Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi Warszawa, 15.12.2015 r. 00-930 Warszawa, ul. Wspólna 30 Dyrektor Generalny BDGzp-2120A-124/ES/15 Wykonawcy ubiegający się o udzielenie przedmiotowego zamówienia dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr BDGzp 2120A 124/ES/15 na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym Uprzejmie informuję, że w trakcie trwania przedmiotowego postępowania do Zamawiającego wpłynęły pytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej SIWZ, które przedstawiam poniżej wraz z odpowiedziami. Pytanie 1: Wykonawca zwraca się z prośbą do Zamawiającego o dokonanie modyfikacji treści SIWZ w zakresie kryteriów oceny ofert tj. zastosowania kryterium społecznego, w ramach którego Zamawiający będzie premiował wykonawców zatrudniających pracowników, którzy będą brali udział w realizacji przedmiotowego zamówienia, na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z zaleceniami Szefa Kancelarii Premiera Rady Ministrów wspieranej przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, skierowanymi do dyrektorów generalnych urzędów, zwraca się uwagę na to, by w tych jednostkach zamówienia publiczne służyły stabilności zatrudnienia Polaków poprzez stosowanie klauzuli społecznej. Klauzule społeczne są rozwiązaniem, pozwalającym skończyć z dualizmem rynku pracy, a konkurencyjność nie może się opierać na niestabilności zatrudnienia. Stosowanie w zamówieniach publicznych kryterium społecznego promującego wykonawców, którzy zatrudniają pracowników na umowy o pracę, jest w pełni uzasadnione - co zostało potwierdzone niejednokrotnie w najnowszym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Wiele instytucji, takich jak, np. Państwowa Inspekcja Pracy, Centrum Zakupów dla Sądownictwa, Komenda Głowna Policji prowadziły analogiczne postępowania na świadczenie usług pocztowych z zastosowaniem kryterium społecznego. Ponadto Wykonawca wskazuje, iż zastosowanie tego kryterium uzasadnia przedmiot niniejszego zamówienia i charakter czynności, co jest zgodne z art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, ze zm.). W związku z powyższym, Wykonawca wnosi jak na wstępie i proponuje poniższy zapis: Kryterium I - cena brutto - waga 80% Ocena ofert dokonana będzie poprzez przyznawanie punktów, według następującego wzoru: najniższa cena oferowana brutto (spośród ofert nie odrzuconych) Liczba punktów = -------------------------------------------------------------------------------- x80punktów cena oferty badanej
Kryterium II - możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek sądowych - waga 10% Kryterium III - liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej Wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na 31.11.2015 roku - waga 20% Ocena ofert dokonana będzie poprzez przyznawanie punktów, według następującego wzoru: liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na 31.11.2015 r. wynikająca z oferty badanej Liczba punktów=-------------------------------------------------------------------------------------x 20 punktów największa liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na 31.11.2015 r. wynikający z ofert, które nie podlegają odrzuceniu Przez działalność operacyjną Zamawiający rozumie działalność wykonawcy związaną z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek pocztowych w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. Mając na uwadze powyższe, Wykonawca zwraca się z prośbą o dokonanie odpowiedniej modyfikacji treści SIWZ: Rozdział XIV, pkt. 2,3,4 oraz załącznika nr 2. Kryteria oceny ofert, określone przez Zamawiającego w Rozdziale XIV SIWZ, pozostają bez zmian. Pytanie 2: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w pkt. 10 Istotne postanowienia umowy" do SIWZ: 2) Wykonawca wystawi Zamawiającemu faktury VAT z tytułu wpłaty należności na poczet wykonania usługi w terminie nie późniejszym niż siódmego dnia od dnia dokonania wpłaty przez Zamawiającego". Proponujemy zapis: 3) po otrzymaniu przez Wykonawcę kaucji zostanie wystawiona na Zamawiającego nota uznaniowa określająca wysokość wpłaconej kaucji. W terminie do 7 dni od zakończenia każdego miesiąca rozliczeniowego, Wykonawca wystawi na Zamawiającego fakturę dokumentującą faktycznie zrealizowane usługi pocztowe na rzecz Zamawiającego w tym okresie rozliczeniowym". Zamawiający informuje, iż dopuszcza możliwość wprowadzenia powyższej treści do umowy zawieranej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Pytanie 3: W związku z faktem, iż Zamawiający dopuszcza możliwość świadczenia usług przez podwykonawców zwracamy się z prośbą o odpowiedź na poniższe pytania: 1) Czy Zamawiający zakłada, że będzie zobowiązany do podziału korespondencji i tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych dla przesyłek nadawanych w imieniu i na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę? Nie, obowiązek podziału korespondencji i tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych dla przesyłek nadawanych w imieniu i na rzecz Zamawiającego będzie leżał po stronie Wykonawcy. 2) Czy Zamawiający dopuszcza możliwość nanoszenia przez Zamawiającego innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane u różnych operatorów?
