Załącznik Nr 1 do Zarządzenie Nr4/2011 Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tolkmicku z dnia 20 maja 2011r. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W MIEJSKO-GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W TOLKMICKU Postanowienia ogólne 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Tolkmicku. 2 Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy - opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem. Środowisko wewnętrzne 3 Pracownicy są świadomi wartości określonych w Kodeksie Etycznym pracowników Miejsko- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tolkmicku, który stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 4 1. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 2. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza Kierownik Ośrodka. 3. Każdemu pracownikowi przedstawiono na piśmie zakres czynności, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie zakresu czynności jest potwierdzone podpisem pracownika.
4. Wymagania kwalifikacyjne stawiane przed kandydatami do pracy w Ośrodku określone zostały przepisami Ustawy z 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych /Dz.U. z 2008r. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm./ oraz w art. 116 Ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej /j.t. Dz. U. z 2009 Nr 175, poz. 1362 z późn. zm./. 5. Kierownik zapewnia rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki. 5 1. Pracownicy podlegają kontroli wewnętrznej z zakresu realizacji swoich obowiązków wynikających z zakresów czynności. 2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej pracowników realizujących obowiązki wynikające z zakresów czynności zawarte są w załączniku nr 2 do regulaminu. 6 Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w Ośrodku. Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen pracowników samorządowych określa Zarządzenie Nr 8/09 z dnia 30 czerwca 2009r. 7 Strukturę organizacyjną Ośrodka, zakres kompetencji Kierownika i pozostałych pracowników określa Regulamin Organizacyjny Ośrodka, przyjęty Zarządzeniem Nr 2/2011 z dnia 24 stycznia 2011r. Cele i zarządzanie ryzykiem 8 Cel główny Ośrodka określa Statut, przyjęty Uchwałą Nr LII/341/10 Rady Miejskiej w Tolkmicku z dnia 29 października 2010r. 9 1. Cele Ośrodka na rok kolejny określa Kierownik. 2. Każdy pracownik Ośrodka ma prawo zgłaszania propozycji celów do zrealizowania w roku następnym w terminie do 15 listopada każdego roku. 3. Cele przyjęte przez Kierownika są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik Nr 3 do regulaminu. 10 1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych w trybie określonym w 9 regulaminu. 2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez:
identyfikację ryzyka, monitorowanie realizacji zadań, analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych. 3. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, wyniki ocen i kontroli. 4. Identyfikacji ryzyk dokonuje Kierownik Ośrodka wraz z wyznaczonymi przez niego pracownikami. 5. O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje Kierownik. 6. Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek. 7. O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje Kierownik. 8. Zidentyfikowane ryzyko jest wpisywane w rejestrze celów i ryzyka, stanowiącym załącznik Nr 3 do regulaminu. 9. Zidentyfikowane ryzyko poddawane jest analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka. 10. Analizy ryzyka dokonuje się w trybie ustalonym w ust. 4. 11. Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyka. 11 1. Zidentyfikowane ryzyko jest poddawane analizie pod kątem poziomu ich zagrożenia dla realizacji celów. Ustala się skalę poziomu ryzyka: 5 - bardzo wysoki poziom ryzyka, 4 wysoki poziom ryzyka, 3 - średni poziom ryzyka, 2 - niski poziom ryzyka, 1 brak ryzyka. 2. W odniesieniu do ryzyka zidentyfikowanego dla celu lub zadania na poziomie 5 lub 4 ustala się sposób reakcji. Przewiduje się cztery możliwe rodzaje reakcji: tolerowanie prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych zdarzeń i zjawisk, przeniesienie odpowiedzialności za skutki ich wystąpienia (w formie ubezpieczenia), wycofanie się z zadania, działanie podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do zaakceptowanego poziomu. 3. W odniesieniu do ryzyka, dla którego reakcja została określona jako działanie Kierownik oraz wyznaczeni przez niego pracownicy określają sposób działania pozwalający na wyeliminowanie ryzyka, lub zmniejszenia go do poziomu nie stanowiącego zagrożenia dla realizacji celów lub zadań.
Mechanizmy kontroli 12 1. Kontrolę finansową sprawuje Kierownik lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej. 4. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązany jest kierownik Ośrodka, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej. 5. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Kierownika na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 6. Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli finansowej zawarte są w załączniku nr 4 do regulaminu. Informacja i komunikacja 13 System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz Ośrodka poprzez: 1. Informację bieżącą, co oznacza ze kierownik Ośrodka przekazuje wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów jednostki. Informacje są adekwatne do wykonywanych zadań i podejmowanych decyzji, aktualne, rzetelne a więc zgodne z rzeczywistością, kompletne zawierające wszystkie potrzebna dane i szczegóły. 2. Komunikację wewnętrzną, co oznacza że pracownikom wyraźnie komunikowane są ich obowiązki i rozumieją w jaki sposób ich obowiązki i obowiązki innych pracowników oddziaływają na siebie. Pracownicy znają cele Ośrodka i rozumieją w jaki sposób ich obowiązki wpływają na realizację tych celów. 3. Komunikację zewnętrzną, co oznacza zapewnienie efektywnego systemu komunikacji z podmiotami, które mogą mieć znaczący wpływ na osiąganie celów przez Ośrodek, dotyczących w szczególności wydatkowania i gromadzenia środków publicznych.
Monitorowane i ocena 14 1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. 2. Kierownik w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązana jest także osoba zastępująca kierownika w czasie jego nieobecności a także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze. 4. Wszyscy pracownicy przekazują kierownikowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 5. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 6. Kierownik Ośrodka podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w Ośrodku procedur i regulaminów. 15 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez Kierownika przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samooceny dokonuje Kierownik. 3. Samoocena dokonywana jest za pomocą ankiet stanowiących załącznik Nr 5 do niniejszego regulaminu. 4. Samoocena stanowi źródło oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.