Konkurs Ministra Spraw Zagranicznych POMOC ZAGRANICZNA 2008

Transkrypt

1 Konkurs Ministra Spraw Zagranicznych POMOC ZAGRANICZNA 2008 Warszawa, 1

2 program spotkania 1. ZałoŜenia konkursu i zasady udziału w konkursie 2. Przygotowanie i złoŝenie wniosku projektowego Formularz wniosku on-line 3. Sposób i kryteria oceny wniosków 4. Podpisanie umowy dotacji i realizacja projektu; współpraca z MSZ podczas realizacji projektu 5. Rozliczenie dotacji 6. Odpowiedzi na pytania 7. Indywidualne konsultacje z ekspertami MSZ 2 2

3 ZłoŜenie wniosku projektowego Informacja o uzyskaniu bądź nieuzyskaniu dotacji Pisemne indywidualne powiadomienie Podpisanie umowy dotacji Dotacja przelana na konto wnioskodawcy Realizacja projektu; kontakt z MSZ; ew. zmiany w budŝecie Zwrot niewykorzystanych środków ZłoŜenie sprawozdania finansowego i merytorycznego do 5 marca do połowy kwietnia (strony internetowe MSZ) do 19 kwietnia (niezwłocznie po ogłoszeniu wyników) pierwsza połowa maja do 14 dni od dnia podpisania umowy do dnia zakończenia projektu; nie dłuŝej niŝ do 31 grudnia w ciągu 30 dni od zakończeniu projektu w ciągu 30 dni po zakończeniu projektu; najpóźniej do 30 stycznia rozpatrzenie wniosku przez Zespół Konkursowy wniosek MSZ do Min. Finansów o uruchomienie środków na dotacje wyznaczenie opiekuna projektu w DWR MSZ osoby do kontaktu ws. projektu monitoring: formularze i wizyty monitorujące potwierdzenie rozliczenia dotacji 3

4 Kto moŝe wciąć udział w konkursie? zarejestrowane w Polsce organizacje pozarządowe (art. 3 pkt 2 udppiw) stowarzyszenia fundacje osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w RP, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeŝeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności poŝytku publicznego niepubliczne szkoły wyŝsze Organizacja poŝytku publicznego? Spółka akcyjna? Gmina? Uczelnia publiczna? 4 4

5 Projekty o charakterze pomocowym / rozwojowym czyli przyczyniający się do: wsparcia rozwoju danego kraju / danej społeczności i wzmocnienia ich potencjału redukcji ubóstwa wsparcia procesów transformacji i reform, praworządności i państwa prawa wzmocnienia społeczeństwa obywatelskiego budowy demokracji poszanowania praw człowieka 5 5

6 Oficjalna Pomoc Rozwojowa ang. Official Development Assistance (ODA) definicja Komitetu Pomocy Rozwojowej (DAC/OECD) Darowizny i poŝyczki przekazywane krajom rozwijającym się (określona grupa krajów) przez oficjalne instytucje rządowe państw-dawców i organizacje międzynarodowe, mające na celu wsparcie rozwoju gospodarczego i dobrobytu w tych krajach. 6 6

7 Kraje priorytetowe Ukraina Białoruś Gruzja Mołdowa Afganistan Autonomia Palestyńska Tanzania Pozostałe kraje biorcy ODA Afryka i Bliski Wschód Azja, w szczególności Azja Środkowa i Kaukaz Południowy Bałkany Zachodnie 8 mln PLN 4,5 mln PLN (w tym inicjatywy medialne 2 mln PLN) 2 mln PLN 2 mln PLN 1 mln PLN 1 mln PLN 500 tys. PLN 4,5 mln PLN 1 mln PLN 500 tys. PLN 7

8 Projekty odpowiadające obszarom wsparcia obszary wsparcia są określone w Regulaminie konkursu odrębne dla kaŝdego kraju / regionu uzasadnienie związku proponowanego projektu z obszarami wsparcia objętymi konkursem leŝy w gestii wnioskodawcy 8 8

9 Projekty mieszane obejmujące więcej niŝ jeden kraj dotyczące tego samego obszaru wsparcia w kaŝdym z tych krajów obszary wsparcia muszą być priorytetowe dla wszystkich krajów, których dotyczy dany projekt nie więcej niŝ 15% łącznej kwoty środków przewidzianych w konkursie 9 9

