CENTRUM JAKOŚCI AgroEko Sp. z o.o. Certyfikat Akredytacji Nr AC 148 Biuro: 03-216 Warszawa, ul. Modlińska 6 lok. 207 Tel.: 22 884 00 20 Tel.kom.: 666 338 204 Tel/Fax 22 884 00 21 WNIOSEK O CERTYFIKACJĘ PODMIOTU W ROKU W KATEGORII DZIAŁALNOŚCI: 20... Przetwórstwo artykułów rolno-spożywczych Przetwórstwo pasz Import z krajów trzecich wymienionych na liście będącej zał. III do rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1235/2008 z późniejszymi zmianami Import z krajów trzecich nie wymienionych na liście będącej zał. III do rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1235/2008 z późniejszymi zmianami Obrót produktami ekologicznymi i dystrybucja tych produktów Zlecanie stronom trzecim całości działalności lub części realizowanych działań Import z krajów trzecich, w których kontrola produkcji jest prowadzona przez jednostkę lub organ kontrolny wymieniony w załączniku IV do rozporządzenia Komisji (WE) nr 1235/2008 1. Dane producenta 1.1 Imię i nazwisko 1.2 Telefon kontaktowy/fax... 1.3 NIP 1.4 PESEL (osoby fizyczne)..regon (osoby prawne)... 2. Adres jednostki kontrolowanej 2.1 Adres.. 2.2 Gmina 2.3 Kod pocztowy i poczta. 2.4 Powiat 2.5 Województwo... 3. Adres do korespondencji 3.1 Adres.... 3.2 Kod pocztowy i poczta.... 3.3 Województwo... 3.4 E-mail.. 3.5 Nr telefonu 4. Wypełnia jednostka certyfikująca Data rejestracji Wniosku Nr rejestracyjny Wniosku Potwierdzenie kompletności Wniosku Tak Warunkowo Nie Podpis rejestrującego Wniosek Uzupełniono brakujące dokumenty Tak Nie Podpis osoby sprawdzającej uzupełnienie brakujących dokumentów Załącznik Pr01-Z1b Wydanie IV z dn. 10.02.2016 r. Strona 1 z 5
5. Rodzaj kontroli* A. Kontrola pełna B. Nadzór na certyfikatem C. Zapowiedziana kontrola wyrywkowa D. Niezapowiedziana kontrola wyrywkowa E. Kontrola wyjaśniająca (reklamacja, odwołanie) * Proszę wybrać i zaznaczyć x odpowiednią rubrykę 6. Załączona dokumentacja* informacja na temat rodzaju organizacji, adresu i statusu prawnego (wypis z rejestru sądowego, Regon, NIP, nr konta bankowego i nazwa banku wraz z adresem jego oddziału lub siedziby dla transakcji wzajemnych), plan sytuacyjny działek, na których znajdują się wszystkie obiekty produkcyjne i pomocnicze do produkcji w tym magazyny surowców, półproduktów, produktów i wyrobów gotowych, wykaz podmiotów, którym producent podzleca przetwarzanie lub inne czynności związane z przygotowaniem wyrobów, wykaz wyrobów, które mają być certyfikowane, dokumentacja techniczna i księgowa umożliwiającą identyfikacje wyrobu, dokumentacja przewozowa w przypadku importu: w tym miejsce przekroczenia granicy celnej, dokumentacja potwierdzająca ekologiczną metodę produkcji, dokumentacja potwierdzająca miejsce, czas i wielkość zakupionych partii towaru, podpisana umowa na spełnienie przez Wnioskodawcę wymagań kontrolnych, certyfikacyjnych oraz dostarczenie wszelkich informacji niezbędnych do oceny zakładu, kserokopię certyfikatu, zalecenia wydane przez poprzednią jednostkę, jeśli takie wystąpiły, inna dokumentacja w postaci:. * proszę zaznaczyć X odpowiednie kwadraty. (miejscowość, data).. (pieczątka oraz podpis Wnioskodawcy) Załącznik Pr01-Z1b Wydanie IV z dn. 10.02.2016 r. Strona 2 z 5
