1 / 10 OCENY OKRESOWE PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Andrzej Zając Data: 25.06.2009r. Obowiązuje od:15.07.2009r. Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Data: 25.06.2009r. Nr egz.:
2 / 10 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę
3 / 10 ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 1 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 5 6. Skarbnik Miasta 6 Data otrzymania Podpis 7. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami 7 i Planowania Przestrzennego 8. Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej 8 i Drogownictwa 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 1 Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej 10 0. i Promocji 1 Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich 11 1. 1 Naczelnik Wydziału Oświaty 12 2. 1 Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 13 3. 1 Komendant Straży Miejskiej 14 4. 1 Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych 15 5. 1 Kierownik Referatu ds. Ochrony Środowiska 16 6. 1 Audytor Wewnętrzny 17 7. 1 Radca Prawny 18 8. 1 Kierownik MZK 19 9. 2 Dyrektor ZGZiR 20 0. 2 Kierownik ZGM 21 1. 2 Kierownik OPS 22 2. 2 Dyrektor MZWiK 23 3. 2 Dyrektor Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół i 4. Przedszkoli. 24
SPIS TREŚCI 4 / 10 CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY... 5 ZAKRES OBOWIĄZYWANIA... 5 TERMINOLOGIA... 5 WŁAŚCICIEL PROCEDURY... 6 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE... 6 SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA... 7 6.1. Postanowienia ogólne... 7 6.2 Tryb dokonywania oceny... 7 6.3 Tryb odwołania od oceny... 9 6.4 Ponowna ocena.... 9 ZAPISY... 9 WYKAZ FORMULARZY I ZAŁACZNIKÓW... 10 DOKUMENTY ZWIĄZANE... 10
5 / 10 CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest określenie zasad i trybu dokonywania okresowych ocen pracowników samorządowych. Okresowe oceny służą kompleksowej ocenie wyników pracy pracowników, pod kątem realizacji wytyczonych celów, określenia przydatności zawodowej na danym stanowisku oraz możliwości rozwojowych pracownika. Celem okresowych ocen jest ułatwienie planowania rozwoju pracownika, podejmowania decyzji w zakresie przeszeregowań pracowników, tworzenia kadry rezerwowej oraz usprawnienia funkcjonowania systemu motywacyjnego. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Zasady i tryb dokonywania okresowych ocen, jakim podlegają pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowisku urzędniczym, dotyczą pracowników Urzędu Miasta oraz Kierowników jednostek organizacyjnych Miasta. TERMINOLOGIA Użyte w Procedurze terminy oznaczają: jednostka organizacyjna miejska jednostka organizacyjna nadzorowana przez Burmistrza Miasta, burmistrz - kierownik jednostki pracodawca samorządowy - podmiot będący stroną umowy o pracę, bezpośredni przełożony - osoba kierująca zespołem (Burmistrz Miasta, Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Naczelnik Wydziału, Kierownik Referatu), która jest upoważniona do dokonania oceny, zwana w Procedurze oceniającym, ocena - okresowa ocena, jakiej podlegają pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowisku urzędniczym, ocena pozytywna - ocena końcowa obejmująca bardzo dobry, dobry lub zadowalający poziom wykonywania obowiązków przez ocenianego, ocena negatywna - ocena końcowa obejmująca niezadowalający poziom wykonywania obowiązków przez ocenianego, oceniający - bezpośredni przełożony, który jest uprawniony do dokonania oceny, oceniany - pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, podlegający ocenie, opinia- stanowisko oceniającego, sformułowane w formie pisemnej, dotyczące wykonywania obowiązków przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie, kryteria oceny - obowiązkowe i do wyboru, określone w Załączniku nr Z/01 i Z/02 do PW- 8.3, które są podstawą do dokonania okresowej oceny, arkusz wyboru kryteriów arkusz wyboru kryteriów do przeprowadzenia oceny
6 / 10 okresowej pracownika samorządowego określony Formularzem nr F/01, arkusz oceny - arkusz okresowej oceny pracownika samorządowego określony Formularzem nr F/02, ups ustawa o pracownikach samorządowych, UM Urząd Miasta. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Naczelnik Wydziału Organizacyjnego UM. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5.1. Burmistrz jest odpowiedzialny za: - przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych, - rozpatrywanie odwołań od oceny, - rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem w przypadku uzyskania przez niego dwukrotnej negatywnej oceny. Burmistrz może upoważnić swoich zastępców lub sekretarza do rozpatrywania odwołań od oceny w jego imieniu, pod warunkiem że czynności te nie dotyczą pracowników im bezpośrednio podległych lub ich samych. Burmistrz może upoważnić sekretarza do dokonania oceny w jego imieniu bezpośrednio mu podwładnych pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach. 5.2. Zastępcy Burmistrza są odpowiedzialni za przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników (zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych). 5.3. Sekretarz Miasta - jest odpowiedzialny za przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników. 5.4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Referatów - są odpowiedzialni za przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników, tj.: a) wybór kryteriów, b) przeprowadzenie rozmowy oceniającej, c) dokonanie zapisów na arkuszu oceny. 5.5. Oceniani - pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych UM oraz kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani poddania się okresowej ocenie.
7 / 10 SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6.1. Postanowienia ogólne 6.1.1. Okresowym ocenom podlegają pracownicy samorządowi zatrudnieni w UM na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych. 6.1.2. Stanowiska urzędnicze podlegające ocenie, określa obowiązująca w Urzędzie Miasta struktura organizacyjna oraz ups. 6.1.3. Okresowej oceny dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego pracownika zajmujący stanowisko kierownicze w danej komórce organizacyjnej, tj. oceniający zgodnie z niniejszą procedurą, przy zachowaniu zasady jawności oceny w stosunku do ocenianego pracownika i zasady poufności (tj. nieudzielanie informacji o ocenie osobom nieupoważnionym i postronnym). 6.1.4. Oceniający ponosi odpowiedzialność służbową za prawidłowość przeprowadzenia oceny, w tym w szczególności za prawidłowe przygotowanie się do dokonania oceny, właściwy wybór kryteriów oceny (najistotniejszych dla należytego wykonywania obowiązków na stanowisku zajmowanym przez ocenianego), zachowanie terminów i formy wymaganej przez obowiązujące przepisy. Oceniający sporządza ocenę na podstawie 6 kryteriów obowiązkowych oraz 3 kryteriów wybranych spośród kryteriów opisanych w załączniku nr Z/02. 6.2 Tryb dokonywania oceny 6.2.1. Wybór kryteriów 6.2.1.1 Ocena pracowników dokonywana jest na podstawie 6 kryteriów obowiązkowych, jednakowych dla wszystkich ocenianych oraz 3 kryteriów do wyboru najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków na stanowisku pracy zajmowanym przez ocenianego. Wykaz kryteriów obowiązkowych oceny stanowi załącznik nr Z/01 do, zaś wykaz kryteriów do wyboru załącznik nr Z/02 do PW- 8.3. 6.2.1.2 Biorąc pod uwagę specyfikę stanowiska pracy ocenianego, oceniający może dodatkowo ustalić jedno kryterium nie objęte wykazem określonym w załączniku nr Z/02 do i dokonać opisu tego kryterium. Jeśli oceniający ustali dodatkowe kryterium, powinno ono być nazwane i zdefiniowane tak jak pozostałe kryteria. 6.2.1.3 Wyboru kryteriów dokonuje oceniający podczas rozmowy z ocenianym. Oceniany potwierdza zapoznanie się z kryteriami na arkuszu wyboru kryteriów, którego wzór stanowi formularz F/01 do niniejszej procedury. Jeden egzemplarz arkusza zachowuje oceniający, a drugi otrzymuje oceniany. 6.2.1.4 Wyboru kryteriów do kolejnej oceny oceniający powinien dokonać nie później niż do 30 listopada - w roku, w którym dokonano ostatniej oceny. 6.2.1.5 W przypadku nowo zatrudnionych pracowników wyboru kryteriów oceniający dokonuje w ciągu 3 miesięcy od zatrudnienia pracownika. 6.2.1.6 W przypadku oceny negatywnej, by zapewnić obiektywizm, kolejna ocena
8 / 10 winna być prowadzona według uprzednio wybranych kryteriów. 6.2.2. Termin oceny 6.2.2.1. Okresowa ocena pracowników dokonywana jest raz na dwa lata i prowadzona jest w październiku. 6.2.2.2. Ostatecznym terminem sporządzenia oceny jest 31 października. Do tego dnia oceniający zobowiązani są przekazać arkusze ocen do Burmistrza Miasta. 6.2.2.3. Oceniający może zmienić termin sporządzenia oceny na piśmie, w razie usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, uniemożliwiającej przeprowadzenie okresowej oceny. Również w razie zmiany stanowiska pracy ocenianego lub zakresu obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku pracy sporządzenie oceny na piśmie następuje w terminie wcześniejszym niż wyznaczony. Oceniający niezwłocznie powiadamia ocenianego pisemnie o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza oceny 6.2.3. Rozmowa oceniająca 6.2.3.1 Przedmiotową rozmowę oceniający winien odbyć nie wcześniej niż na 7 dni przed sporządzeniem oceny na piśmie. 6.2.3.2 Termin rozmowy oceniającej wyznacza oceniający, informując o nim ocenianego co najmniej na dwa dni przed terminem rozmowy. 