Istota i cele zarządzania nieruchomościami dr inż.. Piotr SACHA
Czym jest zarządzanie? Zarządzanie to sztuka bądź praktyka rozumnego stosowania środków do osiągnięcia wyznaczonych celów.
Klasyczne funkcje zarządzania PLANOWANIE KONTROLOWANIE Klasyczne funkcje zarządzania wg Henri Fayol a: ORGANIZOWANIE KOORDYNOWANIE KIEROWANIE
Definicje zarządzania wg Griffina Zarządzanie to zestaw działań (planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe, informacyjne) wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji.
Przedmiot zarządzania Każdy podmiot w swym działaniu wykorzystuje zasoby. Zasoby są przedmiotem zarządzania. Do najważniejszych należą zasoby ludzkie (siła robocza i jej kwalifikacje), zasoby finansowe, aktywa materialne (środki trwałe) i czas. Ostatnio coraz większego znaczenia w działaniu organizacji nabierają zasoby środowiska naturalnego oraz zasoby niematerialne (np. licencje, prawa autorskie), wiedza i relacje z otoczeniem społeczno-gospodarczym zaliczane do zasobów kapitału nieuchwytnego (ang. intangibles, intangible capital).
Zatem w zarządzaniu zasobami wyróżniamy najczęściej: Zarządzanie nieruchomością Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie finansowe Zarządzanie czasem Zarządzanie wiedzą Zarządzanie stresem Zarządzanie konfliktami
Zarządzanie i zarządca Pojęcia związane z zarządzaniem nieruchomościami oraz zasady wykonywania zawodu reguluje ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 z późn. zmianami)
Art.184 1. Zarządzanie nieruchomościami jest działalnością zawodową wykonywaną przez zarządców nieruchomości na zasadach określonych w niniejszej ustawie. 2. Zarządcą nieruchomości jest osoba fizyczna posiadająca licencję zawodową nadaną w trybie przepisów rozdziału 4 niniejszego działu. 3. Prowadzenie działalności w zakresie zarządzania nieruchomościami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest możliwe, w przypadku gdy czynności z zakresu zarządzania nieruchomościami będą wykonywane przez zarządców nieruchomości. 4. Z dniem wpisu do centralnego rejestru zarządców nieruchomości osoba, o której mowa w ust. 2, nabywa prawo wykonywania zawodu oraz używania tytułu zawodowego "zarządca nieruchomości". Tytuł zawodowy "zarządca nieruchomości" podlega ochronie prawnej.
Orzeczenie SN z 17 lipca 2007 r. II CZP 69/07 zawarta po dniu 31 grudnia 2001 roku umowa o zarządzanie nieruchomością w rozumieniu art.. 185 ust 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami przez osobę nie posiadającą licencji zawodowej zarządcy nieruchomości jest nieważna
II GSK 90/08 Wyrok z dnia 6 maja 2008 r. Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie zarządzania nieruchomościami jest obowiązany powierzyć wykonywanie tych czynności licencjonowanym zarządcom nieruchomości. Forma powierzania wykonywania omawianych czynności zarządzania nieruchomościami osobie posiadającej licencję zarządcy nieruchomości nie została przez ustawodawcę ograniczona jedynie do umowy cywilnoprawnej, a w pełni dopuszczalne jest powierzanie wykonywania czynności zarządzania nieruchomościami w ramach umowy o pracę (stosunku pracy).
Wyrok z dnia 19 stycznia 2006 r. Sąd Najwyższy IV CK 343/05 W świetle art. 184 i 185 ustawy o gospodarce nieruchomościami istnieje podstawa do stwierdzenia, że pojęcie administrowania, jako mające charakter węższy od zarządzania, mieści się w pojęciu zarządzania. W zasadzie obejmuje ono czynności faktyczne, do których należy: utrzymanie porządku i czystości w obrębie nieruchomości, ściąganie czynszów, rejestrowanie awarii i ich usuwanie oraz prowadzenie korespondencji.