10 Okres realizacji projektów Środki z dotacji naleŝy bezwzględnie wykorzystać do 31 grudnia Niewykorzystane środki są zwracane do budŝetu państwa (wraz z odsetkami) okres realizacji projektu = czas ponoszenia kosztów kwalifikowanych Początek realizacji projektu: realnie najwcześniej od drugiej połowy kwietnia (tj. od dnia powiadomienia o przyznaniu dotacji) Koniec realizacji: data wskazana we wniosku zakończenie działań programowych i administracyjnych; nie później niŝ 31 grudnia 10 10

11 opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (1) nie więcej niŝ 10% wartości budŝetu projektu działania skierowane do polskiego społeczeństwa i mające na celu podniesienie świadomości i poszerzenie wiedzy na temat problemów rozwoju na świecie: powiązane z projektem; nawiązujące do problemów, które projekt stara się rozwiązać w konkretnym kraju/regionie zgodne z zasadami edukacji rozwojowej działania edukacyjne a nie Public Relations 11 11

12 opcjonalny komponent Edukacji Rozwojowej (2) nie będą traktowane jako komponent Edukacji Rozwojowej (i uznawane za koszt kwalifikowany): bezpośrednia promocja projektu (broszurki, ulotki, UWAGA: działania promocyjne, w rozsądnych granicach i jeśli są odpowiednio uzasadnione, mogą być elementem projektu; trzeba je jednak nazwać PROMOCJA projektu, a nie EDUKACJA ROZWOJOWA bezpośrednia promocja wnioskodawcy zbiorki rzeczowe i pienięŝne promowanie programów adopcji na odległość 12 12

13 Współpraca z partnerem z kraju beneficjenta Partner z kraju beneficjenta OBLIGATORYJNY (trwałość projektu) Forma prawna partnera niekoniecznie taka sama jak wnioskodawcy Podmioty o charakterze komercyjnym jedynie w uzasadnionych przypadkach partner musi być SPRAWDZONY koszty ponoszone przez partnera są kwalifikowane koszty związane z nawiązaniem współpracy i przygotowaniem projektu nie są kwalifikowane 13 13

14 Obligatoryjny wkład własny wkład własny = wkład wnioskodawcy lub partnera, lub beneficjentów / uczestników, lub inne źródła finansowania minimum 5% całkowitej wartości projektu o charakterze finansowym lub rzeczowym przedstawiony w wymierny sposób, np.: liczba roboczogodzin, stawka godzinowa, wartość jednostkowa 14 14

15 Ile projektów moŝe złoŝyć jedna organizacja? Brak ograniczeń, z zastrzeŝeniami: kaŝdy z wniosków projektowych na ten sam kraj partnerski musi dotyczyć innego obszaru wsparcia przy zgłoszeniu więcej niŝ 3 projektów obligatoryjnie do wniosku naleŝy załączyć: podstawowe informacje o wszystkich projektach zgłoszonych przez wnioskodawcę w ramach konkursu (wg wzoru MSZ) informacje o zdolności operacyjnej wnioskodawcy (wg wzoru MSZ) 15 15

16 przygotowanie i złoŝenie wniosku formularz wniosku on-line 16

17 Przygotowując projekt naleŝy: DOKŁADNIE zapoznać się ze wszystkimi dokumentami Ocenić realność realizacji pomysłu przy istniejących ograniczeniach czasowych i kadrowych, moŝliwościach komunikacji z partnerem oraz obowiązujących przepisach!!! ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Skupić się na celach i rezultatach, a nie na działaniach Zastanowić się, jaka jest wartość dodana naszej oferty Zastanowić się, jak zapewnić trwałość projektu Najlepiej zacząć od matrycy logicznej 17 17

18 Prawo zamówień publicznych (1) Wyłączenia całkowite: zamówienia określone w art. 4 ustawy Pzp zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości euro (1 euro = 3,8771) Wyłączenia częściowe : art. 5 ustawy Pzp dotyczące m.in. usług prawniczych, zdrowotnych, szkoleniowych lub edukacyjnych 18 18

19 Prawo zamówień publicznych (2) Ustawę Prawo zamówień publicznych stosuje się do zawierania umów, których przedmiotem są: Roboty budowlane - wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy Prawo budowlane Dostawy - nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaŝy, dostawy, najmu, dzierŝawy oraz leasingu Usługi - wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy 19 19

