Zarządzanie szkołą czerwiec wrzesień 2013 Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 34 zapisy, które muszą się w nim znaleźć
Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 34 zapisy, które muszą się w nim znaleźć
Autorzy: Dariusz Dwojewski doradca prawny Anna Trochimiuk prawnik, specjalista prawa oświatowego Agnieszka Rumik prawnik, specjalista prawa oświatowego Redakcja: Agnieszka Rumik Redaktor Naczelny Grupy Czasopism: Aldona Kapica Menedżer Produkcji: Paulina Krzyżanowska Kierownik marketingu i sprzedaży: Julita Lewandowska-Tomasiuk Zdjęcie na okładce: Fotolia.pl Korekta: Zespół Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Druk: MDruk Skład i łamanie: Dariusz Ziach ISBN 978-83-269-2295-4 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2013 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł. Publikacja Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Spis treści Spis treści 1. PODSTAWY DZIAŁALNOŚCI SOCJALNEJ W SZKOLE... 5 1.1. Sposób prowadzenia działalności socjalnej określa się w Regulaminie ZFŚS... 5 1.2. Przeznaczenie środków z ZFŚS... 6 2. ADMINISTROWANIE ZFŚS... 9 2.1. Administratorem funduszu jest dyrektor szkoły... 9 2.2. Odpowiedzialność karna za administrowanie funduszem... 10 2.3. Administrowanie funduszem można polecić pracownikowi... 10 3. OSOBY UPRAWNIONE DO KORZYSTANIA ZE ŚRODKÓW ZFŚS... 13 3.1. Obowiązkowe objęcie funduszem... 13 3.2. Dobrowolne objęcie funduszem... 14 3.3. Wykluczenie części pracowników z dostępu do świadczeń z ZFŚS... 14 3.4. Prawo pracowników do ZFŚS... 15 3.5. Prawo emerytów i rencistów do ZFŚS... 16 3.6. Prawo pracującego emeryta do ZFŚS... 17 3.7. Zmiana szkoły, w której nauczyciel korzysta z ZFŚS... 18 3.8. Członkowie rodzin uprawnieni do korzystania z ZFŚS... 20 3.9. Warunki korzystania z ZFŚS przez członków rodziny... 21 4. RODZAJE ŚWIADCZEŃ FINANSOWANYCH Z ZFŚS... 23 4.1. Dofinansowanie do wypoczynku... 23 4.2. Termin na złożenie wniosku o dofinansowanie powinien określać Regulamin ZFŚS... 24 4.3. Termin rozpatrzenia wniosku pracownika powinien określać Regulamin ZFŚS... 25 4.4. O przyznaniu oraz wysokości dofinansowania decyduje kryterium socjalne... 25 4.5. Oświadczenie o dochodzie na członka rodziny... 26 4.6. Częstotliwość składania oświadczeń wynika z Regulaminu... 26 4.7. Wykorzystanie dofinansowania zgodnie z przeznaczeniem trzeba udokumentować... 27 4.8. Dofinansowanie do wypoczynku wolne od podatku i składek ZUS... 27 4.9. Świadczenie urlopowe dla nauczycieli... 30 4.10. Wypłata świadczenia urlopowego bez względu na kryterium socjalne... 30 4.11. Działalność kulturalno-oświatowa... 31 4.12. Działalność sportowo-rekreacyjna... 32 3
Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 4.13. Dofinansowanie do żłobka, przedszkola... 33 4.14. Pomoc rzeczowa... 34 4.15. Bony, talony... 35 4.16. Pomoc finansowa... 36 4.17. Zapomogi losowe... 37 4.18. Bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe... 39 4.19. Pożyczki mieszkaniowe... 40 5. PRZYZNAWANIE ŚWIADCZEŃ Z ZFŚS... 43 5.1. Procedury przyznawania świadczeń socjalnych... 44 5.2. Komisje socjalne... 44 5.3. Ustalanie sytuacji socjalnej osób uprawnionych... 45 5.4. Kryterium dochodowe... 46 5.5. Dokumentowanie dochodów osób uprawnionych do świadczeń socjalnych... 47 6. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA ZAKŁADOWEJ DZIAŁALNOŚCI SOCJALNEJ... 49 6.1. Naliczenie odpisu na emerytów i rencistów... 49 6.2. Odpis na emeryta, który zmarł w trakcie roku... 50 6.3. Odpis na nauczyciela, który przeszedł na emeryturę... 50 6.4. Podwójny odpis na pracującego emeryta... 51 6.5. Niepodzielność środków zgromadzonych na koncie funduszu... 