WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.431.63.2011 Łódź, 9 listopada 2011 r. Pani Joanna Wrońska-Kiereś ul. Szermiercza 12A m. 2 94-048 Łódź Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. z 2004 r. Nr 273, poz. 2702 ze zm.) w okresie 3 11 października 2011 r. (bez udziału tłumacza w dni robocze w okresie 4 10 października 2011 r.), pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Oddział Kontroli i Skarg przeprowadzili kontrolę problemową w zakresie prawidłowości i rzetelności prowadzenia repertorium oraz pobierania wynagrodzenia określonego w przepisach, o których mowa w art. 16 ust. 2 lub ust. 3 ww. ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, w okresie od 1 kwietnia 2010 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym bez zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń 11 października 2011 r. W zakresie prawidłowości i rzetelności prowadzenia repertorium kontroli poddano 202 (21,8%) spośród 926 odnotowanych wpisów, natomiast pod względem wysokości wynagrodzenia pobranego za czynności tłumacza przysięgłego wykonane na żądanie sądu, prokuratora, Policji i organów administracji publicznej zbadano 34 wpisy (22%) ze 149 stwierdzonych w repertorium. Na podstawie dokonanych ustaleń Pani działalność w zakresie prawidłowości i rzetelności prowadzenia repertorium oraz pobierania wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego wykonane na żądanie wyżej wspomnianych podmiotów oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami.
Na ocenę wpłynęły przedstawione poniżej naruszenia przepisów ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (zwanej dalej Ustawą) oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 r. w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego (Dz. U. z 2005 r. Nr 15, poz. 131 ze zm. - zwanego dalej rozporządzeniem), stanowiące nieprawidłowości oraz uzyskane wyjaśnienia. 1. Zarówno w 2010 r. jak i w 2011 r. prowadziła Pani dwa odrębne repertoria, z których jedno służyło do odnotowywania wpisów o sporządzeniu i poświadczeniu tłumaczeń oraz o sprawdzeniu i poświadczeniu tłumaczeń sporządzonych przez inną osobę, a drugie wpisów o dokonaniu tłumaczeń ustnych oraz o odmowie wykonania tłumaczeń na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 15 Ustawy. Jako przyczynę odnotowywania wpisów o tłumaczeniach ustnych oraz o odmowie wykonania tłumaczenia odrębnie w stosunku do wpisów o tłumaczeniach poświadczonych, wskazała Pani, że na co dzień nie byłaby wykorzystana część tabeli służąca do opisu tłumaczenia ustnego i oszczędność papieru przy wydruku. Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy tłumacz przysięgły powinien prowadzić repertorium, w którym odnotowuje czynności wymienione w art. 13, tj. wszystkie czynności, do których jest uprawniony. Biorąc pod uwagę powyższe zaleca się prowadzenie jednego repertorium i odnotowywanie czynności tłumacza przysięgłego w miarę ich wykonywania. 2. Numeracja pozycji w poszczególnych repertoriach prowadzona jest odrębnie z podziałem na poszczególne lata i miesiące. Badając ciągłość numeracji wpisów stwierdzono: a) zastosowała Pani dwa odmienne sposoby numerowania pozycji: poprzez odnotowanie: roku, kolejnej litery alfabetu (oznaczającej miesiąc) oraz liczby porządkowej w danym miesiącu w repertorium zawierającym wpisy o wydaniu poświadczonych tłumaczeń, poprzez kolejną liczbę porządkową w repertorium zawierającym wpisy o dokonaniu tłumaczeń ustnych oraz o odmowie wykonania tłumaczeń. b) w 2011 r.: nie występuje poz. 11D-09 (0,5%), dwukrotnie wpisy noszą numery: 11E-21 i 11E-22 (1%). Pomyłka przy numerowaniu była przyczyną niewydania poświadczonego tłumaczenia z pierwszym z ww. numerów pozycji, a także wydania, dla dwóch różnych zleceniodawców, poświadczonych tłumaczeń z takimi samymi numerami pozycji, 2
d) repertorium zawiera poz. od 10K-24 do 10K-30 w 2010 r. oraz od 11C-08 do 11C-13 w 2011 r. niewypełnione wpisami o czynnościach tłumacza przysięgłego (6,4%). W tych przypadkach tłumaczeń poświadczonych Pani nie wydała, gdyż klient zlecił tłumaczenie nieprzysięgłe. Zaleca się odnotowywanie w repertorium jedynie czynności wymienionych w art. 13 Ustawy oraz numerowanie wpisów o wykonanych czynnościach tłumacza przysięgłego poprzez opatrywanie pozycji kolejną liczbą porządkową. Ujednolicenie numeracji przyczyni się do zwiększenia staranności i rzetelności prowadzenia repertorium. 