D.XXIII-350/10/2013 Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi w odpowiedzi na pytania przesłane do przetargu nieograniczonego DXXIII 350/10/2013 na Zapewnienie światłowodowych łącz internetowych na potrzeby Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi uprzejmie informuje 1. Wykonawca prosi o przesunięcie terminu składania ofert na dzień 22 listopada 2013 r. ze względu na zbyt krótki okres pomiędzy ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia a terminem składania ofert. Zamówienie dotyczy kilku lokalizacji i budowy łączy światłowodowych, co wymaga dokonania przez Wykonawców m.in. sprawdzenia możliwości technicznych świadczenia usług, potwierdzenia, czy w kanalizacji teletechnicznej należącej do Telekomunikacji Polskiej S.A. jest miejsce na ułożenie kabli światłowodowych. Przesunięcie terminu składania ofert przez Wykonawców pozwoli Wykonawcom na zbadanie przez nich spełniania warunków udziału w postępowaniu i możliwości złożenia oferty, a także zapewni możliwość przygotowania rzetelnych wycen kosztów i złożenia ofert przez większego grono oferentów, co pozwoli Zamawiającemu uzyskać najlepszą cenę za realizację zamówienia i zapewni większą konkurencyjność w myśl zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców określonej w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Ad pkt 1/. Zamawiający wyraża zgodę na przesunięcie terminu otwarcia ofert na dzień 15.11.2013 r. godz. 10.30. 2. Zgodnie z wymaganiami SIWZ rozpoczęcie świadczenia usług ma nastąpić w terminie nie dłuższym niż 60 dni od dnia podpisania umowy. Termin 60 dni na wykonanie prac instalacyjnych w przypadku Wykonawców, którzy nie posiadają we wskazanych lokalizacjach swojej infrastruktury jest zdecydowanie zbyt krótkim terminem na wykonanie niezbędnych prac ze względu na okres jesienno-zimowy, na jaki przypadnie wykonanie tych prac. Warunki atmosferycznie uniemożliwiają prowadzenie prac przy zamarzniętym gruncie. Jest to okoliczność, którą zalicza się do Siły Wyższej, za którą Wykonawcy nie ponoszą odpowiedzialności zgodnie z kodeksem cywilnym oraz Prawem telekomunikacyjnym. Wystąpienie Siły Wyższej spowoduje więc i tak przesunięcie terminu rozpoczęcia świadczenia usług o okres, w jakim wystąpiły okoliczności uniemożliwiające prowadzenie prac ze względu na działanie Siły Wyższej. Termin rozpoczęcia świadczenia usług powinien zostać określony tak, aby od podpisania umowy Wykonawcy mieli niezbędny czas na przygotowanie infrastruktury z uwzględnieniem w/w okoliczności. Z tego względu zostanie złożone mniej ofert przez Wykonawców niż zostałoby złożone, gdyby termin rozpoczęcia świadczenia prac był dłuższy, przez co Zamawiający traci możliwość uzyskania najkorzystniejszej oferty cenowej, a w przypadku zamówień w zakresie świadczenia usług telekomunikacyjnych cena jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty. W związku z tym,
Wykonawca zwraca się z zapytaniem, czy Zamawiający wydłuży termin rozpoczęcia świadczenia usług do maksymalnie 120 dni od dnia zawarcia umowy. Ad pkt 2/. Wykonawcy decydując się na udział w danym postępowaniu, mają możliwość weryfikacji własnych możliwości technicznych i organizacyjnych pod kątem określonych przez Zamawiającego terminów i warunków dostawy. Udzielony Wykonawcom 60 dniowy termin na wykonanie prac jest w ocenie Zamawiającego wystarczający na przygotowanie i uruchomienie usługi. 3. Zgodnie z punktem 4.1. SIWZ przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi szerokopasmowego dostępu do Internetu za pomocą łączy światłowodowych. Tymczasem w przygotowanym przez Zamawiającego formularzu cenowym (załącznik nr 1 do SIWZ) Zamawiający umieścił następujące sformułowanie, pod którym mają podpisać się Wykonawcy - oferujemy dzierżawę łącza światłowodowego (instalacja wraz z osprzętem, gwarancja i konserwacja): ( ). Jest to sprzeczność pomiędzy zapisami formularza ofertowego a opisem przedmiotu zamówienia. Zgodnie z art. 29 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Dzierżawa łączy światłowodowych a usługa szerokopasmowego dostępu do Internetu nie są tożsamymi usługami i wiążą się z różnym zakresem zobowiązań dostawcy usług oraz jego odpowiedzialności wobec abonenta. W związku z tym Wykonawca prosi o wyjaśnienie, co jest właściwie przedmiotem tego zamówienia i usunięcie sprzecznych zapisów pomiędzy SIWZ i poszczególnymi załącznikami. Ad pkt 3/. Zamawiający poprawia w formularzu ofertowym w pkt 