51 6.6. Ewidencjonowanie środków funduszu... 51 6.7. Ewidencjonowanie świadczeń przyznanych osobom uprawnionym... 52 7. ZWOLNIENIE ŚWIADCZEŃ Z ZFŚS OD SKŁADEK ZUS... 53 7.1. Decyzja ZUS o naliczeniu składek od świadczeń finansowanych z ZFŚS... 53 7.2. Kryteria socjalne, z uwzględnieniem których przyznaje się świadczenia z ZFŚS... 54 7.3. Zasady różnicowania świadczeń trzeba określić w Regulaminie ZFŚS... 56 7.4. Różnicowanie pulą i liczbą świadczeń... 58 7.5. Różnicowanie pożyczek... 59 8. OKRES OBOWIĄZYWANIA REGULAMINU, AKTUALIZACJA ZAPISÓW... 61 8.1. Ustalanie treści Regulaminu... 61 8.2. Zmiany w Regulaminie... 62 Regulamin ZFŚS... 63 Wzory załaczników do regulaminu ZFŚS i dokumentów związanych z działalnością socjalną... 81 4
1. PODSTAWY DZIAŁALNOŚCI SOCJALNEJ W SZKOLE 1.1. Sposób prowadzenia działalności socjalnej określa się w Regulaminie ZFŚS Podstawą działalności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w szkole lub innej placówce oświatowej jest Regulamin (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej jako: ustawa o ZFŚS). Regulamin powinien określać przede wszystkim: 1) szczegółowe zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, np.: świadczenia udziela się na wniosek osób uprawnionych, przyznanie i wysokość świadczenia uzależnia się od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej uprawnionego..., 2) zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, np.: środki funduszu przeznacza się na: dofinansowanie wypoczynku pracowników zorganizowanego we własnym zakresie, pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe..., 3) krąg osób uprawnionych do korzystania z funduszu w szkole, np.: uprawnionymi do korzystania z funduszu działającego w szkole są: pracownicy i ich rodziny, emeryci (renciści) byli pracownicy i ich rodziny, dzieci zmarłych pracowników lub byłych pracowników będących emerytami lub rencistami. 5
Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 W Regulaminie należy także zawrzeć wszystkie kwestie budzące wątpliwości, a związane z funkcjonowaniem funduszu w szkole, np. procedurę przyznawania świadczeń dyrektorowi lub wicedyrektorowi placówki, funkcjonowanie komisji socjalnej i jej uprawnienia. UWAGA Zakres unormowań zawartych w Regulaminie zależy od ilości środków pieniężnych funduszu danej szkoły i preferencji socjalnych pracowników. A zatem zakres unormowań w Regulaminie, w tym rodzaje i wysokość przyznawanych świadczeń, może różnić się między poszczególnymi placówkami. 1.2. Przeznaczenie środków z ZFŚS Środki funduszu socjalnego mogą być przeznaczane, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie, wyłącznie na działalność socjalną szkoły. Przez działalność socjalną należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz: z różnych form wypoczynku, z działalności kulturalno-oświatowej, z działalności sportowo-rekreacyjnej, z opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, z udzielania pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Aby ocenić, czy dane świadczenie można wprowadzić do Regulaminu ZFŚS, należy odnieść je do powyższej definicji działalności socjalnej. Pozwoli to ocenić, czy dany wydatek można pokryć ze środków ZFŚS. Zgodnie z ustawą o funduszu świadczeń socjalnych ze środków tego funduszu można finansować różne formy wypoczynku, nie określono jednak 6
