1 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi JobPerfekt jest programem, który obsluguje Zlecenia projektowe firm branzy reklamowo-medialnej od strony kosztów. JOBPERFEKT posluguje sie merytorycznie pojeciami rachunkowosci zarzadczej, ale laczy w sobie pewne elementy Clients Resources Management i Management Information System. Nie jest to system dla ksiegowych lecz dla menedzerów, dyrektorów zarzadzajacych, kierowników zespolów wykonawczych, którym potrzebne sa takie parametry wyników dzialalnosci gospodarczej jak biezacy stan nakladów i kosztów, zaawansowanie realizacji zlecen na dzien dzisiejszy, kosztorys budzetu, czy przepracowane godziny. System do pewnego stopnia optymalizuje zarzadzanie projektem od reklamodawcy w ten sposób, ze w cyklu z dnia na dzien umozliwia precyzyjne zaplanowanie dzialan kosztochlonnych, sledzenie nadazania platnosci za realizacja prac etc.?? JOBPERFEKT jest równiez nowatorskim rozwiazaniem w zakresie kompleksowego pomiaru dokonan i obiektywnej oceny zwrotu z poniesionej inwestycji, która tutaj nazywa sie marza pokrycia i pozwala w pelni ocenic efektywnosc dzialan w agencji.?? Mysla przewodnia JOBPERFEKT jest takie sterowanie przedsiebiorstwem, by decyzje podejmowane byly nie tylko na podstawie informacji o przychodach uzyskanych ze sprzedazy i kosztach zmiennych, ale takze uwzglednialy czesci kosztów stalych. Dzieki takiemu rozdzieleniu kosztów stalych zarzadzajacy maja lepszy wglad w strukture ponoszonych przez agencje kosztów. Umozliwia to przeprowadzenie prawidlowej oceny wplywu dzialalnosci danego osrodka odpowiedzialnosci na calkowity wynik uzyskany przez przedsiebiorstwo. Jedno lub dwustopniowy rachunek kosztów bezposrednich pozwala na uzyskanie przez kierownictwo przedsiebiorstwa informacji na temat rodzaju dzialan, jakie powinny byc podjete dla poprawy wyniku ekonomicznego. Przyczynia sie do tego znajomosc marzy pokrycia kosztów I, Logika JobPerfekta koncentruje sie na produkcie agencji reklamowej, czyli zleceniu albo projekcie od reklamodawcy. Program ten grupuje wszelkie koszty zwiazane z realizacja projektu, posrednie i bezposrednie, a nastepnie stara sie je przyporzadkowac do nakladów ponoszonych w trakcie realizacji. Glówna charakterystyka, która oferuje JobPerfekt jest tzw. Marza pokrycia kosztów, która na poziomie produktu jest równa udzialowi nakladów wlasnych producenta w przewidywanym zysku. Druga mozliwoscia wydobycia pozytecznych danych z JobPerfekta jest tzw. Centrum zysku. Jest to myslowo lub fizycznie wyodrebniona grupa pracowników, która pracuje nad wieloma projektami i jest traktowana nie tylko jako miejsce powstawania kosztów ale takze jako ekipa generujaca zyski. Zaleta JobPerfekta jest tez mozliwosc przegladania danych wg jakiejs cechy charakterystycznej, np. wszystkie joby klienta, wszyscy klienci z branzy itp. 1.1. Marza pokrycia 1.2. Centrum zysku 1.3. Centrum odpowiedzialnosci 1.4. Obszar sprzedazy 1.Definicje 2.Klasyfikacja kosztów 2.1.Produkt (job, projekt, zlecenie) - zalicza sie tu koszty, które mozna bezposrednio przyporzadkowac okreslonej grupie wytworzonych i sprzedanych w danym okresie obliczeniowym produktów (koszty reklamy produktu, koszty wydzialowe centrum, które wytwarza dany produkt), Strona 1 z 7
