ZK.400-1-1/14 Ujednolicona instrukcja dla Beneficjentów dotycząca zasad wydatkowania środków publicznych (Niniejsza instrukcja stanowi aktualizację instrukcji z dn. 04.08.2011r. w związku z wejściem w Ŝycie ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) z dnia 14 marca 2014r. Instrukcja obowiązuje wszystkich Beneficjentów II Osi priorytetowej dla zamówień realizowanych po dniu publikacji niniejszej instrukcji). 1 Zakres jaki obejmuje instrukcja: 1. Ogólne zasady dotyczące wydatkowania środków publicznych; 2. Obowiązki Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP realizujących zamówienie powyŝej 30 000 euro; 3. Obowiązki Beneficjentów, do których nie stosuje się ustawy PZP oraz Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP, realizujących zamówienie poniŝej 30 000 euro. 1. Ogólne zasady dotyczące wydatkowania środków publicznych Zgodnie z art. 5 ust 3 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 poz. 885 z późn. zm.), do środków publicznych zalicza się środki pochodzące z funduszy strukturalnych. W związku z powyŝszym, ich wydatkowanie podlega szczególnego rodzaju obostrzeniom, które zostały określone w umowie o dofinansowanie. Aby wydatki ponoszone przez Beneficjentów (podlegające refundacji z ww. środków bądź ponoszone bezpośrednio z zaliczki) mogły zostać uznane za kwalifikowane muszą być ponoszone zgodnie z postanowieniami umowy, tj. w szczególności celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie. Na potrzeby realizacji umów o dofinansowanie wymienione powyŝej zasady interpretowane są w następujący sposób: celowo: oznacza ponoszenie wydatków jedynie na zadania określone w umowie o dofinansowanie, które słuŝą określonemu w niej celowi. JeŜeli na etapie wdraŝania zostanie stwierdzone, Ŝe przewidziany w umowie o dofinansowanie koszt został poniesiony ale nie wpływa on na osiągnięcie celu projektu, zostanie on uznany za koszt niekwalifikowany (np. w umowie o dofinansowanie został przewidziany zakup 2 urządzeń, przy czym jedno z nich nie zostało zainstalowane i nie jest wykorzystywane/uŝytkowane przez Beneficjenta, który poprzez zakup przedmiotowych urządzeń miał rozwinąć prowadzone przedsiębiorstwo. Nawet jeśli cel projektu został osiągnięty, to wydatek na zakup niezainstalowanego urządzenia naleŝy uznać za niecelowy); rzetelnie: oznacza obowiązek Beneficjenta do ponoszenia wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie, w szczególności zgodnie z przewidzianym w niej harmonogramem rzeczowo-finansowym, a takŝe zgodnie z uzasadnieniem i szczegółowym opisem wydatków (wskazanym we wniosku o dofinansowanie). Wszelkie odstępstwa dotyczące zakresu 1 W przypadku zamówień publicznych, rozpoczętych tj. co do których zainicjowano proces rozeznania rynku przed dniem publikacji niniejszej instrukcji (w szczególności rozesłano zapytania, umieszczono ogłoszenie) stosuje się dotychczasowe zasady.
