Konkurs Ministra Spraw Zagranicznych POMOC ZAGRANICZNA 2009 1
Program spotkania 1. ZałoŜenia konkursu i zasady udziału w konkursie 2. Przygotowanie wniosku projektowego 3. Sposób i kryteria oceny wniosków 4. Podpisanie umowy dotacji i realizacja projektu; współpraca z MSZ podczas realizacji projektu 5. Odpowiedzi na pytania 6. Indywidualne konsultacje z ekspertami MSZ 2
ZłoŜenie wniosku projektowego do 19 lutego Informacja o uzyskaniu bądź nieuzyskaniu dotacji Pisemne indywidualne powiadomienie do 30 marca (strony internetowe MSZ) do 7 kwietnia (niezwłocznie po ogłoszeniu wyników) ocena wniosku przez Zespół Konkursowy wniosek MSZ do Min. Finansów o uruchomienie środków na dotacje Podpisanie umowy dotacji do końca kwietnia wyznaczenie opiekuna projektu w DWR MSZ Dotacja przelana na konto wnioskodawcy do 14 dni od dnia podpisania umowy osoby do kontaktu ws. projektu Realizacja projektu; kontakt z MSZ; ew. zmiany w budŝecie Zwrot niewykorzystanych środków do dnia zakończenia projektu; nie dłuŝej niŝ do 15 grudnia w ciągu 30 dni od zakończeniu projektu monitoring: formularze i wizyty monitorujące ZłoŜenie sprawozdania finansowego i Ministerstwo merytorycznego Spraw Zagranicznych w ciągu 30 dni po zakończeniu projektu; najpóźniej do 30 stycznia potwierdzenie rozliczenia dotacji 3
Kto moŝe złoŝyć wniosek w konkursie? zarejestrowane w Polsce organizacje pozarządowe (art. 3 pkt 2 udppiw) stowarzyszenia fundacje osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w RP, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeŝeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności poŝytku publicznego niepubliczne szkoły wyŝsze Organizacja poŝytku publicznego? Spółka akcyjna? Gmina? Uczelnia publiczna? Fundacja Skarbu Państwa? 4
Oficjalna Pomoc Rozwojowa ang. Official Development Assistance (ODA) definicja Komitetu Pomocy Rozwojowej (DAC/OECD) Darowizny i poŝyczki przekazywane krajom rozwijającym się (określona grupa krajów) przez oficjalne instytucje rządowe państw-dawców i organizacje międzynarodowe, mające na celu wsparcie rozwoju gospodarczego i dobrobytu w tych krajach. 5
Kraje priorytetowe Ukraina Białoruś Gruzja Mołdowa Afganistan Autonomia Palestyńska Angola Pozostałe kraje biorcy ODA Afryka i Bliski Wschód Azja, w szczególności Azja Środkowa i Kaukaz Południowy Bałkany Zachodnie 6.500 tys. PLN 1.750 tys. PLN 3.500 tys. PLN 1.300 tys. PLN 4 mln PLN 500 tys. PLN 500 tys. PLN 4 mln PLN 500 tys. PLN 300 tys. PLN 6
Projekty pomocowe (rozwojowe) odpowiadające obszarom wsparcia obszary wsparcia są określone w Regulaminie konkursu odrębne dla kaŝdego kraju / regionu uzasadnienie związku proponowanego projektu z obszarami wsparcia objętymi konkursem to zadanie wnioskodawcy 7
Projekty mieszane obejmujące więcej niŝ jeden kraj dotyczące tego samego obszaru wsparcia w kaŝdym z tych krajów obszary wsparcia muszą być priorytetowe dla wszystkich krajów, których dotyczy dany projekt nie więcej niŝ 10% łącznej kwoty środków przewidzianych w konkursie 8
Okres realizacji projektów Środki z dotacji naleŝy bezwzględnie wykorzystać do 31 grudnia Niewykorzystane środki są zwracane do budŝetu państwa (wraz z odsetkami) okres realizacji projektu = czas ponoszenia kosztów kwalifikowanych Początek realizacji projektu: realnie najwcześniej od drugiej początku kwietnia (tj. od dnia powiadomienia o przyznaniu dotacji) Koniec realizacji: data wskazana we wniosku zakończenie działań programowych i administracyjnych; nie później niŝ 31 grudnia 9
Współpraca z partnerem z kraju beneficjenta Partner z kraju beneficjenta OBLIGATORYJNY (trwałość projektu) Forma prawna partnera niekoniecznie taka sama jak wnioskodawcy Podmioty o charakterze komercyjnym jedynie w uzasadnionych przypadkach partner musi być SPRAWDZONY koszty ponoszone przez partnera są kwalifikowane koszty związane z nawiązaniem współpracy i przygotowaniem projektu nie są kwalifikowane 10
Ile projektów moŝe złoŝyć jedna organizacja? Brak ograniczeń, ale: kaŝdy z wniosków projektowych na ten sam kraj partnerski musi dotyczyć innego obszaru wsparcia przy zgłoszeniu 3 lub więcej projektów do wniosku naleŝy dodatkowo załączyć informację o zdolności operacyjnej wnioskodawcy (wg wzoru MSZ) 11
