się klauzuli tajności oraz podając sygnaturę pisma nie wskazuje się numeru z dziennika ewidencyjnego dokumentów o klauzuli zastrzeżone. 11
2. Przesyłki wymienione w ust. 1 mogą być wydane przedstawicielowi adresata, który przedstawi upoważnienie do ich odbioru i pokwituje ten fakt w książce doręczeń przesyłek miejscowych. Rozdział 8 Przegląd, zniesienie klauzuli tajności na dokumentach niejawnych o klauzuli zastrzeżone oraz ich niszczenie i archiwizacja 21. 1. Przeglądu dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone dokonuje się w komórkach organizacyjnych Urzędu każdego roku, w celu utrzymania lub zniesienia z nich klauzuli tajności. 2. Zniesienie klauzuli tajności na dokumentach i materiałach o klauzuli zastrzeżone jest możliwe wyłącznie w przypadku ustania ustawowych przesłanek ochrony, o których mowa w art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228, z późn. zm.) oraz po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę, która nadała klauzulę tajności lub jej przełożonego. 3. Przy znoszeniu klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu dokumentu i materiału, a w szczególności: 1) Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie pisma dokonuje się następująco: a) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej klauzuli tajności; b) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się napis Zniesiono klauzulę tajności oraz datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę prawną dokonania czynności; 2) Oznaczenie zniesienia klauzuli tajności dokumentu elektronicznego o klauzuli zastrzeżone umieszcza się w jego metryce. 4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2 dokonuje wykonawca dokumentu i materiału. 5. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone. 6. O fakcie dokonania zniesienia klauzuli tajności należy poinformować wszystkich odbiorców dokumentów lub materiałów, z których zniesiono klauzulę. 12
7. Odbiorcy dokumentu lub materiału, którzy przekazali je kolejnym odbiorcom są odpowiedzialni za poinformowanie ich o zniesieniu klauzuli tajności. 22. 1. Po dokonaniu zniesienia klauzuli tajności na dokumentach niejawnych w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu dokumentacji jawnej, celem oceny jej praktycznego zastosowania dla pracy tych komórek. 2. Po zniesieniu klauzuli teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych, w których zostały wytworzone dokumenty, przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwizacyjnej. 3. Do archiwizowania dokumentacji i spraw jawnych, ostatecznie zakończonych stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743). Działania związane z archiwizacją podlegają uzgodnieniu z Kierownikiem Oddziału Kancelaria i Archiwum Zakładowe Urzędu. 4. Archiwizacji dzienników ewidencyjnych oraz rejestrów dzienników ewidencji i teczek można dokonywać w sytuacji, gdy wszystkie odpowiednie rubryki dzienników i rejestrów zostały wypełnione: 1) adnotacją o zniesieniu klauzuli tajności na dokumentach i materiałach; 2) adnotacją o przekazaniu akt do Archiwum Zakładowego, potwierdzonego protokołem zdawczo-odbiorczym Archiwum Zakładowego, lub 3) adnotacją o dokonaniu ich zniszczenia potwierdzonego protokołem. 23. 1. Dokument i materiał, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiału archiwalnego, tj. nie podlega trwałemu przechowywaniu i utracił praktyczne znaczenie, może zostać zniszczony, zgodnie z zapisami dotyczącymi brakowania dokumentacji niearchiwalnej, określonymi w aktach prawnych, o których mowa w 22 ust. 3 niniejszej instrukcji. 2. Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie jego treści. 3. Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu i materiału uzupełnia się dzienniki ewidencyjne i rejestry ewidencji dzienników i teczek. 13
4. Informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone zapisane w formie elektronicznej, niszczy się poprzez fizyczne zniszczenie nośnika (dyskietki, płyty CD/DVD/ itp.) zgodnie z Procedurami Bezpiecznej Eksploatacji, w Pionie Ochrony Urzędu. Rozdział 9 Postanowienia końcowe i odpowiedzialność 24. Każdy pracownik Urzędu posiadający dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone na zajmowanym stanowisku jest zobowiązany do zapoznania się z treścią niniejszej instrukcji. 25. Za naruszenie postanowień niniejszej instrukcji, w szczególności za nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, podlega się odpowiedzialności dyscyplinarnej lub służbowej, uregulowanej w odrębnych przepisach. 26. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji, stosuje się odpowiednie przepisy zawarte w aktach prawnych wymienionych na wstępie. Załącznik 1 na 5 str.: 1. Szata graficzna dla pism niejawnych o klauzuli zastrzeżone, na 5 stronach 14