Art.185 1. Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu w szczególności: 1) zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości; 2) zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości; 3) zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego; 4) bieżące administrowanie nieruchomością; 5) utrzymanie nieruchomości w stanie nie pogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem; 6) uzasadnione inwestowanie w nieruchomość. 1a. Zarządca nieruchomości może wykonywać opracowania i ekspertyzy oraz doradztwo w zakresie zarządzania nieruchomościami. 1b. Zarządca nieruchomości wykonuje czynności, o których mowa w ust. 1, osobiście lub przy pomocy innych osób wykonujących czynności pomocnicze i działających pod jego bezpośrednim nadzorem, ponosząc za ich czynności odpowiedzialność zawodową określoną w ustawie. 1c. W przypadku zdarzeń lub zagrożeń życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, o których mowa w przepisach prawa budowlanego, zarządca nieruchomości podejmuje decyzje i dokonuje czynności wykraczające poza zakres czynności, o których mowa w ust. 1, mające na celu zapobieżenie tej szkodzie. 2. Zarządca nieruchomości lub podmiot prowadzący działalność, o której mowa w art. 184 ust. 3, działa na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością, zawartej z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą lub jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie wskazuje się w szczególności zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie, numer jego licencji zawodowej oraz oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami. 3. Zakres uprawnień i obowiązków zarządcy wynika z przepisów ustawy, z przepisów odrębnych ustaw oraz z umowy o zarządzanie nieruchomością. 4. Sposób ustalenia lub wysokość wynagrodzenia za zarządzanie nieruchomością określa umowa o zarządzanie nieruchomością. 5.Zarządca nieruchomości lub podmiot prowadzący działalność, o której mowa w art. 184 ust. 3, nie może czerpaćkorzyści z zarządzania nieruchomością oprócz pobierania wynagrodzenia, chyba że umowa o zarządzanie stanowi inaczej.
Art.186 1. Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do wykonywania czynności, o których mowa w art. 185 ust. 1 i ust. 1a, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi ze szczególną starannością właściwą dla zawodowego charakteru tych czynności oraz zasadami etyki zawodowej. Jest on także zobowiązany do kierowania się zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności. 2. Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do stałego doskonalenia kwalifikacji zawodowych. 3. Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności, o których mowa w art. 185 ust. 1 i 1a. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób. 4. Minister właściwy do spraw instytucji finansowych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej, po zasięgnięciu opinii Polskiej Izby Ubezpieczeń, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres ubezpieczenia obowiązkowego, o którym mowa w ust. 3, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną, biorąc w szczególności pod uwagę specyfikę wykonywanego zawodu oraz zakres realizowanych zadań, a także sposoby uznawania ubezpieczeńi gwarancji zawodowych wydanych w państwach, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. 5. Standardy zawodowe ustalają organizacje zawodowe zarządców nieruchomości w uzgodnieniu z ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej. Komunikat o uzgodnieniu standardów zawodowych zamieszcza się w Dzienniku Urzędowym ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej. 6. Przy wykonywaniu działalności zawodowej w związku z zawartą umową o zarządzanie nieruchomością, w zakresie objętym tą umową, zarządca odpowiedzialny zawodowo za jej wykonanie ma prawo wglądu oraz pobierania odpowiednich odpisów, wypisów i zaświadczeń zawartych w: 1) księgach wieczystych; 2) katastrze nieruchomości; 3) ewidencji sieci uzbrojenia terenu; 4) tabelach taksacyjnych i mapach taksacyjnych tworzonych na podstawie art. 169; 5) planach miejscowych, studiach uwarunkowań i kierunkach zagospodarowania przestrzennego gmin oraz decyzjach o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu; 6) ewidencji ludności; 7) świadectwie charakterystyki energetycznej budynku, lokalu mieszkalnego lub części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową.
Zarządzanie nieruchomościami polega na podejmowaniu lub wskazywaniu decyzji strategicznych dotyczących nieruchomości. W wielu przypadkach zarządca nieruchomości zajmuje się również jej administrowaniem. Obowiązki zarządcy nieruchomości Art. 186 ustawy o gospodarce nieruchomościami definiuje kodeks powinności zarządcy: stosować przepisy prawa, stosować standardy zawodowe, kierować się zasadami etyki zawodowej, czynności zarządzania wykonywać za szczególną starannością, kierować się zasadą ochrony interesów osób, na rzecz których wykonywane są czynności zarządzania, stale doskonalić kwalifikacje zawodowe. Te ogólne zapisy ustawowe są mniej lub bardziej formalnie uszczegółowione w wielu źródłach i opracowaniach.