Prawo zamówień publicznych (1) Wyłączenia całkowite: zamówienia określone w art. 4 ustawy Pzp zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro (1 euro = 3,8771) Wyłączenia częściowe : art. 5 ustawy Pzp dotyczące m.in. usług prawniczych, zdrowotnych, szkoleniowych lub edukacyjnych 12
Prawo zamówień publicznych (2) Ustawę Prawo zamówień publicznych stosuje się do zawierania umów, których przedmiotem są: Roboty budowlane - wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy Prawo budowlane Dostawy - nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaŝy, dostawy, najmu, dzierŝawy oraz leasingu Usługi - wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy 13
Opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (1) nie więcej niŝ 10% wartości budŝetu projektu działania skierowane do polskiego społeczeństwa i mające na celu podniesienie świadomości i poszerzenie wiedzy na temat problemów rozwoju na świecie: powiązane z projektem; nawiązujące do problemów, które projekt stara się rozwiązać w konkretnym kraju/regionie zgodne z zasadami edukacji rozwojowej działania edukacyjne a nie Public Relations 14
Opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (2) nie będą traktowane jako komponent Edukacji Rozwojowej (i uznawane za koszt kwalifikowany): bezpośrednia promocja projektu (broszurki, ulotki, UWAGA: działania promocyjne, w rozsądnych granicach i jeśli są odpowiednio uzasadnione, mogą być elementem projektu; trzeba je jednak nazwać PROMOCJA projektu, a nie EDUKACJA ROZWOJOWA bezpośrednia promocja wnioskodawcy zbiorki rzeczowe i pienięŝne promowanie programów adopcji na odległość 15
Opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (3) wybór kraju beneficjenta: Polska (oprócz beneficjenta zasadniczego) określenie wartości procentowej budŝetu 16
Formularz wniosku on-line www.polskapomoc.gov.pl 17
Przygotowanie projektu (1) DOKŁADNIE zapoznać się ze wszystkimi dokumentami Udowodnić przeprowadzenie rozpoznania problemu i sytuacji beneficjentów Skupić się na celach i rezultatach, a nie na działaniach Zacząć od matrycy logicznej Ocenić realność realizacji pomysłu przy istniejących ograniczeniach czasowych i kadrowych, moŝliwościach komunikacji z partnerem oraz obowiązujących przepisach!!! ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Dobrze zatytułować: TYTUŁ PROJEKTU ma znaczenie Stosować jasne i zwięzłe sformułowania 18
Wolontariat polska pomoc nie moŝna łączyć działań zaplanowanych w ramach projektów składanych w konkursie Pomoc zagraniczna 2009 z projektami, które organizacja ew. planuje zgłosić w konkursie Wolontariat polska pomoc 2009 19
BudŜet projektu Koszty administracyjne a koszty programowe Koszty administracyjne maksymalnie 20%, w tym ew. koszty partnera Okres realizacji projektu: najdłuŝej 9 miesięcy (wydatki mogą być ponoszone najwcześniej od dnia powiadomienia przez MSZ o przyznaniu dotacji) Pozycje budŝetu a kategorie kosztów Nie ma dolnego ani górnego limitu wnioskowanej kwoty dotacji Realne szacunki i stawki odpowiadające obowiązującym na rynku 20
Obligatoryjny wkład własny wkład własny = wkład wnioskodawcy lub partnera beneficjentów / uczestników / inne źródła finansowania projekty o wnioskowanej dotacji do 250 tys. PLN co najmniej 5 % wartości projektu projekty o wnioskowanej dotacji powyŝej 250 tys. PLN co najmniej 10% wartości projektu finansowy rzeczowy - np. lokal, sprzęt, materiały osobowy - tj. praca wykonywana np. przez wolontariuszy organizacji wnioskującej lub partnerów przedstawiony w wymierny sposób i orientacyjnie wyceniony - np.: liczba roboczogodzin, stawka godzinowa, wartość jednostkowa 21
Pozycje a kategorie kosztów Kategorie kosztów w zaakceptowanych projektach (kategorie nadane przez MSZ) Wynagrodzenia i honoraria personel polski Wynagrodzenia i honoraria personel zagraniczny Zakwaterowanie, wyŝywienie, diety Przejazdy, wizy, ubezpieczenia podróŝne Inwestycje i remonty nieruchomości Sprzęt (w tym wynajem), wyposaŝenie Publikacje, szkolenia (w tym wynajem sal), promocja Biuro, komunikacja, koszty bankowe Inne 22