1 zapis na: Zapewnienie światłowodowych łącz internetowych na potrzeby Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi. (instalacja łącza wraz z osprzętem, gwarancja i konserwacja): 4. Zamawiający określił w punkcie 5.1. SIWZ, że termin wykonania zamówienia wynosi 48 miesięcy od dnia podpisania umowy, a zgodnie z punktem 5.1.1. SIWZ rozpoczęcie świadczenia usług ma nastąpić w okresie do 60 dni od daty podpisania umowy. Takie określenie terminu obowiązywania umowy jest nieprecyzyjne i wprowadza Wykonawców w błąd co do rzeczywistego okresu świadczenia usług. Wykonawcy przygotowując ofertę cenową obliczają cenę całkowitą w przypadku tego zamówienia za okres 48 miesięcy świadczenia usług. W sytuacji, gdy umowa ma obowiązywać przez 48 miesięcy od jej podpisania, a rozpoczęcie świadczenia usług może nastąpić do 60 dni od podpisania umowy, czyli maksymalnie w ciągu 2 miesięcy od podpisania umowy, rzeczywisty okres świadczenia usług przez Wykonawcę może wynosić 46 miesięcy. W ten sposób Zamawiający nie daje Wykonawcom pewności co do długości rzeczywistego okresu świadczenia usług, a ma to wpływ na dokonanie wyceny usług przez Wykonawców. Takie sformułowanie w/w zapisów stanowi naruszenie art. 29 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, który nakazuje, że przedmiot zamówienia opisuje się
w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Okres rzeczywistego świadczenia usług jest jak najbardziej okolicznością, która ma wpływ na sporządzenie oferty. Aby więc zapisy odnośnie terminu świadczenia usług i obowiązywania umowy były zgodne z art. 29 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, postanowienia dotyczące terminu wykonywania zamówienia powinny wskazywać, że umowa obowiązuje od dnia jej podpisania, a usługi będą świadczone przez 48 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usług. Natomiast rozpoczęcie świadczenia usług nastąpi w terminie 60 dni od daty podpisania umowy. Tym samym Wykonawca prosi o usunięcie niezgodności w SIWZ z przepisami Prawa zamówień publicznych. Ad pkt 4/. Zgodnie z pkt. 5.1 SIWZ umowa zawarta jest na 48 miesięcy od dnia jej podpisania. Natomiast zgodnie z pkt. 5.1.2. okres rzeczywistej eksploatacji łącza przez Zamawiającego i pobieranie opłat przez Wykonawcę trwał będzie od dnia podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru przygotowania i oddania do eksploatacji łącza. Nie jest możliwe zawarcie umowy na czas dłuższy niż 48 miesięcy. Wykonawcy winni tak skalkulować ofertę aby oferowana cena odpowiadała faktycznemu zakresowi świadczenia usług. W ocenie Zamawiającego udzielony okres 60 dni na rozpoczęcie świadczenia usług jest wystarczający. Ale jednocześnie nie oznacza to, że wykonawca ma rozpocząć świadczenie usług dopiero po upływie 2 miesięcy od zawarcia umowy. Tym samym nie istnieje żadna rozbieżność między SIWZ a ustawą. Po stronie Wykonawcy i w jego interesie leży jak najszybsze uruchomienie świadczenia usług, co będzie mogło przełożyć się na cenę oferowanych usług. 5. W formularzu cenowym Zamawiający uwzględnił miesięczne opłaty abonamentowe za cztery łącza światłowodowe, wskazując, że Wykonawcy mają podać opłaty abonamentowe za jedno łącze w opcji 50/50 Mbps oraz trzy łącza w opcji 10/10 Mbps, które powinny być łącznie zsumowane. Zgodnie z Prawem zamówień publicznych Wykonawcy w swoich ofertach powinni podać cenę całkowitą za realizację zamówienia przez cały okres trwania zamówienia, czyli przez 48 miesięcy. Jest to prawidłowy sposób przygotowania ofert, ponieważ zgodnie z Prawem zamówień publicznych podczas otwarcia ofert Zamawiający odczytuje ceny całkowite brutto z ofert Wykonawców za realizację całego zamówienia, tj. przez okres 48 miesięcy, a nie jedynie cenę brutto jednomiesięcznego abonamentu w okresie 1 miesiąca. W związku z tym w formularzu ofertowym brakuje jeszcze pozycji umożliwiającej pomnożenie opłat abonamentowych za 1 miesiąc świadczenia usług dla każdego z łączy przez 48 miesięcy świadczenia tych usług. Jest to wada formularza cenowego i w przypadku nieusunięcia jej przez Zamawiającego przed złożeniem ofert przez Wykonawców, okoliczność ta mogłaby prowadzić do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z art. 93 ust. 1 7 Prawa zamówień publicznych. Wykonawca prosi o poprawienie formularza ofertowego przez dodanie pozycji umożliwiającej pomnożenie miesięcznych opłat abonamentowych za wszystkie łącza przez 48 miesięcy świadczenia usług.
