znak sprawy : ZZP-144/12 załącznik nr 1 do Wzoru umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja cyklu szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców Programu Operacyjnego Poprawa i lepsze dostosowanie ochrony zdrowia do trendów demograficzno-epidemiologicznych finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. W skład zamówienia wchodzi: 1) Zapewnienie sali konferencyjnej w 8 lokalizacjach wraz z wyposażeniem; 2) Zapewnienie usługi cateringowej; 3) Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych; 4) Zapewnienie noclegu dla trenerów; 5) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. Ad.1 Zapewnienie sali konferencyjnej w 8 lokalizacjach wraz z wyposażeniem Lokalizacja: Cykl szkoleń odbędzie się w następujących miastach (jedno szkolenie/miasto): Warszawa Gdańsk Poznań Katowice Wrocław Lublin Białystok Warszawa Miejscem realizacji szkoleń mają być centra konferencyjne lub hotele (o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowy lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowany w centrum ww.
miast do 3 km od głównego dworca kolejowego, z bezpośrednim dojazdem komunikacją miejską. Liczba uczestników: Warszawa 100 osób Gdańsk 80 osób Poznań 80 osób Katowice 100 osób Wrocław 60 osób Lublin 50 osób Białystok 50 osób Warszawa 100 osób Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia o 20% liczby uczestników każdego ze szkoleń w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed jego realizacją. Uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie: obiad i całodniowa przerwa kawowa. Planowany termin: Warszawa 24.01.2013 r. godz. 8:00-16:00 Gdańsk 28.01.2013 r. godz. 8:00-16:00 Poznań 29.01.2013 r. godz. 8:00-16:00 Katowice 11.02.2013 r. godz. 8:00-16:00 Wrocław 12.02.2013 r. godz. 8:00-16:00 Lublin 18.02.2013 r. godz. 8:00-16:00 Białystok 20.02.2013 r. godz. 8:00-16:00 Warszawa 26.02.2013 r. godz. 8:00-16:00 Wyposażenie sali konferencyjnej: miejsca siedzące dla uczestników (przystosowane do notowania), stół prezydialny dla 3 osób z mikrofonami pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) wraz z tabliczkami koziołkami, mównica, nagłośnienie, 2
dodatkowe 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran projekcyjny, laptop wraz z rzutnikiem, klimatyzacja, hol lub inne pomieszczenie obok sali na rozstawienie całodziennego serwisu kawowego, recepcja miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące), umożliwiające podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej, zaplecze sanitarne, szatnia. Zamawiający w terminie do dwóch dni przed szkoleniem przekaże Wykonawcy pliki, które będą wyświetlane w trakcie szkolenia. Wizualizacja: a) Wykonawca przygotuje projekt oraz wykona roll-up informacyjny, który będzie ustawiony w sali konferencyjnej. Parametry techniczne roll-up u: Kolorystyka: kolor/grafika zabezpieczona podwójnym laminatem o wysokiej odporności na uszkodzenia, Nadruk: 4+0 w wysokiej rozdzielczości Wymiary: (ok. 200 x 100 cm) Projekt: Wykonawca na 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem opracuje graficznie 3 projekty 1 (do wyboru przez Zamawiającego, ostatecznie Zamawiający wybierze jeden wzór), w tym zapewni zdjęcia, uwzględniając wytyczne dotyczące kolorystyki charakterystycznej dla obszaru Rozwój Społeczny (Human and Social Development) Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, przy uwzględnieniu wymogów dotyczących pozycjonowania znaków oraz wskazówek odnośnie projektu graficznego określonych w Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej (Communication and Design Manual) - dokument w wersji elektronicznej dostępny pod adresem 1 każdy prezentujący inny pomysł artystyczny 3
http://www.eeagrants.org/id/2777 oraz wzoru roll-up a zamieszczonego na stronie http://www.eeagrants.org/id/2822 Projekt musi zawierać co najmniej logotypy: Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, logotyp Ministerstwa Zdrowia. Roll-up musi posiadać solidną i trwałą aluminiową konstrukcję. Oparty ma być na szerokiej podstawie gwarantującej stabilność systemu. b) Dodatkowo w miejscu widocznym Wykonawca umieści informację o współfinansowaniu szkolenia. Napis: Wsparcie udzielone przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 oraz z budżetu państwa. Supported by the grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism and the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 and Polish state budget. Ad.2 Zapewnienie usługi cateringowej a) Całodzienny serwis kawowy (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu): świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (2 rodzaje), 4 rodzaje kruchych ciasteczek, owoce, serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). b) Obiad w formie bufetu (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu): dwa dania mięsne, jedno bezmięsne, ryż, ziemniaki opiekane, warzywa gotowane (2 rodzaje), surówki (2 rodzaje), 4
deser (wyroby cukiernicze, owoce), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sztućce, sprzątanie). Obiad będzie podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanymi wyłącznie dla uczestników szkolenia, odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie do 10 dni od podpisania umowy, na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Ad. 3 Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych 650 kompletów materiałów opisanych w pkt a i b. Specyfikacja techniczna: a) segregator-teczka (zawierająca notatnik, wydruk prezentacji, płytę CD): materiał: tektura co najmniej 2,5 mm pokryta folią projekt graficzny: Wykonawca wykona projekt graficzny oparty na projekcie przygotowanym dla roll-up u, zaakceptowanym przez Zamawiającego kolorystyka: CMYK 4+0 format: A4 grzbiet o szerokości 4 5 cm mechanizm czteroringowy umożliwiający wpięcie wydruku prezentacji oraz notatnika kieszeń na płytę CD W teczce-segregatorze Wykonawca umieści: płytę CD z nadrukiem (projekt nadruku musi zostać zaakceptowany przez zamawiającego i zawierać co najmniej nazwę szkolenia i logotypy Mechanizmów Finansowych oraz Ministerstwa Zdrowia). Na płycie Wykonawca nagra przekazane przez Zamawiającego prezentacje i inne materiały szkoleniowe; notatnik wpięty do mechanizmu ringowego, 20 stron, papier biały liniowany lub w kratkę; wydruk prezentacji dostarczonych przez Zamawiającego (wydruk czarnobiały, dwustronny, 3 slajdy na stronie). 5
Podany wzór przykładowy teczki-segregatora b) długopis Materiał: metal co najmniej 70%, plastik do 30%, Wymiary (minimalne): 13,5 cm x 1 cm, Wykończenie: długopis automatyczny, korpus metalowy, końcówka dolna przykręcana, uchwyt mocujący, mechanizm przyciskany, gumka pod palce, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim o grubości 0,3 - max. 0,4 mm, kolor: srebrny korpus, przycisk i klip, fioletowa gumka pod palce, Nadruk: grawer laserowy po prawej stronie klipsa logotypy Mechanizmów Finansowych, po lewej stronie klipsa napis: www.zdrowie.gov.pl Podany wzór przykładowy długopisu 6
c) pozostałe Wykonawca przygotuje i dostarczy identyfikatory dla trenerów. Wykonawca dostarczy z siedziby Zamawiającego na miejsce realizacji szkoleń dodatkowe materiały informacyjne (broszury, ulotki), przygotowane przez Zamawiającego oraz odbierze materiały pozostałe po szkoleniu. Projekt: na 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem projekt/próbka materiałów konferencyjnych zostanie ustalony z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Projekty muszą zawierać logotypy: Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, logotyp Ministerstwa Zdrowia. Dostawa: Wykonawca dostarczy gotowe materiały na miejsce realizacji szkoleń. Ad. 4 Zapewnienie noclegu dla trenerów Zamawiający zapewni noclegi dla dwóch trenerów (pokoje jednoosobowe) w hotelach, w których realizowane będą szkolenia lub w ich bezpośredniej bliskości. Hotele mają mieć co najmniej standard 3-gwiazdkowy. Szczegółowe informacje na temat noclegów: Gdańsk 27/28.01.2013 r. Poznań 28/29.01.2013 r. Katowice 10/11.02.2013 r. Wrocław 11/12.02.2013 r. Lublin 17/18.02.2013 r. Białystok 19/20.02.2013 r. Ad 5. Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. a) Wykonawca w trakcie obowiązywania umowy zapewni osobę odpowiedzialną za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi cyklu szkoleń. 7
b) Wykonawca w trakcie wszystkich szkoleń zapewni co najmniej jedną osobę obsługująca recepcję. c) Wykonawca w trakcie wszystkich szkoleń zapewni co najmniej jedna osobę obecną na sali w razie zaistnienia jakiś problemów technicznych oraz do podawania mikrofonów uczestnikom. Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy niezbędne logotypy. 8