20 ZłoŜenie wniosku krok po kroku wniosek = formularz + załączniki Rejestracja w portalu wejście przez sekcję Współpracuj z nami Uzyskanie loginu i hasła Wypełnienie formularza wniosku on-line Przesłanie formularza do bazy za pośrednictwem łącza internetowego Wydrukowanie formularza, skompletowanie załączników, podpisanie przez osoby upowaŝnione Przesłanie pocztą lub złoŝenie w MSZ (dziennik podawczy) do 5 marca wydrukowanego i podpisanego wniosku w 3 egzemplarzach (oryginał z załącznikami niemerytorycznymi + 2 kopie) DECYDUJE DATA WPŁYNIĘCIA WNIOSKU DO MSZ 20 20

21 Jak napisać wniosek? W języku polskim Jasne i zwięzłe sformułowania Przejrzysta konstrukcja Nie powtarzać niepotrzebnie tych samych treści w kilku miejscach wniosku Dobrze zatytułować: TYTUŁ PROJEKTU ma znaczenie 21 21

22 formularz wniosku on-line 22

23 BudŜet projektu Koszty administracyjne a koszty programowe Koszty administracyjne maksymalnie 20%, w tym ew. koszty partnera Okres realizacji projektu: nie wcześniej niŝ od połowy kwietnia i nie dłuŝej niŝ do końca grudnia (wydatki mogą być ponoszone najwcześniej od dnia powiadomienia przez MSZ o przyznaniu dotacji) Pozycje budŝetu a kategorie kosztów Realne szacunki 23 23

24 Koszty niekwalifikowane Koszty juŝ sfinansowane z innych źródeł Koszty przygotowania wniosku, studiów wykonalności, itp. Zakup środków trwałych dla wykonującego zadanie Długi, kredyty, itp. Straty wynikające z róŝnic kursowych Kary, grzywny, mandaty, itp. Napoje alkoholowe 24 24

25 Załączniki niemerytoryczne merytoryczne 25 25

26 rozpatrzenie wniosku 26

27 Ocena wniosków Zespół Konkursowy powołany przez Dyrektora Generalnego SłuŜby Zagranicznej złoŝony z pracowników MSZ: Departamentu Współpracy Rozwojowej i departamentów terytorialnych Obserwatorzy z ramienia organizacji pozarządowych (z Grupy Zagranica) 27 27

28 Kryteria oceny Wymogi formalne Ocena pod względem merytorycznym i finansowym, m.in.: Zgodność z kryteriami geograficznymi i tematycznymi Zdolność operacyjna i finansowa wnioskodawcy; doświadczenie Zgodność z zasadami pomocy rozwojowej Własność projektu i partnerstwo; współpraca z partnerem Komplementarność względem działań i środków lokalnych Trwałość Efektywność budŝetu Równość szans Wpływ na środowisko Realność realizacji (harmonogram, zarządzanie projektem) 28 28

29 Decyzja o (nie)przyznaniu dotacji Decyzja ostateczna (brak moŝliwości odwołania) Ograniczona ilość środków wygrywają wnioski najlepsze Zmniejszenie dotacji wskazanie pozycji budŝetu podlegających redukcji Wyłączenie lub redukcja komponentu Edukacji Rozwojowej Zwiększenie dotacji wskazanie konkretnych komponentów projektu i pozycji budŝetu Nieprzyznanie dotacji pisemne uzasadnienie na prośbę wnioskodawcy 29 29

30 realizacja projektu bieŝąca współpraca z MSZ 30

31 Kontakty z MSZ postępy w realizacji (równieŝ ze względów promocyjnych) wspólne rozwiązywanie trudnych problemów (sytuacje beznadziejne ) opiekun projektu w DWR MSZ od momentu ogłoszenia wyników (w tym ws. podpisania umowy) 31 31

32 Korespondencja numer projektu nazwa kraju beneficjenta forma korespondencji poczta elektroniczna (ew. telefon) w sprawach bieŝących, informowanie o postępach, przekazanie materiałów (np. fotografii) adresowana do opiekuna projektu pisemna (pismo, faks) w sprawie zmian w projekcie adresowana do Dyrektora Departamentu Współpracy Rozwojowej MSZ nie do opiekuna projektu 32 32