Umowa zawarta pomiędzy: Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., ul. Modlińska 6 lok. 207, 03-216 Warszawa, NIP 5361824771, REGON 141066188 reprezentowana przez Andrzeja Czubała Prezesa Zarządu/Justynę Wasilewko Wiceprezes Zarządu zwaną dalej: Jednostką a 1. Wypełnić w przypadku zawierania umowy z osobami prawnymi wpisanymi do rejestru przedsiębiorców KRS (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna)......w...,..., (nazwa) (miejscowość) (kod pocztowy) ul..... wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (ulica i nr domu/lokalu) pod numerem KRS...., przez Sąd Rejonowy w... Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego posiadającą kapitał zakładowy w wysokości....zł wpłacony w całości, NIP.., REGON. reprezentowaną przez............zwaną dalej Wnioskodawcą, zawarta w dniu... 2. Wypełnić w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą..... zamieszkałym/ą w....,..., (imię i nazwisko) (miejscowość) (kod pocztowy)...legitymujący/a się dowodem osobistym serii..nr.... (ulica i nr domu/lokalu) PESEL.... prowadzącym/ą działalność gospodarczą pod nazwą........., (nazwa figurująca na zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) w....,..., ul....., (miejscowość) (kod pocztowy) (ulica i nr domu/lokalu) wpisanym/ą do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP.... REGON..zwanym/ą dalej Wnioskodawcą, zawarta w dniu:..... Przedmiotem umowy jest prowadzenie nadzoru (w tym proces certyfikacji obejmujący wykonywanie kontroli) w zakresie zgodności stosowanych metod produkcji z wymaganiami Rozporządzenia Rady nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych (Dz. U. L. 189 z 20.07.2007 r., s.1, z późn. zm.) i ustawy z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (Dz. U. Nr 116, poz. 975, z pózn. zm.) oraz sprawowanie ciągłego nadzoru nad wydanymi certyfikatami. 1. Wnioskodawca zobowiązuje się do współpracy z Jednostką w zakresie: a) kontroli dotyczących prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności, przeprowadzanych przez inspektorów Jednostki, b) udostępniania inspektorom w celu przeprowadzenia kontroli: budynków inwentarskich, budynków gospodarczych, magazynów, hal produkcyjnych oraz innych obiektów produkcyjnych wykorzystywanych w poszczególnych kategoriach produkcji, c) udostępniania inspektorom wszelkiej niezbędnej dokumentacji wymaganej przy dokonywaniu kontroli, d) umożliwieniu uczestnictwa w kontroli obserwatorów, jeżeli ma to zastosowanie, d) terminowego składania do Jednostki informacji dotyczących prowadzonej działalności, zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów, e) składania do Jednostki, w wyznaczonym przez nią terminie, wszelkich wymaganych dokumentów, wyjaśnień i dowodów dotyczących prowadzonej działalności, f) zapoznania się i wnikliwego przeanalizowania treści Protokołu z kontroli, potwierdzania prawdziwości danych w nim zawartych oraz maksymalnie w terminie do 30 dni od daty podpisania protokołu wniesienia do Prezesa Zarządu, w formie pisemnej, wszelkich poprawek/zmian/uwag do jego treści. 2. Wnioskodawca wyraża zgodę na: przeprowadzenie w ramach nadzoru płatnych kontroli planowych, płatnych czynności sprawdzających wykonanie zaleceń pokontrolnych, nieodpłatnych kontroli doraźnych, pobranie próbek do badań laboratoryjnych prowadzonych w laboratoriach będących podwykonawcami Jednostki. 3. Wnioskodawca zobowiązuje się każdego roku przesłać do Jednostki, w terminie przez nią wyznaczonym: poprawnie wypełniony Roczny Plan Produkcji roślinnej oraz zwierzęcej, dopełnić zobowiązań finansowych i administracyjnych związanych z nadzorem, niezwłocznie powiadomić o zmianach w ramach przedmiotu kontroli, przekazać wszelkie informacje konieczne do przeprowadzania kontroli. Jednocześnie Wnioskodawca zobowiązuje się do prowadzenia, w formie rejestrów, dokumentacji wymaganej w poszczególnych kategoriach produkcji. 