Zamawiający nie będzie nanosił innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane u różnych operatorów. 3) Czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych - zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora? Nie, Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości, odbiór i dostarczenie awizowanych przesyłek do siedziby Zamawiającego leży po stronie Wykonawcy. 4) Czy Zamawiający uwzględnił, iż ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz 1529, ze zm. dalej: Prawo Pocztowe") przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej. Odpowiedzialność za wykonanie usługi będzie ponosił Wykonawca, z którym zostanie zawarta umowa. 5) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawną do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa Pocztowego, zgodnie z którym: przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie. Wszelkie rozliczenia będą następowały jedynie z Wykonawcą, z którym zostanie podpisana umowa, zgodnie z cenami podanymi przez Wykonawcę w kalkulacji kosztów przedmiotu zamówienia, sporządzonej na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2a do SIWZ. 6) Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek - jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia, także że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonania usługi - właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego dowodu odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego, jako dowodu. Zamawiający będzie dołączał zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza stosowania nazwy Wykonawcy jako nadawcy przesyłki. 7) Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie
terminu określonego w kpc, kpa i Ordynacji podatkowej? Czy Zamawiający uwzględnił, iż to Zamawiający poniesie konsekwencje wynikające z niedochowania terminu złożenia pisma w ostatnim dniu? Zamawiający wymaga, aby przesyłki, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpa i Ordynacji podatkowej, zostały nadane u operatora wyznaczonego w dniu przekazania operatorowi pocztowemu, z którym zostanie zawarta umowa. Pytanie 4: Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w przetargu Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego i w konsekwencji uzna za dopuszczalne świadczenie przez Wykonawcę usług w formie, w której Wykonawca w istocie jest pośrednikiem pomiędzy Zamawiającym, a innym operatorem (w tym operatorem wyznaczonym)? W ocenie składającego zapytanie, umowa o której mowa w art. 35 Prawa pocztowego jest jedynym sposobem zapewnienia świadczenia usługi zgodnie z wymogami SIWZ przy pełnym zachowaniu warunków konkurencyjności postępowania i jednoczesnego zapewnienia skutków, o których mowa m.in. w przepisach art. 57 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 2 KPC, art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie z art. 35. ust 1. ustawy Prawo pocztowe operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, może po przyjęciu przesyłki pocztowej powierzyć dalsze wykonanie usługi innemu operatorowi pocztowemu na podstawie umowy o współpracę zawieranej w formie pisemnej. Istotna w przedmiotowej sprawie jest również regulacja ust. 2, zgodnie z którą w umowie o współpracę operatorzy pocztowi określają w szczególności: 1) zakres współpracy; 2) wynagrodzenie za wykonane przez operatora pocztowego czynności związane z realizacją umowy; 3) zakres i sposób przekazywania informacji w sprawie zabezpieczenia przesyłek pocztowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu pocztowego oraz zatrzymania i zabezpieczenia przesyłek pocztowych w przypadkach, o których mowa w art. 36; 4) zasady