33 Zarządzanie projektem i środkami z dotacji Wydatkowanie środków ściśle według warunków umowy Dotacja przelana na wyodrębnione konto podane w umowie Wyodrębniona ewidencja księgowa środków z dotacji; dokumentacja prowadzona zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi MSZ BieŜąca kontrola (wewnętrzne monitorowanie) wydatkowania środków w trakcie realizacji projektu: wnioskowanie o zgodę na przesunięcia w budŝecie powinno być wyjątkiem, a nie regułą Cały czas pamiętać o celu projektu, nie nastawiać się na działanie 33 33

34 Potencjalne problemy i czynniki ryzyka przyzwyczajenie beneficjentów do pomocy zewnętrznej nietrwałość i brak powiązań z miejscowym systemem (edukacja, opieka zdrowotna) koszty eksploatacji (np. serwisowanie, wyposaŝenie) kadra i personel do obsługi; zarządzanie uwarunkowania kulturowe zagroŝenie korupcją zamówienia publiczne oferta potencjalnych miejscowych dostawców towarów i usług 34 34

35 Zmiany w projekcie Zmiana koordynatora zła praktyka Zmiany merytoryczne tylko w wyjątkowych przypadkach Zmiany w budŝecie przesunięcia w budŝecie, na które wymagana jest zgoda MSZ (jednocześnie 2 warunki: minimum 10% wartości danej kategorii kosztów i wartość minimum 2 tys. PLN) z dokładną informacją o proponowanym przeznaczeniu środków do przesunięcia przed ich dokonaniem, a nie po fakcie brak moŝliwości dodania nowych pozycji brak moŝliwości zwiększania wynagrodzeń i honorariów 35 35

36 monitoring projektu ze strony MSZ 2007: wizyty monitorujące w połowie projektów proces uczenia się dzielenie się problemami i wnioskami Formularze monitorujące nie wyłącznie kontrola i nadzór Wizyty monitorujące pracowników MSZ (niekoniecznie opiekuna projektu) podczas wizyt monitorujących pracownik MSZ jest obserwatorem; nie bierze aktywnego udziału w wydarzeniu; ew. jedynie bardzo krótkie, kurtuazyjne wystąpienia Koordynator DWR MSZ ds. monitoringu 36 36

37 Informowanie o źródle pochodzenia funduszy zgodnie z wytycznymi MSZ załącznik do umowy dotacji informowanie beneficjentów sygnowanie logo polska pomoc publikacji, materiałów, wybudowanych obiektów, zakupionego sprzętu współpraca z mediami 37 37

38 rozliczenie dotacji sprawozdanie merytoryczne i finansowe 38

39 Zwrot niewykorzystanych środków w ciągu 30 dni od zakończenia projektu niewykorzystanie dotacji a dobrze zaplanowany budŝet i dobrze zrealizowany projekt zwrot odsetek oświadczenie o dokonaniu zwrotu wraz z kopią przelewu przesłane jeszcze przed wysłaniem sprawozdania lub załączona do sprawozdania wyszczególnienie zwrotu kwoty dotacji i kwoty odsetek 39 39

40 sprawozdanie finansowe wg wytycznych, zgodnie ze schematem uporządkowane i czytelne: kolejność pozycji w sprawozdaniu zgodna z kolejnością w budŝecie zestawienie planowanych i zrealizowanych wydatków opisanie dokumentacji, nie tylko zestawienie informacja o wkładzie własnym; rzeczowy sposób rozliczenia kopie korespondencji z MSZ dot. zmian w projekcie, w tym w budŝecie faktury i rachunki obcojęzyczne opisane po polsku kurs wymiany podany na kaŝdej fakturze (rachunku) wystawionej w obcej walucie 40 40

41 Materiały multimedialne materiał fotograficzny załączony do sprawozdania wraz ze zgodą na wykorzystanie format plików zgoda na wykorzystanie w publikacjach o polskiej pomocy 41 41

42 Z kim się kontaktować do 5 marca i do dnia ogłoszenia wyników? w kwestiach ogólnych dwr@msz.gov.pl rejestracja w systemie on-line formularz wniosku projektowego komponent Edukacji Rozwojowej Katarzyna Czerniecka Ilona Korchut Ilona Korchut Ewa Drwal Joanna Popławska katarzyna.czerniecka@msz.gov.pl ilona.korchut@msz.gov.pl ilona.korchut@msz.gov.pl ewa.drwal@msz.gov.pl joanna.poplawska@msz.gov.pl 42 42