4. Szczegółowe ustalenia dotyczące przebiegu kontroli: a) Wnioskodawca na min. 7 dni przed przeprowadzeniem kontroli, zostaje powiadomiony o jej dacie oraz poinformowany o nazwisku inspektora wytypowanego do jej przeprowadzenia, b) Jednostka może przeprowadzić kontrole o których mowa w punkcie a) w trybie niezapowiedzianym, c) Wnioskodawca w terminie do 60 dni otrzymuje od Jednostki decyzję zawierającą ocenę zebranych w toku kontroli dowodów i informacji oraz ewentualne zalecenia pokontrolne, d) Wnioskodawca zobowiązuje się, niezależnie od wyniku oceny zawartej w Decyzji, do terminowego uregulowania zobowiązań finansowych wobec Jednostki, wynikających z podpisanej umowy. 5. Wysokość opłat za pełnienie nadzoru, w tym czynności kontrolne. Wysokość opłat naliczana jest zgodnie z cennikiem stanowiącym integralny załącznik do niniejszej umowy. Cennik ten zachowuje ważność przez okres danego roku i jest automatycznie przenoszony na rok następny, chyba że Jednostka wprowadzi zmiany wysokości stawek, o czym informuje Wnioskodawców przesyłając im nowy cennik lub informując o zmianie na swojej stronie internetowej. Załącznik Pr01-Z1b Wydanie IV z dn. 10.02.2016 r. Strona 3 z 5
Jednostka za wykonywanie usług, w danym roku, pobiera opłaty w dwóch częściach: I część uiszczana jest przed kontrolą, II część uiszczana jest po zakończeniu kontroli, po otrzymaniu faktury proforma. Po otrzymaniu należnych płatności Jednostka wysyła Wnioskodawcy faktury. Opłaty należy wnieść na konto bankowe Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. - Nr konta 62116022020000000094131786, Bank Millennium S.A. W pierwszym roku obowiązywania niniejszej umowy, wniesienie I części opłaty w wysokości 350 zł następuje w momencie przesłania Wniosku o certyfikację. W kolejnych latach kontynuowania umowy wniesienie I części opłaty następuje nie później niż do ostatniego dnia lutego danego roku, II część opłaty uiszczana jest po zakończeniu kontroli, po otrzymaniu faktury proforma. Wydanie stosownych dokumentów, potwierdzających status, o który ubiegał się Wnioskodawca, może nastąpić wyłącznie po uiszczeniu całej należnej kwoty. W przypadku przekroczenia terminu płatności, doliczane są odsetki maksymalne w skali miesiąca. Każdorazowo wysłane wezwanie do uiszczenia zaległej zapłaty kosztuje 20 zł. W przypadku wnoszenia opłat za prowadzenie nadzoru po terminie, Jednostka zastrzega sobie prawo żądania od Wnioskodawcy w kolejnym roku certyfikacji wniesienia pełnej kwoty opłaty przed wykonaniem usługi. W przypadku rezygnacji z usług Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w trakcie trwania roku kalendarzowego, a przed wykonaniem kontroli, jednostka obciąża producenta opłatą za pełnienie nadzoru nad nim proporcjonalnie do ilości rozpoczętych miesięcy przebytych pod nadzorem w danym roku. 6. Odpowiedzialność Jednostki jest ograniczona do wykorzystania informacji, podanych przez Wnioskodawcę, zawartych w protokołach z przeprowadzonych kontroli. Wnioskodawca, jest świadom tego, że podpisując Protokół z kontroli, potwierdza tym samym, iż nie zataił żadnych informacji oraz, że podane przez niego informacje są prawdziwe. 