Licencje zawodowe -istota forma potwierdzenia kwalifikacji zawodowych nadawana w przypadku uzyskania wyniku pozytywnego w postępowaniu kwalifikacyjnym
Art.187 1. Licencję zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami nadaje się osobie fizycznej, która: 1) posiada pełną zdolność do czynności prawnych; 2) nie była karana za przestępstwa przeciwko mieniu, dokumentom, za przestępstwa gospodarcze, za fałszowanie pieniędzy, papierów wartościowych, znaków urzędowych, za składanie fałszywych zeznań oraz za przestępstwa skarbowe; 3) posiada wyższe wykształcenie; 4) ukończyła studia podyplomowe w zakresie zarządzania nieruchomościami; 5) odbyła praktykę zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami. 2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, nie dotyczy osoby, która ukończyła studia wyższe, których program uwzględnia co najmniej minimalne wymogi programowe dla studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami. 2a. Stwierdzenie, że program studiów wyższych uwzględnia minimalne wymogi programowe dla studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami następuje na podstawie zaświadczenia uczelni. 3. Osoba nie posiadająca obywatelstwa polskiego może otrzymać licencję zawodową zarządcy nieruchomości po spełnieniu warunków wymienionych w ust. 1 oraz po wykazaniu się biegłą znajomością języka polskiego.
Państwowa Komisja Kwalifikacyjna prowadzi postępowanie kwalifikacyjne powołana wiosną1999 r. i rozpoczęła oficjalnie działalność 14 maja 1999 r. powoływana przez Ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej
Minister erwłaściwy do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej stwierdza nadanie licencji zawodowej nadzoruje prace Komisja Odpowiedzialności Zawodowej wszczyna postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej orzeka w drodze decyzji o zastosowaniu kar dyscyplinarnych podstawie wyników postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez KOZ prowadzi centralny rejestr zarządców nieruchomości może żądać udokumentowania doskonalenia kwalifikacji zawodowych
Wyłączenie spod rządów ustawy Art. 189. Zarządzanie nieruchomościami należącymi do zasobów, o których mowa w art. 20, może być powierzone podmiotom tworzonym w tym celu przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli zarządzanie będzie wykonywane przez zarządców nieruchomości wymienionych w art. 184 ust. 2.
Wyłączenie spod rządów ustawy Art. 190. Przepisów niniejszego rozdziału nie stosuje się do gospodarowania nieruchomościami bezpośrednio przez właściwe organy, Agencję Nieruchomości Rolnych, Wojskową Agencję Mieszkaniową, Agencję Mienia Wojskowego oraz do zarządzania nieruchomościami bezpośrednio przez ich właścicieli lub użytkowników wieczystych, a także przez jednostki organizacyjne w stosunku do nieruchomości oddanych tym jednostkom w trwały zarząd.
Zarządca nieruchomości
Zarządca nieruchomości jest to osoba fizyczna posiadająca licencję zarządcy nieruchomości nadaną w trybie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, prowadząca działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami na własny rachunek i ryzyko. Praca Zarządcy polega na analizie, monitorowaniu czynników od których jest uzależnione prowadzenie racjonalnej gospodarki nieruchomością i podejmowaniu stosownych decyzji mających wpływ na bieżące a także przyszłe planowanie jak najbardziej efektywnego wykorzystania będącej w gestii zarządcy nieruchomości. Wiedza, profesjonalne przygotowanie, nabyta praktyka Zarządcy daje gwarancję osiągnięcia spodziewanego zysku z danej nieruchomości z pożytkiem dla całej społeczności mieszkającej w zarządzanym przez niego budynku.
Obowiązki zarządcy nieruchomości wynikające z przepisów prawa i norm zawodowych Zapewnienie bezpieczeństwa, użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości Zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego Utrzymanie nieruchomości w stanie nie pogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem
Standardy zawodowe ustalająorganizacje zawodowe zarządców nieruchomości w uzgodnieniu z ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej.
KOMUNIKAT MINISTRA BUDOWNICTWA z dnia 6 grudnia 2006 r. w sprawie uzgodnienia standardów zawodowych zarządców nieruchomości Na podstawie art. 186 ust. 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z pózn. zm.2)) informuje o uzgodnieniu z Polska Federacja Rynku Nieruchomości, Polska Federacja Zarządców i Administratorów Nieruchomości oraz Polska Federacja Zarządców Nieruchomości standardów zawodowych nieruchomości, stanowiących załącznik do komunikatu.