przekazywania operatorowi pocztowemu, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, przesyłek niedoręczalnych oraz przesyłek pocztowych, których dotyczy prawo zastawu; 5) zasady przekazywania przesyłek pocztowych zwróconych z powodu niewłaściwego doręczenia do oddawczej skrzynki pocztowej; 6) terminy wykonania przez operatora pocztowego czynności określonych w umowie; 7) zasady odpowiedzialności za naruszenie warunków umowy. W świetle powyższych regulacji stwierdzić należy, iż umowa zawarta pomiędzy operatorami na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe może, a nawet powinna szczegółowo regulować zasady współpracy między stronami, w tym precyzyjnie określać terminy wykonania przez danego operatora pocztowego (w tym operatora wyznaczonego) czynności określonych w umowie. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby w pisemnej umowie pomiędzy operatorami terminy wykonania określonych usług były zbieżne z terminami przewidzianymi w przepisach art. 57 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 2 KPC, czy art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Inaczej mówiąc operatorzy pocztowi mogą tak ukształtować warunki współpracy (w tym zakresie zastosowanie znajduje zasada swobody umów) aby spełniać warunek stawiany przez Zamawiającego w przedmiotowym postępowaniu, np. poprzez ustalenie iż, nadanie (w tym dalsze przekazanie przesyłki do doręczenia) musi nastąpić w terminie jej przyjęcia od nadawcy, co pozwala na zachowanie skutków przewidzianych w przytoczonych wyżej przepisach. Zamawiający nie ogranicza możliwości korzystania przy realizacji zamówienia z podwykonawców, a taki charakter miałby operator pocztowy będący stroną umowy zawartej z wykonawcą na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe. Ponadto takie uregulowanie stosunków pomiędzy wykonawcą a podwykonawcami, zapewnia spełnianie innych wymogów Zamawiającego, w tym w szczególności wymóg konieczności realizacji zamówienia zgodnie z ustawą Prawo pocztowe
i aktami wykonawczymi. Przyjęcie innego trybu np. świadczenie usług w charakterze pośrednika ( posłańca" przekazującego przesyłki od Zamawiającego do innego operatora) powoduje, iż w świetle przepisów ustawy Prawo pocztowe Zamawiający nie jest stroną dla końcowego operatora pocztowego realizującego usługę doręczenia przesyłki, co pozbawia go faktycznej możliwości dochodzenia odszkodowań czy składania reklamacji w przypadku jej nienależytego wykonania albo choćby dochodzenia właściwego dokonywania i rozliczania tzw. zwrotów, za które (w przypadku operatora wyznaczonego) Zamawiający będzie uiszczał opłatę gotówką jako usługę świadczoną poza umową o zamówienie publiczne. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych (warunki ich świadczenia zostały uregulowane w dokumentacji przetargowej), natomiast ewentualna usługa pośrednictwa powinna zostać uregulowana bezpośrednio przez pośrednika i operatora wyznaczonego. Pytanie 5: Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ (kalkulacja kosztów przedmiotu zamówienia) używa określeń: gr. A oraz gr. B. W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, iż powyższe określenia odnoszą się do gabarytu A oraz gabarytu B? Zamawiający potwierdza, że wymiary przesyłek gr. A i gr. B wskazane w kalkulacji kosztów przedmiotu zamówienia, są takie same jak wymiary przesyłek gr. A i gr. B podane w oznaczeniu zamieszczonym w załączniku nr 1 do SIWZ. Pytanie 6: Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ (kalkulacja kosztów przedmiotu zamówienia) w poszczególnych przedziałach wagowych dla przesyłek listowych krajowych i zagranicznych oraz paczek