Regulamin udzielania zamówień w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Postanowienia ogólne 1. Zapytania ofertowe powinny być realizowane zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: a) Zamawiającym należy przez to rozumieć Stowarzyszenie Północnokaszubska Lokalna Grupa Rybacka (Stowarzyszenie PLGR ). b) Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę prawną lub fizyczną, której udzielono zamówienia w trybie zapytania ofertowego. 3. Naczelnymi zasadami postępowań o udzielenie zamówienia są: zasada równego traktowania wykonawców, uczciwej konkurencji i przejrzystości. 4.Wytyczne niniejszego regulaminu stosuje się w przypadkach zamówień przekraczających kwotę zł do kwoty euro. 2 Zapytanie ofertowe 1. Definicja. Upublicznienie zapytania ofertowego. Zamawiający kieruje zapytanie ofertowe poprzez: publikację zapytania ofertowego na stronie internetowej wskazanej przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego tj. w Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich pod adresem oraz na stronie własnej tj. oraz przesłania pocztą lub drogą elektroniczną do minimum 3 potencjalnych wykonawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego przedmiotu zapytania ofertowego). 2. Treść zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe powinno zawierać: min.: a) oznaczenie Zamawiającego, b) przedmiot zapytania, c) termin składania ofert, d) opis odpowiedzi na zapytanie ofertowe, e) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe f) Informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów (w przypadku kiedy występuje więcej niż jedno kryterium) oceny oferty, g) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, h) informacja dotycząca wykluczenia podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym o których mowa w 2 pkt. 8.

2 i) Warunki zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. Zamawiający ma prawo przed upływem terminu składania ofert dokonać zmiany zapytania ofertowego. W takim przypadku Zamawiający rozważy czy potrzebny jest wykonawcom dodatkowy czas na przygotowanie ofert i może przedłużyć termin składania ofert. 2.1 Przedmiot zapytania nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba, że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zapytania i został określony zakres równoważności. 3. Termin składania ofert. Termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. 4. Wybór oferty najkorzystniejszej. Wybór jest dokonywany w oparciu o kryteria oceny oferty określone w zapytaniu ofertowym. Porównuje się jedynie oferty tych wykonawców, którzy spełniają ewentualnie postawione warunki udziału. Wyboru dokonuje Zarząd PLGR. W przypadku gdy dopuszcza się składanie ofert częściowych postępowanie może zakończyć się wyborem kilku wykonawców. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, który powinien zawierać: a)informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do Zamawiającego, c) Informację o spełnieniu warunku o którym mowa w 2 pkt. 2 lit. h, d) Informację o spełnieniu ewentualnych warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, e) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów (o ile jest więcej niż jedno kryterium) i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, f)wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, g) datę sporządzenia protokołu i podpis Zamawiającego, h) Następujące załączniki: Potwierdzenie udokumentowania publikacji zapytania na stronie internetowej, o której mowa w 2 pkt. 1, Złożone oferty,

3 Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy, a także realizacja lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na stronie internetowej, o której mowa w 2 pkt Unieważnienie postępowania. W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego: a) wpłynie tylko jedna nie podlegająca odrzuceniu oferta uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, b) nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury, o której mowa w niniejszym podrozdziale, przy czym zawarcie umowy z podmiotem powiązanym, o którym mowa w pkt 8), jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą IZ RPO WP/IP oraz jeżeli podmiot powiązany spełnia warunki, o których mowa w pkt. 8). 6. Wynik postępowania. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na stronie internetowej, o której mowa w 2 pkt.1, oraz umieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia protokołu wnioskodawcy, przy czym nie dotyczy to załączników, o których mowa w pkt. 4 acc. 3 lit. h). 7. Dokumentowanie przebiegu postępowania. Dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą i sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego konieczna jest forma pisemna. Dokumentacja postępowania podlega przechowaniu przez okres wymagany stosownie do wymogów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego Wykluczenia W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienia publiczne, z wyjątkiem zamówień sektorowych, udzielane przez beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy PZP zgodnie z art. 3 ustawy PZP, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności

4 związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3 Umowa. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy z wybranym wykonawcą. Umowa powinna uwzględniać istotne postanowienia zawarte w zapytaniu ofertowym. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany. W przypadku gdy Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, dopuszcza się podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów lub przeprowadzenia kolejnego postępowania. 5 Procedura Uproszczona 1. W przypadku wydatków o wartości od 20 tys. zł. do 50 tys. zł., netto (bez podatku od towarów i usług VAT) włącznie, w celu wybrania najkorzystniejszej oferty ma zastosowanie tryb uproszczony, tj. dokonanie i udokumentowanie rozeznania rynku, co najmniej przez upublicznienie zapytania ofertowego poprzez: opublikowanie ww. zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych - przez okres co najmniej 3 dni; udokumentowanie wyboru najkorzystniejszej oferty tj. porównanie cen co najmniej trzech ofert, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców. W celu wybrania najkorzystniejszej oferty można brać pod uwagę inne wymagania (nie tylko cenowe), ale konieczne jest zachowanie przejrzystości procesu wyboru i jego uzasadnienia. 2. W przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe, w celu potwierdzenia, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z

5 danych nakładów, możliwe jest prowadzenie rozeznania rynku samodzielnie np. poprzez wyszukanie ofert na stronach internetowych i wysłanie zapytań do potencjalnych wykonawców. 3. W przypadku wydatków o wartości poniżej kwoty 20 tys. zł. netto (bez podatku od towarów i usług (VAT), upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej nie jest obligatoryjne, jednak istnieje obowiązek potwierdzenia, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Brak trybu nie zwalnia z obowiązku przestrzegania ogólnych warunków kwalifikowalności wydatków. W trakcie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej kwoty 20 tys. zł. netto możliwe jest stosowanie wewnętrznej procedury dotyczącej udzielania zamówień publicznych opracowanej przez beneficjenta w postaci np. instrukcji, regulaminów wraz ze wskazaniem poszczególnych czynności i stanowisk odpowiedzialnych za ich realizację. 5 Postanowienia końcowe 1.Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu powierza się Dyrektorowi Biura Stowarzyszenia PLGR. 2.W sprawach nieuregulowanych regulaminem mają zastosowanie postanowienia Statutu stowarzyszenia oraz wytyczne dotyczące udzielania zamówień publicznych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Regulamin wchodzi w życie z dniem r.