1 Zasady ogólne 1. Standardy zawodowe zarządcy nieruchomości są zgodne z uznanymi zasadami moralnymi oraz nie naruszają w żaden sposób prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. 2. Zarządca nieruchomości oraz przedsiębiorcy działający w zakresie zarządzania nieruchomościami powinni dochować należytej staranności, aby osoby, przy pomocy których wykonują czynności zarządzania nieruchomościami, przestrzegały reguł zawartych w niniejszych standardach zawodowych.
2 Dbałość o prestiż zawodu 1. Za zasadę naczelną działania zarządcy nieruchomości uznaje się dbałość o należytą jakość czynności wykonywanych przez zarządcę. 2. Zarządca nieruchomości wykazuje się wysoką kulturą osobistą w kontaktach z właścicielem nieruchomości, użytkownikami lokali, a także sądami, urzędami i instytucjami, przed którymi występuje. 3. Zarządca nieruchomości postępuje w taki sposób, aby właściciel nieruchomości darzył go oraz jego pracowników pełnym zaufaniem. 4. Zarządca nieruchomości zachowuje się w sposób, który nie godzi w interesy zatrudniającego go przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami. 5. Zarządca nieruchomości dąży do wyeliminowania ze swojego otoczenia działań sprzecznych z przepisami prawa, standardami zawodowymi lub uchybiających godności zawodu. 6. Zarządca nieruchomości zapewnia aby każdy z właścicieli nieruchomości miał prawo do korzystania z ustalonego zakresu czynności zarządzania. 7. Zarządca nieruchomości wykonuje czynności zarządzania kierując się dbałością o bezpieczeństwo właścicieli nieruchomości, ich rodzin i osób trzecich oraz dąży do stworzenia dobrych warunków użytkowania nieruchomości. 8. Zarządca nie podejmuje się wykonania czynności, które wykraczają poza jego wiedze i kompetencje zawodowe, a w szczególności są sprzeczne z obowiązującymi normami prawnymi i społecznymi. 9. Zarządca nieruchomości uczestniczy w pracach organizacji zawodowych, wspiera ich działalność, a swoja postawa przyczynia się do integracji środowiska zarządców nieruchomości oraz zapewnienia wysokiej pozycji zawodu.
3 Współpraca między zarządcami 1. Stosunki miedzy zarządcami nieruchomościami powinny być oparte na koleżeństwie i współpracy. 2. Działania marketingowe zarządców nieruchomości powinny świadczyć o ich profesjonalizmie popartym referencjami, a materiały promocyjne i sposób ich prezentacji nie mogą wywoływać wrażenia negatywnego co do jakości usług oferowanych przez innych zarządców nieruchomości. 3. Zarządca nieruchomości ma prawo w celach reklamowych informować o zarządzaniu daną nieruchomością, jeżeli właściciele nieruchomości wyrazili na to pisemna zgodę.
4 Tajemnica zawodowa 1. Zarządcę nieruchomości obowiązuje tajemnica zawodowa obejmująca wszelkie informacje związane z zarządzaniem nieruchomościami, które mogłyby w jakikolwiek sposób naruszyć interesy właścicieli nieruchomości. Obowiązek ten spoczywa na zarządcy również po ustaniu wykonywania czynności, chyba że z tego obowiązku zwolnił go sad lub inny właściwy organ, albo właściciele nieruchomości. 2. Zarządca nieruchomości obowiązany jest zapewnić właścicielom nieruchomości warunki do swobodnego składania oświadczeń, zachowania tajemnicy, a także obowiązany jest zapewnić bezpieczne przechowywanie całej dokumentacji dotyczącej dokonywanych czynności, gwarantujące zachowanie tajemnicy zawodowej, w tym ochronę danych osobowych. 3. Obowiązkiem zarządcy jest dbanie o zachowanie tajemnicy zawodowej przez jego pracowników, na zasadach obowiązujących jego samego.
5 Obowiązek informowania klienta 1. Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do udzielania właścicielom informacji na temat zarządzanej nieruchomości oraz udostępniania do kontroli dokumentów dotyczacych zarządzanej nieruchomości. Swoim zachowaniem zarządca nieruchomości powinien dążyc do stworzenia warunków do wzajemnej wymiany informacji. 2. Wszelkie informacje dotyczące zarządzanej nieruchomości, udzielane przez zarządcę, powinny być zgodne ze znanym mu stanem faktycznym. 3. Zarządca nie może zatajać przed osoba, na rzecz której świadczy usługi zarządzania, istotnych i znanych faktów związanych z zarządzana nieruchomością ani nie może osoby takiej wprowadzać w błąd co do faktów i praw dotyczących zarządzanej nieruchomości.
