REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI PONIŻEJ EURO

Transkrypt

1 Dora'; Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-zdrq}u Zarządzenie Nr 5/2016 Dyrektora Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju z dnia 25 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej Euro. Na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 7 września 1991 r. systemie oświaty (tekst jednolity z 2015 r. Dz. U. poz. 2156) oraz art. 4 pkt 8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2015 r. Dz.U. poz. 2164) w związku z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2254) wprowadzam: REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI PONIŻEJ EURO Postanowienia ogólne Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie tylko do udzielanych przez DWD zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych wyłączonych, stosownie do art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) - dalej p.z.p., spod jej rygorów, tj. o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty Euro netto, zwanych dalej "zamówieniami". 2. Niniejszy Regulamin określa szczegółowe zasady i procedury udzielania zamówień, o których mowa w ust Do zamówień stosuje się przepisy ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki publiczne winny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 4. Zamówienia udziela się na czas określony, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. 5. Dom Wczasów Dziecięcych w Dusznikach - Zdroju w dalszej części regulaminu nazywany jest Zamawiającym". 6. Zamawiający zobowiązany jest do przestrzegania zasady konkurencyjności w procesie udzielania zamówienia. 7. Wydatki mogą być ponoszone tylko na cele i w wysokości wynikającej z planu rzeczowo-finansowego jednostki. 8. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. 9. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy DWD zapewniający bezstronność i obiektywizm. 10. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są pracownicy merytoryczni realizujący zamówienia publiczne w ramach swoich zakresów czynności. Szacowanie wartości zamówienia Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia merytoryczny pracownik wnioskujący o udzielenie zamówienia szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

2 1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo - finansowym. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy. 3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: 1) analizy cen rynkowych; 2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. 5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych. 6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności: 1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców, 2) odpowiedzi cenowe wykonawców, 3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datądokonania wydruku), 4) kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 7. Zakazuje się dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą Prawo zamówień publicznych. 8. Wzór notatki, o której mowa w ust. 6 określa Załącznik Nr 1 do zarządzenia Wszczęcie procedury Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez pracownika merytorycznego do Dyrektora DWD - kierownika zamawiającego. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia, 3) szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, 4) wskazanie źródła finansowania, 5) informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej np. na podstawie Planu finansowego jednostki - w złotych i euro, 6) proponowany sposób wyboru wykonawcy. 3. Wniosek opiniuje Główny księgowy DWD potwierdzając pokrycie wydatku na zamówienie publiczne w planie finansowym. 4. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora DWD lub upoważnioną przez niego osobę.

3 5. Wzór wniosku określa Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 4 Wybór wykonawcy 1. Wyboru wykonawcy dokonuje Komisja powołana zarządzeniem Dyrektora DWD. 2. W przypadku zamówień, których łączna wartość szacunkowa nie przekracza kwoty PLN netto, udzielenie zamówienia jest możliwe po przeprowadzeniu rozeznania rynku. 3. Komisja, o której mowa w ust. 1 dokonuje rozeznania rynku z zastosowaniem przepisów 2 niniejszego regulaminu, i przedstawia Dyrektorowi - kierownikowi zamawiającego propozycję pisemną dotyczącą zawarcia umowy z wykonawcą wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą szacowania wartości zamówienia i rozeznania rynku oraz projektem umowy, z kontrasygnatą Głównego księgowego. Wzór notatki w sprawie wyboru wykonawcy określa Załącznik Nr 3 do niniejszego regulaminu. 4. W przypadku zamówień o wartości do 3000 zł netto dopuszcza się nie zawieranie umowy, lecz wyłącznie zlecenia wykonania usługi lub dostawy, z zachowaniem kontrasygnaty Głównej Księgowej. 1. W przypadku zamówień, których łączna wartość szacunkowa przekracza kwotę PLN netto, zamawiający winien przeprowadzić wybór najkorzystniejszej oferty w drodze zaproszenia do złożenia oferty (tzw. zapytania ofertowego), które winno być zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego. 2. Zamawiający po zamieszczeniu na stronie internetowej zaproszenia do złożenia oferty (zapytania ofertowego), może poinformować wybranych przez siebie wykonawców o wszczęciu ww. procedury wskazując adres strony internetowej, na której dostępna jest dokumentacja lub poprzez przesłanie zapytania ofertowego na wskazany przez wykonawcę adres mailowy/faks. 3. Zaproszenie do złożenia oferty (zapytanie ofertowe) winno zawierać co najmniej: 1) nazwę, adres i dane teleadresowe Zamawiającego, 2) krótki opis przedmiotu zamówienia, sporządzony w sposób jednoznaczny, zrozumiały, i kompletny, zawierający wszystkie wymagania i czynniki mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, 3) opis wymagań stawianych potencjalnym wykonawcom (np. uprawnienia do wykonywania określonej działalności jeżeli przepisy prawa tego wymagają, doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, potencjał kadrowy i techniczny - o ile jest niezbędny do wykonania zamówienia), 4) wykaz dokumentów na potwierdzenie ww. wymagań, dokumentów rejestrowych firmy, pełnomocnictw oraz innych niezbędnych z punktu widzenia realizacji zamówienia, 5) kryteria oceny ofert jakie zostały przyjęte w celu dokonania wyboru oferty, 6) termin i miejsce złożenia oferty, 7) termin realizacji zamówienia oraz związania ofertą, 8) formularze niezbędne do złożenia oferty, 9) postanowienia umowne. Wzór zapytania ofertowego określa Załącznik Nr 4 do niniejszego regulaminu. 4. Zamawiający dopuszcza, aby oferty w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert (zapytanie ofertowe) składane były w formie pisemnej i/lub elektronicznej. 5. Wykonawcy składają oferty w sposób i w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. Wzór oferty określa Załącznik Nr 5 do niniejszego regulaminu. 6. Z czynności badania i oceny ofert należy sporządzić protokół, w którym powinny znaleźć się w szczególności dane takie jak: 1) nazwa i przedmiot zamówienia, 2) zbiorcze zestawienie ofert zawierające nazwy wykonawców oraz zaoferowanych przez nich cen za wykonanie zamówienia,

4 3) punktacja przyznana wykonawcom na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert, 4) ocena i wybór oferty najkorzystniejszej z podaniem uzasadnienia. Wzór protokołu określa Załącznik Nr 6 do niniejszego regulaminu. 6. Dopuszcza się możliwość odstępstwa od czynności, o których mowa w ust. 1-5, z tym zastrzeżeniem, że odpowiedzialność za wybór konkretnego wykonawcy spoczywa na Dyrektorze DWD podejmującym decyzję o niestosowaniu ww. procedur. 7. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: 1) jakość, 2) funkcjonalność, 3) parametry techniczne, 4) aspekty środowiskowe, 5) aspekty społeczne, 6) aspekty innowacyjne, 7) koszty eksploatacji, 8) serwis, 9) termin wykonania zamówienia, 10) doświadczenie wykonawcy, 11) poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy. 8. Komisja, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu przedkłada protokół wymieniony w ust. 5 wraz z pełną dokumentacją postępowania oraz umową podpisaną przez Głównego Księgowego Dyrektorowi do akceptacji. 6. Udzielenie zamówienia 1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu. 2. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje kierownik zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba przy kontrasygnacie Głównego Księgowego. 3. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego. 4. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w 5 ust. 1 i 2 Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego niezwłocznie po zawarciu umowy. 5. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania 7. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie procedury z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy p.z.p. ponosi kierownik jednostki, a także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Zasady dokumentacji Pracownik wnioskujący dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w 1 ust.3.

5 2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje pracownik wnioskujący przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia, po czym przekazuje do składnicy akt zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. Odstąpienie od stosowania Regulaminu W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia. 3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych. Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie ma ustawa - Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze, ustawa o finansach publicznych oraz inne przepisy wewnętrzne zamawiającego. 2. W pracach związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia mogą brać udział osoby niebędące pracownikami DWD. 3. Udzielanie zamówień i dokonywanie na ich podstawie wydatków w sposób sprzeczny z postanowieniami niniejszego Regulaminu może zostać potraktowane, jako naruszenie zasad oraz trybu postępowania i stanowić tym samym naruszenie dyscypliny finansów publicznych, podlegające stosownym karom przewidzianym w odrębnych przepisach. Wobec osób winnych naruszeń, mogą zostać wyciągnięte przewidziane prawem sankcje służbowe i dyscyplinarne. 11. Traci moc Zarządzenie Nr 17/2009 z dnia r. w sprawie dokonywania zakupów lub usług, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty Euro. 12. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. D Y R E K T O R Domu Wczasów Dziecięcych w Duszni]0ch-2tjt-oju mgr Jolanta Kazimierczak