7. Wnioskodawcy przysługuje prawo do odwołania się od decyzji podjętej przez Prezesa, w ciągu 30 dni od daty jej doręczenia. Odwołanie składane jest w formie pisemnej do Jednostki, która podejmuje postepowanie wyjaśniające w terminie 14 dni od daty rejestracji odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni i liczony od daty rejestracji odwołania, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. O rozstrzygnięciu Wnioskodawca jest informowany przez Jednostkę. 8. Wnioskodawca, po uzyskaniu Certyfikatu w zakresie przedmiotowego wniosku, ma prawo do umieszczania logo Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. na etykietach produktów oraz na materiałach reklamowych dotyczących kontrolowanego przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. obszaru. Szczegółowe zasady posługiwania się logo i nazwą Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. zostały określone w Umowie o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., która zostanie podpisana przez strony po odbyciu kontroli zgodności. Umowa o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. podpisywana jest przez strony, na wniosek Wnioskodawcy, który ten znak i nazwę zamierza stosować. 9. Wnioskodawca zobowiązuje się do uzyskania akceptacji Jednostki dotyczącej etykiet i materiałów reklamowych oznaczonych znakiem graficznym Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. 10. Wnioskodawca nie wykorzystuje certyfikacji swoich wyrobów w sposób mogący zdyskredytować Jednostkę i nie wydaje oświadczeń odnoszących się do certyfikacji, które Jednostka mogłaby uznać za wprowadzające w błąd lub nieuprawnione. 11. Wnioskodawca wyraża zgodę na to, że po uzyskaniu certyfikatu, dane dotyczące wielkości i asortymentu produkcji, oraz adres, numer telefonu, e-mail, mogą być publikowane przez Jednostkę w zakresie zgodnym z przepisami określonymi w ustawie o ochronie danych osobowych. 12. Niniejsza umowa nie wymaga zgody Wnioskodawcy na prowadzenie oceny u podwykonawców Wnioskodawcy w przypadkach, gdy ma to zastosowanie. 13. Po zawieszeniu, cofnięciu lub zakończeniu nadzoru, Wnioskodawca zaprzestaje stosowania wszelkich działań reklamowych, które zawierają jakiekolwiek odniesienie do jednostki i certyfikowanego wyrobu. 14. Jeżeli Wnioskodawca dostarcza innym kopie dokumentów certyfikacyjnych, dokumenty te powinny być skopiowane w całości. 15. Wnioskodawca utrzymuje zapisy z wszystkich reklamacji, jakie są mu znane, które odnoszą się do zgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi i udostępnia te zapisy jednostce certyfikującej na życzenie. 16. Wnioskodawca podejmuje działania oraz dokumentuje je w przypadku reklamacji i wszelkimi brakami stwierdzonymi w wyrobach, które oddziałują na zgodność z wymaganiami certyfikacyjnymi. 17. Jednostka zobowiązuje się do: a) prowadzenia działań zgodnie z przepisami UE oraz przepisami krajowymi szczegółowe postępowanie Jednostki opisuje aktualna Dokumentacja Systemowa Jednostki. b) obiektywnego i terminowego przeprowadzenia kontroli, o której mowa w niniejszym dokumencie, c) udokumentowania procesu kontroli zgodnie z obowiązującymi zasadami i przedstawienie Protokołu z kontroli do akceptacji Wnioskodawcy lub osobie go reprezentującej, d) wystawienia Decyzji zawierającej ocenę zebranych dowodów i informacji oraz ewentualne zalecenia pokontrolne, e) zachowania poufności, również po rozwiązaniu umowy, uzyskanych w toku kontroli informacji. Informacje mogą być udostępniane jedynie instytucjom, które z mocy przepisów sprawują nadzór w przedmiotowym zakresie, f) poinformowania Wnioskodawcy w ustalonym terminie o wszystkich istotnych zmianach w standardach lub procedurach i zasadach Jednostki, f) natychmiastowego i odpowiedniego reagowania na każdą reklamację lub odwołanie Wnioskodawcy, zgodnie z zapisami ustalonymi w Księdze Jakości Jednostki. 