Zmiany w budŝecie projektu Zgoda MSZ wymagana przy przesunięciach pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków i/lub pomiędzy pozycjami w obrębie tej samej kategorii jeŝeli: suma łącznych proponowanych przesunięć pomiędzy kategoriami jest większa niŝ 10% limitów wydatków kategorii, do której środki są przenoszone i jednocześnie wynosi co najmniej 2.000 PLN suma łącznych proponowanych przesunięć pomiędzy pozycjami w obrębie tej samej kategorii jest większa niŝ 10% limitów wydatków dla tej kategorii i jednocześnie wynosi co najmniej 2.000 PLN z dokładną informacją o proponowanym przeznaczeniu środków do przesunięcia przed ich dokonaniem, a nie po fakcie najpóźniej 15 dni przed zakończeniem projektu (najpóźniej 15 grudnia) brak moŝliwości dodania nowych pozycji brak moŝliwości zwiększania wynagrodzeń i honorariów 23
Załączniki 1. potwierdzające status wnioskodawcy i umocowanie osób go reprezentujących - w jednym egzemplarzu niezaleŝnie od liczby składanych wniosków projektowych przy złoŝeniu więcej niŝ jednego wniosku: dodatkowe pismo przewodnie do kaŝdego wniosku projektowego wskazujące numer wniosku, przy którym te załączniki się znajdują 2. dotyczące danego wniosku projektowego - w trzech egzemplarzach 24
Autonomia Palestyńska dodatkowo załączyć po angielsku: szczegółowy opis projektu budŝet harmonogram 25
Rozpatrzenie wniosku 26
Ocena wniosków Zespół Konkursowy powołany przez Dyrektora Generalnego SłuŜby Zagranicznej złoŝony z pracowników MSZ: Departamentu Współpracy Rozwojowej i departamentów terytorialnych bierze pod uwagę opinie polskich ambasad o danym projekcie Obserwatorzy z ramienia organizacji pozarządowych (z Grupy Zagranica) 27
Kryteria oceny Wymogi formalne Ocena pod względem merytorycznym i finansowym, m.in.: Zgodność z kryteriami geograficznymi i tematycznymi Zdolność operacyjna i finansowa wnioskodawcy; doświadczenie Zgodność z zasadami pomocy rozwojowej Efektywność ekonomiczna Realność realizacji (harmonogram, zarządzanie projektem) Jeśli organizacja współpracowała juŝ z MSZ dodatkowo: rzetelność wykonania zadania oraz poprawność i terminowość rozliczenia dotacji 28
Decyzja o (nie)przyznaniu dotacji Decyzja ostateczna (brak moŝliwości odwołania) Ograniczona ilość środków wygrywają wnioski najlepsze Zmniejszenie dotacji wskazanie pozycji budŝetu podlegających redukcji Wyłączenie lub redukcja komponentu Edukacji Rozwojowej Zwiększenie dotacji wskazanie konkretnych komponentów projektu i pozycji budŝetu Nieprzyznanie dotacji pisemne uzasadnienie na prośbę wnioskodawcy 29
Realizacja projektu BieŜąca współpraca z MSZ 30
Kontakty z MSZ opiekun projektu w DWR MSZ od momentu ogłoszenia wyników (w tym ws. podpisania umowy) postępy w realizacji (równieŝ ze względów promocyjnych) formularze monitorujące wizyty monitorujące pracowników MSZ (niekoniecznie opiekuna projektu) informowanie MSZ z odpowiednim wyprzedzeniem o planowanych wydarzeniach wspólne rozwiązywanie trudnych problemów (sytuacje beznadziejne ) 31
Zarządzanie projektem i środkami z dotacji Wydatkowanie środków ściśle według warunków umowy Dotacja przelana na wyodrębnione konto podane w umowie Wyodrębniona ewidencja księgowa środków z dotacji; dokumentacja prowadzona zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi MSZ BieŜąca kontrola (wewnętrzne monitorowanie) wydatkowania środków w trakcie realizacji projektu we współpracy z partnerem Ogólne warunki umowy dotacji będą dostępne po angielsku 32
Zmiany w projekcie Zmiana koordynatora zła praktyka Zmiany merytoryczne (np. partnera, beneficjentów) tylko w wyjątkowych przypadkach i za uprzednią zgodą MSZ 33
Informowanie o źródle pochodzenia funduszy zgodnie z wytycznymi MSZ załącznik do umowy dotacji informowanie beneficjentów sygnowanie logo polska pomoc publikacji, materiałów, wybudowanych obiektów, zakupionego sprzętu współpraca z mediami 34
Materiały multimedialne materiał fotograficzny załączony do sprawozdania końcowego przesyłany na bieŝąco zgoda na wykorzystanie w publikacjach o polskiej pomocy 35
Z kim się kontaktować do 19 lutego i do dnia ogłoszenia wyników? w kwestiach ogólnych dwr@msz.gov.pl rejestracja w systemie online formularz wniosku projektowego komponent Edukacji Rozwojowej Juliusz Ziemak Joanna Szewczak Barbara Gronowska Joanna Popławska juliusz.ziemak@msz.gov.pl joanna.szewczak@msz.gov.pl barbara.gronowska@msz.gov.pl joanna.poplawska@msz.gov.pl 36