Ad pkt 5/. Zamawiający dodaje w pkt. 1 Formularza ofertowego pkt d) o brzemieniu: d) Cena całkowita brutto za realizację przedmiotu zamówienia: pkt c) x 48 miesięcy zł słownie 6. W 3 ust. 5 projektu umowy Zamawiający umieścił zapis o wizji lokalnej. Zapis ten jednak dotyczy jedynie etapu przed złożeniem ofert, a nie etapu po podpisaniu umowy. Czy w związku z tym nie powinien zostać usunięty z projektu umowy? Ad pkt 6/. Jeśli po podpisaniu umowy nadal będą potrzebne wizje lub oględziny w sprawie wykonania zamówienia Zamawiający w 3 ust 5. wskazał osoby do kontaktu. 7. W 6 ust. 2 projektu umowy Zamawiający zastrzegł karę umowną za czas, w którym łącze internetowe nie spełniało parametrów określonych przedmiotem zamówienia w 3 w wysokości jednokrotnej kwoty obliczonej proporcjonalnie do czasu jego wadliwego działania. Zapis ten jest dość ogólny i budzi wątpliwości interpretacyjne. W związku z tym Wykonawca prosi o wyjaśnienie, których parametrów z 3 dotyczy postanowienie 6 ust. 2 projektu umowy. Ad pkt 7. Kara umowna określona w 6 pkt 2 dotyczy przepustowości łącza. W związku z tym 6 pkt 2 umowy otrzymuje brzmienie: 2/. Dostawca zapłaci karę umowną za czas, w którym łącze internetowe nie spełniało parametrów określonych przedmiotem zamówienia w 3 ust. 1 w wysokości jednokrotnej kwoty obliczonej proporcjonalnie do czasu jego wadliwego działania. 8. Jak należy rozumieć zapis 6 ust. 2 projektu umowy, w którym Zamawiający odnosi się do niespełnienia przez łączne internetowe parametrów określonych przedmiotem zamówienia w 3 jako podstawy naliczenia kary umownej? Czy za takie niespełnienie parametrów przez łącze internetowe Zamawiający uznaje całkowity brak usługi, czy też np. świadczenie usługi o parametrach 40/40 Mbps zamiast 50/50 Mbps? Ad pkt 8/. Zamawiający pod pojęciem niespełnienia przez łącze internetowe parametrów rozumie zarówno całkowity brak dostępu do usługi (dostępu do Internetu) jak również świadczenie usługi o parametrach niższych niż wymaganych określonych w tabeli w 3 pkt. 1 umowy. 9. W 6 ust. 5 projektu umowy Zamawiający użył następującego sformułowania:
W przypadku powtarzających się przerw w pracy łącza, Zamawiający może odstąpić od umowy bez wyznaczenia dodatkowego terminu na usunięcie niezgodności w funkcjonowaniu łącza, jeśli w ciągu roku zostanie niedotrzymana dostępność łącza określona w 3 pkt 12. Zapis ten budzi wątpliwości co do zakresu odpowiedzialności Wykonawców, ponieważ Zamawiający używa najpierw sformułowania W przypadku powtarzających się przerw w pracy łącza, a następnie umieszcza informację, że może odstąpić od umowy jeśli w ciągu roku zostanie niedotrzymania [przez Wykonawcę] dostępność łącza określona w 3 pkt. 12. Tak skonstruowane zdanie jest sprzeczne wewnętrznie, ponieważ dostępność łącza zgodnie z SIWZ mierzona jest w skali roku i dopiero po zakończeniu roku możliwe jest określenie procentowego poziomu dostępności łącza. Jak zatem ma się do tego pierwsza część zdania o powtarzających się przerwach w pracy łącza? Czy Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy, jeśli przerwy w pracy łącza będą powtarzały się np. przez 3 m-ce z rzędu, czy też zgodnie z ostatnią częścią zdania, Zamawiający będzie mógł odstąpić od umowy na postawie tego zapisu najwcześniej o upływie roku? Wykonawca prosi o wyjaśnienia zgodnie z powyższymi pytaniami i takie formułowanie tego zapisu, aby nie budził on wątpliwości. Jest to bardzo istotna kwestia dla Wykonawców, ponieważ ma ona wpływ na sporządzenie ofert z uwagi na szacowanie ryzyka związanego z możliwości odstąpienia przez Wykonawców od umowy. Ad pkt 9/. Wykonawca zwracając się z pytaniem powołuje się na zapis 6 pkt. 5 jednakże przywołuje przepis 6 pkt 4. Zamawiającemu zależy na jak najwyższej jakości świadczonych usług. Ponadto usługi te mają być świadczone w zasadzie bez zakłóceń. W związku z tym, że pytanie dotyczy faktycznie 6 pkt 4 przepis ten otrzymuje brzmienie: 4/. W przypadku powtarzających się przerw w pracy łącza, Zamawiający może odstąpić od umowy bez wyznaczenia dodatkowego terminu na usunięcie niezgodności w funkcjonowaniu łącza. Zamawiający może również odstąpić od umowy jeśli w ciągu roku zostanie niedotrzymana dostępność łącza określona w 3 ust. 2 pkt 12. 10. Zamawiający określił roczną dostępność usługi na poziomie 99,8 %. Jest to bardzo wysoki procentowy poziom SLA, który po przeliczeniu na dni w ciągu roku oznacza, że może wystąpić niedostępność usługi jedynie przez 1 dzień w roku. Wykonawca wskazuje, że przy tak wysokim poziomie dostępności usługi brak jest doprecyzowania, że oczywiście do niedostępności usługi nie będzie wliczany czas prowadzenia prac konserwacyjnych oraz czas, w którym doszło do awarii, za którą Wykonawca nie ponosi winy. Wykonawca prosi o dodanie tego wyłączenia do projektu umowy, aby nie budziło to wątpliwości. Wykonawca wskazuje, że na dostawcach usług ciąży duża odpowiedzialność określona w art. 24 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 1a Prawa zamówień publicznych. Tym bardziej Wykonawcy muszą mieć pewność, że Zamawiający nie będzie przenosił na nich
odpowiedzialności za niezawinione przez nich przerwy w świadczeniu usług oraz przerwy związane z konserwacją usług. Ad pkt 10/. Zamawiający wymaga świadczenia usług na najwyższym poziomie. Na poziomie SLA 99,8% Z okresu dostępności usługi wyłączone zostaną okresy testów i konserwacji o ile terminy ich wykonania uzgodnione zostaną zgodnie z 3 ust. 2 pkt 21 umowy z Zamawiającym i nie będą kolidować z godzinami pracy Zamawiającego, a także zgodnie z 3 ust. 2 pkt 18 Planowane przerwy w pracy łącza spowodowane pracami modernizacyjnymi Wykonawcy powinny zostać uzgodnione z Zamawiającym oraz prowadzone w czasie najmniejszego obciążenia łącza. W pozostałym zakresie tj. poza uzgodnionymi terminami konserwacji usługa musi być dostępna na poziomie SLA 99,8% 11. Wnoszę by Zamawiający dopuścił odnośnie wymagań SLA zmianę parametrów jak poniżej: - roczna dostępność usługi na poziomie 99,0% Ad pkt 11/. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę treści SIWZ. 12. Wykonawca wskazuje, że przedłożony przez Zamawiającego projekt umowy nie zawiera wszystkich elementów wymaganych przez obowiązujące obecnie przepisy Prawa telekomunikacyjnego, które zostały znowelizowane w styczniu 2013 r. w zakresie elementów, jakie powinny znaleźć się w umowie o świadczenie usług telekomunikacyjnych. Na podstawie ustawy część tych elementów może zostać ujęta w regulaminie świadczenia usług telekomunikacyjnych, którym posługuje się każdy z przedsiębiorców telekomunikacyjnych. Wykonawca wskazuje, że zastosowanie do umowy powinien mieć odpowiedni dla danej usługi regulamin stosowany przez dostawcę usług, z którym Zamawiający zawrze umowę z zastrzeżeniem, że regulamin ten ma zastosowanie w kwestiach nieuregulowanych w umowie, a w przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami umowy i regulaminu, pierwszeństwo w stosowaniu mają postanowienia umowy. Za zawieranie przed dostawców umów, które nie zawierają wszystkich elementów określonych w art. 56 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego, może zostać nałożona na dostawców usług kara pieniężna przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Wykonawca prosi o uwzględnienie tego i nienarażanie Wykonawców na taką karę. Regulaminy świadczenia usług zabezpieczają ponadto interesy abonentów i stanowią dodatkową ochronę dla Zamawiającego, bo określają wiele dodatkowych obowiązków dostawców usług, jakie wynikają z przepisów prawa, np. w zakresie ochrony danych oraz dostępem do sieci Internet przez osoby trzecie. Ad pkt 12/. Zamawiający podtrzymuje wymagania zawarte w SIWZ. 13. Proszę o wskazanie przez Zamawiającego, kto jest właścicielem kanalizacji na terenie, gdzie mieści się budynek Sądu Rejonowego.
Ad pkt 13/. Zamawiający informuje, iż na terenach znajdujących się w trwałym zarządzie Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi znajdują się studzienki kanalizacyjne nie będące własnością Sądu. Powyższa informacja nie dotyczy lokalizacji przy ul Kopcińskiego 56 wszelkie ustalenia należy dokonywać z właścicielem obiektu. 14. Proszę o potwierdzenie przez Zamawiającego możliwości nieodpłatnego skorzystania przez Wykonawcę z istniejącej kanalizacji na terenie gdzie siedzibę ma Sąd Rejonowy oraz możliwość bezpłatnego przejścia po budynku do serwerowni celem zaciągu kabli światłowodowych. Ad. pkt 14/. Zamawiający informuje iż wyraża zgodę na nieodpłatne skorzystanie przez Wykonawcę z istniejącej kanalizacji w budynkach Sądu w celu zaciągu kabli światłowodowych. Powyższa informacja nie dotyczy lokalizacji przy ul Kopcińskiego 56 wszelkie ustalenia należy dokonywać z właścicielem obiektu. 15. Czy zamawiający dysponuje w miejscu zakończenia usługi (serwerowni) zasilaniem gwarantowanym 230V/48V. Jeśli tak, proszę podać rodzaj. Ad 15/. Zamawiający informuje iż nie dysponuje zasilaniem gwarantowanym w miejscu zakończenia usługi (serwerowni). 16. Jaką wartość minimalną w zakresie przepływności łącza Internet powinien posiadać parametr CIR? Parametr CIR = EIR może być gwarantowany w sieci szkieletowej Wykonawcy ale poza siecią szkieletową jest niezależny od Wykonawcy. Ad pkt 16/. Zamawiający wykreśla pkt. 4.2.10. dotyczący parametru CIR 17. Proszę o określenie fizycznego interfejsu zakończenia łącza na rzecz zamawiającego: elektryczny RJ45 lub optyczny wkładka SFP/patchcord optyczny proszę doprecyzować interfejs odbioru usługi. Ad pkt 17/. Interfejs zakończenia łącza elektryczny RJ45 18. Parametr przerwy 1h w pracy łącza w związku z pracami planowymi i modernizacjami w niektórych przypadkach niezależny od Wykonawcy. Zazwyczaj prace prowadzone są w godzinach nocnych jednakże może zaistnieć z przyczyn niezależnych od Wykonawcy konieczność prac planowych/modernizacji w godzinach dziennych wykraczając poza okres 1h. Jest to mało prawdopodobne jednakże nie da się takiej sytuacji całkowicie wykluczyć. Czy w związku z tym Zamawiający bierze do wiadomości, że z przyczyn niezależnych takie prace mogą ulec wydłużeniu poza okres 1h.
Ad pkt 18/.W uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym ich zgłoszeniu i szczegółowo uzgodnionych z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wydłużenia czasu prac modernizacyjnych maksymalnie do 6 godz. 19. Czy zamawiający planuje udostępniać swoje pomieszczenia poza godzinami pracy Sądu np. w nocy w przypadku wystąpienia awarii? Ad pkt 19/. W uzasadnionych przypadkach i po wcześniejszym ustaleniu, Zamawiający dopuszcza możliwość udostępnienia pomieszczeń poza godzinami urzędowania sądu. 20. W związku z godzinami pracy Sądu oraz możliwości wystąpienia awarii w godzinach nocnych wnoszę o wydłużenie czasu usunięcia awarii do 24 godzin licząc od momentu otrzymania zgłoszenia. Ad pkt 20/.Zamawiający wydłuża czas usunięcia awarii do 12 godzin od momentu zgłoszenia awarii. Przewodniczący Komisji Arkadiusz Mostowy