6 Konflikt interesów 1. Zarządca nieruchomości dołoży wszelkich starań aby jakiekolwiek sytuacje konfliktowe, spory dotyczące zapisu umowy o zarządzaniu i sposobu jej realizacji były rozwiązywane polubownie, bez konieczności występowania na drogę postępowania sadowego.
7 Dokumentacja 1. Zarządca nieruchomości ma obowiązek na bieżąco prowadzić i aktualizować dokumentacje zarządzanej nieruchomości. Jest on także zobowiązany do prawidłowego gromadzenia i starannego przechowywania tej dokumentacji. 2. Przekazanie dokumentacji powinno być dokonane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie określonym w umowie o zarządzanie nieruchomością.
8 Obsługa finansowa 1. Wynagrodzenie zarządcy nieruchomości wynika z umowy o zarządzanie nieruchomościami. Wynagrodzenie za wykonywanie czynności zarządzania powinno być odpowiednie, przy zachowaniu prawa zarządcy do godziwego zysku. 2. Zarządca nieruchomości, obracając środkami pieniężnymi właścicieli nieruchomości, w szczególności: nie dopuszcza do łączenia środków finansowych swoich lub swojej firmy ze środkami finansowymi zamawiającego, nie wykorzystuje środków finansowych jednego właściciela nieruchomości w celu przysporzenia korzyści innemu właścicielowi nieruchomości. 3. Środki finansowe właścicieli nieruchomości zarządca nieruchomości przechowuje na rachunkach bankowych prowadzonych odrębnie dla każdej zarządzanej nieruchomości i obsługuje zgodnie z pisemną dyspozycją właścicieli nieruchomości i postanowieniami umowy o zarządzanie.
Od kwietnia 2008 nastąpiła zasadnicza zmiana przepisów o stałym doskonaleniu - ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z dnia 17 kwietnia 2008 r. w sprawie stałego doskonalenia zawodowego. Według w/w Rozporządzenia obowiązek doskonalenia zawodowego spoczywa na wszystkich osobach, które posiadają uprawnienia zawodowe w zakresie gospodarowania nieruchomościami tj. na pośrednikach w obrocie nieruchomościami, zarządcach nieruchomości i rzeczoznawcach majątkowych. Spełnienie tego obowiązku polega na udziale osoby uprawnionej w seminariach, szkoleniach lub kursach specjalistycznych dotyczących gospodarowania nieruchomościami i rynku nieruchomości w zakresie uprawnień i licencji zawodowych posiadanych przez osobę uprawnioną( 3.1 Rozporządzenia). Organizator takiego seminarium, szkolenia bądźkursu zobowiązany jest do przesłania w ciągu 14 dni od zakończeniu szkolenia, kursu bądź seminarium do Ministerstwa Infrastruktury listy obecności z podaniem imienia, nazwiska oraz numerem licencji zawodowej. Dzięki temu na koniec roku Ministerstwo w łatwy sposób będzie mogło skontrolować kto z uprawnionych osób spełnił obowiązek doskonalenia zawodowego ( 5,6,7 Rozporządzenia). Ustawodawca określa też, iż aby obowiązek stałego doskonalenia był spełniony osoba uprawniona musi uczestniczyć w ciągu jednego okresu rozliczeniowego (rok kalendarzowy) co najmniej w 24 godzinach edukacyjnych kształcenia w dowolnie wybranych formach ( 8.2 Rozporządzenia)
Szczegółowe zadania zarządcy nieruchomości mogą obejmować: 1. przeprowadzanie protokolarnego przejęcia nieruchomości z pełną ewidencją jej stanu technicznego, 2. obsługę w zakresie dostawy zarządzanym obiektom wszelkich mediów, 3. realizację przeglądów technicznych (rocznych i wieloletnich) obiektów zgodnie z wymogami prawa budowlanego, 4. realizację konserwacji i natychmiastowych napraw drobnych uszkodzeń, prowadzenie remontów kapitalnych, 5. usługi porządkowe w zakresie utrzymania czystości na terenie zarządzanej nieruchomości, 6. naliczanie miesięcznych wymiarów opłat za dostarczane właścicielom media i zrealizowane na ich rzecz usługi, 7. ewidencję zaliczek czynszowych oraz ich rozliczanie, 8. podejmowanie działań mających na celu uzyskiwanie dodatkowych przychodów (np. wynajmu lub dzierżawy powierzchni).
Komisja Odpowiedzialności Zawodowej
Zgodnie z art. 194 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami Komisję Odpowiedzialności Zawodowej powołuje i odwołuje minister właściwy do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej z udziałem osób wskazanych przez organizacje zawodowe rzeczoznawców majątkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami. Obecnie Komisja funkcjonuje w składzie powołanym przez Ministra Infrastruktury zarządzeniem z dnia 6 lutego 2008 roku.
W skład Komisji Odpowiedzialności Zawodowej wchodzą: 1) przewodniczący; 2) trzech wiceprzewodniczących odpowiednio dla: a) rzeczoznawców majątkowych, b) pośredników w obrocie nieruchomościami, c) zarządców nieruchomości; 3) pozostali członkowie. Przewodniczący Komisji reprezentuje Komisję, kieruje całokształtem spraw związanych z realizacją zadań Komisji, w szczególności: zwołuje, za zgodą Ministra, posiedzenia Prezydium Komisji oraz posiedzenia plenarne Komisji; przekazuje członkom Komisji informacje niezbędne dla jej działalności; wyznacza i odwołuje obrońców z urzędu; z upoważnienia ministra zwraca się do organów administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości oraz innych instytucji i osób o udzielenie informacji niezbędnych dla przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego; rozpatruje skargi na działalność zespołów lub członków Komisji; wnioskuje do ministra o przeprowadzenie szkoleń dla członków Komisji i obrońców z urzędu; przedstawia ministrowi wnioski o wypłatę wynagrodzeń dla członków Komisji i obrońców z urzędu oraz wnioski o refundację innych wydatków związanych z przeprowadzonymi postępowaniami wyjaśniającymi; sporządza roczne sprawozdania z działalności Komisji i przekazuje je ministrowi w terminie do dnia 31 marca roku następnego.
Postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej wszczyna z urzędu Minister Infrastruktury, po uzyskaniu udokumentowanej informacji, że zarządca nieruchomości, wykonując czynności zawodowe, mógł naruszyć obowiązki określone odpowiednio w art. 175, art. 181 i art. 186 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Po wszczęciu postępowania Minister przekazuje sprawę do Komisji Odpowiedzialności Zawodowej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (art. 194 ust. 1a ustawy o gospodarce nieruchomościami). Postępowania nie wszczyna się, jeżeli do dnia otrzymania przez organ informacji o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę odpowiedzialności zawodowej upłynęły 3 lata, licząc od dnia zaistnienia tych okoliczności (art. 194 ust. 1c ustawy o gospodarce nieruchomościami). Nie wszczyna się postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej również w przypadku gdy sprawa dotyczy osób powołanych lub ustanowionych przez sąd, chyba, że skargę na czynności biegłego złoży sąd.
Postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej dzieli się na dwa etapy: postępowanie wyjaśniające przed Komisją Odpowiedzialności Zawodowej, postępowanie przed ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej (Minister Infrastruktury), który na podstawie wyników postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję o zastosowaniu kar dyscyplinarnych lub o umorzeniu postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej.
Stroną postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej jest wyłącznie osoba uprawniona, czyli zarządca nieruchomości, wobec której toczy się przedmiotowe postępowanie. Przymiotu strony, w rozumieniu art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego, nie posiada natomiast osoba, która negatywnie oceniła czynności zawodowe wykonane przez osobę uprawnioną. Postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej nie rozstrzyga bowiem o prawach czy obowiązkach osoby skarżącej, tylko pośrednio zainteresowanej rozstrzygnięciem w sprawie i legitymującej się wyłącznie interesem faktycznym w przedmiotowej sprawie. W związku z powyższym osoba skarżąca nie bierze czynnego udziału w postępowaniu z tytułu odpowiedzialność zawodowej. Uzyskuje jedynie informację o sposobie zakończenia tego postępowania. Postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej polega na zbadaniu czy zarządca nieruchomości, wykonując czynności zawodowe nie naruszył obowiązków określonych w ustawie o gospodarce nieruchomościami. Postępowanie to dotyczy wyłącznie uprawnień lub licencji zawodowych, umożliwiających prowadzenie osobom uprawnionym działalności zawodowej z zakresu odpowiednio wyceny nieruchomości, pośrednictwa w obrocie nieruchomościami lub zarządzania nieruchomości.
Postępowanie wyjaśniające polega na ustaleniu czy zarządca nieruchomości, wykonując czynności zawodowe nie naruszył obowiązków określonych w ustawie o gospodarce nieruchomościami. Postępowanie wyjaśniające przeprowadza Komisja Odpowiedzialności Zawodowej, a właściwie trzyosobowy zespół wyznaczony przez wiceprzewodniczącego Komisji spośród wszystkich członków Komisji. Postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem protokołu końcowego, który zawiera: oznaczenie miejsca i daty przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego; imiona i nazwiska członków zespołu; imię i nazwisko osoby, wobec której wszczęto postępowanie, pełnomocnika o ile został ustanowiony oraz obrońcy, o ile został ustanowiony lub wyznaczony z urzędu; podstawę wszczęcia postępowania wyjaśniającego; zarzuty postawione osobie, wobec której wszczęto postępowanie; opis przebiegu postępowania wyjaśniającego, w tym informację o wyjaśnieniach oraz dokumentach złożonych przez osobę, wobec której wszczęto postępowanie; ocenę zasadności zarzutów oraz innych okoliczności sprawy wraz ze wskazaniem, które zarzuty zostały udokumentowane, a które zostały odrzucone, oraz ze wskazaniem, jakie przepisy prawne zostały naruszone przez osobę, wobec której wszczęto postępowanie; wniosek o zastosowanie jednej z kar dyscyplinarnych, o których mowa odpowiednio w art. 178 ust. 2, art. 183 ust. 2 oraz art. 188 ust. 2 ustawy, albo o umorzenie postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej; podpisy członków zespołu; inne informacje istotne dla sprawy, będącej przedmiotem postępowania; datę sporządzenia protokołu końcowego.
Osobie, wobec której wszczęto postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej w trakcie postępowania wyjaśniającego przysługuje prawo: 1. Prawo do udziału w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Odpowiedzialności Zawodowej (art. 195 ust. 1 stawy o gospodarce nieruchomościami); 2. Prawo do ustanowienia obrońcy (art. 195 ust. 2 stawy o gospodarce nieruchomościami); 3. Prawo zwrócenia się do przewodniczącego Komisji Odpowiedzialności Zawodowej o wyznaczenie obrońcy z urzędu (art. 195 ust. 1 stawy o gospodarce nieruchomościami, 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej ); 4. Prawo zwrócenia się do przewodniczącego Komisji z prośbą o wyznaczenie nowego obrońcy z urzędu, w miejsce dotychczasowego ( 9 ust. 3 ww. rozporządzenia); 5. Prawo do złożenia wyjaśnień.
Na podstawie wyników postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez Komisję Odpowiedzialności Zawodowej, a w szczególności wniosków zawartych w protokole końcowym, minister właściwy do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej (Minister Infrastruktury) wydaje decyzję o zastosowaniu kary dyscyplinarnej lub o umorzeniu postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej. Wobec zarządcy nieruchomości mogą być orzeczone, z tytułu odpowiedzialności zawodowej, następujące kary dyscyplinarne: 1) upomnienie; 2) nagana; 3) zawieszenie licencji zawodowej na okres od 3 miesięcy do jednego roku; 4a) pozbawienie licencji zawodowej z możliwością ubiegania się o ponowne jej nadanie; 5) pozbawienie licencji zawodowej z możliwością ubiegania się o ponowne jej nadanie po upływie 3 lat od dnia pozbawienia.
Najczęściej popełniane błędy przy składaniu skarg to: złożenie skargi na osoby nie posiadające uprawnień lub licencji zawodowych; przedstawienie zarzutów nie dotyczących czynności zawodowych wykonywanych przez osobę uprawnioną; zarzuty dotyczą okresu sprzed uzyskania licencji lub uprawnień zawodowych; nieudokumentowanie zarzutów; błędna interpretacja przepisów prawa przez skarżących; złożenie skargi w cudzym imieniu bez załączenia stosownych pełnomocnictw; złożenie skargi przez osobę nie posiadającą do tego uprawnień (w przypadku kwestionowania czynności szacowania wykonanych przez biegłego sądowego w postępowaniu przed sądem powszechnym, ze skargą może wystąpić jedynie sąd).