6.2.3.3 Podczas rozmowy oceniający omawia wykonywanie przez ocenianego obowiązków zleconych mu w okresie, w którym podlegał ocenie, trudności napotykane przez niego podczas realizacji zadań oraz spełnianie przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny, a także przedstawia zakres wiedzy i umiejętności wymagających rozwinięcia. 6.2.4. Sporządzenie oceny na piśmie. 6.2.4.1 Oceny dokonuje się na piśmie, w dwóch egzemplarzach, na arkuszach ocen stanowiących formularz nr F/02 do. 6.2.4.2 Sporządzenia oceny na piśmie polega w szczególności na: 1/ określeniu stopnia spełniania przez ocenianego kryteriów, przy uwzględnieniu następujących stopni: stopień bardzo dobry przyznawany, jeżeli oceniany zawsze spełniał dane kryterium, niejednokrotnie w sposób przewyższający oczekiwania; za stopień ten oceniany otrzymuje 5 punktów; stopień dobry przyznawany, jeżeli oceniany prawie zawsze spełniał dane kryterium w sposób odpowiadający oczekiwaniom; za stopień ten oceniany otrzymuje 4 punkty; stopień zadowalający przyznawany, jeżeli oceniany zazwyczaj spełniał dane kryterium w sposób odpowiadający oczekiwaniom; za stopień ten oceniany otrzymuje 3 punkty; stopień niezadowalający przyznawany, jeżeli oceniany często nie spełniał danego kryterium w sposób odpowiadający oczekiwaniom; 2/ przyznaniu ocenianemu oceny, przy uwzględnieniu uzyskanej przez ocenianego sumy punktów, wg następującej skali ocen:
9 / 10 ocena bardzo dobra w przypadku uzyskania od 41 do 45 punktów; ocena dobra w przypadku uzyskania od 36 do 40 punktów; ocena zadowalająca w przypadku uzyskania od 27 do 35 punktów; ocena niezadowalająca w przypadku uzyskania poniżej 27 punktów; 3/ opinii, w której oceniający opisuje sposób wykonywania przez ocenianego obowiązków, zwracając szczególną uwagę na spełnianie przez niego kryteriów, z punktu widzenia których jest oceniany. 6.3 Tryb odwołania od oceny 6.3.1. Ocenianemu od dokonanej oceny (zarówno negatywnej, jak i pozytywnej) przysługuje odwołanie do Burmistrza Miasta w terminie 7 dni od dnia doręczenia oceny. 6.3.2. W przypadku skorzystania przez ocenianego z przysługującego mu prawa do złożenia odwołania, zobowiązany jest on do złożenia odwołania na piśmie oraz zawarcia w nim konkretnych zarzutów oraz ewentualnych wniosków. 6.3.3. Termin na sporządzenie odwołania kończy się z upływem siedmiu dni od dnia doręczenia oceny, z zastrzeżeniem, iż przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia doręczenia oceny. Jeżeli termin na złożenie odwołania przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, termin ten upływa dnia następnego. 6.3.4. Burmistrz rozpatruje odwołanie nie później niż w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia. W przypadku uwzględnienia odwołania Burmistrz nakazuje zmianę oceny lub dokonanie ponownej oceny przez oceniającego. O wyniku rozpatrzenia odwołania oceniany zostaje poinformowany pisemnie. 6.4 Ponowna ocena. 6.4.1. W przypadku dokonania negatywnej oceny, oceniający dokonuje ponownej oceny nie wcześniej niż po upływie trzech miesięcy. 6.4.2. Uzyskanie ponownej negatywnej oceny skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę, z zachowaniem okresów wypowiedzenia. ZAPISY 7.1. Obowiązki dokumentacyjne. 7.1.1. Niezwłocznie po sporządzeniu oceny na piśmie oceniający zapoznaje ocenianego z oceną, co oceniany potwierdza podpisem na arkuszu oceny. 7.1.2. Jeden egzemplarz arkusza oceny otrzymuje oceniany, a drugi (wraz z wcześniej sporządzonym arkuszem wyboru kryteriów) oceniający przekazuje Burmistrzowi Miasta, który, po zapoznaniu się z nim, przekazuje do Wydziału Organizacyjnego na stanowisko ds. kadr, gdzie włącza się arkusz do akt osobowych pracownika.
10 / 10 WYKAZ FORMULARZY I ZAŁACZNIKÓW Formularz nr F/01 Arkusz wyboru kryteriów oceny Formularz nr F/02 Arkusz oceny okresowej Załącznik nr Z/01 Kryteria obowiązkowe Załącznik nr Z/02 Kryteria do wyboru DOKUMENTY ZWIĄZANE - Ustawa o pracownikach samorządowych, - Regulamin Organizacyjny UM.