pocztowych dokonuje podziału na trzy grupy: zwykłe, polecone oraz zpo. W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie czy wskazana pozycja ZPO dotyczy przesyłek poleconych ZPO oraz paczek pocztowych ZPO zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym? TAK, pozycja ZPO dotyczy przesyłek poleconych ZPO oraz paczek pocztowych ZPO zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym. Pytanie 7: Zamawiający w pkt.4 Istotnych postanowień umowy - załącznik nr 1 do SIWZ wskazał, iż przywiduje nadawanie przesyłek w sposób zgodny z przepisami regulującymi tryb postępowań administracyjnych i cywilnych". Czy Zamawiający może potwierdzić, iż powyższy zapis odnosi się do art. 57 5 pkt. 2 ustawy Kodeks postępowania Administracyjnego, art. 165 2 ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz art. 12 6 pkt. 2 ustawy Ordynacja podatkowa? Zamawiający potwierdza, iż nadawanie przesyłek w sposób zgodny z przepisami regulującymi tryb postępowań administracyjnych i cywilnych odnosi się do art. 57 5 pkt 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, art. 165 2 ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz art. 12 6 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Pytanie 8: W pkt 4 istotnych postanowień umowy wskazane jest, że Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek w sposób zgodny z przepisami regulującymi tryb postępowań administracyjnych i cywilnych. W przypadku tego rodzaju przesyłek Wykonawca, który nie jest operatorem wyznaczonym, będzie zobowiązany do dokonania czynności nadania przesyłki u operatora wyznaczonego. Czynność ta ma być wykonana w imieniu i na rzecz Zamawiającego (na przesyłce niezbędna jest identyfikacja pierwotnego nadawcy (Zamawiającego)).
Jak również Zamawiający w Formularzu cenowym wydzielił przesyłki nadawane za pośrednictwem Operatora Wyznaczonego, odpowiednio dla przesyłek poleconych z ZPO w obrocie krajowym oszacował ok 70 % całości przesyłek poleconych ekonomicznych i ok 55 % dla przesyłek priorytetowych z ZPO. Jako, że wynagrodzeniem operatora alternatywnego w przypadku świadczenia usługi pośrednictwa jest suma kosztów nadania przesyłki terminowej w placówce operatora wyznaczonego oraz własny narzut, kluczowego znaczenia w zakresie jednoznaczności opisu przedmiotu zamówienia - pozwalającego Wykonawcy skalkulować cenę - nabiera rzetelne określenie ilości takich przesyłek. Wykonawca wskazuje, że stosownie do treści przepisów (m.in. art. 57 5 pkt. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 2 Kodeksu prawa cywilnego, art. 83 3 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz art. 198b ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych), w praktyce ocena tego, czy przesyłka powinna zostać nadana w placówce operatora wyznaczonego, rozpoczyna się więc od sprawdzenia adresata przesyłki. Jeżeli jest nim: sąd powszechny (ale tylko cywilny - kwestia przesyłek nadawanych za pośrednictwem operatora wyznaczonego nie dotyczy postępowań karnych i korespondencji do prokuratorów); sąd Administracyjny; Urząd Skarbowy / Izba Skarbowa; organ administracji publicznej, w tym organy administracji rządowej oraz organy jednostek samorządu terytorialnego; Krajowa Izba Odwoławcza; należy rozważyć, czy jednostka Zamawiającego: jest stroną postępowania przed tym organem, ma wyznaczony termin do złożenia określonego pisma przed tym organem, gdyż jeżeli termin taki nie został określony ani w ustawie, ani przez sam organ, dana przesyłka w każdym wypadku może zostać przyjęta do nadania przez Wykonawcę, więc nie wymaga nadania u operatora wyznaczonego. Z doświadczenia Wykonawcy - płynącego z wieloletniego świadczenia usług pocztowych dla zróżnicowanego zakresu instytucji państwowych, jak izby skarbowe, sądy, prokuratury, ministerstwa i jednostki samorządu terytorialnego, ilość przesyłek terminowych", tj. wymagających nadania u operatora wyznaczonego nie przekracza 5% całości przesyłek rejestrowanych, przy czym: w przetargu zorganizowanym przez Powiatowy Urząd Pracy w Gdańsku (nr postępowania: SO.255.1.2015.WD): Zamawiający wskazał, że nie ma potrzeb w przedmiocie nadawania przesyłek w placówce operatora wyznaczonego; w przetargu zorganizowanym przez Powiatowy Urząd Pracy w Sandomierzu (nr postępowania: OA EG-271/6/13): Zamawiający wskazał, że nie ma potrzeb w przedmiocie nadawania przesyłek w placówce operatora wyznaczonego; w przetargu zorganizowanym przez Powiatowy Urząd Pracy w Skarżysku Kamiennej (nr postępowania: CI.27.3.2015): Zamawiający oszacował, że przewiduje nadawanie przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego w stosunku do 2% przesyłek z całego wolumenu; w przetargu zorganizowanym przez Dzielnicę Ursynów (nr postępowania KZP-XII- WZP.271.38.2015): Zamawiający wskazał, że nie ma potrzeb w przedmiocie nadawania przesyłek w placówce operatora wyznaczonego; w przetargu zorganizowanym przez Dzielnicę Ursus (nr postępowania UD-XI- ZZP.271.22.WAG.2015): Zamawiający wskazał, że wolumen przesyłek nadawanych za pośrednictwem operatora wyznaczonego nie przekroczy 10%;
w przetargu zorganizowanym przez Dzielnicę Praga Południe (nr postępowania UD-VI- ZP/74/14): Zamawiający oszacował, że przewiduje nadawanie przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego w stosunku do 2% przesyłek z całego wolumenu; w przetargu zorganizowanym przez Dzielnicę Żoliborz (nr postępowania UD-XVIII- ZZP.271.76.2014): Zamawiający oszacował ilość przesyłek terminowych na poziomie 10% całego przedmiotu zamówienia; w przetargu zorganizowanym przez Izbę Skarbową w Poznaniu prowadzonym dla wszystkich urzędów skarbowych i izb skarbowych w kraju (nr postępowania LO-260-0008/15/LO-2): Zamawiający oszacował ilość przesyłek terminowych na poziomie 3% całego przedmiotu zamówienia; w przetargu prowadzonym przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa, działającym w imieniu Sądu Apelacyjnego w Krakowie, zorganizowanym dla wszystkich sądów powszechnych w kraju (nr postępowania ZP-01/2015): Zamawiający wskazał, że nie ma potrzeb w przedmiocie nadawania przesyłek w placówce operatora wyznaczonego. Jednocześnie, należy podkreślić, że przyjęcie, iż operator alternatywny ma obowiązek pośrednictwa w wykonywaniu nieograniczonej lub też znacząco zawyżonej liczby przesyłek terminowych zamyka postępowanie na konkurencyjność (cena operatora alternatywnego musi uwzględniać bowiem cenę cennikową - bez upustu -operatora wyznaczonego oraz własny narzut). W związku z powyższym Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że przesyłki terminowe" nie przekraczają 5% całości wolumenu, alternatywnie, Wykonawca wnosi o ponowne oszacowanie ilości przesyłek rejestrowanych zawierających specjalistyczną korespondencję skierowaną do sądów lub organów administracji publicznej (apelacji, odwołań, skarg, etc.), z których nadaniem w placówce pocztowej operatora wyznaczonego odpowiednie przepisy prawa łączą skutek wniesienia pisma do sądu/urzędu przez stronę postępowania. Zamawiający podtrzymuje ilość przesyłek nadanych za pośrednictwem operatora wyznaczonego. Pytanie 9: W celu zachowania konkurencyjności, poza określeniem szacowanej ilości takich przesyłek (przykładowo: nie więcej niż 5% całości wolumenu") koniecznym jest także opisanie zasad uiszczania wynagrodzenia Wykonawcy z tego tytułu poprzez alternatywnie: zamieszczenie samodzielnej pozycji w formularzu ofertowym - tj. przesyłki rejestrowane wymagające nadania u operatora wyznaczonego" lub też; poprzez określenie, iż wynagrodzenie za przesyłki nadawane za pośrednictwem operatora wyznaczonego (usługa pośrednictwa) pobierane jest nie na podstawie cen formularzowych przedłożonych w ofercie, ale na podstawie cenników usług operatora alternatywnego załączanych do umowy. Stosownie do powyższego Wykonawca wnosi o wyjaśnienie w jaki sposób rozliczana będzie usługa pośrednictwa w nadawaniu przesyłek terminowych, tj.: 1) czy wynagrodzenie operatora alternatywnego uiszczane będzie na podstawie cennika usług pocztowych załączonego do umowy, czy też 2) zamawiający dokona modyfikacji formularza ofertowego (cenowego) poprzez wyodrębnienie przesyłek, które należy nadać w placówce operatora wyznaczonego, w przykładowy sposób zaproponowany poniżej (co umożliwi wykonawcom innym niż operator wyznaczony wycenić usługę nadawania w trybach zastrzeżonych dla operatora wyznaczonego)? Wykonawca wskazuje, że brak wyodrębnienia takiej pozycji w praktyce przesądza o konieczności obciążenia zamawiającego kosztami wykonania usługi niepocztowej" na podstawie cennika załączanego przez operatora alternatywnego do umowy. Rodzaj przesyłki Szacowana ilość przesyłek Cena netto za Wartość netto usługi Stawka podatku VAT Wartość brutto usług pocztowych dla
do 350g polecone nadane za pośrednictwem w sztukach jedną w okresie przesyłkę 3 miesięcy Przesyłki listowe w obrocie krajowym ekonomiczne gr. A 1 poszczególnych rodzajów przesyłek operatora wyznaczonego gr. B 1 Zamawiający w załączniku nr 2a do oferty kalkulacja kosztów przedmiotu zamówienia określił ilość przesyłek, które mają być nadane na operatora wyznaczonego, a Wykonawca przy wypełnianiu kalkulacji jest zobowiązany do podania ceny, która będzie uwzględniała wszystkie koszty związane z realizacją tych przesyłek. Zamawiający przy realizacji zamówienia nie dopuszcza innego sposobu rozliczenia, niż ten, który został wskazany w kalkulacji. Pytanie 10: Opisując kryteria oceny ofert w SIWZ, Zamawiający wskazał następujące kryteria: a) cena - 90%, b) możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych -10%. Czy mając na uwadze realizację społecznie pożądanych aspektów zamówień publicznych Zamawiający dokona modyfikacji treści zapytania poprzez dodanie kryterium społecznego", przez które należy rozumieć procentowy udział pracowników operacyjnych zatrudnionych na umowę o pracę (na minimum 1/2 etatu), którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia (dalej jako kryterium społeczne") oraz w związku z powyższym dokona odpowiednich zmian dokumentacji dotyczącej Postępowania? Wykonawca wnioskuje do Zamawiającego o modyfikację kryterium oceny ofert w sposób następujący: Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów: Nr Nazwa kryterium Waga 1 Cena 80 % 2 Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek 10 % pocztowych 3 Kryterium społeczne 10 % Punkty przyznawane za podane wyżej kryteria będą liczone według następujących wzorów: Nr kryterium Wzór Zatrudnienie pracowników operacyjnych na umowę o pracę Liczba punktów: Procentowy udział pracowników operacyjnych zatrudnionych na umowę o pracę (na minimum 1/2 2% 3%-8% 9%-15% 16%-22% 23% -29% 30% i więcej etatu) Liczba uzyskanych punktów [pkt] 0 2 4 6 8 10 Kryterium nr 3: Punkty przyznawane będą za deklarowany procentowy udział pracowników operacyjnych zatrudnionych na umowę o pracę (na minimum 1/2 etatu) w stosunku do wszystkich pracowników operacyjnych zatrudnionych przy realizacji zamówienia.
Przez pracowników operacyjnych należy rozumieć pracowników zatrudnionych w działalności operacyjnej Wykonawcy, zajmujących się przyjmowaniem, przemieszczaniem i doręczaniem przesyłek pocztowych. Ocena w tym kryterium dokonana zostanie na podstawie informacji wpisanych przez Wykonawcę do Formularza oferty stanowiącego. Punkty przyznawane będą według następującej zasady Procentowy udział pracowników operacyjnych zatrudnionych na umowę o pracę 2% 3%-8% 9%-15% 16%-22% 23% - 29% 30% i więcej (na minimum 1/2 etatu) Liczba uzyskanych punktów [pkt] 0 2 4 6 8 10 UWAGA: a) Najwyższa liczba punktów (10) zostanie przyznana każdej ofercie, w której Wykonawca oświadczy, że w trakcie realizacji zamówienia 30 % i więcej pracowników operacyjnych będzie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu). Przykład 1: Jeżeli Wykonawca zatrudni 100 pracowników operacyjnych, z czego na podstawie umowy o pracę - 20 na pełny etat, 10 na 0,5 etatu, to należy podać, że 30% pracowników zatrudnionych będzie na umowę o pracę. Przykład 2: Jeżeli wykonawca zatrudnia 120 pracowników operacyjnych i wskaże pracę (na minimum 1/2 etatu) 30% pracowników operacyjnych, to w ramach ewentualnej kontroli zamawiającego, musi wykazać 36 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu). Sposoby wyliczenia: 120x30% = 36 Przykład 3: Jeżeli wykonawca zatrudnia 124 pracowników operacyjnych i wskaże pracę (na minimum 1/2 etatu) 30% pracowników operacyjnych, to w ramach ewentualnej kontroli zamawiającego, musi wykazać 38 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu). Sposoby wyliczenia: 124x 30% = 37,2 Przykład 4: Jeżeli wykonawca zatrudnia 129 pracowników operacyjnych i wskaże pracę (na minimum 1/2 etatu) 30% pracowników operacyjnych, to w ramach ewentualnej kontroli zamawiającego, musi wykazać 39 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum ½ etatu). Sposoby wyliczenia: 1 2 9 x3 0 % = 38,7 b) Zamawiający wymaga od Wykonawcy zapewnienia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu), co najmniej 2% pracowników operacyjnych zatrudnionych przy realizacji przedmiotu zamówienia, w całym okresie obowiązywania umowy. Przykład 1: Jeżeli wykonawca zatrudnia 120 pracowników operacyjnych i wskaże pracę (na minimum 1/2 etatu) 5% pracowników operacyjnych, to w ramach ewentualnej kontroli zamawiającego, musi wykazać 6 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu). Sposoby wyliczenia: 1 2 0 x5 % = 6 Przykład 2: Jeżeli wykonawca zatrudnia 120 pracowników operacyjnych i wskaże pracę (na minimum 1/2 etatu) 8% pracowników operacyjnych, to w ramach ewentualnej kontroli zamawiającego, musi wykazać 10 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu). Sposoby wyliczenia: 1 2 0 x8 % = 9,6 Przykład 3: Jeżeli wykonawca zatrudnia 120 pracowników operacyjnych i wskaże pracę (na minimum 1/2 etatu) 11% pracowników operacyjnych, to w ramach ewentualnej kontroli zamawiającego, musi wykazać 14 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (na minimum 1/2 etatu). Sposoby wyliczenia: 120 x 11% = 13,2
c) Jeżeli wykonawca poda w formularzu oferty procentowy udział pracowników operacyjnych zatrudnionych na umowę o pracę (na minimum ½ etatu) mniejszy niż 2%, bądź w ogóle nie poda udziału procentowego, zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych - treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia); d) Podany przez wykonawcę w formularzu oferty procentowy udział pracowników operacyjnych zatrudnionych na umowę o pracę (na minimum 1/2 etatu), musi być wyrażony w liczbach całkowitych. e) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów łącznie w obu kryteriach oceny ofert. f) Maksymalna ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wag może uzyskać oceniana oferta, wynosi 100 punktów. g) Wynik działania w każdym z kryteriów podawany będzie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. h) Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Podsumowując powyższe, Wykonawca wnosi o dokonanie wskazanej modyfikacji zapytania poprzez dodanie kryterium społecznego oraz odpowiednich zmian w dokumentacji postępowania. Kryteria oceny ofert, określone przez Zamawiającego w Rozdziale XIV SIWZ, pozostają bez zmian. Pytanie 11: Zamawiający w treści SIWZ i Załączników do SIWZ wskazuje, że opłaty za świadczone usługi będą dokonywane za pomocą maszyn do frankowania. Czy Zamawiający będzie pokrywał koszty używania maszyny do frankowania, na które składają się, w szczególności koszty przeprogramowania maszyny do frankowania oraz czynności serwisowych? Ponoszenie tych kosztów przez Zamawiającego jest uzasadnione, gdyż to Zamawiający decyduje o samym fakcie korzystania z niej przy świadczeniu usług, na co Wykonawca ma niewielki wpływ. Jaki termin na uruchomienie frankownicy przewiduje Zamawiający? Wskazać należy, że mając na uwadze doświadczenie Wykonawcy w tym zakresie termin ten realnie nie może być krótszy niż 14 dni. Czy istnieje możliwość alternatywnego świadczenia usług pocztowych będących przedmiotem zamówienia bez konieczności użycia maszyny do frankowania w ogóle? Zgodnie z istotnymi postanowieniami umowy wynagrodzenie za usługi pocztowe będzie opłacane przy użyciu maszyny do frankowania. Zamawiający pokryje koszty użytkowania maszyny do frankowania, natomiast koszt przeprogramowania maszyny leży w gestii Wykonawcy. Maszyna do frankowania jest aktualnie eksploatowana. Maszyna do frankowania musi być przygotowana do pracy przed dniem rozpoczęcia świadczenia usługi przez Wykonawcę (rozpoczęcie świadczenia usług przez Wykonawcę nastąpi z dniem 4 stycznia 2016 r.).
Pytanie 12: Zamawiający przewiduje w treści SIWZ - istotnych postanowieniach umowy (pkt 11 (ppkt 2)) możliwość wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku naruszenia przez drugą stronę postanowień umowy. Wykonawca zwraca uwagę, iż przywołane zapisy dają Zamawiającemu silną pozycję w kształtowaniu stosunku między stronami, a także narusza zasadę równowagi stron umowy, przyznając Zamawiającemu uprawnienie do rozwiązania umowy nawet w przypadkach drobnych, nieistotnych nieprawidłowości, które nie skutkowałyby szkodą po stronie Zamawiającego. Dodatkowo wskazać należy, że dla zapewnienia pewności stosunku prawnego oraz pewności świadczenia usługi, niezbędne jest wprowadzenie zapisów, dających Wykonawcy możliwość usunięcia ewentualnych nieprawidłowości w wykonywaniu umowy w konkretnym terminie. Powyższe wzmocni trwałości stosunku prawnego łączącego strony, na czym zależy każdej z nich, a prócz tego polepszy jakość współpracy, ponieważ Wykonawca będzie zwracał szczególną uwagę na kwestie będące istotnymi dla Zamawiającego. W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się z o modyfikację omawianego zapisu i zastąpienie go, przykładowo, sformułowaniem: 2) naruszenie przez którąkolwiek ze Stron postanowień niniejszej umowy, powoduje możliwość jej rozwiązania przez drugą Stronę ze skutkiem natychmiastowym, po uprzednim wezwaniu drugiej Strony do należytego świadczenia usług, zgodnie z umową oraz obowiązującym przepisami i po bezskutecznym upływie wyznaczonego w tym celu terminu". Treść ust. 11 pkt 2 istotnych postanowień umowy pozostaje bez zmian. Jednocześnie Zamawiający przedłuża termin składania ofert do dnia 18.12.2015 r. do godz. 10:30. Otwarcie ofert odbędzie się tego samego dnia o godz. 11:00.