2. Data przyjęcia zlecenia (art. 17 ust. 2 pkt 1 Ustawy): a) w 1 pozycji (0,5%) kolumna jest niewypełniona. Jako przyczynę wymieniła Pani otrzymanie wezwania do tłumaczenia ustnego telefonicznie, b) w 80 pozycjach (40%) data zlecenia jest późniejsza niż we wpisie poprzedzającym, co wyjaśniła Pani odnotowywaniem czynności tłumacza przysięgłego w kolejności wydawania poświadczonych tłumaczeń zleceniodawcom, c) w 1 pozycji z 2010 r. (0,5%) występuje data z 2011 r. Niewłaściwe określenie roku, zgodnie z wyjaśnieniami, zostało spowodowane pomyłką. 3. Oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia: w 202 zbadanych pozycjach (100%) w stosownej kolumnie zamieszczone są nazwy lub nazwiska bez adresu. Ze złożonych w toku kontroli wyjaśnień wynika, że w repertorium zapisuje Pani skrócone nazwy stałych zleceniodawców, aby uniknąć powtarzania tych samych informacji w kolejnych wpisach. Do akt kontroli przekazała Pani odrębny wykaz zleceniodawców (3 strony maszynopisu), który zawiera skrócone nazwy, jak również nazwy i adresy zleceniodawców. Jednak nieoznaczenie w repertorium zleceniodawców albo zamawiających wykonanie tłumaczeń, w sposób pozwalający na ich identyfikację, stanowi naruszenie art. 17 ust. 2 pkt 2 Ustawy. 4. Opis tłumaczonego dokumentu (art. 17 ust. 2 pkt 3 Ustawy): a) w 71 pozycjach (35%) w kolumnie nazwa, data i oznaczenie dokumentu zapisana jest jedna lub dwie z trzech wymaganych informacji. Jak wynika ze złożonych wyjaśnień, zazwyczaj zapisuje Pani nazwę dokumentu, często datę, numer dokumentu lub nazwisko występujące w dokumencie. Jeżeli w opisie dokumentu nie został zapisany numer lub data dokumentu, to najczęściej tych danych nie było na dokumencie, o czym czasami dokonuje Pani stosownych adnotacji. W przypadku, kiedy data lub numer w tłumaczonym dokumencie nie występuje, zaleca się stosowanie adnotacji typu: brak daty, brak numeru,
b) w kolumnie: uwagi o rodzaju, formie i stanie dokumentu nie zapisywała Pani informacji o tym, czy dokument został okazany przez zleceniodawcę w formie oryginału, czy kopii, uznając za wystarczające, że stosowna informacja o sporządzeniu poświadczonego tłumaczenia z kopii (z faksu) znajduje się na wydanym poświadczonym tłumaczeniu, c) zapisy zawarte w kolumnie: osoba lub instytucja, która sporządziła dokument, w części odnoszą się do grupy kolejno po sobie następujących wpisów o czynnościach tłumacza przysięgłego. Zaleca się zamieszczanie w repertorium wyczerpującego opisu tłumaczonych dokumentów i zawieranie wymaganych informacji w każdej pozycji odrębnie. 5. Oznaczenie czynności (art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy): a) rodzaj wykonanej czynności informacja nie została wskazana w 4 pozycjach (2%) odnotowanych w związku z dokonaniem tłumaczenia ustnego, b) język tłumaczenia: - w 1 pozycji (0,5%) brak informacji o języku tłumaczenia, - w 3 pozycjach (1,5%) w kolumnie: zakres tłumaczenia ustnego znajduje się informacja:...na język hiszpański bez określenia języka, z którego dokonano tłumaczenia. Pominęła Pani informację o tym, z jakiego języka dokonane zostało tłumaczenie ustne, sądząc, że język tłumaczenia nie budzi wątpliwości w przypadku posiadania uprawnień wyłącznie do tłumaczenia z jęz. polskiego na język hiszpański i z jęz. hiszpańskiego na jęz. polski. W 1 pozycji pomyłkowo pominęła Pani również informację na jaki język dokonano tłumaczenia. Podkreślić należy, że w repertorium służącym do odnotowywania wpisów o tłumaczeniach ustnych nie została wyodrębniona część właściwa dla oznaczenia czynności, tj. wskazania rodzaju wykonanej czynności i języka tłumaczenia, co przyczyniło się do pominięcia we wpisach wymaganych informacji. 6. Wysokość pobranego wynagrodzenia: a) w 79 przypadkach (39%) dany wpis o czynności tłumacza przysięgłego zawiera dwie odmienne informacje dotyczące wynagrodzenia, zapisane w kolumnie: Wysokość pobranego wynagrodzenia (netto), a także w kolumnie: Uwagi (z dopiskami typu: brutto, przelew, rachunek, got. itp.). Część z informacji dotyczy ponadto grupy wpisów o wykonanych czynnościach, bez podziału należności na poszczególne pozycje. Odnotowywanie w repertorium 4