2 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi 2.2. Grupa produktów sa to takie koszty, których nie mozna przeniesc do pojedynczego produktu, ale mozliwe jest bezposrednie ich przypisanie do grupy produktów (stale koszt sprzedazy, z tytulu realizacji przedsiewziec promocyjnych, pod warunkiem ze dotyczyly calej grupy produktów), 2.3. Stanowisko powstawania kosztów to te koszty, które odnosza sie do kilku grup produktów (koszt energii zuzywanej do oswietlenia hali produkcyjnej, w której wytwarza sie kilka grup produktów; koszty wynagrodzenia kierownika oddzialu, w którym wytwarzane sa rózne grupy wyrobów), 2.4. Obszar powstawania kosztów - grupujac koszty stale w bardziej globalny sposób, który jest zwiazany z osrodkami decyzyjnymi skupiajacymi uprawnienia do zarzadzania poszczególnymi funkcjami firmy, uzyskuje sie obszar powstawania kosztów (wynagrodzenia kierownictwa obszarów funkcjonalnych firmy, zaopatrzenie, produkcja, marketing, finanse), 2.5.Inne koszty stale firmy, które nie mozna bezposrednio wiazac z wymienionymi grupami kosztów (koszty ogólnoadministracyjne i ogólnogospodarcze, wynagrodzenie zarzadu). Pakiet oprogramowania JobPerfekt daje pelny obraz realizowanego projektu klienta w czasie jego trwania i zachowuje obraz po zakonczeniu. To narzedzie do kontrolingu pomaga osiagnac cel, jakim jest zwiekszenie poziomu rentownosci i poziomu zysków. Przez narzucenie pewnej dyscypliny JobPerfekt umozliwia latwa analize najbardziej wrazliwych punktów w firmie, czyli miejsc, gdzie powstaja najwieksze straty. Pakiet JobPerfekt zdaje sprawe z rentownosci firmy jako calosci (1 1 ), rentownosci poszczególnych projektów danego klienta (2) czy tez rentownosci kazdego zleceniodawcy ze wzgledu na wszystkie jego zlecenia. Mozna latwo pokazac rentownosc na bardziej ogólnym poziomie, np. wg branz czy miejsc powstawania kosztów (3). Bardzo wazna sprawa jest posiadanie wiedzy na temat stanu realizacji poszczególnych, niezamknietych projektów. Informacje taka uzyskamy przegladajac raporty Projekty nierozliczone (4). Interesujace informacje dotyczace calej lub wycinka firmy uzyskamy przy pomocy raportów typu: Przychód-rozchód-zysk (5, 6). Jedna z glównych pozycji po stronie kosztów sa koszty pracownicze. Oczywiscie, ich wielkosc w danym przedziale czasu jest znana, ale menedzer projektu musi znac odpowiedz na pytanie, w jaki sposób rozlozyc koszty osobowe na poszczególne projekty, przeciez nie zawsze jeden pracownik zajmuje sie tylko jednym projektem i, poczynajac na zarzadzie a na sprzataczkach konczac, nie wszyscy sa równo produktywni. To jest wlasnie controlling a JobPerfekt daje prawie natychmiast odpowiedz na pytanie, jaka czescia kosztów osobowych mozna obciazyc pojedyncze zlecenie (7). Kierownik projektu bedzie wiedzial wszystko jeszcze zanim te pieniadze zostana wydane. I nie musi chodzic do ksiegowosci JobPerfekt skupia sie na rentownosci firmy jako calosci, ale nie traci z oczu jej czesci. Jezeli do systemu zostana wprowadzone wszystkie koszty faktury przychodzace i wszystkie zyski faktury wychodzace, to JobPerfekt zapanuje nad wszystkimi szczególami i wyliczy wskazniki kondycji firmy. Definicja faktur przychodzacych obejmuje nie tylko faktury od podwykonawców, ale takze wszelkie koszty stale, posrednie, bezposrednie, operacyjne zwiazane z prowadzeniem dzialalnosci firmy: dzierzawa, leasingiem, fakturakami telefonicznymi etc. (8-11). Definicja faktur wychodzacych z firmy obejmuje wszelkie faktury, które Wasza firma wystawia swoim klientom (12-17). 1 Odnosnik dla referenta Strona 2 z 7
3 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi W kazdej firmie poza kosztami pracowniczymi, fakturami dla klientów i fakturami od dostawców mamy do czynienia takze z czyms, co mozna by nazwac kosztami wewnetrznymi agencji (firmy), do których mozna zaliczyc wykonywanie kopii dokumentów, koszty dojazdu do klienta (np. kilometrówka), mailing. Inaczej mówiac, o kosztach wewnetrznych mówimy wtedy, gdy nie dysponujemy fakturami od podwykonawców (dostawców uslugi). W systemie JobPerfekt przyjelismy zasade, ze z punktu widzenia klienta Waszej firmy, projekt jest jakby podstawowa jednostka, która sluzy do rozliczania sie z uslug wykonywanych na rzecz klienta przez Wasza firme. Inaczej mówiac, projekt jest tym twardym jadrem, dookola którego wszystko w firmie sie kreci. Fakt zlozenia zamówienia przez klienta daje asumpt do zalozenia projektu, z poziomu którego zostana w koncu wygenerowane faktury obciazajace klienta (18 i 19). Rozliczenia (handel) z klientami dokonywane sa na podstawie cenników. Liczba cenników w systemie jest dowolna. Cennik jest przypisany do projektu, to znaczy, ze kazdy projekt opiera sie na jednym cenniku. Jeden cennik moze nalezec do dowolnej liczby projektów. Przy czym cennik nie jest traktowany jako zamknieta lista pozycji, ale jako niezmienna wartosc pozycji (uslugi). Uwaga: po sprzedaniu pozycji niemozliwa jest zmiana ceny danej uslugi w cenniku, z którego nastapila sprzedaz (20-22). Jeden ze skrajnych przykladów wystepuje gdy cala dzialalnosc firmy opiera sie na jednym niezmiennym cenniku. Druga skrajnoscia jest przypadek, gdy kazdy projekt ma swój niepowtarzalny cennik. Gdybysmy z punktu widzenia firmy potraktowali projekt jako worek, do którego bezposrednio bedziemy wrzucali wszystkie uslugi, wykonanie szczególowych analiz byloby bardzo utrudnione. Dlatego tez wprowadzilismy stopien posredni pomiedzy projektem a usluga o nazwie klasa kosztów (23). 3.Klasy kosztów obrazuja sposób przechodzenia pieniedzy od klientów do dostawców. Opis KlasKosztów: Uslugi zwiazane z kosztami godzinowymi KK10, 15, 30 Uslugi zwiazane z kosztami wewnetrznymi KK45, 46, 47 Uslugi zwiazane z fakturami od dostawców KK40, 50 Uslugi dla faktur typu przedplata KK56 Uslugi dla faktur typu ryczalt KK55 3.1.Koszty godzinowe. Pracownik wykonuje prace na rzecz konkretnego projektu (modulo 15 minut), czyli obciaza projekt swoimi kosztami. W zaleznosci w jaki sposób godzinki zostana sprzedane klientowi zostana one odpowiednio wprowadzone na KK10 (sprzedaz na sztuki) albo na KK15 (sprzedaz na kwote). Jezeli zródlem godzinek w systemie jest pracownik kontraktowy, to jego koszty laduja w KK30, który jest odpowiednikiem KK10. 3.2.Koszty wewnetrzne. Wystepuja tutaj uslugi, które nie sa uslugami godzinowymi i na które, w ogólnosci, nie mamy pokrycia bezposrednimi fakturami od dostawców. W zaleznosci od sposobu sprzedazy tych uslug klientowi rozrózniamy KK45 (sprzedaz na sztuki) i KK46 (sprzedaz na kwote). Oczywiscie, moze sie zdarzyc, ze mamy jednak fakturki od dostawców na takie uslugi, np. Strona 3 z 7
4 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi wykonanie kserokopii mozemy zlecic na zewnatrz. W takim wypadku posluzymy sie KK47, na która to KK kupimy fakturke od dostawcy i nastepnie sprzedamy go klientowi z ta sama KK. Strona 4 z 7
5 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi 3.3.Faktury od dostawców. Tutaj mamy dwie mozliwosci. Jezeli firma kupuje faktury od dostawcy i dalej je sprzedaje klientowi, to mówimy o KK40. Jezeli firma kupuje fakture w imieniu klienta (np. sprzet fotovideo, oprogramowanie) to mówimy o KK50. Oczywiscie w wypadku uslug w tych KK wystepuje tutaj jednoczesnie prowizja (w %), która jest umieszczona w cenniku. Faktury typu przedplata KK56 sa w pózniejszym czasie rozliczane na normalnych fakturach dla klienta. Faktury typu ryczalt zyja wlasnym zyciem. KK55. (24 30) Obieg dokumentów. W naszym systemie zawarlismy nastepujace mozliwosci wspólpracy z dostawcami i klientami: Oferta dla klienta, Faktura dla klienta, Zapytanie do dostawcy Rejestracja odpowiedzi, Zamówienie do dostawcy, Faktura od dostawcy, Zaplaty do dostawcy, Zaplaty od klientów. Oczywiscie caly system obiegu dokumentów mozna zminimalizowac do dwóch typów dokumentów, a mianowicie do faktur od dostawców i faktur dla klientów. Wszystkie nasze programy maja polaczenie z ksiegowoscia czyli moge generowac odpowiednie dekrety. Dzieki temu, ze posiadamy wewnetrzna ksiegowosc, mozemy eksportowac dekrety ksiegowe do dowolnego systemu ksiegowego. Oczywiscie, ten dowolny zewnetrzny system ksiegowy musi posiadac mozliwosc zaimportowania dekretów. 