rzeczowego umowy o dofinansowanie (tj. dotyczące ilości i jakości dóbr i/lub usług przewidzianych w niej do sfinansowania) powinny zostać zgłoszone MCP w formie i terminie określonym w umowie o dofinansowanie; racjonalnie: oznacza obowiązek Beneficjenta racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest moŝliwość wyboru pomiędzy róŝnymi wariantami rozwiązań, a takŝe sprecyzowane kryteria wyboru. Zasadę naleŝy uznać za spełnioną jeŝeli Beneficjent udokumentuje w sposób moŝliwy do weryfikacji, Ŝe dokonał wyboru oferty, który w sposób najpełniejszy odpowiada zakładanym przez niego obiektywnym kryteriom. KaŜdorazowo wskazane kryteria powinny odnosić się do przedmiotu zamówienia, chyba Ŝe z uwagi na przedmiot zamówienia, w szczególności w zakresie robót budowlanych dopuszcza się kryterium dotyczące wykonawcy np. doświadczenie. oszczędnie: oznacza obowiązek Beneficjenta zakupu danego dobra i/lub usługi u wykonawcy/dostawcy oferującego najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę spośród wszystkich ofert, które spełniają wszystkie zakładane przez Beneficjenta kryteria. KaŜdorazowo Beneficjent jest zobowiązany do podania ekonomicznego uzasadnienia dla dokonanego wyboru, w szczególności najniŝsza cena bądź najniŝsza cena i inne obiektywne kryteria. Zgodnie z zasadami gospodarki finansowej, określonymi w ustawie o finansach publicznych Beneficjent zobowiązuje się ponosić wydatki w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z przestrzeganiem powyŝszych zasad łączy się równieŝ zasada równego traktowania podmiotów poprzez stawianie wymagań, które muszą być jednakowe dla wszystkich. W związku z powyŝszym róŝnicowanie wykonawców z uwagi na formę prawną lub miejsce prowadzenia działalności w przypadku spełnienia przez nich wszystkich obiektywnych kryteriów nie jest uprawnione. Równocześnie realizując dostawy (np. zakup środków trwałych) lub usługi (np. roboty budowlane, wdroŝenie ISO) w ramach Projektu, naleŝy dołoŝyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu postanowień objętych umową o dofinansowanie. Za konflikt interesów naleŝy w szczególności uznać sytuacje, gdy pomiędzy Beneficjentem a dostawcą/wykonawcą istnieją powiązania osobowe bądź kapitałowe, które spowodują, Ŝe przyjęte przez Beneficjenta kryteria nie będą mogły być uznane za kryteria obiektywne. CięŜar dowodu, Ŝe powyŝsze wymogi określone w umowie o dofinansowanie zostały spełnione, leŝy po stronie Beneficjenta. Oznacza to, Ŝe Beneficjent powinien zgromadzić i przedstawić MCP dokumenty, które potwierdzą, Ŝe dokonane w ramach projektu wydatki były ponoszone w sposób określony w umowie o dofinansowanie projektu, w szczególności celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z niniejszą instrukcją. Procedury wydatkowania środków publicznych określa przede wszystkim ustawa PZP. PoniŜsza tabela przedstawia obowiązek stosowania przepisów ustawy przez Beneficjentów II Osi priorytetowej MRPO.
Oznaczenie i nazwa schematu Schemat 2.1 A Bezpośrednie wsparcie inwestycji w MŚP Maksymalny udział środków MRPO w wydatkach kwalifikowanych na poziomie projektu (%) 2 40% - dla projektów inwestycyjnych mikro i małych przedsiębiorstw* 30% - dla projektów inwestycyjnych średnich przedsiębiorstw* Maksymalna kwota wsparcia Mikroprzedsiębiorstwa 400 tys. PLN Małe przedsiębiorstwa 1 mln PLN Średnie przedsiębiorstwa 2 mln PLN MŚP Typ Beneficjentów Zastosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) Nie stosuje się zapisów ustawy PZP (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 t.j. z późn. zm.) Schemat 2.1 B Wspólne przedsięwzięcia i tworzenie powiązań kooperacyjnych pomiędzy przedsiębiorstwami w tym tworzenie klastrów Schemat 2.1 C Dotacje dla Instytucji otoczenia Biznesu Schemat 2.1 D Wsparcie funduszy zwrotnych przeznaczonych dla przedsiębiorstw Schemat 2.2.A Projekty badawcze Schemat 2.2 B Projekty inwestycyjne przedsiębiorstw z zakresu B+R 50% 1 mln PLN - Szkoły wyŝsze - Organizacje pozarządowe - Instytucje Otoczenia Biznesu - MŚP 50% 1 mln PLN Instytucje Otoczenia Biznesu 100% - Instytucje Otoczenia Biznesu do 80% - wsparcie badań przemysłowych (50% + do 20% dla MŚP +15% w przypadku współpracy z organizacją badawczą) do 60% - wsparcie badań przedkonkurencyjnych (25% + do 20% dla MŚP +15% w przypadku współpracy z organizacją badawczą) 3 70% - projekty mikro i małych przedsiębiorstw 60% - projekty średnich przedsiębiorstw Maksymalna wartość całkowitej kwoty wydatków kwalifikowanych projektu poniŝej 400 tys. PLN Maksymalna wartość całkowitej kwoty wydatków kwalifikowanych projektu poniŝej 400 tys. PLN -Jednostki naukowe - Szkoły wyŝsze - Organizacje pozarządowe - MŚP MŚP Nie stosuje się zapisów ustawy PZP za wyjątkiem podmiotów wskazanych w art. 3 ust.1 (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 t.j. z późn. zm.) Nie stosuje się zapisów ustawy PZP (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 t.j. z późn. zm.) 2 Pułap dofinansowania moŝe zostać podniesiony o 5 punktów procentowych dla przedsiębiorstw, których projekt jest zlokalizowany na terenie, na którym wskaźnik przedsiębiorczości mierzony na poziomie powiatu jest niŝszy niŝ 75% średniej dla Województwa Małopolskiego; 3 Zgodnie z aktualnym brzmieniem Uszczegółowienia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2007-2013, stanowiącym załącznik do uchwały ZWM nr 938/07 z dnia 27 listopada 2007 roku z późn. zm.;
2. Obowiązki Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP realizujących zamówienie powyŝej 30 000 euro JeŜeli beneficjent II osi priorytetowej MRPO, jest zobowiązany przez przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych do stosowania procedur zamówień publicznych, ma równieŝ obowiązek stosować procedury zamówień publicznych w trakcie wydatkowania środków pochodzących z MRPO - podmioty, wskazane w art. 3 ust. 1 pkt. 1 7 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 t.j. z późn. zm.). W przypadku Beneficjentów schematu 2.1 B, C, D oraz 2.2 A nie stosujących ustawy PZP są oni zobowiązani do złoŝenia oświadczenia, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1. oraz stosowania obowiązków określonych w pkt 3 niniejszej instrukcji. Naruszenie przepisów ustawy PZP moŝe stanowić przesłankę do rozwiązania umowy o dofinansowanie i w konsekwencji konieczność zwrotu przez Beneficjenta całości lub części pobranego dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych na zasadach określonych w art. 207 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885 z późn. zm.). Na zasadach określonych w wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego dot. Wymierzania korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE MCP dopuszcza moŝliwość nałoŝenia korekt finansowych za naruszenie ustawy PZP. 3. Obowiązki Beneficjentów, do których nie stosuje się ustawy PZP oraz Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP, realizujących zamówienie poniŝej 30 000 euro. Beneficjenci schematu 2.1 A oraz 2.2 B, podmioty, które złoŝyły oświadczenie zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1, a takŝe podmioty stosujące ustawę PZP a realizujące zamówienie do 30 tys euro są zobowiązani do przeprowadzenia rozeznania rynku w sposób opisany poniŝej. Dodatkowo podmioty wyłączone ze stosowania ustawy PZP zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. przy zamówieniach poniŝej 30 tys. euro) są zobowiązane do złoŝenia zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 oświadczenia w zakresie prawidłowości określenia wartości zamówienia poniŝej progu ustawy PZP. Ocena czy dany wydatek został poniesiony prawidłowo następuje na etapie wdraŝania projektu tj. rozliczenia wniosku o płatność i kontroli na miejscu. Dokonywana ona będzie w szczególności w oparciu o sporządzoną przez Beneficjenta na tę okoliczność dokumentację tj.: zapytanie ofertowe zawierające w szczególności, dokładany opis przedmiotu zamówienia (w przypadku robót budowlanych zapytanie powinno zawierać szczegółowy opis uwzględniający ilościowy (np. m²) i jakościowy (np. rodzaj wykorzystywanych materiałów) zakres prac, zaś w przypadku środków trwałych opis parametrów poszukiwanych urządzeń) oraz kryteria wyboru oferty czy termin na złoŝenie oferty;