6 DomuycasówDziccircych wdu^nikach-zdroju Załącznik nr 1 Przedmiot zamówienia Notatka służbowa z szacowania wartości zamówienia 1. Zamawiający w dniu na podstawie przeprowadzonego rozeznania rynku ustalił wartość szacunkową zamówienia, która wynosi: a) netto zł (bez podatku VAT) co odpowiada kwocie euro. b) brutto zł (z podatkiem VAT) co odpowiada kwocie euro. 2. Szacowania wartości zamówienia dokonano poprzez porównanie cen na podstawie: a) ofert dostępnych bezpośrednio w sieci Internet, b) odpowiedzi wykonawców na zapytania przesyłane drogą mailową lub faksową, c) rozmów telefonicznych prowadzonych z wybranymi wykonawcami (załączyć do protokołu notatkę służbową) (podkreśli właściwe). 3. Szacowanie wartości zamówienia przeprowadził/a Imię, nazwisko i stanowisko pracownika 4. Załączniki do protokołu: (data, podpis pracownika merytorycznego)

7 Domij Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju Załącznik Nr 2 Duszniki-Zdrój, dnia. WNIOSEK o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1. Przedmiot zamówienia: 1) robota budowlana 2) dostawa 3) usługa 2. Wartość szacunkowa zamówienia netto wg kalkulacji (kosztorysu) w zł w Euro 3. Źródło finansowania zgodnie z klasyfikacją budżetową 4. Termin realizacji zamówienia 5. Proponowany tryb udzielenia zamówienia: 6. Proponowane kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich znaczenia: 7. Projekt umowy prawidłowy pod względem prawnym w załączeniu. 8. Pracownicy DWD proponowani do składu komisji przetargowej: wnioskodawca Potwierdzam zabezpieczenie środków finansowych w planie finansowym jednostki, o których mowa w pkt. 3. Duszniki-Zdrój, dnia Główna Księgowa Zatwierdzam: Data i podpis Dyrektora DWD Załączniki: 1.obliczenie wartości zamówienia wraz z załącznikami (kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy, notatki służbowe, oferty cenowe, cenniki itp.) 2, projekt zapytania ofertowego, 3. projekt umowy

8 Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju Załącznik Nr 3 NOTATKA Z WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ (dot. zamówień których wartość nie przekracza kwoty PLN) Dot. udzielenie zamówienia publicznego wg wniosku z dnia 1. Na podstawie porównania rynku dokonano wyboru oferty najkorzystniejszej 2. Uzasadnienie wyboru (data, podpis pracownika merytorycznego) Zatwierdzam/nie zatwierdzam (Data i podpis Kierownika zamawiającego)

9 Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju Załącznik Nr 4 ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Dane Zamawiającego: 2. Opis przedmiotu zamówienia: 3. Opis wymagań wobec wykonawców: 4. Wykaz dokumentów na potwierdzenie wymagań z punktu 3: 5. Kryteria oceny ofert 6. Termin i miejsce złożenia oferty 7. Termin realizacji zamówienia oraz związania ofertą 8.Formularze niezbędne do złożenia oferty 9. Postanowienia umowne: Zatwierdzam (podpis i pieczęć kierownika zamawiającego)

10 \ D Y R E K T O R Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju Załącznik Nr 5 OFERTA W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia dotyczące zamówienia publicznego realizowanego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych pn. (wpisać nazwę nadaną zamówieniu) niniejszym składamy ofertę następującej treści: 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę netto zł obowiązujący podatek VAT % zł cena brutto zł (słownie ) w tym (dotyczy robót budowlanych): stawka roboczogodziny kosztorysowej netto zł/r-g narzut kosztów pośrednich/k.p./ narzut kosztów zysku/z/ % od R i S % od R+k.p./R/,S+k.p./SA 2. Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym warunki. 3. Oświadczamy, iż jesteśmy związani niniejszą ofertą przez dni. Załączniki: (data i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy)

11 Do (ruj V 'czasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju Załącznik Nr 6 PROTOKÓŁ Z WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Wartość zamówienia oszacowano w dniu na kwotę 3. W dniu 20 r. zamieszczono na stronie internetowej informację o zamiarze udzielenia zamówienia (zapytanie ofertowe). 4. W dniu 20 r. zaproszono niżej wymienionych wykonawców do złożenia oferty: a) b) c) Zapytanie to skierowano faksem/mailem/telefonicznie/drogą pocztową/właściwe podkreślić/ 5. W terminie do dnia 20 r. godz wpłynęły w formie poniższe oferty: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Cena netto Cena brutto 6. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie: 7. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej: 8. Postępowanie prowadziła Komisja w składzie Duszniki-Zdrój, dnia Podpisy członków Komisji: Zatwierdzam (Data i podpis Kierownika zamawiającego)