4.Analizy kosztów pracy. Rozliczanie pracowników. JobPerfekt, oczywiscie, sam nie zdola ocenic pracy wykonanej przez pracownika w kategorii dobrze lub zle wykonana praca. Dzieki systemowi kart czasu pracy sa mozliwe do wykonania analizy ilosciowe przepracowanych godzin wedlug np.: projektów, produktywnosci pracownika (praca na rzecz projektów produktywnych, sprzedawalnych), podzialu klient-funkcja pracownika (31-35). Z analiz czasu pracy latwo widac, czy pracownicy rozliczyli wszystkie swoje godziny i w jaki sposób. Latwo mozna stwierdzic czy którys pracownik zbyt duzo czasu poswieca okreslonym projektom, czy wrecz odwrotnie. Do szybkiej analizy rozliczenia sie pracowników ze swojego czasu pracy sluza raporty zwiazane z kartami kontrolnymi (36 i 37). Zdajemy sobie sprawe, ze pracownicy moga w róznym stopniu lubic prace przy komputerze. Dlatego tez, aby maksymalnie przyspieszyc wprowadzanie godzinek do systemu, opracowalismy w ogólnosci dwie metody wprowadzania godzinek. Pierwsza z metod polega na wypelnieniu przez pracownika odpowiednio przygotowanych kart pracy, które w terminie pózniejszym zostana wprowadzone do systemu przez inna osobe. Mozna by te metode nazwac praca w trybie wsadowym (38). Strona 5 z 7
6 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi Na raportach i ekranach mozna zauwazyc, ze JobPerfekt uwzglednia, tam gdzie to ma sens, swieta wprowadzone do odpowiedniej tabeli (39). Druga z metod polega na wprowadzaniu godzinek bezposrednio do systemu (40-42). W drugiej metodzie pracownik od razu widzi czy rozliczyl sie ze wszystkich swoich godzin. 5. Zarzadzanie projektami, analizy. To co do tej pory zostalo przedstawione dotyczy zarzadzania firma jako caloscia. Bardzo wazna rzecza jest zarzadzanie pojedynczymi projektami. Zawsze jest osoba odpowiedzialna za konkretny projekt. W naszym systemie do zarzadzania projektami opracowalismy kilka narzedzi. Miejscem skad zarzadza sie projektem jest ProjektStatus. Podstawowy ekran (raport nr 43) sluzy do szybkiej weryfikacji stanu projektu. Informacje dotyczace projektu sa pogrupowane w pieciu kolumnach: 5.1.KSR - kosztorys, plan, 5.2.Koszt, 5.3.NS koszty niesprzedawalne, koszty które nie zostana sprzedane klientowi, a których nie chcemy wykazywac jako straty, 5.4.Sprzedane, 5.5.Do sprzedazy. Uogólniajac mozna powiedziec, ze wartoscia do sprzedazy jest koszt pomniejszony o sprzedaz dotychczasowa i wartosci kosztów niesprzedawalnych. Poszczególne wiersze pokazuja stan projektu w rozbiciu na poszczególne klasy kosztów i grupy klas kosztów. Przyklady raportów wspomagajacych zarzadzanie projektami (44 51). Planowany budzet klienta: 6. Rentownosc 1. Honoraria KK 10, 15, 30 2. Marza (prowizja) KK 10 3. Koszty wlasne KK 45, 46 4. Faktury ryczaltowe KK 55 5. Faktury od dostawców KK 40, 47 6. Faktury od dostawców na klienta KK 50 Budzetem klienta jest suma 1+2+3+4+5+6. Na nasz przychód skladaja sie punkty? 1,2,3,4. 7. Finansowy wynik agencji 1. Honoraria (KK 10, 15, 30) 2. Marza (prowizja) (KK 10) 3. Koszty wlasne (KK 45, 46) 4. Róznica zakup/sprzedaz (KK 40, 47) 5. Faktury ryczaltowe (KK 55) 6. Straty, bledy agencji (KK 70) 7. Koszty pracowników kontraktowych (KK 30) Strona 6 z 7
7 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi 8. Koszty pracownicze (wg godzinek) 9. Faktury od dostawców (KK 40, 47) 10. Faktury od dostawców na klienta (KK 50) Na nasz przychód skladaja sie punkty 1 do 5. Nasz koszt to suma 6+7+8. Marza pokrycia (zysk) to róznica: przychód koszt. Prawdziwy budzet klienta to suma 1+2+3+4+5+6+7+8. Strona 7 z 7