2. Administrowanie zfśs dokładnie rodzaju tych form. Wypoczynek pracowników może więc obejmować przykładowo: 1) wczasy, 2) wczasy profilaktyczne, 3) pobyt w sanatorium, 4) kolonie, 5) obozy, 6) zimowiska, 7) zielone szkoły, 8) zielone przedszkola, 9) oazy, 10) rajdy dla dzieci i młodzieży, 11) wycieczki, 12) wypoczynkowe lub rekreacyjne wyjazdy weekendowe (np. grzybobranie), 13) wypoczynek organizowany przez pracownika we własnym zakresie (np. wczasy pod gruszą, wczasy turystyczne). Formy wypoczynku, jak też miejsce ich realizacji powinny być określone w Regulaminie ZFŚS. Dla osoby uprawnionej do korzystania z funduszu podstawą prawną do ubiegania się o świadczenia socjalne jest bowiem Regulamin, a nie ustawa o ZFŚS. Jeżeli jakiegoś rodzaju świadczenia nie uwzględniono w Regulaminie, oznacza to, że nie można o nie wnioskować. UWAGA Nie wszystkie elementy działalności socjalnej muszą być ujęte w Regulaminie. To pracodawca ustalając treść Regulaminu w negocjacjach ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników, określa, jakie formy działalności socjalnej będą finansowane z funduszu w danej szkole. Rodzaje świadczeń przyznawanych z funduszu nie mogą być jednak inne niż te wymienione w ustawie. Przykładowo może nie być pożyczek mieszkaniowych, ale nie może być świadczeń o charakterze upominkowym (np. z tytułu jakiegoś jubileuszu). 7
2. ADMINISTROWANIE ZFŚS 2.1. Administratorem funduszu jest dyrektor szkoły Środkami ZFŚS administruje pracodawca (art. 10 ustawy ZFŚS). Administrowanie przez pracodawcę zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oznacza wykonywanie obowiązków i uprawnień określonych dla pracodawcy w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a w szczególności: z zapewnienie obsługi technicznej, kadrowej i finansowej, niezbędnej do funkcjonowania funduszu w zakładzie oraz z odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów ww. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Administrowanie nie jest tożsame z wyłącznym dysponowaniem. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem specjalnym, co oznacza, że pracodawca jest administratorem funduszu i nie może dowolnie dysponować środkami socjalnymi, które są prawnie i rachunkowo wyodrębnione z innych jego środków finansowych. Właścicielem środków zgromadzonych na rachunku bankowym funduszu jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, a nie zakład pracy (wyrok WSA we Wrocławiu z 18 września 2009 r.). Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich 9
Regulamin ZFŚS na rok szkolny 2013/2014 wydatkować niezgodnie z Regulaminem zakładowej działalności socjalnej (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r.). Administrowanie ZFŚS musi być zgodne z: 1) przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, 2) postanowieniami Regulaminu ZFŚS obowiązującego w danej placówce, 3) rocznym planem rzeczowo-finansowym. 2.2. Odpowiedzialność karna za administrowanie funduszem Pracodawca ponosi odpowiedzialność karną za przestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 12a ustawy o ZFŚS). Ponadto kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej (zgodnie z art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). 2.3. Administrowanie funduszem można polecić pracownikowi Dyrektor szkoły nie musi samodzielnie i osobiście zarządzać środkami zgromadzonymi na koncie ZFŚS. W tym celu może powołać w Regulaminie komisję socjalną. Należy jednak zaznaczyć, że ani ustawa o ZFŚS, ani inny powszechnie obowiązujący przepis prawa regulujący tę problematykę nie obligują do tworzenia tego organu. Dyrektor szkoły może także, zgodnie z prawem, w drodze polecenia służbowego powierzyć innemu pracownikowi obowiązki związane z administrowaniem ZFŚS (np. zbieranie i kwalifikowanie wniosków, rozliczanie funduszu), sobie pozostawiając wydawanie decyzji (oczywiście w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi). Podstawę prawną takiego powierzenia 10