łącznej wysokości wynagrodzenia pobranego za kilka tłumaczeń wykonanych na rzecz jednego zleceniodawcy uzasadniła Pani ułatwieniem sobie prowadzenia repertorium, b) w 26 pozycjach (12,9%) kolumna jest niewypełniona, co wyjaśniła Pani nieuregulowaniem rachunków przez zleceniodawców do chwili rozpoczęcia kontroli, c) 34 pozycjach (16,8%) zapisane jest: 0,00, mimo że jak wynika z Pani wyjaśnień za czynności odnotowane w większości tych wpisów wynagrodzenie zostało pobrane. Wskazała Pani dwie przyczyny zamieszczania zapisu: 0,00 jako informacji o wynagrodzeniu: rezygnację z naliczania wynagrodzenia, jak również regulowanie rachunków przez zleceniodawców w terminach dość odległych od chwili wykonania czynności, łącznie za kilka zleceń (w repertorium odnotowuje Pani informacje o wynagrodzeniu dopiero po otrzymaniu należności). W celu wypełnienia dyspozycji art. 17 ust. 2 pkt 6 Ustawy zaleca się zawieranie informacji o wysokości pobranego wynagrodzenia (brutto, bez potrącenia podatków) odrębnie w każdym wpisie o wykonanej czynności tłumacza przysięgłego, w kolumnie do tego przeznaczonej. 7. Prawidłowość pobierania wynagrodzenia określonego w przepisach, o których mowa w art. 16 ust. 2 lub ust. 3 Ustawy: w zbadanej grupie pozycji repertorium obejmującej 9 wpisów o sporządzeniu i poświadczeniu tłumaczenia z jęz. polskiego na jęz. hiszpański (56% zbadanych) wysokość wynagrodzenia odnotowana w repertorium uwzględniając łączną liczbę stron wydanych tłumaczeń jest niezgodna ze stawkami określonymi w rozporządzeniu. Ze złożonych przez Panią wyjaśnień wynika, że przyczyną zawyżenia kwoty wynagrodzenia jest fakt, iż w 7 omawianych przypadkach na żądanie zleceniodawcy poświadczone tłumaczenie zostało wydane w dwóch egzemplarzach. Za podstawę do naliczenia wynagrodzenia przyjęła Pani stawkę zgodną z rozporządzeniem, jednak dodatkowo naliczyła Pani połowę stawki za wydanie drugiego egzemplarza tłumaczenia. Stawki wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego wykonane na żądanie sądu, prokuratora, Policji oraz organów administracji publicznej są sztywne. Należy zauważyć, iż rozporządzenie nie przewiduje wynagrodzenia za wydanie drugiego egzemplarza poświadczonego tłumaczenia. 8. W jednej z dwu skontrolowanych pozycji zawierających informacje o odmowie wykonania tłumaczenia, nie został określony organ żądający tłumaczenia. Wyjaśniła Pani, że wezwanie zostało przekazane telefonicznie, rozmówca mówił niewyraźnie i nie ma pewności czy była to osoba prywatna, czy też osoba reprezentująca jeden z organów
wskazanych w art. 15 Ustawy. Odnotowała Pani wpis w repertorium nie mając pewności, kto dzwonił w sprawie tłumaczenia. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 7 Ustawy wpis w repertorium powinien zawierać informację o odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 15, z uwzględnieniem określenia organu żądającego tłumaczenia. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia: 1. W części repertorium, przeznaczonej do oznaczenia wykonanej czynności tłumacza przysięgłego, wydzieliła Pani kolumnę: data zwrotu dokumentu i wydania tłumaczenia. Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy oznaczenie czynności powinno wskazywać rodzaj wykonanej czynności, język tłumaczenia, liczbę stron tłumaczenia oraz sporządzonych egzemplarzy. Data zwrotu dokumentu wraz z tłumaczeniem nie wiąże się bezpośrednio z oznaczeniem czynności tłumacza przysięgłego, w związku z czym wydzielenie ww. kolumny poza oznaczenie czynności pozytywnie wpłynie na przejrzystość repertorium. 2. Oznaczenie czynności: a) wskazując rodzaj wykonywanej czynności stosowała Pani zapiski: tp, tłumaczenie pisemne w przypadku sporządzenia i poświadczenia tłumaczenia, a także zapiski: posw, poświadczenie tłumaczenia w przypadku sprawdzenia i poświadczenia tłumaczenia sporządzonego przez inną osobę, jak również zapisek: tłumaczenie pisemne + odpis w przypadku sporządzenia (na żądanie zleceniodawcy) 2 egzemplarzy poświadczonego tłumaczenia. Zachowanie nazewnictwa użytego w art. 13 Ustawy pozwoli odnotowywać w repertorium czynności tłumacza przysięgłego w sposób niebudzący wątpliwości. W sposób prawidłowy i rzetelny zamieszczone zostały w Pani repertorium pozostałe elementy wymagane w art. 17 ust. 2 Ustawy, tj.: - liczba stron tłumaczenia lub odpisu oraz liczba sporządzonych egzemplarzy, - opis tłumaczenia ustnego (data, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia). Przedstawiając powyższą ocenę zobowiązuję Panią do: uproszczenia, ujednolicenia i rzetelnego numerowania pozycji w repertorium, odnotowywania wykonanych czynności tłumacza przysięgłego w sposób wyczerpujący dyspozycję art.13 oraz art. 17 ust. 2 pkt 1-7 Ustawy, z uwzględnieniem wskazanych powyżej zaleceń, 6
pobierania wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego wykonane na żądanie organów wskazanych w art. 15 Ustawy w wysokości określonej zgodnie z Rozporządzeniem. Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Staszyńska Dyrektor Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli