Jak należy ewidencjonować ten zakup oraz dokonywać amortyzacji w związku z przekroczeniem przez ten program wartości 3 500 zł? Pytanie Jesteśmy jednostką budżetową samorządu terytorialnego, zakupiliśmy program komputerowy Wartość - ok 3700 zł; rozumiem, że trzeba zaewidencjonować go na koncie 020 i umarzać Proszę o odpowiedź - czy powinna być prowadzona analityka do konta 020, np pozycje z wartością pow 3500 zł i o niższej wartości Jaki powinien być okres umorzenia, czy klasyfikacja środków trwałych obowiązuje również wartości niematerialne i prawne (programy komputerowe) celem ustalenia proc rocznego umorzenia? Czy posiadając program do ewidencji środków trwałych będzie on pomocny przy pozycjach zakwalifikowanych do wartości niematerialnych i prawnych celem sporządzenia tabel amortyzacyjnych? Odpowiedź Ze względu na fakt, że brak w pytaniu określenia rodzaju jednostki - tzn czy jest ona jednostką obsługującą organ wykonawczy (urząd) czy też jednostką organizacyjną, np szkołą, w odpowiedzi znajdą się również elementy, które mogą nie dotyczyć danej jednostki Stąd też w odpowiedzi wymieniono przepisy mające wpływ na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w 1 / 5
jednostce budżetowej w zakresie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, bez uwzględnienia specyfiki jednostki, z której pochodzi pytanie Ustawa o rachunkowości z dnia 29091994 r (tj z dnia 27032002 r DzU Nr 76, poz 694 ze zm) w art 17 ust 1 pkt 1 nakłada obowiązek prowadzenia dla wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) W celu ustalenia sposobu przyjęcia ewidencji analitycznej należy sięgnąć do kilku przepisów W art 3 ust 1 pkt 14 RachunkU ustalono, że wartości niematerialne i prawne (z zastrzeżeniem zaliczania do inwestycji wartości niematerialnych i prawnych, które nie są użytkowane przez jednostkę, lecz są posiadane przez nią w celu osiągnięcia tych korzyści) stanowią nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności min licencje Art 33 RachunkU przewiduje, że wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości, na skutek używania lub upływu czasu Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego 2 / 5
Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności, na określenie którego wpływają w szczególności: 1 tempo postępu techniczno-ekonomicznego, 2 wydajność mierzona liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym właściwym miernikiem, 3 prawne lub inne ograniczenia czasu używania, Na dzień przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę amortyzacji Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych W przypadku przeznaczenia do likwidacji, wycofania z używania lub innych przyczyn powodujących trwałą utratę wartości dokonuje się - w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych - odpowiedniego odpisu aktualizującego jego wartość Dla wartości niematerialnych i prawnych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych Należy dodać, iż w przeciwieństwie do środków trwałych, wartości niematerialne i prawne nie podlegają ulepszeniu, co wynika z art 31 ust 1 ustawy o rachunkowości Zgodnie z 5 ust 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28072006 r (DzU Nr 142, poz 1020 ze zm) wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawek określonych przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego 3 / 5
W załączniku nr 2 do rozporządzenia ustalono, że ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych Natomiast kwestie dotyczące wartości niematerialnych i prawnych (dla jednostek budżetowych) w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych z 15021992 r (tj z dnia 14062000 r DzU Nr 54, poz 654 ze zm) ustalono w art 16b ust 1 - amortyzacji podlegają, nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub np umowy leasingu Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art 16m 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie może być krótszy niż od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich - 24 miesiące Należy przy tym ustalić stawki amortyzacyjne dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych Stawki amortyzacyjne ustala się w proporcji do przewidywanego okresu korzystania 4 / 5
Zatem zgodnie z powyższym program komputerowy, stanowiący wartość niematerialną i prawną, o wartości 3700 zł, należy ewidencjonować jako udzieloną licencję na korzystanie z tego programu, na koncie 020, oraz dokonywać amortyzacji w związku z przekroczeniem wartości 3500 zł, powyżej której istnieje obowiązek dokonywania amortyzacji Klasyfikacja środków trwałych nie dotyczy wartości niematerialnych i prawnych Natomiast przewidywany okres używania nie może być krótszy niż 24 miesiące (2 lata) Ewidencja szczegółowa Konta 020 Wartości niematerialne i prawne może zostać ustalona np następująco: - Konto 020-1 Licencje umarzane stopniowo, - Konto 020-2 Inne wartości niematerialne i prawne umarzane stopniowo, - Konto 020-3 Pozostałe wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo Natomiast trudno odpowiedzieć na część pytania dotyczącą tego, czy posiadając program do ewidencji środków trwałych będzie on pomocny przy pozycjach zakwalifikowanych do wartości niematerialnych i prawnych celem sporządzenia tabel amortyzacyjnych Z reguły programy uwzględniają specyfikę ewidencjonowania wartości niematerialnych i prawnych Będzie to zależne od funkcjonalności programu, więc przed wyborem takiego programu warto zapoznać się z jego funkcjami 5 / 5