potwierdzenie wysłania/upublicznienia zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych oferentów (np. wydruk maila, potwierdzenie zamieszczenia na stronie internetowej Beneficjenta lub portalu aukcyjnym, zwrotne potwierdzenie odbioru, raport fax) 4 otrzymane w odpowiedzi na zapytania ofertowe oferty tj. nadesłane pocztą, mailowo, faxem, doręczone osobiście lub wydruki z portali aukcyjnych na zakup środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i/lub dóbr/usług 5 o wartości jednostkowej przekraczającej 15 000 zł (netto) a w przypadku robót budowlanych w tym materiałów o wartości przekraczającej 30 000 euro. W przypadku urządzeń wykonywanych na indywidualne zamówienie Beneficjenta (tj. nie produkowanych seryjnie), jest on zobowiązany do przedstawiania wyczerpującego uzasadnienia, dla których skierowanie zapytania ofertowego do większego grona potencjalnych oferentów było niemoŝliwe. informację z przeprowadzonego rozeznania sporządzoną zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3, lub protokół sporządzony przez Beneficjenta z przeprowadzonego rozeznania jeśli zawiera toŝsame dane, w szczególności w zakresie zastosowanych kryteriów wyboru i uzasadnienia. PowyŜszą dokumentację naleŝy przedstawić najpóźniej w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu. Dodatkowo naleŝy pamiętać o szczególnych ograniczeniach dotyczących realizowanych w ramach umowy o dofinansowanie transakcjach, opisanych w Podręczniku kwalifikowania wydatków MRPO. W szczególności o transakcjach dotyczących zakupu wartości niematerialno-prawnej w przypadku których, naleŝy spełnić dodatkową przesłankę dotyczącą zakupu od osoby trzeciej na warunkach rynkowych oraz o transakcjach pomiędzy małŝonkami oraz osobami powiązanymi ze sobą węzłem pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia włącznie, które są wykluczone. W przypadku ponoszenia wydatków niezgodnie z powyŝszymi zasadami, MCP moŝe uznać część lub całość wydatków za niekwalifikowane, w zaleŝności od uchybień dokonanych przez Beneficjenta. W szczególności w przypadku gdy MCP, dokonując weryfikacji przeprowadzonego rozeznania pozyska oferty na dany przedmiot zamówienia, których wartość rynkowa jest niŝsza od ujętej w informacji Beneficjenta, moŝe uznać, Ŝe przedmiotowe rozeznanie zostało przeprowadzone niepoprawnie/nierzetelnie i obniŝyć kwotę wydatków kwalifikowalnych do średnich cen rynkowych. Pozyskanie przez pracowników MCP ofert, moŝe odbywać się w szczególności za pośrednictwem: Internetu (wydruk ze stron WWW), pisemnego pozyskania ofert (pismo, e- mail, faks, list, itp.). 4 Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej lub upublicznienia go w innej formie, zapewniając zapoznanie się z jego treścią przez nieograniczony krąg podmiotów, spełnia wymóg skierowania zapytania do co najmniej 3 potencjalnych oferentów. 5 KaŜdorazowo rodzaj zamówienia zaleŝy od katalogu kosztów kwalifikowanych w danym schemacie.
Jednocześnie brak posiadania ofert adekwatnych do przedstawionego zapytania ofertowego przez Beneficjenta moŝe skutkować uznaniem całej kwoty wydatku za niekwalifikowaną. JeŜeli w wyniku zgromadzonej dokumentacji w tym przedstawionej przez Beneficjenta MCP stwierdzi uzasadnione okoliczności mogące świadczyć o popełnieniu przestępstwa, MCP zobowiązane będzie do zgłoszenia tego faktu do organów właściwych, zgodnie z art. 304 2 kodeksu postępowania karnego. Załączniki: 1. Wzór oświadczenia dla podmiotów w schematach 2.1 B, C, D i 2.2 A nie stosujących ustawy PZP 2. Wzór oświadczenia dotyczący prawidłowości określenia wartości zamówienia poniŝej progu ustawy PZP. 3. Wzór informacji z rozeznania rynku