dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz budŝetu województwa mazowieckiego Człowiek najlepsza inwestycja Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA dotyczący Obsługi sześciu dwudniowych szkoleń warsztatowych oraz pięciu jednodniowych seminariów na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w 2011 r.. Część 1: I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposaŝeniem w celu przeprowadzenia sześciu dwudniowych szkoleń warsztatowych na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w 2011 r.. Kod CPV: 55.10.00.00-1 Usługi hotelarskie; 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 63.71.00.00-9 Usług dodatkowe w zakresie transportu lądowego; 70.22.00.00-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne. II. ZałoŜenia zamówienia: Celem działania jest zorganizowanie i przeprowadzenie przez Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych sześciu dwudniowych szkoleń warsztatowych realizowanych w ramach EFS, kaŝdorazowo dla maksymalnie 25 osób, w okresie od momentu zawarcia umowy do 9 grudnia 2011 r., w terminach ustalonych przez Zamawiającego i Wykonawcę z którym zostanie zawarta umowy. Przewidywana liczba uczestników ogółem 150 osób, w tym w jednym szkoleniu udział weźmie nie więcej niŝ 25 osób: 6 grup 25 osób = 150 osób Strona 1 z 7
Realizując polityki horyzontalne UE w szkoleniu brać będą udział równieŝ osoby niepełnosprawne (w tym niepełnosprawne ruchowo) stąd rekrutacja poprzedzona będzie szeroką kampanią skierowaną równieŝ do tej grupy społecznej. III. Wymogi dotyczące wykonania zamówienia: 1. Zamówienie zostanie wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 30 listopada 2011 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. 2. Realizacja szkoleń warsztatowych: z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel. IV. Wymogi dotyczące obiektu, gdzie będą się odbywać szkolenia: Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną co najmniej kategorię trzygwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjne oraz noclegowo restauracyjne (kategoryzacja obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdujących się poza granicą administracyjną m.st. Warszawy z uwzględnieniem odległości nie większej niŝ 45km od Centrum Warszawy (odległość mierzona od Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie, ul. Plac Defilad 1, 00-901 Warszawa, za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych), dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne wymagania w zakresie dostosowania obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). V. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia, tj. szali szkoleniowej, cateringu i wyŝywienia, pokoi hotelowych w tym samym budynku: 1) Zapewnienia sali szkoleniowej i cateringowej w pierwszym i drugim dniu szkolenia dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla 25 osób. 2) Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będzie się odbywać szkolenie warsztatowe oraz zamieszczenia widocznej informacji w holu budynku, gdzie będzie się odbywać szkolenie warsztatowe zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 3) Sala konferencyjna musi znajdować się w tym samym budynku, gdzie zakwaterowani będą uczestnicy grupy roboczej. WyposaŜenie sali w kaŝdym dniu szkolenia: stolik, krzesła z miękkimi siedziskiem dla osób prowadzących; stoły, krzesła z miękkim siedziskiem dla 25 osób; rzutnik multimedialny; ekran do rzutnika multimedialnego; 1 komputer mobilny (laptop), podłączony do sieci energetycznej, z dostępem do sieci Internet (komputer z oprogramowaniem umoŝliwiającym dokonanie prezentacji multimedialnej w formie pokazu slajdów/filmu/innej formie); 22 komputery mobilne (laptopy), podłączone do sieci energetycznej, z dostępem do sieci Internet (parametry: min. 3 GB RAM, ekrany min. 13,3, dostęp do sieci Internet min. 2 Mb/s przypisany do jednego stanowiska szkoleniowego); stolik na sprzęt multimedialny; nagłośnienie; klimatyzacja/ogrzewanie; dostęp do Internetu bezprzewodowego; zapewnienie obsługi osobowej imprezy wchodzącej w skład usługi hotelarskiej (serwis techniczny, obsługa cateringowa); Strona 2 z 7
moŝliwość zaciemniania i sterowania oświetleniem w przypadku sal zbytnio lub mało oświetlonych, preferowane sale z dostępem do światła dziennego. 4) Parking będący własnością obiektu, gdzie odbywać się będzie szkolenie warsztatowe. 5) Zapewnienie parkingu strzeŝonego w bezpośrednim połoŝeniu obiektu dla co najmniej 5 samochodów. 6) Dostęp do sali konferencyjnej w pierwszym dniu szkolenia warsztatowego w godz. od 11:00 do 21:00 i w drugim dniu szkolenia warsztatowego w godz. od 8:00 do 14:00. 7) Zapewnienie wyŝywienia kaŝdorazowo dla wszystkich uczestników. Wykonawca prześle Zamawiającemu 2 propozycje menu na kaŝde szkolenie warsztatowe nie później niŝ 10 dni przed spotkaniem. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość modyfikacji propozycji menu. Proponowane wyŝywienie będzie kaŝdego dnia inne: obiad 25 osób 2 dni (w formie stołu szwedzkiego, obiad składający się z: 2 zup do wyboru, min.5 przystawek zimnych, 4 przystawek gorących, 3 dań gorących głównych oraz min. 4 deserów z uwzględnieniem dań wegetariańskich wraz z napojami zimnymi i gorącymi); uroczysta kolacja 25 osób 1 dzień w postaci stołu szwedzkiego, (kolacja w wyodrębnionej części restauracji); śniadanie 25 osób 1 dzień (w postaci stołu szwedzkiego). 8) W czasie trwania szkoleń warsztatowych serwis kawowy ciągły (1 i 2 dzień szkolenia warsztatowego: od kawy powitalnej przez cały czas trwania spotkania): kawa ciągła z bieŝącym uzupełnianiem asortymentu dań słonych i słodkich, asortyment dla kaŝdego z uczestników (napoje zimne i gorące, ciasto min. 5 rodzajów, np. tartinki, sałatki przystawki podawane jedno porcjowo, babeczki kruche nadziewane róŝnymi pastami pierwszego dnia), kawa ciągła z bieŝącym uzupełnianiem asortymentu dań słonych i słodkich, asortyment dla kaŝdego z uczestników (napoje zimne i gorące, np. ciasta, desery tartinki, sałaty, babeczki kruche nadziewane róŝnymi pastami, warzywa faszerowane) drugiego dnia. napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków, kawa z ekspresu ciśnieniowego i herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna, itp.). Napoje zimne niegazowane, napoje gazowane podawane w butelkach 0,2-0,33 l oraz napoje gorące wszystkie podawane w zastawie porcelanowej i/lub szklanej, posiłki i serwis kawowy serwowane w formie bufetu szwedzkiego w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej. 9) Zapewnienia transportu uczestnikom dla kaŝdego z terminów szkoleń warsztatowych (zgodnie z przepisami określonymi dla wykonywania usług transportu okazjonalnego): transport dla 25 osób na trasie Muzeum Techniki PKiN z Warszawy miejsce docelowe w dniu rozpoczęcia spotkania oraz powrót następnego dnia po zakończeniu na trasie miejsce odbywania się spotkania szkoleń warsztatowych Warszawa (Sala Kongresowa). 10) Zapewnienia noclegów dla wszystkich uczestników dla kaŝdego z terminów szkoleń warsztatowych: 10 pokoi dwuosobowych wraz ze śniadaniem wliczonym w cenę oraz 5 pokoi jednoosobowych (lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania) wraz ze śniadaniem wliczonym w cenę (pokoje usytuowane w tym samym budynku gdzie Strona 3 z 7
odbywają się spotkania szkoleń warsztatowych, kaŝdy pokój z węzłem sanitarnym). Co najmniej 3 pokoje dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wykonawca otrzyma ostateczną informację dotyczącą liczby uczestników (maksymalnie 25 osób) i miejsc noclegowych w terminie 3 dni przed rozpoczęciem szkoleń warsztatowych. Doba hotelowa dla szkoleń warsztatowych rozpoczyna się od momentu przybycia i zakwaterowania się większości grupy w obiekcie Wykonawcy a kończy się drugiego dnia (w dniu wyjazdu), nie wcześniej niŝ godzina 14:30. 11) Bezpłatne: szatnia, parking wraz z obsługą, dostęp do Internetu dla wszystkich uczestników szkoleń. 12) Pozostałe wymagania dla obiektu: 1. toaleta dostępna dla wszystkich uczestników szkolenia (poza salą szkoleniową, w bezpośrednim jej sąsiedztwie); 2. miejsce wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla co najmniej 1 osoby) w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej w celu zorganizowania rejestracji uczestników, umoŝliwiające podpisywanie się uczestników na liście obecności oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych. 13) Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Wskazania koordynatora i jego zastępcy odpowiadających przed Zamawiającym za realizację poszczególnych etapów szkoleń warsztatowych. Tylko wskazane osoby przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z koordynatorem i jego zastępcą wskazanymi ze strony Zamawiającego. 2. Zrealizowania zamówienia zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 3. Zapewnienia dla wszystkich uczestników szkoleń warsztatowych w trakcie pobytu. Pełnego pakietu w ramach oferowanej usługi noclegowej, jaki zapewniają obiekty hotelarskie, w których zakwaterowani zostaną uczestnicy dwudniowych szkoleń warsztatowych. Wartość złoŝonej oferty musi obejmować koszty powyŝszych elementów. 14) Program szkolenia warsztatowego (projekt) zostanie kaŝdorazowo przekazany Wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany adres mailowy nie później niŝ 3 dni przed przyjazdem uczestników na szkolenia warsztatowe. 15) Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed kaŝdym uzgodnionym terminem przeprowadzenia dwudniowego szkolenia, dokona oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego w niniejszym Załączniku. W przypadku stwierdzenia rozbieŝności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy. Strona 4 z 7
Część 2: I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: zakup usługi restauracyjnej oraz wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposaŝeniem w celu przeprowadzenia pięciu jednodniowych seminariów na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w 2011 r.. Kod CPV: 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 70.22.00.00-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne. II. ZałoŜenia zamówienia: Celem działania jest zorganizowanie i przeprowadzenie przez Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych pięciu jednodniowych seminariów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, kaŝdorazowo dla maksymalnie 50 osób, w okresie od momentu zawarcia umowy do 2 grudnia 2011 r., w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą z którym zostanie zawarta umowy. Przewidywana liczba uczestników ogółem 250 osób, w tym w jednym seminarium udział weźmie nie więcej niŝ 50 osób: 5 grup 50 osób = 250 osób III. Wymogi dotyczące wykonania zamówienia: 1. Zamówienie zostanie wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 2 grudnia 2011 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. 2. Realizacja seminariów: z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel. IV. Wymogi dotyczące obiektu, gdzie będą się odbywać szkolenia: Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną co najmniej kategorię trzygwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjno restauracyjne (kategoryzacja obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdujących się Warszawie z uwzględnieniem odległości nie większej niŝ 3km od Centrum Warszawy (odległość mierzona od Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimie 54, 00-024 Warszawa, za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych), dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne wymagania w zakresie dostosowania obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). V. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia, tj. szali szkoleniowej, cateringu i wyŝywienia, w tym samym budynku: 1) Zapewnienia sali szkoleniowej i cateringowej w kaŝdym terminie szkolenia dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla 50 osób. 2) Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będzie się odbywać seminaria oraz zamieszczenia widocznej informacji w holu budynku, gdzie będzie się odbywać seminarium zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 3) Sala szkoleniowa oraz sala cateringowa muszą znajdować się w tym samym budynku. WyposaŜenie sali: Strona 5 z 7
stolik, krzesła z miękkim siedziskiem dla osób prowadzących; stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu teatralnym kaŝdorazowo dla 50 osób; dostęp do sieci Internet co najmniej w pomieszczeniu sali szkoleniowej; rzutnik multimedialny; ekran do rzutnika multimedialnego; stolik na sprzęt multimedialny; tablica typu flipchart oraz mazaki; odpowiednie nagłośnienie w przypadku duŝej sali (w tym trzy mikrofony przenośne, kompatybilne z zapewnionym sprzętem); klimatyzacja/ogrzewanie; zapewnienie obsługi osobowej (serwis techniczny, obsługa cateringowa); moŝliwość zaciemniania i sterowania oświetleniem, w przypadku sal zbytnio lub mało oświetlonych, preferowane sale z dostępem do światła dziennego. 4) Parking będący własnością obiektu, gdzie odbywać się będzie szkolenie warsztatowe. 5) Zapewnienie parkingu strzeŝonego w bezpośrednim połoŝeniu obiektu dla co najmniej 3 samochodów. 6) Zapewnienie wyŝywienia kaŝdorazowo dla wszystkich uczestników. Bufet oraz przestrzeń restauracyjna musi być dostępna poza salą szkoleniową, ale w tym samym budynku): obiad 50 osób 1 dzień (obiad składający się z dwóch dań gorących w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godziny 13:00); 3 przerwy kawowe w formie serwisu kawowego podawanego przed rozpoczęciem seminarium ok. godz. 8:30 (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, kanapki) oraz podczas dwóch przerw (ok. godz. 11:00 oraz po obiedzie) kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, W ramach przerw kawowych ciepłe napoje dostępne przez cały czas trwania seminarium. 7) Pozostałe wymagania dla obiektu: 1. toaleta dostępna dla wszystkich uczestników szkolenia (poza salą szkoleniową, w bezpośrednim jej sąsiedztwie); 2. szatnia wraz z obsługą pozwalająca na pozostawienie płaszczy i kurtek w osobnym zamykanym miejscu; 3. zapewnienie sali szkoleniowej w czasie realizacji seminariów w wymiarze 8 godzin zegarowych jednorazowo dla kaŝdej grupy szkoleniowej; 4. dostęp do Internetu dla wszystkich uczestników seminariów; 5. miejsce wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla co najmniej 1 osoby) w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej w celu zorganizowania rejestracji uczestników, umoŝliwiające podpisywanie się uczestników na liście obecności oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych; 6. moŝliwość zorganizowania 2 seminariów równocześnie w dwóch salach w trakcie 1 dnia. 8) Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Wskazania koordynatora i jego zastępcy odpowiadających przed Zamawiającym za realizację poszczególnych etapów szkoleń warsztatowych. Tylko wskazane osoby przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z koordynatorem i jego zastępcą wskazanymi ze strony Zamawiającego. Strona 6 z 7
2. Zrealizowania zamówienia zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 9) Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed kaŝdym uzgodnionym terminem przeprowadzenia seminarium, zastrzega sobie moŝliwość dokonania oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego w niniejszym Załączniku. W przypadku stwierdzenia rozbieŝności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy. Strona 7 z 7