18. Niniejsza umowa jest ważna przez 5 lat od daty jej zawarcia, jednocześnie: a) ważność umowy nie wygasa, o ile nie zostanie wypowiedziana przez którąkolwiek ze stron, z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia, w którym Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. sprawuje nadzór nad stosowaniem ekologicznych metod produkcji na zasadach zawartych w niniejszej umowie, b) rozwiązanie umowy skutkuje zakończeniem sprawowania przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. nadzoru. 19. Postanowienia końcowe. Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. będzie wprowadzała do niniejszej umowy wszelkie zmiany wymagane przez właściwe władze państwowe, prywatne organizacje ustanawiające standardy lub firmy ubezpieczające od odpowiedzialności cywilnej. Wnioskodawca będzie niezwłocznie informowany o wszelkich zmianach. Wszystkie poprawki lub dodatki do niniejszej umowy muszą być sporządzone w formie pisemnej. 20. Wypowiedzenie umowy albo rozwiązanie jej lub też wygaśnięcie nie powoduje utraty możliwości dochodzenia przez Jednostkę opłat naliczonych w czasie jej trwania. 21. Strony uzgadniają, że korespondencję awizowaną, wysłaną na adres podany przez stronę niniejszej umowy uważa się za doręczoną z datą drugiego awiza. 22. Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z wykonywaniem niniejszej umowy będą rozstrzygane w drodze negocjacji, a w przypadku nie osiągnięcia porozumienia będą poddane rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo i rzeczowo dla siedziby Jednostki.... (data i podpis osoby reprezentującej Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.) (data i podpis Wnioskodawcy) Załącznik Pr01-Z1b Wydanie IV z dn. 10.02.2016 r. Strona 4 z 5
Ja niżej podpisany(a) zobowiązuję się zgodnie z art. 63 ust. 2 RK (WE) 889/2008 do: 1. Wykonywania czynności zgodnie z zasadami produkcji ekologicznej. 2. Zaakceptowania, w przypadku naruszenia lub nieprawidłowości, wprowadzenia środków przewidzianych na podstawie zasad produkcji ekologicznej. 3. Podjęcia obowiązku pisemnego powiadomienia kupujących produkt w celu zapewnienia usunięcia oznakowania odnoszącego się do ekologicznej metody produkcji. 4. Zaakceptowania, w przypadkach gdy podmiot gospodarczy lub jego podwykonawcy są kontrolowani przez różne jednostki certyfikujące, wymiany informacji między tymi jednostkami. 5. Zaakceptowania, w przypadkach gdy podmiot gospodarczy lub jego podwykonawcy zmieniają jednostkę certyfikującą, faktu przekazania dokumentacji dotyczącej kontroli do nowej jednostki certyfikującej. 6. Zaakceptowania, w przypadkach gdy podmiot gospodarczy wycofuje się z systemu kontroli, obowiązku bezzwłocznego poinformowania o tym odpowiedniego organu kontrolnego i jednostki certyfikującej. 7. Zaakceptowania, w przypadkach gdy podmiot gospodarczy wycofuje się z systemu kontroli, iż dokumentację dotyczącą kontroli przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat. 8. Zaakceptowania zobowiązania do niezwłocznego poinformowania jednostki certyfikującej o wszelkich nieprawidłowościach lub naruszeniach mających wpływ na ekologiczny status ich produktu lub produktów otrzymanych od innych podmiotów gospodarczych. Data i podpis producenta Załącznik Pr01-Z1b Wydanie IV z dn. 10.02.2016 r. Strona 5 z 5